HERMES 5 Foundation. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA Ausbildungszentrum der Bundesverwaltung AZB

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA Ausbildungszentrum der Bundesverwaltung AZB HERMES 5 Foundation Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA / Ausbildungszentrum der Bundesverwaltung AZB

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3 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA Ausbildungszentrum der Bundesverwaltung AZB Foundation Tag 1

4 Impressum Herausgeber Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Version HERMES 5.1; Präsentation 3.0 Rechte HERMES ist ein offener Standard der schweizerischen Bundesverwaltung. Die Schweizerische Eidgenossenschaft, vertreten durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB), ist Inhaberin der Urheberrechte. Die Verwendung zum Eigengebrauch richtet sich nach Artikel19 des Bundesgesetzes über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (Urheberrechtsgesetz, URG). Das vorliegende Kursmaterial gehört dem Informatiksteuerungsorgan des Bundes. Vorbehalt Die vorliegende Auflage kann Fehler oder Inkonsistenzen enthalten. Die Haftung für Schäden und die Gewährleistung für Mängel ist unter Vorbehalt anders lautender zwingender gesetzlicher Bestimmungen des anwendbaren Rechts ausgeschlossen. Irrtümer, Probleme oder Änderungsvorschläge können den Herausgebern mitgeteilt werden. 1_H5_FND_Kursfolien_DE_V3.0 Seite 4

5 Kursziele und Organisation Kursziele Die Aufgaben und Ergebnisse der Projektführung verstehen Verschiedene Herausforderungen der Projektorganisation und bei der Rollenbesetzung meistern können Individuelle Szenarien für eigene Projekte erstellen können Die Zertifizierungsprüfung «HERMES 5 Foundation» erfolgreich absolvieren Seite 5

6 Kursziele und Organisation Kursüberblick «Foundation» Tag Tag Schwerpunkte Pause Methodenelemente HERMES 5 Phasenmodell Phase Initialisierung HERMES Online Szenario «Dienstleistung/Produkt» Module «Projektgrundlagen» «Produkt» «Geschäftsorganisation» «Einführungsorganisation» Lernkontrolle Repetition Tag 1 Rollenmodell und Rollen Module «Projektsteuerung» «Projektführung» Prüfungsvorbereitung Prüfungssimulation Individuelle Vorbereitung Zertifizierungsprüfung (durch TÜV SÜD) Seite 6

7 EPA Kursangebot HERMES 5 Grundwissen Zertifizierungen Spezialisierungen Zertifizierung Foundation (Kurs Grundlagen optional) HERMES 5 Grundlagen 1 Tag Vorbereitungsaufgabe mit Selbsttest HERMES 5 Foundation (inkl. Zertifizierung) 2 Tage HERMES 5 für Auftraggebende 0.5 Tage Zertifizierung Advanced (Kurs Foundation empfohlen) Einstufungs-Selbsttest Advanced ca. 20 Minuten HERMES 5 Advanced (inkl. Zertifizierung) 3 Tage Seite 7

8 Einstieg Merkmale von HERMES 5 HERMES 5 ist einfach verständlich für alle Projekte sofort anwendbar Seite 8

9 Anwendungsbereich und Nutzen von HERMES Methode für alle Projekte Dienstleistung Produkt Informatik Organisation Mein Produkt! Zudem: Strategieentwicklung; Forschung- und Entwicklung; Bau HERMES ist der ech-standard für E-Government-Projekte Seite 9

10 Methodenelemente HERMES 5 Positionierung Projektsteuerung und -führung Projektausführung Seite 10

11 Methodenelemente HERMES 5 Nutzen Vorgehen, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten klar definiert Gemeinsames Projektverständnis Transparenz und Nachvollziehbarkeit Erhöhte Effizienz der Projektsteuerung, -führung und -ausführung verminderte Projektrisiken Seite 11

12 Methodenelemente HERMES 5 Szenarien und Module Referenzhandbuch: Faltkarton vorne Seite 12

13 Methodenelemente HERMES 5 Ergebnisse Ergebnisorientierung von HERMES 5 Ergebnisse unterschiedlichster Art: Dokumente (z.b. «Studie») Zustände (z.b. «IT-System aktiviert», «Organisation umgesetzt») Ergebnisübersicht mit Minimalergebnissen Ergebnisbeschreibungen und vorlagen (online) RHB: Seite Seite 13

14 Methodenelemente HERMES 5 Aufgaben dienen der Erarbeitung von Ergebnissen bestehen aus mehreren Aktivitäten zur Erarbeitung der Ergebnisse zur Sicherstellung der Qualitätsanforderungen sind Rollen zugeordnet sind im Projektstrukturplan geordnet. RHB: Seite Seite 14

15 Methodenelemente HERMES 5 Ergebnisdiagramm: Szenario Dienstleistung/Produkt Das Ergebnisdiagramm zeigt die Ergebnisse des Szenarios entlang den Phasen sowie die groben logischen Abhängigkeiten. Neben den logischen Abhängigkeiten gibt es auch inhaltliche Abhängigkeiten. Diese sind im Ergebnisdiagramm nicht dargestellt. RHB: Seite 11 Seite 15

16 Methodenelemente HERMES 5 Entscheide Entscheide sind das Ergebnis aus Entscheidungsaufgaben Meilensteine stehen am Ende von Entscheidungsaufgaben Entscheide der Steuerung vs. Entscheide der Führung und Ausführung Entscheidungsaufgaben der Steuerung sind nicht nur im Modul Projektsteuerung angesiedelt, sondern auch z.b. in den Modulen Einführungsorganisation und Beschaffung RHB: Seite 8 Seite 16

17 Methodenelemente HERMES 5 Rollenmodell RHB: Seite 33 Seite 17

18 Methodenelemente HERMES 5 3 Sichten auf ein Projekt RHB: Faltkarton hinten Seite 18

19 Methodenelemente HERMES 5 Hinweise zur Anwendung Erläuterungen spezifischer Themen von HERMES 5 Governance Nachhaltigkeit Finanzielle Steuerung und Führung Hinweise zu Anwendungsfällen Planung Realisierungseinheiten und Releases Anwendung im Programm Zusammenspiel mit anderen Methoden und Praktiken Agiles Projektmanagement mit HERMES und SCRUM Einführung von HERMES in die Organisation RHB: Seite Seite 19

20 Produkte HERMES 5 Übersicht HERMES 5 Referenzhandbuch HERMES 5 online Projektstrukturpläne aller Szenarien Dokumentvorlagen aller Ergebnisse Checklisten für Entscheidungsaufgaben Individuelle Module und Szenarien erstellen Eingabemöglichkeit für Änderungsvorschläge HERMES 5 Handbuch für Manager HERMES 5 Newsletter HERMES 5 Veranstaltungen Seite 20

21 Praktische Anwendung Fallbeispiel Stadtmarketing Auf der Grundlage eines Fallbeispiels werden verschiedene Ergebnisse aufgezeigt und erarbeitet. Seite 21

22 Phasenmodell Zweck Gemeinsames Verständnis betreffend Ablauf und Schwerpunkte Regelmässige Überprüfung Projektstand Qualität der Projektplanung und -durchführung Regelmässige Abstimmung mit Stammorganisation Strategische Ziele und Vorgaben Projektportfolio Finanzielle Steuerung Seite 22

23 Phasenmodell Schwerpunkte Das Produkt bzw. das IT- System wird realisiert und getestet. Der sichere Übergang vom alten zum neuen Zustand wird gewährleistet. Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Schafft eine definierte Ausgangslage für das Projekt und stellt sicher, dass die Projektziele mit den Zielen und Strategien der Organisation abgestimmt sind. Die in der Phase Initialisierung gewählte Variante wird konkretisiert. RHB: Seite Seite 23

24 Phase Initialisierung Einleitung Die Initialisierung schafft eine definierte Ausgangslage für das Projekt und stellt sicher, dass die Projektziele mit den Zielen und Strategien der Organisation abgestimmt sind. Die Studie wird erarbeitet. Es wird ein nachvollziehbarer Variantenentscheid getroffen. Basierend auf dem Variantenentscheid werden der Projektmanagementplan und der Projektauftrag erarbeitet. Am Ende der Phase Initialisierung wird geprüft, ob es sinnvoll ist, das Projekt freizugeben. Mögliche Gründe für eine Beendigung sind Unwirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit, fehlende Übereinstimmung mit den Zielen und Strategien der Organisation. RHB: Seite 19 Seite 24

25 Phase Initialisierung Steuerung Initialisierung beauftragen und steuern Projektinitialisierungsauftrag Auftraggeber Entscheid zur Projektfreigabe treffen Checkliste, Projektauftrag, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Führung Initialisierung führen und kontrollieren Arbeitsauftrag, Protokoll, Projektstatusbericht, Stakeholder Projektleiter Entscheid zur Variantenwahl treffen Checkliste, Projektentscheid Führung/Ausführung Projektleiter Projektauftrag erarbeiten Projektmanagementplan, Projektauftrag Projektleiter Ausführung Studie erarbeiten Studie Projektleiter Schutzbedarfsanalyse erarbeiten Schutzbedarfsanalyse ISDS-Verantwortlicher Analyse der Rechtsgrundlagen erarbeiten Rechtsgrundlagenanalyse Projektleiter Seite 25

26 HERMES Online ( Seite 26

27 Informationen zur Zertifizierung Foundation Zertifizierungsprüfung Foundation 40 Multiple-Choice-Fragen Je Frage gibt es genau eine richtige Antwort 60 Minuten Zeit (1.5 Minuten pro Frage) Zur Kontrolle der Identität hat jeder Prüfungsteilnehmende ein amtliches Ausweisdokument (Identitätskarte, Reisepass, Führerschein) vorzuweisen. Die Prüfung besteht aus 40 Multiple-Choice-Fragen. Für das Bestehen der Prüfung sind mindestens 60% korrekte Antworten erforderlich. Seite 27

28 Szenario «Dienstleistung/Produkt» Anwendungsbereich und Module Anwendungsbereich: Bereitstellung einer Dienstleistung oder eines Produkts für ein spezifisches Anwenderbedürfnis Module: RHB: Seite 8-11 Seite 28

29 Szenario «Dienstleistung/Produkt» Meilensteine RHB: Seite 8 Seite 29

30 Modul «Projektgrundlagen» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Studie erarbeiten Studie Projektleiter Analyse der Rechtsgrundlagen erarbeiten Rechtsgrundlagenanalyse Projektleiter Schutzbedarfsanalyse erarbeiten Schutzbedarfsanalyse ISDS-Verantwortlicher Zweck des Moduls Die Studie erarbeiten, damit der Variantenentscheid gefällt werden kann Die Rechtsgrundlagen klären und den Schutzbedarf analysieren Die Voraussetzungen schaffen, um den Projektmanagementplan und den Projektauftrag zu erarbeiten. RHB: Seite 31 Seite 30

31 Modul «Produkt» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Produktkonzept erarbeiten Produktkonzept Business Analyst Produkt realisieren Produkt realisiert, Produktdokumentation, Anwendungshandbuch Entwickler Produkt aktivieren Produkt aktiviert Entwickler Zweck des Moduls Das Konzept erarbeiten und das Produkt erstellen oder beschaffen Realisierung und Integration von IT-Systemen werden über das Modul IT-System abgewickelt. RHB: Seite 29 Seite 31

32 Modul «Geschäftsorganisation» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Geschäftsorganisationskonzept erarbeiten Geschäftsorganisationskonzept Business Analyst Geschäftsorganisation realisieren Prozessbeschreibung, Organisationsbeschreibung, Organisation umgesetzt Business Analyst Geschäftsorganisation aktivieren Geschäftsorganisation aktiviert Business Analyst Zweck des Moduls Eine Geschäftsorganisation mit Aufbau- und Ablauforganisation neu konzipieren oder verändern, realisieren und einführen. RHB: Seite 28 Seite 32

33 Praktische Anwendung Fallbeispiel Stadtmarketing Praktische Anwendung der Ergebnisse Produktkonzept und Geschäftsorganisationskonzept Seite 33

34 Modul «Einführungsorganisation» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Einführungskonzept erarbeiten Einführungskonzept Projektleiter Einführung vorbereiten Einführungsmassnahmen und organisation realisiert Projektleiter Entscheid zur Vorabnahme treffen Abnahmeprotokoll, Checkliste, Projektentscheid, Führung/ Ausführung Projektleiter Einführung durchführen Einführungsmassnahmen durchgeführt Projektleiter Entscheid zur Betriebsaufnahme treffen Checkliste, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Entscheid zur Abnahme treffen Abnahmeprotokoll, Checkliste, Projektentscheid, Führung/ Ausführung Projektleiter Zweck des Moduls Organisatorische Aufgaben und Massnahmen durchführen, um den Übergang vom alten zum neuen Zustand zu unterstützen Umfasst das Organisations-Change-Management Enthält die Vorabnahme und Abnahme RHB: Seite 28 Seite 34

35 Modul «Einführungsorganisation» Beziehungen zu anderen Modulen RHB: Seite 11 Seite 35

36 Abschluss Tag 1 Rückblick Seite 36

37 Abschluss Tag 1 Ausblick Tag Schwerpunkte Pause Repetition Tag 1 Rollenmodell und Rollen Module «Projektsteuerung» «Projektführung» Prüfungsvorbereitung Prüfungssimulation Individuelle Vorbereitung Zertifizierungsprüfung (durch TÜV SÜD) Seite 37

38 Foundation Tag 2 Seite 38

39 Kursziele und Organisation Kursüberblick «Foundation» Tag 2 Tag Schwerpunkte Pause Repetition Tag 1 Rollenmodell und Rollen Module «Projektsteuerung» «Projektführung» Prüfungsvorbereitung Prüfungssimulation Individuelle Vorbereitung Zertifizierungsprüfung (durch TÜV SÜD) Seite 39

40 Rollenmodell und Rollen Minimale Projektorganisation Stammorganisation Organisation des Auftraggebers und Anwenders bestimmt Strategie und Vorgaben stellt die Ressourcen zur Verfügung 3 Rollengruppen, keine konkreten Rollen Projektorganisation temporäre Organisation wird kontinuierlich angepasst 3 Hierarchieebenen RHB: Seite 33 Seite 40

41 Rollenmodell und Rollen Projektorganisation mit allen Rollen der Steuerung und Führung RHB: Seite 34 Seite 41

42 Rollenmodell und Rollen Vertiefung ausgewählter Rollen RHB: Seite 35 Seite 42

43 Modul «Projektsteuerung» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Initialisierung beauftragen und steuern Projektinitialisierungsauftrag Auftraggeber Projekt steuern QS- und Risikobericht, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Entscheid zur Projektfreigabe treffen Checkliste, Projektauftrag, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Entscheid zur Phasenfreigabe treffen Checkliste, QS- und Risikobericht, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Entscheid zur Phasenfreigabe treffen Checkliste, QS- und Risikobericht, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Entscheid zum Projektabschluss treffen QS- und Risikobericht, Checkliste, Projektentscheid Steuerung Auftraggeber Zweck des Moduls Das Projekt initialisieren, kontinuierlich steuern und mit den übergeordneten Zielen und Vorgaben der Stammorganisation in Übereinstimmung halten. Anliegen der Stakeholder berücksichtigen und integrieren, Risiken managen und Entscheide treffen. Das Projekt abschliessen. RHB: Seite 32 Seite 43

44 Modul «Projektführung» Zweck des Moduls Das Projekt planen, führen und in den definierten Rahmenbedingungen von Zeit und Kosten mit dem geforderten Ergebnis zum Ziel bringen. Die Interessen der Stakeholder kennen, die Kommunikation führen und Entscheide sicherstellen. Risiken managen, Probleme bewältigen und Erfahrungen berücksichtigen. Leistungen vereinbaren und steuern, das Änderungsmanagement und die Qualitätssicherung führen. RHB: Seite 31 Seite 44

45 Modul «Projektführung» Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Initialisierung führen und kontrollieren Arbeitsauftrag, Protokoll, Projektstatusbericht, Stakeholderliste Projektleiter Entscheid zur Variantenwahl treffen Checkliste, Projektentscheid, Führung/ Ausführung Projektleiter Projektauftrag erarbeiten Projektmanagementplan, Projektauftrag Projektleiter RHB: Seite 31 Projekt führen und kontrollieren Projektmanagementplan, Arbeitsauftrag, Projektstatusbericht, Protokoll Leistungen vereinbaren und steuern Offertanfrage, Evaluationsbericht, Vereinbarung Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen Projekterfahrungen Stakeholdermanagement und Kommunikation führen Projektmanagementplan, Stakeholderliste Qualitätssicherung führen Projektmanagementplan, Prüfprotokoll Risiken managen Projektmanagementplan, Projektstatusbericht Änderungsmanagement führen Projektmanagementplan, Änderungsantrag, Änderungsstatusliste Phasenfreigabe vorbereiten Projektmanagementplan, Projektstatusbericht, Phasenbericht Projektleiter Phasenfreigabe vorbereiten Projektmanagementplan, Projektstatusbericht, Phasenbericht Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektabschluss vorbereiten Projekterfahrungen, Projektschlussbeurteilung Projektleiter Seite 45

46 Prüfungsvorbereitung Individuelle Vorbereitung Auswahl von Möglichkeiten: 1) Selbststudium der Unterlagen Handbuch / online Handout der Kursfolien Gruppenarbeiten und Prüfungssimulationen 2) Gegenseitiges Abfragen in kleinen Gruppen 3) Fragen an Kursleiter Seite 46

47 Kursabschluss Viel Erfolg bei Ihrer Foundation-Prüfung! Kontakt nach Kurs Seite 47