Programmmanagement mit HERMES 5

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Adam Friedrich
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1 Programmmanagement mit HERMES 5 André Bürki, ISB Winterthur 10. Mai 2016

2 Agenda Ausganglage und Vorgehen Lösungsumfang und Abgrenzung Aufbau Referenzhandbuch für Programmmanagement Hinweise zur Anwendung Weiteres Vorgehen 2

3 Ausgangslage und Vorgehen In der Bundesverwaltung werden regelmäßig Programme durchgeführt. Programme unterscheiden sich bezüglich Ihrer inhaltlichen Charakteristik sowie der Organisation, in der das Programm durchgeführt wird, zum Teil massgebend. Verschiedene Bundesstellen und Verwaltungsexterne haben erkannt, dass es Handlungsbedarf zum Programmmanagement gibt. Präsentation bei HERMES Fachgruppe ech 3.Q.2015 und Anmeldung eines neuen ech Standards für Programmmanagement. Via IRB konnte im 3.Q.2105 eine Fachgruppe mit Interessierten aus allen Departmenten sowie BFH und Post zusammengestellt werden. An mehreren Arbeitssitzungen wurden verschiedene Themen intensiv diskutiert und Entscheidungen getroffen. 3

4 Lösungsübersicht HERMES 5 Programmmanagement bestehend Neu Referenzhandbuch für Projekte Referenzhandbuch für Programmme 4

5 Lösungsumfang und Abgrenzung Umfang Referenzhandbuch Programmmanagement (Buch & pdf) Dokumentvorlagen Checklisten Managementpräsentation (im Rahmen der Einführung) Sprachen D/F/I/E Standardisierung durch ech Abgrenzung Keine Standardausbildung durch EPA Keine Zertifizierung Keine Musterbeispiele Tool Publikation auf Internet HERMES-Seite 5

6 Referenzhandbuch HERMES 5 für Programmmanagement Inhalt Vorwort Einleitung Methodenübersicht Programmorganisation und Rollen Phasen und Meilensteine Module Aufgaben Ergebnisse Hinweise zur Anwendung Aufbau ähnlich Referenzhandbuch HERMES 5 für Projektmanagement 6

7 Phasen und Meilensteine Programm- Initialisierungsauftrag Steuerung Zwischenevaluation Programmfreigabe Zwischenevaluation Phasenfreigabe Programmabschluss Programmabschluss Programmdurchführung Programminitialisierung Programmabschluss Führung und Ausführung 7

8 Organisationsformen für Programme Variante 1 Variante 2 Weitere Varianten sind möglich 8

9 Programmorganisation und Rollen Rollen des Programmmanagements Programmauftraggeber Programmausschuss Programmleiter Programmkoordinator Programmunterstützung Es gibt mehrere Organisationsformen zur Programmorganisation 1: Programmleiter führt die Projektleiter 2: Programmkoordinator koordiniert die Projekt-Auftraggeber und Projektleiter Die Rollen sind je nach Programmorganisation unterschiedlich ausgeprägt. 9

10 Phasen und Module Programmdurchführung Programmsteuerung Programmkoordination (für Organisationsform 2) Programmführung (für Organisationsform 1) Programminitialisierung Programmabschluss Programmgrundlagen 10

11 Modul Programmsteuerung (Auftraggeber) 11

12 Modul Programmführung (Programmleiter) 12

13 Ergebnisse Programm Ergänzende Ergebnisse zu HERMES 5 für Projekte: Programminitialisierungsauftrag Programmstudie Programmmanagementplan Programmauftrag Programmstatusbericht Programmbericht Programmschlussbeurteilung Programmentscheid Steuerung Für die Ergebnisse werden Dokumentvorlagen bereitgestellt. 13

14 Hinweise zur Anwendung Geplante Themen Programmorganisation Praxisbeispiele Rollenbesetzung QS- und Risikomanager im Programm Aufträge aus Programmen ausserhalb von Projekten Risikomanagement im Programm Kommunikation Kommunikationsplanung Eskalationen in der Programmorganisation Finanzierung und Steuerung der Finanzen 14

15 Weiteres Vorgehen Weitere Arbeiten: Integration Input EFK Abklärungen IKT-Cockpit zur Abbildung von Programmen Anpassen bestehender Prozesse (z.b. P01.06) Rückmeldungen aus Fachgruppe entscheiden Durchführung einer Anhörung Fertigstellen Referenzhandbuch Erfassung im Methodentool EPF Publikation im Web 15

16 Roadmap Realisierung / Einführung Sept. Okt. Nov. Dez Jan März April Juli 2016 Initialisierung Referenzhandbuch Programmmanagement 3 Workshops Fachgruppe Vorlagen und Checklisten Publikation auf ISB-Website Druck Handbuch Konzept Toolintegration Kommunikation Managementpräsentation Übersetzung Standardisierung ech HERMES Forum ech Fachgruppe Newsletter Einführungs -Workshops (ca. 3x) 16

17 Vielen Dank für Ihr Interesse 17

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