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Mathias Winter
vor 7 Jahren
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2 Projektdefinition nach DIN Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit Zielvorgabe Zeitliche Begrenzung Begrenzungen finanzieller, personeller oder anderer Art Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation

3 Projektmanagement als Regelkreis Projektstart Kick-Off-Sitzung des Projektteams Statusbericht (Korrekturmaßnahmen) Arbeitsaufträge Soll-Ist-Vergleich Arbeitsergebnisse abnehmen Projektende Projektteamsitzungen Arbeitsergebnisse Arbeit......vor Ort...in AG...individuell

4 Matrix-Projektmanagement Delegierte aus den Veranstaltungsgruppen betreiben Projekte 1 bis x Steuerungsteam Multimarkt Hier werden alle Projekte synchronisiert Verkaufsmärkte Markt der Kulturen Kunstausstellung am Markt Rock the Market Projekt 1 Öffentlichkeitsarbeit Projekt 2 Auftaktveranstaltung Projekt 3 Gesamtkonzept

5 Phasen eines Projekts

6 1. Phase: Planen / Entscheiden Substrategische und operante Zielvorgaben

7 1. Phase: Planen / Entscheiden Substrategische und operante Zielvorgaben

mittels Regelmäßiger Teamsitzungen: In Projekten

8 Kommunikation in Netzwerken und Projekten Statt One-to-one-Kommunikation One-tosome-Kommunikation, mittels Regelmäßiger Teamsitzungen: In Projekten In Steuerungsgruppen IT-Vernetzung: Eigene Plattformen

9 Kick-Off Off-Sitzung Beziehungsebene herstellen: Vorstellung der Projektmitglieder Erwartungen an das Projekt klären (Erwartungsanalyse durchführen) Klären der Rollen einzelner Projektmitglieder (z.b. Leitungsrolle) Festlegen von Spielregeln für die Teamarbeit Organisatorisches (Protokoll, Raumreservierung, Beschlussfindung, Moderation, etc.) Kommunikationsregeln Verhaltenskodex (Vorbereitung von Sitzungen, Pünktlichkeit, maximale Redezeit, etc.) Sanktionen bei Nichteinhalten der Spielregeln ("Mannschaftskasse",...) Projektziel klären (hohe Zielvalenz und Eineindeutigkeit herstellen)

10 Projektteamsitzungen Regelmäßig und obligatorisch für alle Projektmitglieder Erstellen von Projektstrukturplänen (Aufbauorganisation des Projekts) Erstellen von Maßnahmenplänen (Ablauforganisation des Projekts) Stakeholderanalysen und Riskoanalysen Fachcontrolling (Soll-Ist-Abgleich hinsichtlich des jeweiligen Zielerreichungsgrads) Ggf. Angleichen des Maßnahmenplans Problemlösen und Konfliktlösen Behandlung allgemeiner Fragen zum Projekt

11 Zieldimensionen Strategisches Ziel Was soll erreicht werden? Operante Teilziele Wie soll das strategische Ziel erreicht werden?

12 Ziele so konkret wie möglich! m Was exakt soll erreicht werden? Wann soll das Ziel erreicht sein? Wer ist an der Zielerreichung beteiligt? Wer verantwortlich? Wo soll das Ziel erreicht / überprüft werden? (Das Wie folgt später via Maßnahmenpläne)

13 Kriterien der Zielvereinbarung Ziele in gegenseitiger Abstimmung vereinbaren Eindeutig und präzise So konkret wie möglich Terminiert Realistisch Positiv formuliert Begrenzt und überschaubar Überprüfbar Balance von Qualität und Quantität

14 S O B Erstellen eines Projektstrukturplans oder Maßnahmenplans 1. Definition des strategischen Ziels: Was soll erreicht werden? 2. Aufgabenanalyse: Welche (Teil-)Aufgaben müssen wir alle erledigen, um unser strategisches Ziel zu erreichen? 3. Aufgabensynthese: Zu welchen Aufgabenbereichen sind die gesammelten Aufgaben sinnvollerweise zusammenzuführen? 4. Umwandeln der Aufgabenbereiche in Teilprojekte (für PSP) bzw. operante Teilziele (für Maßnahmenplan) 5. A) PSP: In welcher Struktur (in welchen Teilprojekten) soll das Projektziel erreicht werden? 5. B) Maßnahmenplan: In welcher zeitlichen Reihenfolge sollen die Teilziele von wem erreicht werden?

15 Prinzip der Projektgliederung Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt

16 Maßnahmenplan Strategisches Ziel: Tag der Offenen Tür durchgeführt und nachbereitet Frist: Nr. Welches Teilziel? Wer? Finanzierung Veranstaltung gesichert Veranstaltungskonzept schriftlich erstellt Räumlichkeiten mit benötigten Medien akquiriert Einrichtung / Aufräumen umen geregelt Einladungen versandt Johanna Bernd Antonia Fritz Sarah Von wann bis wann? Veranstaltung im Team 6 nachbereitet Machmud

17 Beispiel Maßnahmenplan

18 Projektcontrolling - in der Durchführungsphase hrungsphase - Regelmäßiger Soll-Ist- Abgleich: Erkennen von Planabweichungen Ermitteln der Ursachen Maßnahmen zur Verminderung der Abweichungen Ggf. Anpassung der Projektplanung

19 Stakeholderanalyse Bei Matrixorganisationen: vierte Steuergröße Personal hinzubringen Magisches Dreieck Zeitaufwand Erwartungen der Stakeholder Qualität des Projekts Eine Änderung an einer der drei Steuergrößen führt automatisch zu Änderungen an einer Größe oder an beiden anderen Größen Kosten

20 Pragmatik der Stakeholderanalyse 1. Sammeln möglicher Stakeholder 2. Ordnen der Stakeholder in Gruppen (semantisch) 3. Bewerten der Stakeholder hinsichtlich Ihres Einflusses auf das Projekt (groß, mittel, klein) der jeweiligen Interessen ggü. dem Projekt ihrer jeweiligen Wertschätzung ggü. dem Projekt (positiv, negativ, indifferent)

21 S-O-B B auch in der Bewertungsphase Brot und Spiele um die Ecke Keine Ruhestörung Neue Leute kennen lernen... positiv hoch

22 Hauptprozesse des Risikomanagements 1. Risikomanagementplanung Identifikationsmethoden, Dokumentationsstrategien, Bewertungsstrategien und Verantwortlichkeiten 2. Risikoidentifikation Risiken (potentielle Behinderungen) mit verschiedenen Methoden identifiziert und dokumentiert 3. Qualitative Risikoanalyse Priorisierung auf Basis der Wahrscheinlichkeit des Eintretens und Auswirkungen auf den Projekterfolg

23 weiter Hauptprozesse des Risikomanagements 4. Quantitative Risikoanalyse Quantitative Bewertung (in geldwerten Größen) von Risikowirkung, Gegenmaßnahmen und/oder erforderlichen Rückstellungen 5. Planung zur Risikobewältigung Gegenmaßnahmen entwickeln, um das Eintreten von Risiken zu minimieren oder die Auswirkungen der Risiken zu reduzieren 6. Risikoüberwachung und verfolgung Status der Risiken (meist in einer Risikoliste dokumentiert) und der Status der Gegenmaßnahmen wird kontinuierlich überwacht

24 Analysesystematik der potentiellen Probleme und Störungen Störung Nr.... (fortlaufend nummerieren) Lfd. Nummer <n> Verantwortlich Wahrscheinlichkeit <X> Tragweite <Y> Ampel Signalfarbe eingeben Beschreibung (Risikobeschreibung so konkret wie möglich!) <Ihr Text> Grund / Ursachen des Risikos (zu der eigentlichen Ursache so konkret wie möglich vordringen!) <Ihr Text> Auswirkung (wichtig für eine Priorisierung des Risikos) <Ihr Text> Lösung (nach den Kriterien der Zieldefinition formulieren) <Ihr Text> Beschlüsse und Maßnahmen St. Nr. Aktion Bis wann Verantwortlich Rückmeld. an Benötigte Ressourcen

25 Systematische Informationsverarbeitung S O B Sammeln Ordnen Bewerten

26 Beispiel S-O-B: S Erwartungsanalyse 1. Antworten sammeln Was erwarte ich von meinem neuen Projektteam? 3. Antworten bewerten 2. Antworten ordnen

27 Maßnahmenplan Strategisches Ziel: Struktur Projektsitzungen erstellt bis: Nr. Welches Teilziel? Wer? 1 Von wann bis wann?

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