Ablauf der Vorstudie zu einem Projekt

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Nele Straub
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1 Ablauf der Vorstudie zu einem Projekt DHPol Seminar 2011 Dipl.-Ing. Thomas Schlüter, MBA Projektdefinition Vorstudie Internet: von 22

2 Projektplanung Die Projektidee Projektidee Konkreter Umsetzungswunsch Auftraggeber Problemzwänge (Organisation, gesetzliche Veränderung) Konsequenz: Ohne Projekt verschlechtert sich der Zustand Projekt löst Frage nach der Ursache aus und beobachtet diese Internet: von 22

verschlechtert sich der Zustand Projekt löst Frage nach der Ursache aus und

3 Projektanstöße Umgang mit Projektideen Internet: von 22

4 Der informelle und formelle Projektbeginn Definitionen Die Definition eines Projektziels nach DIN lautet wie folgt: Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und / oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines Projektes Internet: info@korff-schlueter.de 4 von 22

nachzuweisendes Ergebnis und / oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der

5 Definitionen Das Projekt Management Body of Knowledge (PMBoK) definiert den Begriff Projekt scope folgendermaßen: The work that needs to be accomplished to deliver a product, service, or result with the specified features and functions. Projektziele realistisch Das angestrebte Ziel muss erreichbar sein. Oftmals besteht am Projektanfang so viel Euphorie, dass die Gefahr besteht überschwängliche, nicht erreichbare Ziele zu formulieren. vollständig Es sollen alle wichtigen Aspekte in Form von Zielformulierungen enthalten sein. Insbesondere bei sehr großen komplexen Projekten sollte viel Sorgfalt auf die Erarbeitung der detaillierten Teilziele verwendet werden. konsistent Es dürfen keine widersprüchlichen Zielvorgaben enthalten sein. In Teilzielen und Unterzielen müssen die Zielbeziehungen sorgfältig geprüft werden, um Zielkonflikte auszuschließen eindeutig Ziele müssen so konkret wie möglich formuliert werden; es sollte keinen Interpretationsspielraum geben. Formulierungen wie Imageverbesserung oder Steigerung der Kundenzufriedenheit sind also ungeeignet. Internet: info@korff-schlueter.de 5 von 22

Oftmals besteht am Projektanfang so viel Euphorie, dass die Gefahr besteht überschwängliche, nicht erreichbare Ziele zu formulieren.

6 Projektziele messbar (auch operationalisierbar genannt) Die Erreichung eines Ziels, nach Möglichkeit sogar der Grad der Erreichung eines Ziels, sollte messbar sein. Bei qualitativen Zielen wie Imageverbesserung oder Erhöhung der Kundenzufriedenheit sollte man geeignete Indikatoren zur Hilfe nehmen. lösungsneutral Ein Projektergebnis darf durch Zielvorgaben nicht vorweggenommen werden. Dies gilt insbesondere für die Entwicklung von neuen Lösungen. Welche Wege eingeschlagen werden, um diese Lösungen zu realisieren, sollte offen bleiben. Es sollte keine Beschränkung hinsichtlich der Lösungsmöglichkeiten geben! terminiert Die Ziele müssen zeitlich fixiert werden. dokumentiert Die Zieldefinitionen müssen schriftlich fixiert werden. Sie sind Bestandteil des Projektauftrages, welcher von Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben werden muss. Präzise Zieldefinitionen Notwendigkeit präziser Zieldefinitionen: Weniger Abstimmungsprozesse (Auftraggeber / Auftragnehmer) Absicherung des Auftragnehmers Hohe Planungssicherheit bzgl. Ergebnis, Kosten, Risiken Benennung von Kennzahlen, Terminen und Kosten führt zu einfacher Projektüberwachung Klare Berichtszeitpunkte und Inhalte werden definiert Moving Targets werden vermieden Erfolgskriterien können festgelegt werden Internet: info@korff-schlueter.de 6 von 22

lösungsneutral Ein Projektergebnis darf durch Zielvorgaben nicht vorweggenommen werden. Dies gilt insbesondere für die Entwicklung von neuen Lösungen.

7 Der Projektzielkorridor Projektziele festlegen Die Festlegung der Ziele sollte nicht durch den Projektleiter alleine geschehen, d.h. es sollte eine Zielformulierungsgruppe gefunden werden Welches sind die späteren Nutzer? Welche wichtigen Stellen werden außerdem vom Projekt betroffen? Welche übrigen Personen können Informationen liefern? Wer hat die Möglichkeit, die Ergebnisse zu unterstützen oder zu boykottieren? Internet: von 22

Welche wichtigen Stellen werden außerdem vom Projekt betroffen? Welche übrigen Personen können Informationen liefern?

8 Projektzielhierarchie (PZH) Ertragssteigerung im Unternehmen Internet: von 22

9 Formulierung der Zielhierarchie Ergebnisziele = Kennzahlen Vorgehensziele = Maßnahmen / Aktivitäten Achtung! = widersprechende Projektziele Beispiel Zielhierarchie Internet: info@korff-schlueter.de 9 von 22

= widersprechende Projektziele Beispiel Zielhierarchie

10 Projektumfeldanalyse DHPol Seminar 2011 Dipl.-Ing. Thomas Schlüter, MBA Projektumfeldanalyse Ziele der Projektumfeldanalyse sind: Erkennung und Erfassung aller Randbedingungen und Einflussfaktoren für das Projekt Erfassung aller Interessensgruppen am Projekt (Stakeholder) und der Art ihrer Interessen Früherkennung von Projektrisiken Erkennung der Anknüpfungspunkte für die Einbettung des Projektes in das Unternehmen Erkennung von Chancen und Potenzialen Aufzeigen von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung des Projektumfeldes Dokumentation dieser Erkenntnisse für die Projektplanung Internet: von 22

Erfassung aller Interessensgruppen am Projekt (Stakeholder) und der Art ihrer Interessen Früherkennung von Projektrisiken Erkennung der Anknüpfungspunkte für die

11 Projektumfeldanalyse Im Wesentlichen besteht die Projektumfeldanalyse aus den Phasen: Identifikation / Erfassung / Strukturierung der Stakeholder Analyse der wesentlichen Interessen Bewertung und Priorisierung von deren Einfluss und Nähe Entwicklung von Empfehlungen für das Projekt Ableitung von Ergebnis- und Vorgehenszielen für das Projekt Überarbeitung der Projektzielhierarchie Laufende Beobachtung der veränderlichen Randbedingungen Projektumfeldanalyse Nähe / Einfluss-Diagramm Internet: info@korff-schlueter.de 11 von 22

das Projekt Ableitung von Ergebnis- und Vorgehenszielen für das Projekt Überarbeitung der Projektzielhierarchie Laufende Beobachtung der

12 Projektumfeldanalyse Quadranten-Methode Projektumfeldanalyse Stakeholder-Portfolio Internet: von 22

13 Projektrisikoanalyse DHPol Seminar 2011 Dipl.-Ing. Thomas Schlüter, MBA Risikoanalyse Da komplexe Projekte eine Vielzahl unbekannter Faktoren aufweisen, besteht eine wichtige Aufgabe der Projektleitung darin, in der Zukunft liegende Risiken vorauszusehen. Das Risiko definiert sich durch die Eintrittswahrscheinlichkeit und die zu erwartende Schadenshöhe. Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenshöhe Internet: info@korff-schlueter.de 13 von 22

wichtige Aufgabe der Projektleitung darin, in der Zukunft liegende Risiken vorauszusehen.

14 Projektrisikoanalyse Teilaufgaben des Risikomanagements Internet: von 22

15 Projektrisikoanalyse Aufteilung des Risikos auf die Projektbeteiligten Internet: von 22

16 Beispiele für Risiken und Maßnahmen Risikomanagement mittels FMEA Festlegung projektspezifischer Risiken Ermittlung der Risikofolgen Ermittlung der Risikoursachen (Kennt man die Ursachen, ist es einfacher, adäquate Gegenmaßnahmen zu planen) Bewertung der Faktoren Auftreten Bedeutung Entdeckbarkeit a Risikoprioritätszahl (RPZ) Internet: info@korff-schlueter.de 16 von 22

einfacher, adäquate Gegenmaßnahmen zu planen) Bewertung der Faktoren Auftreten Bedeutung

17 Maßnahmen Entwicklung von Maßnahmen zur Minderung des Risikos Verantwortlichkeit und Frist für Einführung der Maßnahme festlegen Bewertung der Faktoren Auftreten Bedeutung Entdeckbarkeit a Risikoprioritätszahl (RPZ) Risikomanagement mittels FMEA (Vorschlag) Identifizierung der Risiken Ermittlung der Risikoursachen (Kennt man die Ursachen, ist es einfacher, adäquate Gegenmaßnahmen zu planen) Ermittlung projektspezifischer Risiken Ermittlung der Risikofolgen Bewertung der Risiken anhand der Faktoren Auftreten Entdeckbarkeit Bedeutung a Risikoprioritätszahl (RPZ) Internet: info@korff-schlueter.de 17 von 22

Risikoursachen (Kennt man die Ursachen, ist es einfacher, adäquate Gegenmaßnahmen zu planen) Ermittlung projektspezifischer Risiken Ermittlung der Risikofolgen

18 Risikomanagement mittels FMEA (Vorschlag) Ableitung bzw. Entwicklung von Maßnahmen zur Bekämpfung/Früherkennung/Minderung des Risikos Verantwortlichkeit und Frist für Einführung der Maßnahme festlegen Erneute Bewertung anhand der Faktoren Auftreten Bedeutung Entdeckbarkeit a Risikoprioritätszahl (RPZ) Übernahme der Maßnahmen in die Projektzielhierarchie Internet: info@korff-schlueter.de 18 von 22

für Einführung der Maßnahme festlegen Erneute Bewertung anhand der Faktoren Auftreten Bedeutung

19 Nutzwertanalyse Lösungsauswahl DHPol Seminar 2011 Dipl.-Ing. Thomas Schlüter, MBA Übersicht 1. Identifizierung der wesentlichen 3-5 Projektziele 2. Durchführung eines Paarvergleichs zur Gewichtung der Projektziele 3. Erarbeitung von drei Lösungsmöglichkeiten 4. Bewertung der Lösungsmöglichkeiten anhand der Projektziele 5. Auswahl der relevanten Methode Internet: von 22

Durchführung eines Paarvergleichs zur Gewichtung der Projektziele 3.

20 Identifizierung und Gewichtung der Projektziele Benennen Sie max. 5 Hauptziele In einer Matrix werden jeweils 2 Ziele nach dem Schema 2:0, 1:1, 0:2 bzgl. der Wichtigkeit ausgewertet. Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3 Absolutes Ergebnis Relatives Ergebnis Ziel 1 X % Ziel 2 0 X ,3% Ziel X 1 16,6% 6 Drei Lösungsszenarien Entwicklung von drei Möglichkeiten, zur Durchführung des Projektes z.b. 1. Interne Durchführung 2. Externe Durchführung 3. Interne Durchführung mit Externer Beratung Internet: info@korff-schlueter.de 20 von 22

Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3 Absolutes Ergebnis Relatives Ergebnis Ziel 1 X 2 1 3 50% Ziel 2 0 X 2 2 33,3% Ziel 3 1 0 X 1 16,6% 6 Drei

21 Vergleich der Lösungsszenarien Methode 1 Methode 2 Methode 3 Gewichtung Bewertung gewichtete Bewertung Bewertung gewichtete Bewertung Bewertung gewichtete Bew. Ziel 1 50 % Ziel 2 33,3 % 10 3, Ziel 3 16,6 % 20 3,3 10 1,7 0 0 Ergebnis 30 6, , Bewertung: 20 Punkte= 100% 0 Punkte= 0% Auswahl der Methode Methode 1 Methode 2 Methode 3 Ergebnis 30 6, , Nach Gewichtung der Ergebnisse, ist die Methode 2 als beste Wahl für die Durchführung des Projektes anzusehen Internet: info@korff-schlueter.de 21 von 22

22 Beispiel (I) -Digitalfunk- Beispiel (II) -Digitalfunk- Bewertung: 20 Punkte= 100% 0 Punkte= 0% Internet: info@korff-schlueter.de 22 von 22

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