Anleitung für Veranstalter: Erfassung und Übertragung von Fortbildungen

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1 Anleitung für Veranstalter: Erfassung und Übertragung von Fortbildungen Ansprechpartner bei Rückfragen hierzu: Deutscher Hausärzteverband Landesverband Baden-Württemberg Kölner Straße Stuttgart Tel.: Stand: Oktober 2012 Version 1

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3 Inhalt: 1. Erstes Aufladen des Scanner-Akkus 4 2. Einmaliges Installieren der Scannersoftware 4 3. Anmelden Ihrer Fortbildung bei der Landesärztekammer 4 4. Anlegen Ihrer Fortbildung im Arztportal 5 5. Scannen der Teilnehmer-Barcodes am Fortbildungstag 8 6. Datenübertragung vom Scanner an das Fortbildungsportal 9 7. Anzeigen der Teilnehmer im Arztportal und nachmelden von Teilnehmern 9 8. Akku aufladen 9 9. Scanner synchronisieren Problembehandlung: Scanner auf Werkseinstellungen zurücksetzen Ihr Ansprechpartner zur Installation und Hardware des Scanners: Ihr Ansprechpartner zur Erfassung der Veranstaltung im Arztportal Passwort für das Arztportal anfordern Passwort vergessen 11 Seite 3 von 11

4 1. Erstes Aufladen des Scanner-Akkus USB -Port Verbinden Sie Ihren Scanner über den USB-Port mit Ihrem PC und laden Sie ihn auf. Um den Akku vollständig zu laden, lassen Sie ihn mindestens zwei Stunden mit dem PC verbunden. 2. Einmaliges Installieren der Scannersoftware Installieren Sie die Scannersoftware nach der separaten Anleitung Anlage Anmelden Ihrer Fortbildung bei der Landesärztekammer Melden Sie Ihre Fortbildung wie gewohnt bei der Landesärztekammer an. Wenn Sie von dort die Veranstaltungsnummer (VNR) und das dazugehörende individuelle Passwort erhalten haben, geht es weiter mit Punkt 4: Seite 4 von 11

5 4. Anlegen Ihrer Fortbildung im Arztportal Loggen Sie sich mit Ihrem gewohnten LogIn auf arztportal.hausaerzteverband.de (Wichtig: Bitte ohne das übliche www) ein*. Wählen Sie den Reiter Veranstaltung, danach HzV Veranstaltung anlegen Ihr Name und die auf dem Scanner aufgebrachte Nummer werden angezeigt. Wählen Sie nun das Veranstaltungsformat. * Tipp: Sollten Sie noch kein Passwort haben, können Sie per an arztportal@hausaerzteverband.de ein Passwort anfordern. Zu Details siehe Punkt 13. in dieser Unterlage. Seite 5 von 11

6 Je nach Veranstaltungsformat wird die Liste mit den möglichen Merkmalen angezeigt. Füllen Sie die Pflichtfelder (*) aus und wählen Sie die gewünschten Merkmale (bestimmte Mehrfachnennungen sind möglich). Beispiel: * 1 2 Wenn Sie alle Eingaben nochmals geprüft haben, können Sie Ihre Veranstaltung übermitteln. Klicken Sie hierzu auf Melden. *Die Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der: Anerkennung und Bewertung der Landesärztekammer Baden-Württemberg hier werden die notwendigen Daten in einer Tabelle aufgeführt. ACHTUNG! Nur die korrekte Eingabe der VNR und der dazugehörigen individuellen TAN machen eine elektronische Weiterleitung der Teilnehmerdaten an die Ärztekammer möglich! Seite 6 von 11

7 Die Anlage der Veranstaltung wird mit unten stehender Meldung bestätigt. 1 2 Den Barcode zur Fortbildung benötigen Sie entweder bei der Durchführung von Großveranstaltungen oder Sie führen mehrere Veranstaltungen am selben Tag durch. Sollten Sie den Fortbildungsbarcode (FB) nutzen, achten Sie darauf, immer zuerst den FB einzuscannen und dann die dazugehörigen Teilnehmer! Eingegebene Veranstaltungen werden in der Übersichtsliste angezeigt: Ihre angelegten Veranstaltungen können Sie sich durch Klick auf den jeweiligen Titel anzeigen lassen oder Sie können die Veranstaltung in der Spalte Aktion : - duplizieren = als Vorlage für gleichartige Veranstaltungen verwenden - stornieren = Achtung: löscht die endgültig die Veranstaltung - modifizieren = ändern Hinweis: stornieren und modifizieren ist nur möglich, solange Sie noch keine Teilnehmer zurückgemeldet haben (Spalte = 0). Seite 7 von 11

8 Zum Abschluss melden Sie sich vom Arztportal ab : 7 5. Scannen der Teilnehmer-Barcodes am Fortbildungstag Am Veranstaltungstag scannen Sie die LANR-Barcodes von den Mitglieds-/ HzV Fortbildungsausweisen der Teilnehmer ein nicht zu verwechseln mit den EFN- Barcodes auf den Aufklebern und Mitgliedsausweisen der LÄK. Vergessen Sie nicht, auch Ihren eigenen Barcode einzuscannen. ;-) Scan-Button Ihre persönliche Nummer (unter der Schutzhülle angebracht) USB -Port Wichtig: Es können Ihrer Veranstaltung nur die Barcodes zugeordnet werden, die am Veranstaltungstag gescannt wurden! Hintergrundinformation: Übertragen wird für jeden Scan folgender Datensatz: LANR des Teilnehmers ; Veranstaltungsdatum; Ihre Scanner-ID Seite 8 von 11

9 6. Datenübertragung vom Scanner an das Fortbildungsportal Im Nachgang bitte zeitnah verbinden Sie Ihren Scanner über den USB-Port mit der Ihrem PC und starten das auf dem Desktop befindliche Programm HÄV-Scanner. Falls Sie noch nicht mit dem Internet verbunden sind, gehen Sie nun online. Die Teilnehmerdaten werden automatisch übertragen und dabei mittels der Scanner-Nummer und des Veranstaltungszeitpunkts der entsprechenden Fortbildung zugeordnet. Abschließend Programm HÄV-Scanner wieder schließen. 7. Anzeigen der Teilnehmer im Arztportal und nachmelden von Teilnehmern Frühestens einen Tag nach der Datenübertragung können Sie sich ansehen welche Teilnehmer Sie mit dem Scanner erfasst und übertragen haben. Dazu melden Sie sich bitte im Arztportal an und klicken Sie auf die Gesamtanzahl der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung. Es wird Ihnen die Teilnehmerliste angezeigt. xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx 1 2 Über den Button Teilnehmer hinzufügen können Sie TN, die ohne Ausweis Ihre Veranstaltung besucht haben, nacherfassen (geben Sie hierzu die Informationen ein, die Sie über den TN haben (z.b. Name, Vorname und Ort). Wenn Sie alle TN erfasst haben, klicken Sie auf den Button Daten übermitteln. Es wird eine an den Hausärzteverband gesendet. Es steht Ihnen auch noch die Möglichkeit zur Verfügung eine Teilnehmerliste auszudrucken klicken Sie hierzu auf Drucken. 8. Akku aufladen Achtung: Wenn der Scanner sich vollständig entladen hat, sind Datum und Uhrzeit nicht mehr aktuell. In diesem Falle folgen Sie nach dem Laden Punkt 8 ansonsten können die nach dem Aufladen gescannten Teilnehmerdaten nicht der Veranstaltung zugeordnet werden. Laden: Um den Scanner vollständig zu laden, lassen Sie ihn mindestens zwei Stunden mit dem PC verbunden. Akku-Ladestatus im Display Seite 9 von 11

10 9. Scanner synchronisieren Verbinden Sie den Scanner mit dem PC und starten Sie das HÄV-Scanprogramm. Hierdurch wird das Datum des Scanners synchronisiert. Das heißt, das Datum des PCs wird auf den Scanner übertragen. 10. Problembehandlung: Scanner auf Werkseinstellungen zurücksetzen Sollten Sie Probleme mit Ihrem Scanner haben, könnte es helfen, den Scanner neu zu starten. Dies tun Sie, indem Sie den Scanner auf die Werkseinstellungen zurückstellen. Hierzu folgen Sie relativ zügig den unten stehenden Schritten. AUF - Taste AB - Taste Scan-Button Drücken Sie gleichzeitig die AUF -Taste und AB -Taste. Im Display erscheint KDC Mode. 2 x AUF -Taste drücken - es erscheint System Config. Bestätigen mit dem Scan-Button. 2 x AUF -Taste drücken, es erscheint Fac. Default. Bestätigen mit dem Scan-Button. Es erscheint Yes & Exit. Bestätigen mit dem Scan-Button. 1 x AB -Taste drücken, es erscheint TOP Menu, bestätigen mit dem Scan-Button. 1 x AB -Taste drücken, es erscheint Exit Menu, bestätigen mit dem Scan-Button. 11. Ihr Ansprechpartner zur Installation und Hardware des Scanners: HÄVG Rechenzentrum AG scanner@haevg-rz.de Tel.: / Seite 10 von 11

11 12. Ihr Ansprechpartner zur Erfassung der Veranstaltung im Arztportal Deutscher Hausärzteverband Landesverband Baden-Württemberg Tel.: 0711 / Passwort für das Arztportal anfordern Waren Sie noch nie am Arztportal angemeldet, dann müssen Sie einmalig ein Passwort anfordern. Schreiben Sie hierzu eine an: arztportal@hausaerzteverband.de Ihnen wird aus Sicherheitsgründen Ihr erstes Passwort postalisch zugeschickt vergessen Sie daher nicht Ihre Anschrift in der mit anzugeben. Tipp: Sollten Sie sich nicht daran erinnern, ob Sie bereits am Arztportal angemeldet waren, versuchen Sie zuerst Punkt 14 Passwort vergessen! 14. Passwort vergessen Waren Sie bereits irgendwann bereits im Arztportal angemeldet, können sich aber nicht mehr an das vergebene Passwort erinnern dann 1 2 geben Sie bei Ihre HÄVG ID ein. Diese finden Sie auch Ihrem Ausweis. Es gibt 2 Varianten an Ausweisen. für Mitglieder: für Nichtmitglieder jedoch HzV-Teilnehmer: In das Feld Benutzername wird nichts eingetragen! Klicken Sie anschließend bitte auf Passwort vergessen und folgen Sie den Anweisungen. Es wird ein neues Passwort an Ihren Account gesendet. Seite 11 von 11