Interne Checkliste der EFRE-VB zur Prüfung von Bescheiden / Verträgen

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1 Handbuch Ziffer II Stand: Lfd. Nr. Interne Checkliste der EFRE-VB zur Prüfung von Bescheiden / Verträgen 1 Allgemeine Angaben 1.1 Maßnahmebereich 1.2 FMI-Projektnummer 1.3 Fördermittelempfänger 1.4 Vorhaben 2 Anlass des Bescheides / Vertrages 2.1 Es handelt sich um eine (bitte Zutreffendes Auswählen): Erstbewilligung Anmerkung: Bei einer Erstbewilligung ist die komplette Checkliste auszufüllen. In allen anderen Fällen sind nur die relevanten Fragen zu beantworten (diejenigen, bei denen sich aufgrund des Bescheides / Vertrages etwas geändert hat). Nachbewilligung Kürzung Kürzung zur Endfestsetzung Änderung Festlegungsjahr 3 Ergebnis der Prüfung 3.1 Die Prüfung hat Beanstandungen ergeben. 3.2 EFRE-Förderfähigkeit liegt vor. 3.3 Es wurde ein Prüfvermerk erstellt. Datum: 3.4 Den Beanstandungen aus dem Prüfvermerk vom wurde erfolgreich abgeholfen. 1

2 Lfd. Bezeichnung Feld / Nr. Prüfgegenstand ssicht 4 steller/in Der ZE wurde korrekt ausgewählt. Keine materielle Prüfung Hier nur Prüfung, ob Eintragungen plausibel sind und, ob der steller aus dem Katalog ausgewählt wurde. Die Auswahl erfolgt bei Anlegen der Dokumentenmeta-Datenmaske zum Dokument. Sichtbar auch in Feld steller/in in der Datenmaske allg. sdaten und in der FMI-Ansicht Kataloge unter steller/innen 5 Investitions- / Durchführungsort 6 Vorzeitiger Maßnahmebeginn: Beginn 7 Bereich (relevant für Feld 7 und Feld 12 der 41 Felder) 8 Programm (Feld 3 der 41 Felder) Investitions- / Durchführungsort wurde ausgewählt. Das in FMI eingetragene Datum stimmt mit der tatsächlichen Zustimmung überein. Der Bereich wurde korrekt ausgewählt. Das EFRE-Programm wurde ausgewählt. 9 Maßnahme Die Maßnahme und die aktuelle Version der Maßnahme wurden korrekt ausgewählt. 10 Fachabteilung Die Fachabteilung wurde korrekt ausgewählt. 11 Bearbeitungsstand Bearbeitungsstand wurde angepasst. Hier nur Prüfung, ob ein Ort ausgewählt wurde und ob der Ort im Saarland bzw. in der Fördergebietskulisse (B/3, E/ ) liegt. Wenn relevant: Hier zu prüfen, ob das Datum korrekt eingetragen wurde. Das Feld Ende ist nicht zu befüllen, hier nur Überprüfung, ob nichts eingetragen wurde. Unter Bereich ist das zuständige Ressort zu verstehen. Prüfung, ob die Maßnahme aktuell ist, ist notwendig, da in verschiedenen Maßnahmebereichen mehrere Versionen existieren. Hier nur Plausibilitätsprüfung. Der Bearbeitungsstand ist in FMI entsprechend dem tatsächlichen Stand jeweils zu aktualisieren. Feld Investitions- / Durchführungsort in der Datenmaske allg. sdaten Feld Vorzeitiger Maßnahmebeginn in der Datenmaske allg. sdaten Auswahl im Feld Bereich in der Datenmaske allg. sdaten Auswahl im Feld Programm in der Datenmaske allg. sdaten ; im Report 41 Felder hinterlegt Auswahl im Feld Maßnahme in der Datenmaske allg. sdaten Auswahl im Feld Fachabteilung in der Datenmaske allg. sdaten Auswahl im Feld Bearbeitungsstand in der Datenmaske allg. sdaten 2

3 Lfd. Bezeichnung Feld / Nr. Prüfgegenstand 12 Kostenplan (relevant für Feld 17 der 41 Felder) 13 Finanzplan (relevant für Feld 18 der 41 Felder) 14 Finanzplan (relevant für Feld 18 der 41 Felder) 15 Kosten- und Finanzplan Förderfähige und falls relevant nicht förderfähige Kosten wurden korrekt erfasst. Die Summe der Kosten stimmt mit den im Bescheid / Vertrag angegebenen Kosten überein. Die Finanzierungsanteile wurden richtig berechnet und eingetragen. Die Art der Kofinanzierung (privat oder öffentlich) wurde korrekt festgelegt. Die Summe der Finanzierung stimmt mit der im Bescheid / Vertrag (Projektergänzungsbogen) angegebenen Finanzierung überein. Summe Kosten und Summe Finanzierung stimmen überein. Wenn der Kostenplan nur aus einer Zeile Kosten förderfähig besteht, besteht keine Möglichkeit die nicht förderfähigen Kosten anzugeben. Diese dürfen dann auch nicht auf der Finanzierungsseite dargestellt werden, da Übereinstimmung von Summe Kosten und Summe Finanzierung notwendig. Hier Prüfung notwendig, ob die Kosten mit der Papier-Anlage übereinstimmen und ob Kostenkategorien überhaupt förderfähig nach Förderrichtlinie, Merkblatt etc. sind. Bei Gemeinkosten vertiefte Prüfung notwendig. Finanzierungsanteile außerhalb der Kofinanzi e- rung können nur eingetragen werden, wenn Kostenplan die Möglichkeit zulässt auch nicht förderfähige Ausgaben anzugeben. Bei Einnahmen schaffenden Projekten Prüfung notwendig, ob Finanzierungsdefizitmethode korrekt angewandt wurde. Bei Einnahmen immer Prüfung, ob Einnahmen in Finanzierung korrekt eingeflossen sind. Bei der Einordnung, ob Kofinanzierung privat oder öffentlich, ist auf die Herkunft der Mittel abzustellen. Summen in den Spalten beantragt und fes t- gesetzt müssen nicht übereinstimmen. Datenmaske Kostenplan zum Datenmaske Kostenplan zum Datenmaske Finanzplan zum Datenmaske Finanzplan zum Datenmaske Finanzplan zum Datenmaske Kosten- und Finanzplan 3

4 Lfd. Bezeichnung Feld / Nr. Prüfgegenstand 16 Festgelegter Fördersatz 17 Voraussichtlicher Zuschuss 18 Projekt-Nr. (Feld 8 der 41 Felder) Der in FMI eingetragene Fördersatz stimmt mit dem im Bescheid angegebenen Fördersatz überein. Der in FMI eingetragene / berechnete Zuwendungsbetrag stimmt mit dem im Bescheid angegebenen Zuwendungsbetrag überein. Das Feld wurde aktiviert. 19 Förderrichtlinie Die einschlägige Förderrichtlinie wurde eingetragen. Der in FMI eingetragene Stand der Förderrichtlinie ist korrekt. 20 Förderrichtlinie Das Häkchen, dass die Bescheiderstellung aufgrund einer Förderrichtlinie stattfand, wurde aktiviert. 21 Lissabon I Die für das Vorhaben zutreffende Lissabon-Kategorie wurde eingetragen. 22 EFRE- Beteiligungssatz 23 Code der Region (Feld 4 der 41 Felder) 24 Vorhabensbeginn (Feld 10 der 41 Felder) Der EFRE-Beteiligungssatz stimmt mit dem im Bescheid angegebenen Beteiligungssatz überein. Der ausgewählte Code der Region stimmt mit dem Investitionsort (bzw. dem Sitz des Unternehmens) überein. Das Datum (Bescheiddatum oder das Datum des zugelassenen Vorhabensbeginns) wurde richtig eingetragen. Bei Verträgen ist das Vertragsvolumen (brutto) gemeint. Hier fällt unter den Begriff Förderrichtlinie auch eine Leitlinie. Dem Zuwendungsbescheid wurde die zu di e- sem Zeitpunkt aktuelle Förderrichtlinie zu Grunde gelegt. Stand der stellung (Datum des ersten echten s) ist relevant. Die für den jeweiligen Maßnahmebereich ei n- schlägigen Lissabon-Kategorien sind der Übersicht über die Finanzplanung zu entnehmen. Lissabon II ist nicht zu überprüfen Die max. zulässigen Beteiligungssätze auf Maßnahmeebene sind der Übersicht über die Finanzplanung zu entnehmen. Gibt es mehrere Investitionsorte, richtet sich die Auswahl des Codes der Region nach dem Sitz des Unternehmens. Förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabensbeginn kann frühestens auf das Datum des zugelassenen Vorhabensbeginns fallen. Feld festgelegter Fördersatz in der Datenmaske Bewilligung zum Feld voraussichtlicher Zuschuss in der Datenmaske Bewilligung zum Feld Projekt-Nr. in der Datenmaske Bewilligung Feld Richtlinie in der Datenmaske Fachinformationen Auswahl im Feld vom in der Datenmaske Fachinformationen Kästchen mit dem Zusatz ja in der Datenmaske Fachinformationen Feld Lissabon I in der Datenmaske Fachinformationen Feld EFRE-Beteiligungssatz in der Datenmaske Fachinformationen Auswahl im Feld Feld 04 Code der Region in der Datenmaske Fachinformationen Auswahl im Feld Feld 10 Vorhabensbeginn in der Datenmaske Fachinformationen 4

5 Lfd. Nr. Bezeichnung Feld / Prüfgegenstand 25 Vorhabensende Das Datum des Projektabschlusses (Feld 11 der 41 wurde eingetragen. Felder) 26 sunterlagen Alle erforderlichen sunterl a- gen sind vorhanden. Das Projekt gilt mit dem Ende des Zeitraumes, in dem der Fördermittelempfänger Ausgaben tätigen darf, als abgeschlossen. Prüfung Anzahl Ist gleich Anzahl Soll. Ob die in FMI aufgeführten sunterlagen (, Reiter sunterlagen) vollständig sind, ist i. R. d. Qualitätskontrolle zu prüfen. 27 Vorrangiges Thema Es wurde ein Code ausgewählt. Wenn Auswahl möglich ist, ist zu prüfen, ob plausible Auswahl erfolgt ist. 28 Art des Gebietes Es wurde ein Code ausgewählt. Es ist zu prüfen, ob plausible Auswahl erfolgt ist. Städtische Gebiete sind: Neunkirchen, Saarbrücken, Lebach, Homburg, St. Wendel, St. Ingbert, Völklingen, Saarlouis, Merzig, Ottweiler, Püttlingen, Wadern, Dilli n- gen, Bexbach, Blieskastel, Friedrichsthal, Sul z- bach. Auch Stadtteile z.b. Dudweiler, werden als städtische Gebiete eingestuft. 29 Wirtschaftszweig Es wurde ein Code ausgewählt. Es ist zu prüfen, ob plausible Auswahl erfolgt ist. 30 Prioritätsachse (Feld 2 der 41 Felder) Die Maßnahmeebene wurde korrekt ausgewählt. Auswahl im Feld Feld 11 Vorhabensende in der Datenmaske Fachinformationen Datenmaske sunterlagen Auswahl im Feld vorrangiges Thema in der Datenmaske Code Dimension Die Auswahl muss markiert sein (blau hinterlegt). Auswahl im Feld Art des Gebietes in der Datenmaske Code Dimension Die Auswahl muss markiert sein (blau hinterlegt). Auswahl im Feld Wirtschaftszweig in der Datenmaske Code Dimension. Die Auswahl muss markiert sein (blau hinterlegt). Auswahl im Feld Prioritätsachse in der Datenmaske Code Dimension. Die Auswahl muss markiert sein (blau hinterlegt). 5

6 Lfd. Nr. Bezeichnung Feld / Prüfgegenstand 31 Indikatoren Die für das Vorhaben festgelegten Es ist zu prüfen, ob die Eingaben in FMI mit den Datenmaske Indikatoren zum Indikatoren-Sollwerte wurden Angaben in Anlage 5 zum Bescheid bzw. dem 32 Bewilligung (Mittelbewirtschaftung) Relevant für Feld 13 der 41 Felder erfasst. Die Bewilligung wurde in der Mittelbewirtschaftung korrekt erfasst. Falls relevant: Der Zuwendungsbetrag wurde auf die entsprechenden Haushaltsjahre aufgeteilt. Vorgangssicht 33 Dokumente Alle relevanten Dokumente wurden hinterlegt. Mindestens folgende Dokumente sind zu hinterlegen: Checkliste EFRE-Förderfähigkeit Landesspezifische Muster- Checkliste zur sprüfung sprüfvermerk / Begleitvermerk an Minister Zuwendungsbescheid / Vertrag Vorhabenspezifisch für die Erstellung des Bescheides / Vertrages erforderliche Dokumente (Projektergänzungsbogen, Prüfvermerke der baufachlichen Stellen, Einnahmeberechnung, Gemeinkostenberechnung etc.) Operationellen Programm (bei Maßnahmen, bei denen die ZWGST die Indikatoren erhebt) übereinstimmen. Vertiefte Prüfung, ob die einschlägigen Indikatoren korrekt eingetragen wurden und der angegebene Wert stimmt, erfolgt i. R. d. Qualitätsprüfungen. Bescheiddatum muss vor dem Verbuchen aktualisiert werden. Zu hinterlegen sind alle elektronisch erzeugten und alle in elektronischer Form vorliegenden Dokumente. Abhängige Liste Mittelbewirtschaftung, Datenmaske Bescheide/Festlegungen in der FMI- Ansicht Anträge Abhängige Liste Detailinformati o- nen, Datenmaske Festlegungen in der FMI-Ansicht Anträge Abhängige Liste, Datenmaske Dokumente in der FMI-Ansicht PE/PA 6

7 Lfd. Nr. Bezeichnung Feld / Prüfgegenstand 33 Dokumente Betreff und Dokumentart sind Abhängige Liste, Datenmaske Dokumente aussagekräftig. in der FMI-Ansicht 34 Titel, Erläuterung (Feld 9 der 41 Felder) Die Kurzbeschreibung des Vorhabens ist aussagekräftig. PE/PA Auswahl erfolgt in der jeweiligen Dokumentenmetadatenmaske. Felder Titel und Erläuterung in der Vorgangs-Metadatenmaske Eintrag erfolgt in der jeweiligen Dokumentenmetadatenmaske. Prüfung außerhalb FMI 35 Alle für die Mitzeichnung der EFRE-VB erforderlichen Unterlagen liegen in Papierform vor. Mindestens folgende Dokumente sind bei der Mitzeichnung vorzulegen: Checkliste EFRE-Förderfähigkeit Landesspezifische Muster-Checkliste zur sprüfung (nicht bei Verträgen) sprüfvermerk / Begleitvermerk an den Minister Zuwendungsbescheid / Vertrag Anlagen zum Zuwendungsbescheid, inklusive Kostenplan Projektergänzungsbogen (nur bei Verträgen) 36 Im Rahmen von Art. 13 Qualitätsprüfungen der EFRE-VB hat es Prüfungsfeststellungen / Empfehlungen gegeben, welche für den vorliegenden Zuwendungsbescheid / Vertrag relevant sind. Erläuterung Die aufgezählten Dokumente sind grds. nur bei Mitzeichnungen von Erstbewilligungen (Bescheiden) vorzulegen. Bei a n- deren Bescheidarten bzw. staatlichen Verträgen können die vorzulegenden Dokumente von der Aufzählung abweichen. Diese sind gegebenenfalls im Bemerkungsfeld aufzulisten. Zu prüfen ist, ob alle Unterlagen vorhanden sind (nicht im Einzelnen zu prüfen, ob die Unterlagen aktuell sind). Der Kosten- und Finanzierungsplan ist für unsere Akten zu kopieren. Wenn die Frage bejaht wurde, ist der Anhang zu dieser Checkliste auszufüllen und zum Bestandteil der Checkliste zu machen. Ja Nein entfällt 7

8 zu Ziff.: Datum: Prüfer(in): Gesehen Referatsleiterin Unterschrift: 8

9 ANHANG (Wenn Ziffer 36 der FMI-Checkliste bejaht wurde, ist der folgende Anhang auszufüllen und zum Bestandteil der FMI-Checkliste zu machen.) Im Rahmen von Kontrollen hat es Prüffeststellungen / Empfehlungen gegeben, welche für den vorliegenden Zuwendungsbescheid / V ertrag relevant sind: 1 Wenn es aufgrund von Art. 13 Qualitätsprüfungen der EFRE-VB Prüfungsfeststellungen / Empfehlungen gegeben hat, sind diese hier einzeln aufzulisten. Beispiel für eine Prüffeststellung und Empfehlung: Die Förderart wurde nicht im ZWB angegeben. Sie ist zwingend nach Ziffer der VV zu 44 LHO in den ZWB aufzunehmen. Die Umsetzung sollte mit Erstellung des nächsten ZWB erfolgen (Qualitätskontrolle der EFRE-VB, Prüfbricht vom ). 1.1 Es ist zu prüfen, ob die entsprechenden Empfehlungen umgesetzt wurden, also hier, ob die Förderart im Bescheid angegeben wurde. Beispiel: 9 Der Empfehlung wurde vorliegend gefolgt. Der Empfehlung wurde vorliegend nicht gefolgt. 1.2 Falls Nein: Es ist zu dokumentieren, welche Rechtsfolgen das Nichtbefolgen der Empfehlung hat, was vom Einzelfall abhängt. Beispiel: Die Mitzeichnung kann erst erfolgen, wenn der Mangel behoben ist. Die Mitzeichnung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass der Mangel bis dann und dann behoben wird. Die Mitzeichnung erfolgt gleichwohl, weil. sich z.b. die der Prüfungsfeststellung zugrundeliegende Rechtsvorschrift geändert hat. 2 Wenn es aufgrund von Art Qualitätsprüfungen der EFRE-VB Prüfungsfeststellungen / Empfehlungen gegeben hat, sind diese hier einzeln aufzulisten. Weiteres fiktives Beispiel für eine Prüffeststellung und Empfehlung: Es ist nicht nachvollziehbar, wie die ZWGST die Relevanz und Einhaltung der EU- Beihilfevorschriften gem. Art. 107 AEUV überprüft hat. Es ist von der ZWGST zukünftig sicherzustellen, dass die Prüfvorgänge ausreichend dokumentiert sind. (Art Qualitätsprüfung der EFRE-VB, Prüfbericht vom ) 2.1 Es ist zu prüfen, ob die entsprechenden Empfehlungen umgesetzt wurden, also hier, ob die Relevanz des EU-Beihilferechts von der ZWGST sorgfältig geprüft und dokumentiert wurde. Beispiel: Der Empfehlung wurde vorliegend gefolgt. Der Empfehlung wurde vorliegend nicht gefolgt. 2.2 Falls Nein:... und so fort mit allen relevanten Prüffeststellungen / Empfehlungen.