Alma und deutsche Verbunddatenbanken: Wie geht das? Viola Taylor & Susanne Brocker UB der Freien Universität Berlin

Transkript

1 Alma und deutsche Verbunddatenbanken: Wie geht das? Viola Taylor & Susanne Brocker UB der Freien Universität Berlin Vortrag auf dem 106. Deutschen Bibliothekartag 2017

2 I. Anbindung an den B3Kat und Alma

3 Agenda Anbindung an den B3Kat / Zeitplan Gründe für diese Entscheidung? Änderungen für die vier Berliner Universitätsbibliotheken Absprachen mit dem B3Kat? Workflow für die Übernahme eines Datensatzes aus dem B3Kat nach Alma Praktische Erfahrungen mit RDA - Viola Taylor

4 Am Anfang Katalogisierung mit dem ALMA im B3Kat ambitionierter Zeitplan

5 Zeitplan 2015, Dez: Anforderungen für MARC-MAB- Konvertierung, Entwicklung des X-Servers, 2016, Jan. - Februar: Entwicklung der MARC-MAB- und Angleichungen für MAB-MARC-Konvertierung, internes Testen durch Ex Libris. 2016, März April: End-to-end-Tests durch Berliner UBs 2016, April Mai: Einspielen weiterer Änderungen 2016, Juli: in die Produktion übertragen 2016, August: Go Live

6 MAB-zu-MARC-Konvertierung erfolgt bei Erstmigration der Titeldaten von ALEPH nach ALMA erfolgt auch während der laufenden Katalogisierung im B3Kat Grundlage: MAB-MARC Konkordanz (2008, DNB) Herausforderung: Anspruch einer verlustfreien Rückkonvertierung

7 MARC-zu-MAB-Konvertierung Erfolgt beim Hochladen der ALMA-Datensätze in den B3Kat standardisierte Konvertierungstabelle der DNB existiert nicht Grundlage: Entwicklung einer MARC-MAB- Konkordanz -> ALEPH-Verbünde (erarbeitet fürs Einspielen der DNB-MARC-Daten nach ALEPH) Herausforderung: Anspruch der absoluten Verlustfreiheit

8 Aufgaben beim KOBV Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin Brandenburg (KOBV) Ansprechpartner in allen Fragen bezüglich B3Kat- Anbindung für Ex Libris Rückkopplung der Analysen zu den Konkordanztabellen an und mit dem BVB Finalisierung der Tabellen und Weitergabe an Ex Libris Bau und Auslieferung der entsprechenden Konversionstool

9 Aufgaben beim KOBV Abstimmung der Test mit dem BVB Erstellung von Testszenarien (Neukatalogisierung / Datenaktualisierung / Datenübernahme aus B3Kat / Fremddatenübernahme) Koordinierung der Kommunikation / Einrichtung einer Mailingliste Konsultierung der Leitungen der Berliner UBs bei grundlegenden Entscheidungen

10 B3Kat-spezische Aufgaben Testen der Versorgungsschnittstelle Spezifizieren und Testen des Publishingprozesses von Bestandsdaten (LOW-Feld) Übersetzen der roten ALEPH- Plausibilitätsprüfungen von MAB nach MARC (neue Normalisierungsregeln) Einrichten und Testen von Merge-Regeln in Aleph zum Schützen von Feldern vor Überschreiben

11 Anpassungen in Alma Testen des Metadaten-Editors / ggf. Anpassungen (Übersetzung) Testen der originalschriftlichen Katalogisierung Einrichten erlaubter lokaler Felder, Bezeichnungen Einrichten / Testen der Merge-Regeln in ALMA Einrichten / Anpassen von Vorlagen ( Satzschablonen ) Einrichten von festen Auswahllisten (bspw. für lokale Felder) Aufbau einer deutschen MARC-Feldhilfe

12 Weitere Anpassungen Indexierung: Testen / Einrichten neuer Indizes Auswirkungen in Primo Schulungen Erstellung neuer bzw. Anpassung vorhandener Arbeitshilfen

13 Was nun? Diverse Überlegungen drei Szenarien

14 Szenario 1 Katalogisierung mit dem ALMA im B3Kat Probleme: technische Anbindung an den B3Kat nur rudimentär fehlende Online-Kommunikation mit der GND Tests mit der ZDB noch nicht terminiert komplexe Kreiskonvertierung aufwändige Tests bzgl. der Konvertierungen Kritisch: Kommunikation zwischen ALEPH und ALMA angesichts der im B3Kat installierten Plausibilitätsprüfungen

15 Szenario 2 ALMA Berliner Network Zone (Loslösung aus dem B3Kat und Bildung einer eigenen Network Zone) Probleme: zeitintensive Implementierung Aufbau und Pflege der Network Zone: Anbindungen an GND, ZDB, EZB -> hochkomplex Implementierung der Online-Kommunikation mit der GND Abkoppelung von deutschen Verbunddaten (ID-Nummern)

16 Szenario 3 Katalogisierung mit dem ALEPH-Client im B3Kat Nachteil: MitarbeiterInnen müssen in zwei verschiedenen Bibliothekssystemen arbeiten MitarbeiterInnen müssen sich in zwei verschiedenen Formaten (MAB / MARC) auskennen

17 Szenario 3 Vorteil: Katalogisierer arbeiten weiterhin in MAB Anbindungen an ZDB, GND etc. weiterhin im B3Kat geringer Implementierungsaufwand kein Informationsverlust im B3Kat durch unvollständige Rückkonvertierung MARC-MAB keine Kreiskonvertierung MAB-MARC-MAB notwendig

18 Szenario 3 Ergebnis: Katalogisierung mit dem ALEPH-Client im B3Kat realistisches Übergangsszenario im Rahmen des bestehenden Zeitplans machbar

19 Workflow für die Übernahme eines Datensatzes aus dem B3Kat (Aleph) nach Alma Recherche Fremddatenübernahme Angleichungsroutine

20 Katalogisierung im B3Kat

21 Katalogisierung im B3Kat -Speichern des Satzes - Kopieren der BV-ID aus 001

22 Katalogisierung in Alma

23 Katalogisierung in Alma Nutzung eines Makros!!!

24 Katalogisierung in Alma

25 Katalogisierung in Alma

26 Katalogisierung in Alma

27 Katalogisierung in Alma Anlegen Bestand- und Exemplarsatz / Bestellsatz Ergebnis in der Bestandssuche

28 II. Alma und ZDB

29 Agenda Datenfluss für ZDB-Daten Bestandssätze in Alma Migrationsvorbereitungen Absprachen mit allen Beteiligten Bearbeitung der Lokalsätze in Alma Praktische Erfahrungen mit RDA - Viola Taylor

30 Datenfluss für ZDB-Daten bis Ende 2016 EZB ZDB B3KAT Lokalsystem Lizenzinfos Titel Lokalsätze Titel Lokalsätze Titel Lokalsätze Für Printzeitschriften Für E-Zeitschriften OAI-Harvesting zwischen ZDB und B3Kat: minutenschnelle Übertragungen aller Änderungen

31 Datenfluss ZDB Alma - ZDB EZB Lizenzinfos ZDB Titel Lokalsätze B3KAT Titel Lokalsätze nur Titel 1x wöchentlich KOBV- Server Alma Titel Lokalsätze Portfolios Printzeitschr. E-Zeitschr.

32 Bestandssätze in Alma Wichtig in Alma, geben Bibliothek, Standort und Signatur für verknüpfte Exemplare vor FU, TU, UdK: Alma-Bestandssätze und ZDB- Lokalsätze nebeneinander HU: viele ZDB-Lokalsätze mit verknüpften Exemplaren

33 Bestandssätze in Alma - Beispiel

34 Migrationsvorbereitungen Erstellung einer MAB-MARC-Konkordanz (im Rahmen Alma-B3Kat-Projekt) ZDB-Lokalsätze wurden aus dem Lokalsystem migriert im Laufe der Jahre hatten sich Fehler, Abweichungen eingeschlichen z.b. fehlende BIK-Nummern, Sigel Festlegung von Default-Standorten Konkordanz Standorte im ZDB-Lokalsatz (Langform) - Standorte in Exemplarsätzen (Kurzform) Extra-Kennzeichen (lokales MARC-Feld 990)

35 Normalisierungsregel ZDB-Lokalsätze liegen in Alma-MARC vor, entspricht nicht ZDB-MARC z.b. Alma-MARC 852 UF b mit Sigel -> ZDB- MARC 852 UF a Inhalte, die wir in der ZDB nicht benötigen, müssen entfernt werden FU-Normalisierungsregel enthält 23 Regeln, wurde für migrierte ZDB-Lokalsätze erstellt. Gilt auch für neu angelegte ZDB-Lokalsätze?

36 Testläufe Alma ZDB-Approvalsystem Ab August 2016: Vorbereitungen für Testbeispiele laufen an Mitte Oktober 2016: der erste ZDB-Lokalsatz wurde aus Alma in das ZDB-Approvalsystem geladen Dezember 2016 März 2017: 3 Testläufe mit wenigen Beispielen Mai 2017: Vorbereitung Mengentest Weiterer Testlauf für neue, korrigierte, gelöschte Lokalsätze aus Alma soll noch stattfinden 2. Halbjahr 2017: Produktionsaufnahme geplant

37 Ablauf, eindeutiger Identifier ZDB-Publishing: Merge der BIB und Lokalsätze, ZDB-Titel-ID wird aus den Titelsätzen genommen Setbildung aus allen bibliographischen Daten, dann nach Lokalsätzen mit ZDB-Kennzeichen gefiltert Anwendung der Normalisierungsregeln über die gemergten Sätze Bereitstellung der Daten für DNB über FTP-Server des KOBV, 2 Dateien (für neue/korrigierte und für gelöschte Sätze) ID des Lokalsatzes in Alma als eindeutiger Identifier wird regionale ID in ZDB

38 Bearbeitung der Lokalsätze in Alma Probleme Schablone(n) für neu anzulegende Lokalsätze erstellen Auswahllisten für bestimmte Felder wünschenswert, z.b. Langform der Standorte Muss Normalisierungsregel angepasst werden? Normierte zusammenfassende Bestandsangabe etwa manuell eintragen????

39 ZDB-Lokalsatz in Alma - Beispiel

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen?