Drei Arten Business Meetings zu protokollieren

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1 Drei Arten Business Meetings zu Protokollieren als eine Art der Projektkommunikation!? Kurzvortrag bei der Fachgruppe IT-Projektmanagement , Stuttgart Stefan Mercamp Drei Arten Business Meetings zu Protokollieren als eine Art der Projektkommunikation!? An drei Beispielen aus der Praxis werden verschiedene Arten gezeigt, wie Besprechungen und Ereignisse protokolliert werden können. k Bringt es Vorteile, ein förmliches Protokoll zu schreiben? Reicht es, die Fakten in einem pragmatischen Protokoll zu sammeln? Oder möchte m man die Zusammenhänge nge technisch? Ziel ist es, durch Vergleichen der verschiedenen Protokollarten Vorteile und Schwächen chen für f r das Projektmanagement aufzuzeigen

2 Überblick Protokolle im Projekt Aufbau / Elemente eines Protokolls Drei Beispiele Zusammenfassung Protokolle im Projekt Arbeitsergebnisse werden in Besprechungen vorgestellt und mit den Protokollen dokumentiert und archiviert Protokolle dokumentieren Entscheidungen im Projekt Zum Protokoll gibt es Einsprüche und Diskussionen, die im Protokoll eingearbeitet werden Unstimmigkeiten / Unklarheiten im Projekt werden auf Basis des Protokollierten gelöst Im Protokoll wird auf Dokumente und Materialien verwiesen. Protokolle dienen zur Steuerung der Aufgabenverteilung und der damit verbundenen Ergebnissammlung

3 Aufbau / Elemente eines Protokolls Protokollkopf Anlass Datum, Zeit, Ort Anwesende, Abwesende Protokollführer/in, Vorsitz der Besprechung Auflistung der Tagesordnungspunkte (TOPs( TOPs) Hauptteil Das eigentliche Protokoll Schluss: Ort, Datum Unterschrift Erstellung vom Protokoll Wortprotokoll Verlaufsprotokoll Ergebnisprotokoll Im voraus Während der Besprechung Im nachhinein

4 ein förmliches Protokoll Beispiel ein förmliches Protokoll Im Protokoll werden Richtungsentscheidungen im Projekt dokumentiert und mit dem Protokoll öffentlich gemacht Das Protokoll wird als Dokument über einen Verteiler versendet Ein Dokument umfasst den gesamten Sachverhalt mit allen Materialien zur Besprechung Management-Zusammenfassung fürf die Linienorganisation und die Hierarchie Umfangreiche Erstellung nach der Besprechung

5 ein pragmatisches Protokoll Beispiel ein pragmatisches Protokoll Das Protokoll dient auch als Checkliste für f r das Aufgabencontrolling Überblick über mehrere Besprechungen in einem Protokoll Gute Filter- und Selektions-Funktion Das Protokoll steht auf dem Projektlaufwerk zur Verfügung Verbindlicher Charakter des Protokolls ist weniger ausgeprägt gt Ein Dokument mit allen Materialien zu einer Besprechung existiert nicht

6 technisch Beispiel technisch Gute Darstellung von Beziehungen und Materialien durch Verlinkung Anmerkungen / Diskussionen zum Protokoll werden mittels Diskussionsforum technisch unterstützt tzt Zugriff auf Protokoll im verlinkten Projektkontext Gute Verfügbarkeit und Recherche vom Protokollierten Bereitschaft und Kenntnis im Wiki zu muss vorhanden sein Versand vom Protokoll als Dokument nicht möglichm Keine Wahrnehmung als eigenständiges ndiges verbindliches Dokument

7 Zusammenfassung Förmlich Projektdokumentation, Entscheidungsdokumentation Großes Projektumfeld Pragmatisch Direktes Projektumfeld Aufgabencontrolling in Projektarbeitsgruppe Erstellung in der Besprechung Technisch Technisch orientierte Projektmitarbeiter Ermöglicht intensive Kommunikation und Dokumentation Für r das PM ist zu entscheiden, was vom und im Projekt später schriftlich wie detailliert protokolliert verfügbar sein muss. Anhang

8 Umgang mit dem Protokoll In der Folgebesprechung wird Bezug auf das Protokoll genommen Alle Teilnehmer verantworten die Entscheidungen im Protokoll Aufgaben werden in der Folgebesprechung abgefragt und Ergebnisse dokumentiert Ziel ist es, eine hohe Verbindlichkeit des Protokollierten im Projekt zu erreichen Formulierungen im Protokoll Aufgabenverteilung muss mit einer Person und einem Termin verbunden sein. Wer macht was,, bis wann? Es muss erkennbar sein, was Gegenstand der Besprechung war und was als Erkenntnis nach der Besprechung hinzugekommen ist. Nachtrag kenntlich machen

9 Kommunikation mit Protokollen Protokolle dienen der verbindlichen Kommunikation unter den Besprechungs- Teilnehmern Protokolle sind nur bedingt geeignet zur Kommunikation über den Besprechungs- Teilnehmerkreis hinaus. Ergebnisse, Beschlüsse sse und Informationen können durch einen Projektrundbrief kommuniziert werden