Catalog Content Management

Transkript

1 Catalog Content Management Dokumentation Version 04 Juni 2015 Produktmanagement

2 Blueprint 2 von 19 Inhaltsverzeichnis Catalog Content Management Einleitung Catalog Management Prozess Katalog Einladung Start der Applikation Hauptseite Schritt 1 - Katalog importieren Katalog/Bilder importieren Validierungsregeln Schritt 2 Excel Mapping Schritt 3 - Hochladen Katalogdetails - Übersicht Katalog Upload Online und Offline Modus... 19

3 Blueprint 3 von Einleitung Das Catalog Content Management Tool ist eine Applikation, die dem Upload von eprocurement Katalogen dient. Um das Tool verwenden zu können ist keine Installation notwendig. Das Programm muss es lediglich über einen Link runtergeladen und anschließend eine.exe Datei ausgeführt werden. Für die Verwendung ist keine neuerliche Registrierung notwendig der User benötigt lediglich seinen POOL4TOOL Login und Passwort.

4 Blueprint 4 von Catalog Management Prozess 2.1 Katalog Einladung Wird vom Einkäufer ein neuer Katalog/eine neue Katalogversion angefordert, der User erhält ein Benachrichtigungs , das die wichtigsten Informationen enthält: Kundenname Katalogname Validierungsregeln (siehe dazu unten 2.4.2) Link zur Applikation Beispiel für eine Katalog Einladung: Um die Applikation zu starten muss die CatLog.UI.exe Datei gestartet werden.

5 Blueprint 5 von Start der Applikation Wird das Programm gestartet, bekommt der User folgende Eingabemaske, in die Username und Passwort eingegeben werden müssen (POOL4TOOL Login und Passwort): Die Login Informationen werden entsprechen jenen des POOL4TOOL Lieferantenportals. Damit Username und Passwort nicht bei jedem Einstieg neu eingeben werden müssen, gibt es eine remember me Checkbox. 2.3 Hauptseite Nachdem sich der User eingeloggt hat, kommt er zur Hauptseite der Applikation.

6 Blueprint 6 von 19 Beim ersten Einstieg entspricht die ausgewählte Sprache jener, die beim User in POOL4TOOL hinterlegt ist. Die Sprache kann jederzeit über Einstellungen verändert werden. Derzeit sind nur die Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Für jede neue Sprache, die hinzugefügt wird, muss das Tool in der neuersten Version heruntergeladen werden. Im oberen Bereich der Seite befinden sich vier verschiedene Buttons: Home zurück zur Hauptseite Einstellungen Spracheinstellungen Abmelden von der Applikation abmelden i (Infobutton) Öffnet die Dokumentation des Tools in einem Browserfenster Die Buttons Home und Einstellungen sind immer verfügbar, Abmelden hingegen nur auf der Hauptseite.

7 Blueprint 7 von 19 Auf der Hauptseite sieht der User sämtliche Kataloge, die der Kunde angefragt hat, deren Anfragedatum, Status und das letzte Bearbeitungsdatum. Ein Katalog kann einer der folgenden sieben Status haben: Leer: der Katalog wurde zum ersten Mal angefragt Update: der Katalog wurde schon mind. einmal hochgeladen und jetzt wird ein Update angefragt Import: der Katalog wird gerade in die Applikation importiert Mit Fehlern importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden Fehler gefunden Ohne Fehler importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden keine Fehler gefunden Upload in Bearbeitung: der Katalog wird in die Applikation hochgeladen Genehmigung in Bearbeitung: Katalog wird derzeit nach POOL4TOOL übertragen Warte auf Genehmigung: der Katalog befindet sich im Stagingbereich des Kunden. Solange der Kunde den Katalog nicht freigegeben hat, bleibt der Status Warte auf Genehmigung und der Lieferant kann keine neue Katalogversion hochladen Genehmigt: der Katalog wurde vom Kunden genehmigt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion hochladen Abgelehnt: der Katalog wurde vom Kunden abgelehnt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion hochladen In der Menü-Spalte befindet sich ein Stift-Icon, mit dem der User einen Katalog bearbeiten kann. Mit einem Klick auf den Stift kommt der User sofort zum Import-Bereich, in dem das Format des Katalogs festgelegt werden muss. Abhängig vom ausgewählten Format ist das Hochladen eines Katalogs ist in drei (Excel Format) bzw. zwei (BMECat Format) Schritte unterteilt. 2.4 Schritt 1 - Katalog importieren Katalog/Bilder importieren Katalog und Bilder müssen getrennt hochgeladen werden. Abhängig vom Typ der Katalogdatei, die hochgeladen werden soll, muss das Format aus dem Dropdown Menü ausgewählt werden BMECat oder Excel (unterstützt werden BMECat 1.2 und 2005, xls und xlsx). Anschließend muss unter Upload des Katalogs die entsprechende Katalogdatei selektiert werden.

8 Blueprint 8 von 19 Sollen zu einem Katalog auch entsprechende Bilder bzw. Datenblätter hochgeladen werden, kann der User unter Bilder Struktur entweder Bilder/Datenblätter in einem Ordner oder aber auch eine *.zip Datei auswählen (Achtung: es wird nur das Format.zip unterstützt). Folgende Bildformate werden unterstützt: *.tif, *.jpeg, *.jpg, *.png. Wird als Katalogformat Excel ausgewählt, muss die Excel Datei über eine Bilder/Datenblattspalte verfügen, in der pro Artikel der Dateinamen des dazugehörigen Bilds/Datenblatts eingetragen werden muss. Dadurch werden die richtigen Bilder/Datenblätter zu den dazugehörigen Artikel importiert.

9 Blueprint 9 von Validierungsregeln Der Einkäufer hat die Möglichkeit bestimmte Regeln für den Katalogimport zu definieren, die beim Import einer Katalogdatei berücksichtigt werden müssen z.b. welche Formate beim Upload zu beachten sind. Diese sogenannten Validierungsregeln sind im ersten Schritt (sowie im Notificator) genau aufgelistet, sodass der User sofort sieht, an welche Formvorschriften er sich halten muss. Die Einhaltung dieser Validierungsregeln wird beim Katalogimport vom System überprüft. Sollte die hochgeladene Datei nicht den vorgegebenen Regeln entsprechen, gibt das System für alle fehlerhaften Artikel eine Fehlermeldung aus und die Daten können nicht importiert werden, bevor die Fehler nicht korrigiert wurden (z.b. der Einkäufer verlangt die eclass Version 5.1 und der Katalog hat nur Version 4.1.).

10 Blueprint 10 von 19 Sobald der User alle erforderlichen Dateien hochgeladen hat, kann er zum nächsten Schritt weitergehen. Handelt es sich bei der Katalogdatei um ein Excel, muss er auf Schritt 2: Excel Mapping klicken. Wurde als Format BMECat ausgewählt, wird das Excel Mapping nicht benötigt und der User geht gleich zu Schritt 3: Hochladen.

11 Blueprint 11 von Schritt 2 Excel Mapping Der zweite Schritt ist nur dann verfügbar, wenn als Format Excel ausgewählt wird und dient der Zuordnung der Daten aus den einzelnen Excel-Spalten zu den richtigen Feldern in POOL4TOOL. In der tabellarischen Auflistung ist in drei Bereiche unterteilt. Links sind alle Excel-Spalten aufgelistet, in der Mitte befinden sich Dropdown Felder, die alle POOL4TOOL vorhanden Felder beinhalten. Nun muss pro Excel Spalte das passende Zielfeld aus der Dropdown Liste ausgewählt werden, damit die Werte aus dem Excel auch an die richtige Stelle in POOL4TOOL gelangen. In der ganz rechten Spalte werden Beispielwerte angezeigt, die aus dem Katalog-Excel ausgelesen wurden, damit der User die Richtigkeit der Felder überprüfen kann. Das Excel Mapping wird lokal gespeichert und muss daher pro Katalog nur einmal eingestellt werden. Folgende Felder stehen für das Mapping zur Verfügung: Anzahl Mengeneinheit pro Bestelleinheit Artikelname Beschreibung Bestelleinheit Datenblatt - Datenblätter werden wie Bilder hochgeladen eclass Eigenschaftsname für Customizing-Felder, Feldname Eigenschaftswert - für Customizing-Felder, Feldwert Einkäufer Artikelnummer Einkäufer Warengruppe Europäische Artikelnummer Gefahrenstoffe-Typ für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp Gefahrenstoffe-Wert für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp Hersteller Artikelnummer Herstellername Kategorie - bei mehreren (Unter)Kategorien muss für jede Kategorie dieses Feld ausgewählt werden

12 Blueprint 12 von 19 Kurzbeschreibung Lieferanten Artikelnummer Achtung: Die Lieferanten Artikelnummer muss unbedingt vorhanden und gemappt werden andernfalls kann der Katalog nicht importiert werden Lieferzeit Mengeneinheit Mengenintervall Mindestbestellmenge Normales Bild - bitte für Bilder auswählen! Preismengeneinheit Staffelmenge 1 Staffelmenge 2 Staffelpreis 1 Staffelpreis 2 Synonyme und Schlagwörter Umsatzsteuer Währung Sind alle Excel Felder gemappt, kann der User zu Schritt 3 gehen.

13 Blueprint 13 von Schritt 3 - Hochladen Im dritten Schritt werden sämtliche Daten (Katalogdaten und Bilder) schließlich überprüft und in das Tool hochgeladen. Dieser Schritt ist für BMECat und Excel gleich. Mit einem Klick auf Validierung & Import wird der Importprozess gestartet. Hat der User keine Bilder ausgewählt, erhält er die folgende Warnung: Diese Warnung soll dem User bewusst machen, dass Bilder nach dem Datenimport nur noch einzeln hochgeladen werden können, was zu einem großen Aufwand führen kann. Wird die Warnung mit Ja bestätigt, beginnt der Import. Klickt der User auf Nein kann er den entsprechenden Bilderordner auswählen, anschließend werden die Daten importiert. Eine Progress-Bar oben links zeigt den Import-Fortschritt an und auch wieviel Zeit für den Import der Datei benötigt wurde.

14 Blueprint 14 von 19 Treten beim Import Fehler auf, werden diese im nächsten Schritt aufgelistet. Die Auflistung erfolgt in Echtzeit, d.h. sobald das System einen Fehler erkennt, erscheint er inklusive Fehlerbeschreibung in der Liste. Eine Statusleiste unten links zeigt an, wie viele Fehler und Warnungen gefunden wurden. Grundsätzlich unterscheidet das System zwei Arten: Fehler ein Pflichtfeld wurde nicht befüllt. Der User kann den Import nicht durchführen, bevor das Pflichtfeld nicht befüllt wurde Warnungen es wurden keine Bilder hochgeladen. Es handelt sich lediglich um einen Hinweis, der Import kann trotzdem durchgeführt werden Die Tabelle zeigt lediglich die ersten 1000 Fehlereinträge. Die Liste kann allerdings sortiert werden (nach Warnungen bzw. Fehlern). In der Status Spalte zeigt an, ob es sich um einen Fehler, eine Warnung oder beides handelt. Mit Report exportieren kann ein Report mit sämtlichen Fehlern als Excel heruntergeladen werden. Um Fehler/Warnungen zu korrigieren, hat der User zwei Möglichkeiten: Er korrigiert den/die Fehler direkt in seiner Excel Datei und lädt die geänderte Version nochmals hoch Er korrigiert die Fehler/Warnungen einzeln direkt im Tool Um Fehler direkt im Tool zu korrigieren, muss der User doppelt auf die Fehlerbeschreibung klicken. Dadurch öffnen sich die Detaildaten des Artikels.

15 Blueprint 15 von 19 Sobald der fehlende Eintrag hinzugefügt und die Änderung gespeichert wurde, verschwindet dieser Fehler in der Liste. Wenn alle Fehler behoben wurden, kann der User auf Katalogdetails klicken. 2.7 Katalogdetails - Übersicht In den Katalogdetails sieht der User seinen kompletten Katalog inklusive Struktur. In diesem Bereich kann er noch letzte Änderungen vornehmen, bevor der Katalog endgültig hochgeladen wird.

16 Blueprint 16 von 19 Auf der linken Seite befindet sich die komplette Katalogstruktur. Auf der rechten Seite sind sämtliche Artikel des Katalogs aufgelistet. Mit Hilfe der Symbole in der Menüspalte können die Artikel angesehen, editiert und gelöscht werden. Um die Details des Artikels zu sehen, muss der User auf das Ordner Symbol drücken:

17 Blueprint 17 von 19 Zur Bearbeitung eines Artikels befindet sich in der Menüspalte ein Stift Symbol: Einzelne Artikel können mit dem X in der Menüspalte gelöscht werden: Mehrere Artikel gleichzeitig können mittels Anhaken der Checkbox und dem Löschen Button gelöscht werden. Sollen mehrere Artikel gleichzeitig editiert werden, gibt es dafür den Button Massenänderung :

18 Blueprint 18 von Katalog Upload Wenn der User keine Änderungen mehr vornehmen muss bzw. alle Änderungen im Katalog abgeschlossen sind, kann der Katalog endgültig importiert werden. Als letzten Schritt muss der User auf den Button Upload klicken, danach kommt er wieder auf die Einstiegsseite.

19 Blueprint 19 von 19 Damit ist der Katalogupload-Prozess abgeschlossen. Die Applikation schickt nun die Katalogdaten an POOL4TOOL und der Status des Katalogs ändert sich. Erst wenn die Daten am POOL4TOOL Server liegen, erhält der Katalog den Status Synchronisiert und ist sichtbar für den Einkäufer. Soll der Katalog doch nicht hochgeladen werden, kann mit Abbrechen der Import abgebrochen werden. Der User kann nun über die Einstiegsseite wieder mit dem Import eines Katalogs beginnen. 2.9 Online und Offline Modus Das Catalog Content Management Tool funktioniert sowohl offline als auch online. Um einen Katalog allerdings hochzuladen, muss das Tool mit dem Internet verbunden sein (der Import des Katalogs kann jedoch offline erfolgen). Sollte der User während eines Imports seine Internetverbindung verlieren, bleiben die Daten erhalten. Sollte die Internetverbindung unterbrochen werden, wenn der Katalog gerade auf den POOL4TOOL Server hochgeladen wird, wird der Upload automatisch wieder fortgesetzt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.