ARBEITSHILFEN. Verwendungsnachweis. 1. Zahlenmäßiger Nachweis

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1 Der Projektträger ist verpflichtet, die ordnungsgemäße Mittelverwendung durch einen darzulegen. Für den für Projekte im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren und Projekte im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft sind folgende Unterlagen einzureichen 1 : 1. zahlenmäßiger Nachweis (mit Beleglisten), 2. Übersicht der Personalaufwendungen, 3. Aufgabenbeschreibung, 4. Sachbericht, 5. Projektangaben zum, 6. Publizitätsnachweise (z.b. Flyer), 7. Monitoring (Daten der Teilnehmenden, Unternehmensdaten). Die Unterlagen müssen spätestens am nach Ende eines jeden Kalenderjahres bzw. drei Monate nach Projektende der L-Bank vorliegen. Es gilt der Posteingang. Zusätzlich sind der zahlenmäßige Nachweis, sowie das Monitoring mit der ifh2@-anwendung elektronisch zu übermitteln. Des Weiteren müssen bei Projekten im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren die Projektangaben zum per dem ESF- Team (oeffentlichkeitsarbeit@esf-team.de) zugeleitet werden. Je nach Förderbereich wird der Sachbericht neben dem Versand an die L-Bank, zusätzlich an das jeweils zuständige Ministerium bzw. den regionalen ESF-Arbeitskreis übermittelt. Der abgegebene ist bindend. Nachträgliche Änderungen sind ausführlich zu begründen und mit entsprechenden Belegen nachzuweisen. Im Rahmen der Prüfung des es durch die L-Bank kann es zu Rückfragen kommen. Häufige Fragen bei der Prüfung des Schlussverwendungsnachweises betreffen den rechnerischen Nachweis von Gemeinkostenschlüsseln und auch Nachweise der Einzelkosten. Auch sind auf Anforderung der L-Bank Nachweise wie Kontoauszüge/Kassenauszüge oder Bankauskünfte vorzulegen. 1. Zahlenmäßiger Nachweis Der zahlenmäßige Nachweis wird in der ifh2@-anwendung als bezeichnet. Die Daten sind dort über den Link bearbeiten (auf der Seite Projektübersicht ) einzugeben. Unter dem Reiter Projekt sind die Kontonummer einzutragen, sowie der erreichte Wert bei den Outputindikatoren anzugeben. Außerdem ist ein Häkchen zu setzen, ob der Sachbericht dem schriftlichen bereits beiliegt oder nachgereicht wird. Die Aufwendungen sind unter den zugehörigen Kostenpositionen zu erfassen. Ebenso verhält es sich bei der Finanzierung. Neben den Daten sind bei den Aufwendungen auch Häkchen für verschiedene Abfragen zu setzen. 1 Die Unterlagen zum für Programme im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft unterscheiden sich von den Unterlagen für den für standardisierte Projekte und Modellprojekte. Zu jedem Programm gibt es eigene Formulare zum. Unter können Sie sich über die erforderlichen Vordrucke und Anlagen informieren und die entsprechenden Formulare herunterladen. 1/5

2 Es empfiehlt sich regelmäßig zu speichern, damit Eingaben nicht verloren gehen. Nach dem Speichern können Warnungen (gelb) auftreten, die auf Fehler hinweisen, die zu beheben sind. Nach der Eingabe kann der zahlenmäßige Nachweis in der Projektübersicht bereitgestellt werden. Dies ist die elektronische Abgabe des es. Anschließend ist der auszudrucken und unterschrieben an die L-Bank zu schicken. Dem ist eine Belegliste beizulegen, auf der alle Einnahmen und Ausgaben des Projektes nach Einzelbelegen aufgeführt sind. (Näheres hierzu können Sie den Arbeitshilfen Belegliste und Mittelanforderung entnehmen.) Nach der Einreichung des Schlussverwendungsnachweises geleistete Auszahlungen werden grundsätzlich nicht berücksichtigt. Förderfähige Kosten, für die bis zur Abgabe des es noch keine Belege vorliegen, die aber definitiv den Projektzeitraum betreffen, können nur dann mit abgerechnet werden, wenn sie eindeutig bestimmt werden können beispielsweise die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, die aufgrund der bekannten Beitragsformeln berechnet werden können. Kostenüberschreitungen und Kostenverschiebungen innerhalb des Kosten- und Finanzierungsplans sind grundsätzlich zulässig, wenn diese durch Einsparungen in anderen Kostenpositionen ausgeglichen werden können. Dies gilt auch für Positionen, für die im Antrag kein Ansatz eingeplant war. Es ist ausreichend (voraussichtliche) Kostenverschiebungen der Kostenblöcke 1 (Personal) und 3 (Sachaufwendungen) von mehr als 20 Prozent der L-Bank spätestens mit dem anzuzeigen und zu begründen. D.h. Abweichungen in den Kostenblöcken 1 und 3 unterhalb von 20 Prozent erfordern keine Änderungsmitteilung 2. Beachten sie aber, dass ein Änderungsantrag erforderlich ist, sofern die Abweichungen in Verbindung mit einer wesentlichen inhaltlichen Änderung stehen. Ein Änderungsantrag kann nur im laufenden Kalenderjahr gestellt werden! Nach Ablauf des Kalenderjahres kann kein Änderungsbescheid mehr gefertigt werden. 2 Ausnahmeregelung zu Nr. 4 der Berichts- und Mitteilungspflichten im Bewilligungsbescheid (vgl. Arbeitshilfe Änderungsmitteilung ). 2/5

3 2. Übersicht der Personalaufwendungen Hierfür gibt es eine Vorlage, welche auf der Seite herunter geladen werden kann. Beim Ausfüllen sollte auf folgende Punkte geachtet werden: Das Formular ist für das jeweilige Kalenderjahr auszufüllen, auf das sich der bezieht. Alle fest angestellten Mitarbeitenden, die im Rahmen des Projekts abgerechnet werden, müssen einzeln benannt werden, also auch beispielsweise Reinigungskräfte, eigene Kinderbetreuung, etc. Bei allen abgerechneten Mitarbeitenden, die nicht für den gesamten Berichtszeitraum im Projekteingesetzt waren, muss auch der tatsächliche Einsatzzeitraum angegeben werden. Die angegebenen Kosten müssen sich entsprechend exakt auf diesen Zeitraum beziehen. Bei internen Mitarbeitenden ist zunächst der prozentuale Anteil des Anstellungsverhältnisses gemäß Arbeitsvertrag anzugeben. Dann ist die prozentuale Tätigkeit im Projekt einzutragen. Alternativ können auch Formulare auf Basis von Vollzeitäquivalenten bei der L-Bank angefordert werden. Beispiel: Mitarbeiter/in 1 mit halber Stelle erbringt die Hälfte der Arbeitszeit im Projekt Mitarbeiter/in 2 mit halber Stelle erbringt die komplette Arbeitszeit im Projekt Anstellung beim Träger Alternative 1 normal Alternative 2 VZÄ Mitarbeiter/in 1 50 % 50% 25% Mitarbeiter/in 2 50 % 100% 50% Bei externem Personal (Honorarkräften) wird der Beschäftigungsumfang in Stunden angegeben. Die Kostenposition des es 1.1 Personalaufwendungen muss mit den Summe(n) der Personalkostenübersicht identisch sein. Die Personalkostenübersicht ist ausgedruckt und unterschrieben dem beizulegen. 3. Aufgabenbeschreibung Das Formular Aufgaben im Abrechnungszeitraum ist für alle internen Mitarbeiter/innen auszufüllen und ebenso ausgedruckt und mit Unterschrift des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin dem beizulegen. Im Formular sind Angaben zur Art der Tätigkeit im Projekt und zum prozentualen Anteil dieser Tätigkeiten an der Gesamtarbeitszeit im Projekt zu machen. Die Summe aller Tätigkeiten muss 100 Prozent ergeben. Dies gilt auch für Teilzeitstellen. Hinweis: Die in den Formularen Personalkostenübersicht und Aufgabenbeschreibung gemachten prozentualen Angaben müssen auf Nachfrage erläutert und plausibilisiert werden können. Genaue Erläuterungen dazu gibt es nicht. Im Prüfungsfall sollte dargestellt werden können, wie sich die Tätigkeiten/Aufgaben des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter/in im Projekt zusammensetzen und wie umfangreich diese sind. Hierfür könnten beispielsweise Stellen- bzw. Tätigkeitsbeschreibungen und Kostenverteilungsschlüssel genutzt werden. 3/5

4 4. Sachbericht Hierzu ist das Formular Sachbericht ausgefüllt und ausgedruckt dem beizulegen. Der Sachbericht muss eine Beurteilung des Projektes ermöglichen und dient der Beurteilung, ob das Projekt die gesetzten beschäftigungswirksamen und gleichstellungspolitischen Ziele erreicht. Der Sachbericht ist ein jährlich fortzuschreibender zusammenfassender Bericht über die im Projektverlauf gegenüber dem Antrag eingetretenen Veränderungen. Abweichungen vom Projektverlauf müssen im Sachbericht begründet werden. Der Sachbericht für Projekte im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren beinhaltet Angaben zu Ausgangslage und Handlungsbedarf, Zielerreichung (inkl. Teilnehmendenzahl), Projektumsetzung und Finanzierung. Der Sachbericht wird mit allen erforderlichen Anlagen an die L-Bank gesendet. Außerdem ist bei regionalen Projekten dem zuständigen ESF-Arbeitskreis ein Exemplar zuzuschicken 3. Bei zentralen Projekten ist der Sachbericht (neben dem Versand an die L-Bank) zusätzlich an das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren zu senden. Das Sachberichtsformular für Projekte im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft besteht aus den Teilen allgemeine Angaben, Outputindikatoren, Sachbericht, transnationale Kooperation, Nachhaltigkeit und Veröffentlichung. Im Teil C des Sachberichts sind Angaben zu Zielsetzung und Zielgruppe (inkl. Teilnehmendenzahl), Projektinhalte und umsetzung, Publizitätsmaßnahmen, Sicherung der Projektergebnisse sowie Erfolg und Nachhaltigkeit des Projekts zu machen. Im Formular ist anzugeben, ob es sich um einen Teil- oder um einen Schlussverwendungsnachweis handelt. Das Sachberichtsformular ist vollständig auszufüllen. Bei Bedarf können die Ausführungen in einer Anlage entsprechend der Sachberichtsgliederung fortgeführt werden. Auch weitere zusätzliche Anlagen können jederzeit beigefügt werden. Träger aus dem Bereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft senden den Sachbericht, neben dem Ausdruck für die L-Bank, zusätzlich per Mail an esfwirtschaft@mfw.bwl.de. 5. Projektangaben zum Die Vorlage Projektbeschreibung (PDF) ist von Projektträgern im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren auszufüllen und per zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit an das ESF-Team zu schicken (oeffentlichkeitsarbeit@esf-team.de). Es handelt sich um eine PDF-Datei, die eine eigene Versandfunktion hat. Ein Abspeichern des ausgefüllten Formulars ist nicht möglich. Es empfiehlt sich daher die Eingaben eventuell in einem Textverarbeitungsprogramm vorzuschreiben und dann einzufügen. Sie können neben dem Formular auch Logos und Bilddateien mitschicken. Ein Ausdruck des Formulars ist dem schriftlichen beizulegen. 6. Publizitätsnachweise Sofern entsprechende Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt wurden, sind der L-Bank zur Prüfung der Publizitätspflicht zwei entsprechende Exemplare beizulegen (z.b. Flyer, CD s). Bei Projekten im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft sind dem, neben Belegexemplaren für Werbematerialien auch weitere Dokumente, wie bspw. erstellte Lehrgangsunterlagen, Leitfäden, Dokumentationen, Bericht der wissenschaftlichen Begleitung, usw., beizufügen. 3 Der Sachbericht ist vom regionalen ESF-Arbeitskreis zu unterschreiben. Dieser hat die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts zu bestätigen. Eine Schlusszahlung ist erst bei Vorliegen dieser Bestätigung bei der L-Bank möglich. 4/5

5 7. Monitoring (Daten der Teilnehmenden, Unternehmensdaten) Zu diesem Punkt sei auf die Arbeitshilfe Monitoring verwiesen. Die Abgabe der kumulierten Stammblattdaten erfolgt über die Es gibt hier jedoch keinen offiziellen Ausdruck der dem schriftlichen beizulegen ist. Die Checkliste zum gibt Ihnen eine Übersicht über die zu erledigenden Arbeiten im Hinblick auf die Abgabe des es (vgl. Datei _Checkliste_Vorlage.pdf ). 5/5