Wie rechne ich mein Projekt ab? - Häufig gestellte Fragen -

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1 Hinweise zum Verwendungsnachweis Wie rechne ich mein Projekt ab? - Häufig gestellte Fragen - Zu jedem Projekt, das einen freiwilligen Zuschuss durch die Stadt Jena erhält, muss ein Verwendungsnachweis erstellt werden. Woraus dieser besteht regelt die Allgemeine Zuschussrichtlinie ab Teilziffer 63. Wann ist der Verwendungsnachweis fällig? Zu Beginn des Projektes haben Sie einen Bewilligungsbescheid erhalten. In diesem wird in der Regel in Punkt 5e) ein Termin festgesetzt, zu welchem der Verwendungsnachweis fällig ist. Sollte im Bewilligungsbescheid kein Termin festgelegt worden sein, so gilt die Regelung nach Allgemeiner Zuschussrichtlinie. Hiernach ist der Verwendungsnachweis innerhalb von vier Monaten nach Projektende bei der Stadt Jena vorzulegen. Ist das Projekt nicht bis zum Ablauf des Kalenderjahres erfüllt, in dem der Zuschuss ausgereicht wurde, so muss binnen vier Monaten nach Ablauf des Jahres ein Zwischennachweis vorgelegt werden. Woraus besteht der Verwendungsnachweis? Der Verwendungsnachweis soll die Stadt Jena in die Lage versetzen, sich ein umfassendes Bild über das durchgeführte Projekt aus inhaltlicher und finanzieller Sicht zu machen. Er besteht deshalb immer aus: Sachbericht Zahlenmäßigen Nachweis Was gehört in den Sachbericht? Der Verwendungsnachweis besteht nicht nur aus Zahlen und Belegen. Ein unverzichtbarer Bestandteil, der mit jedem Verwendungsnachweis zu erbringen ist, ist der Sachbericht. Er gibt Ihnen die Möglichkeit das Projekt ausführlich zu beschreiben und auf mögliche Schwierigkeiten bei der Durchführung hinzuweisen. Jena Kultur Ansprechpartner: Katrin Richter katrin.richter@jena.de Knebelstraße 10, Jena Tel , Fax

2 Der Sachbericht dient nicht nur dazu dem Bearbeiter zu erklären, was es mit dem Projekt auf sich hatte, sondern auch als Grundlage der Erfolgskontrolle, welche nach Abschluss des Projekts durch die Stadt Jena durchgeführt wird. Gehen Sie bei der Formulierung des Sachberichtes insbesondere auf die folgenden Fragestellungen ein: A) Zielerreichung Beschreiben Sie kurz ob und wie die Projektidee umgesetzt werden konnte. Welche konkreten Ziele wurden mit dem Projekt verfolgt? Wurden diese Ziele erreicht? Welche Aktivitäten haben Sie durchgeführt? Wie viele Teilnehmer/ Besucher/ Gäste konnten gezählt werden? Wenn möglich nach Altersgruppen aufgeschlüsselt. An welchen Orten und mit wie vielen Aufführungen/ Vorträgen etc. wurde das Projekt realisiert? Konnte der Zeitplan eingehalten werden? Welche Zielgruppe wurde angesprochen? Wie haben die Zielgruppen auf das Projekt reagiert? Welche Künstler/ Kulturpädagogen etc. waren an dem Projekt beteiligt? Inwieweit wurden neue Impulse gesetzt, vorhandene Ansätze ausgebaut oder Strukturen weiterentwickelt? Halten Sie das Projekt für erfolgreich und wenn ja, warum? B) Projektdurchführung Welche Kooperationspartner wirkten am Projekt mit? Welche geldwerten Leistungen (z.b. von Vereinmitgliedern geleistete, aber nicht vergütete Arbeitsstunden) und unbaren Sponsorenmittel (z.b. kostenlos zur Verfügung gestellte Hotelübernachtungen, Mietwagen) gab es für das Vorhaben? Welche Öffentlichkeitsarbeit wurde geleistet? Welche Reaktionen gab es von Seiten der Presse / Lokal-TV / Internetnutzer? Wie wurden die Ergebnisse des Projektes veröffentlicht (z.b. Katalog, Aufführung)? Wurde auf die städtische Förderung hingewiesen? Wenn ja, in welcher Form? C) Nachhaltigkeit Wird das Projekt fortgesetzt Wird die Zusammenarbeit mit den Projektpartnern und/oder Teammitgliedern fortgesetzt? Sind aus dem Projekt neue Projektideen/ Kooperationen/ Partnerschaften entstanden? Wird es mit dem Projekt weitere Gastspiele geben? Gibt es weitere Ausstellungsorte? o.ä. Gab es für das Projekt Preise oder Auszeichnungen? Gab es durch das Projekt neue Vernetzungen mit Künstlern/ Kulturinstitutionen/ Stiftungen/ Sponsoren/ Bildungs- oder Jugendpartnern? Welche? 2

3 In welcher Weise haben Sie im Rahmen des Projektes an Qualifizierungsmaßnahmen teilgenommen bzw. Qualifizierungen durchgeführt? D) Selbsteinschätzung Waren Sie mit der künstlerischen und/ oder pädagogischen Leistung zufrieden? Waren Sie mit der Organisation zufrieden War die Vor-/Nachbereitungszeit ausreichend? War(en) der/ die Veranstaltungsort(e) geeignet? Wie gut war die Zusammenarbeit mit den weiteren Geldgebern? Wie würden Sie insgesamt Ihre finanzielle Ausstattung bewerten? E) Sonstige Bemerkungen Bitte begründen Sie stets Abweichungen zum ursprünglichen Konzept. Was ist ein zahlenmäßiger Nachweis? Soweit im Bewilligungsbescheid nichts anderes geregelt ist, müssen Sie einen normalenzahlenmäßigen Nachweis erbringen. Das heißt, dass Sie alle Ausgaben einzeln auflisten müssen. Dabei gehen Sie wie bei der Erstellung eines Kostenund Finanzierungsplans vor. Sie betrachten die Einzelpositionen und ordnen die entsprechenden Ausgaben zu. Dabei ist immer der letzte von der Stadt Jena bewilligte Kosten- und Finanzierungsplan als Grundlage heranzuziehen. Beispiel für Zuschüsse bis : AUSGABEN Tag der Zahlung Einzelposition PLAN IST Differenz Begründung Künstlerhonorare Künstler A Künstler B Keine Begründung erforderlich. Reisekosten ,60 19, Materialtransport 19, Künstler Mieten ,25 12, Saalmiete Instrumentenmiete ,25 Werbung ,15 299, Druck Programmhefte , Druck Flyer

4 Summe: Tag der Einnahme EINNAHMEN Einzelposition PLAN IST Differenz Begründung Drittmittel Stadt Jena Land/ Bund Eigenmittel Vorverkauf Abendkasse Vereinsmittel Summe: Für Zuschüsse über gibt es im Verwendungsnachweis eine vorgeschriebene Struktur für den zahlenmäßigen Nachweis (V-07). Ab wann muss ich Abweichungen vom Kosten- und Finanzierungsplan begründen? Anweichungen sind grundsätzlich zu erklären, wenn sie 20 % vom Planansatz übersteigen. Muss ich Formulare Verwenden? Wenn ja, welche? Für den Verwendungsnachweis sind die von der Stadt Jena vorgeschriebenen Formulare zu verwenden. Für Zuschüsse bis ist das vereinfachte Formular Zuschussrichtlinie: Antragsformular IF oder PF unter und für Zuschüsse über das Formular Zuschussrichtlinie: Antragsformular Projektförderung (PF) zu verwenden. Die Formulare finden Sie auf dem Formularserver der Stadt Jena unter Beachten Sie, dass das Formular Zuschussrichtlinie: Antragsformular Projektförderung (PF) aus mehreren Tabellenblättern besteht. 4

5 Was passiert mit Geräten, die für das Projekt angeschafft wurden? Wenn Geräte von einem Einzelwert von mehr als 410 angeschafft wurden, sind diese zu inventarisieren. Die Inventarsliste kann vom Prüfer eingesehen werden, ist aber (sofern nichts anderes im Bewilligungsbescheid festgelegt ist) dem Nachweis nicht beizufügen. Wie rechne ich Reiskosten richtig ab? Im Rahmen des Projektes notwendige Reisen sind vom Reisenden im Rahmen des Thüringer Reisekostengesetzes abzurechnen. Ein Formblatt für die Abrechnung von Reisekosten wird derzeit von der Stadt Jena nicht vorgegeben. Wenn Tankquittungen abgerechnet werden sollen, ist ein Fahrtenbuch einzureichen. Dies kann in der Regel nur bei umfangreichen Projekten mit hohem Transferbedarf erfolgen. ln diesen Fällen ist auch zu erklären, warum die Fahrten notwendig waren und wer transportiert wurde. Reisen mit dem privaten oder vereinseigenen PKW für projektbezogene Fahrten werden mit einer Kilometerpauschale von 0,20 abgerechnet. Muss ich Belege einreichen? Nein. Belege (Rechnungen, Verträge etc.) sind nur nach Aufforderung durch die Stadt Jena vorzulegen. Wie lange muss ich die Belege für das Projekt aufbewahren? Sofern nicht andere Vorgaben (z.b. durch das Finanzamt) längere Fristen regeln, sind Belege zur Projektabrechnung mindestens 5 Jahre nach Projektabschluss aufzubewahren. Wer darf den Nachweis unterschreiben? Der zahlenmäßige Nachweis und der Sachbericht sind von einem Vertretungsberechtigtem des Zuschussempfängers zu unterschreiben. Die Vertretungsberechtigung ist bspw. im Vereinsregisterauszug geregelt. Stand 12/2014 5