SELBSTLERNHEFT METHODENKOMPETENZ PRÄSENTATIONSTECHNIK. Sechs Schritte zu einer erfolgreichen Präsentation.

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1 SELBSTLERNHEFT METHODENKOMPETENZ PL NE ETT Ü UE BE S L RA AY RB OU EI T TE T Sechs Schritte zu einer erfolgreichen Präsentation KO M

2 Inhalt Ein Wort zu Beginn... 3 Wie gut ist Ihre Präsentationstechnik?... 4 SCHRITT 1: Ziele und Teilnehmergruppe analysieren... 7 Teilnehmergruppe ansehen... 7 Ziele definieren... 8 Sachliche und emotionale Ziele unterscheiden... 9 Ziele präzisieren... 9 Präsentationen organisatorisch vorbereiten SCHRITT 2: Inhalte festlegen, Argumente strukturieren Inhalte auswählen Inhalte strukturieren Gegenargumente einbeziehen SCHRITT 3: Informationen vermitteln und Argumente anbringen Präsentationen strukturieren Die Präsentation beginnen Teilnehmer gewinnen Den Hauptteil gliedern Die richtige Form der Argumentation finden Den Schluss gestalten SCHRITT 4: Den Vortrag rhetorisch gestalten Frei vortragen Mit Stichwortzettel arbeiten Ausdrucksmittel nutzen Sprechtechnik einsetzen Körpersprache nutzen Informationen vermitteln Informationen strukturieren Mit Lampenfieber umgehen SCHRITT 5: Medien richtig nutzen Vorbereitung der Medien Zahlen in Bilder umwandeln Mit Schrift gestalten Gezielt mit Farben arbeiten Regeln zur Visualisierung Beamer einsetzen Abwechslung schaffen Mit PowerPoint arbeiten SCHRITT 6: Die Präsentation abrunden Zum Fragen auffordern Auf Fragen antworten Diskussionen steuern Diskussionen und Erfahrungsaustausch leiten Auf Ein- und Vorwände reagieren Mit Ablehnung umgehen Selbstsicher auftreten Lernkontrolle Fragen zum Verständnis Umsetzungshilfe Das Gelernte umsetzen Lösungen zu den Wiederholungsfragen Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis Impressum TRANSFER GMBH

3 Ein Wort zu Beginn Liebe Leserin, lieber Leser, es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Gelegenheit haben, etwas vor anderen zu präsentieren: in einer Besprechung, bei einem Meeting, als Fachvortrag während einer Konferenz, in einer Versammlung. Sie präsentieren Ihre Ausarbeitungen im Kollegenkreis, vor Kunden oder Kooperationspartner. Dann tun Sie gut daran, nicht nur einen mündlichen Vortrag zu halten, sondern wichtige Punkte zusätzlich zu visualisieren. Der Eindruck, den Sie mit diesem Vorgehen hinterlassen, ist besser und nachhaltiger. Diese Kombination aus Vortrag und Medieneinsatz nennt man Präsentation. Präsentationen sind immer dann angebracht, wenn es darum geht: andere zu informieren, Entscheidungsgrundlagen zu vermitteln, den Stand eines Projektes darzustellen, Akzeptanz für bestimmte Positionen zu gewinnen, für eine Idee zu werben, Mitarbeiter zu schulen, andere zu überzeugen. Viele Gelegenheiten, eine Technik. Die Präsentationstechnik ist einfach zu erlernen, aber sehr nützlich und wirkungsvoll. Denn auch Sie haben sicher die Erfahrung gemacht, wie anstrengend ein langwieriger Vortrag sein kann und wie eindrucksvoll eine gelungene Präsentation. Wie man diese Technik richtig anwendet, erfahren Sie in diesem Heft. Was Sie in diesem Selbstlernheft erwartet: Sie erfahren, wie Sie Ziele und Inhalte bestimmen, Präsentationen richtig vorbereiten, Medien zur Unterstützung einsetzen und Ihre Teilnehmer in die Präsentation miteinbeziehen. Mit den vorgestellten Techniken schaffen Sie es zudem, Ihren Aufwand so gering wie möglich zu halten und dabei trotzdem ein gutes Ergebnis zu erzielen. Wir wünschen Ihnen eine spannende Lektüre und viele Ideen für die Umsetzung. TRANSFER GMBH 3

4 Wie gut ist Ihre Präsentationstechnik? Mit der folgenden Einschätzungshilfe können Sie eine erste Bestandsaufnahme Ihrer Kompetenzen in Sachen Präsentation vornehmen. Bitte seien Sie selbstkritisch bei der Beantwortung der Fragen. EINSCHÄTZUNGSHILFE: WIE GUT IST IHRE? nie selten manchmal in aller Regel meistens immer Machen Sie sich bei der Planung einer Präsentation Gedanken über die Teilnehmer? Überlegen Sie sich vorab die Struktur Ihrer Präsentation? Geben Sie am Ende einer Präsentation eine Zusammenfassung? 4. Achten Sie auf eine verständliche Sprache? Versuchen Sie, alle wichtigen Aussagen zu visualisieren? Überlegen Sie vorab, wie Sie mit Einwänden umgehen können? Berücksichtigen Sie bei der Argumentation die Interessen der Teilnehmer? 8. Arbeiten Sie systematisch mit Ihren Argumenten? Geben Sie am Anfang Ihrer Präsentation eine Übersicht? Nutzen Sie Beispiele und Vergleiche zur Erhöhung der Anschaulichkeit? 11 Setzen Sie verschiedene Medien gezielt ein? Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen von Teilnehmern vor? Stimmen Sie die Präsentation auf das Vorwissen der Teilnehmer ab? 14. Überlegen Sie, wann Sie welche Argumente bringen? Arbeiten Sie bei Ihrer Darstellung mit verschiedenen Argumentationsformen? Achten Sie beim Sprechen auf ausreichend lange Pausen? Überprüfen Sie vorab die Funktionstüchtigkeit der Medien? Fragen Sie nach, wenn Sie Fragen der Teilnehmer nicht verstehen? 4 TRANSFER GMBH

5 Stellen Sie bei Präsentationen den Nutzen für die Zuhörer heraus? Achten Sie darauf, dass Ihre Präsentation nicht zu lang wird? 21. Arbeiten Sie im Vortrag mit Strukturierungswörtern? Halten Sie während der Präsentation Blickkontakt zu den Teilnehmern? Nutzen Sie beim Einsatz des Beamers verschiedene Folientechniken? Nutzen Sie verschiedene Techniken bei der Antwort auf Einwände? PUNKTE Werten Sie aus Wenn Sie bei jeder Frage die Rubrik immer angekreuzt haben, dürfen wir Ihnen zu Ihrer guten Präsentationstechnik gratulieren und Sie können dieses Heft eigentlich wieder aus der Hand legen. Dies wäre schön, ist aber unwahrscheinlich. Dazu tauchen bei Präsentationen zu viele Fehler auf. Nutzen Sie deshalb diesen Lehrgang, um es besser zu machen. Werten Sie Ihre Antworten im Detail aus und analysieren Sie, wie Sie Ihre Präsentationen verbessern können. Dies sollten auch die Punkte sein, die Sie als Erstes ändern. Zählen Sie dazu bitte Ihre Punkte zusammen und tragen Sie sie in die folgende Tabelle ein. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt Ihr Ergebnis: Welches Ergebnis haben Sie erreicht? Bis 44 Punkte Sie können Ihre Präsentationen wesentlich effektiver gestalten. Fangen Sie möglichst sofort an und arbeiten Sie intensiv das ganze Selbstlernheft durch Punkte Sie werden im Heft viele Möglichkeiten finden, Ihre Präsentationstechnik zu optimieren. Nutzen Sie sie Punkte Sie befinden sich im Durchschnitt. Wenn Sie zu denen gehören möchten, denen Präsentationen besonders gut gelingen, konzentrieren Sie sich auf die Schritte mit der geringsten Punktzahl. Über 110 Punkte Ein Lob für Ihre Präsentationstechnik. Ob Sie im Detail noch etwas verbessern können? Bestimmt! TRANSFER GMBH 5

6 Dieses Selbstlernheft umfasst insgesamt sechs Einzelthemen (Schritte). In der Einschätzungshilfe wurden vier Fragen zu jedem Einzelthema gestellt. Deshalb können Sie auch überprüfen, welche Einzelthemen für Sie besonders wichtig sind. Markieren Sie dazu bitte die Schritte, bei denen Sie die wenigsten Punkte hatten: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Ziele und Zielgruppe bestimmen Inhalte festlegen und Argumente strukturieren Informationen vermitteln, Argumente vortragen Rhetorische Mittel nutzen Medien einsetzen Präsentation abrunden Sie können nun in zweierlei Weise vorgehen: 1. Sie konzentrieren sich auf die Punkte, bei denen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Legen Sie dabei besonderen Wert auf die Umsetzung des Gelernten. 2. Sie lesen den Lehrgang Schritt für Schritt durch. Auch hierbei können Sie besonders auf die Punkte achten, die es wert sind, schnell geändert zu werden. 6 TRANSFER GMBH

7 SCHRITT 2: Inhalte festlegen, Argumente strukturieren Ihre Ziele sind definiert, Sie haben die Informationen über Ihre Teilnehmer, die Sie als Hintergrundwissen brauchen. Jetzt können Sie einen Schritt weiter gehen: die Inhalte festlegen und Ihre Argumentationsstruktur entwickeln. Dieser Schritt ist die Basis für Ihre erfolgreiche Präsentation. In diesem Schritt lernen Sie: wie Sie passende Inhalte auswählen, wie Sie die Inhalte strukturieren, wie Sie die richtigen Argumente finden, wie Sie auf Gegenargumente richtig reagieren. Inhalte auswählen Was wollen Sie an Inhalten vermitteln? In welcher Reihenfolge? In welcher Form? Das sind die Fragen, die Sie sich dann stellen sollten, wenn Ihr Ziel Informieren heißt. Die wichtigste Frage ist die nach der Auswahl der Inhalte: Was gehört zum Thema? Was müssen Sie zum Verständnis mindestens darstellen? Welche Hintergrundinformationen müssten eigentlich noch vermittelt werden? Was könnte die Zuhörer besonders interessieren? Wie können Sie darauf eingehen, ohne Zeitprobleme zu bekommen? Sie werden schnell eine Fülle von Gedanken gesammelt haben, wahrscheinlich zu viele. gilt es, sich auf die wichtigsten zu fokussieren. Denn es wäre der falsche Weg, möglichst viele Inhalte in Ihre Präsentation zu pressen. Damit würden Sie genau das Gegenteil von dem bewirken, was Sie beabsichtigen. Kurz gesagt: Je mehr Stoff, desto geringer ist die Chance, dass Ihre Teilnehmer Ihnen aufmerksam folgen und desto geringer ist wahrscheinlich der Erfolg Ihrer Präsentation. Denn nicht zu Unrecht heißt ein geflügeltes Wort: Die Kunst zu langweilen liegt im Hang zur Vollständigkeit. Bei zu vielen Inhalten geht schnell die Struktur verloren und Sie müssten durch Ihre Präsentation hasten. Generell gilt: Lange Präsentationen sind ermüdend. Untersuchungen zeigen, dass bereits nach wenigen Minuten die Konzentration der Zuhörer zu sinken beginnt. 100 Konzentration Minuten TRANSFER GMBH 15

8 ÜBUNG Wenn Sie die Konzentrationskurve betrachten, was wäre die ideale Dauer einer Präsentation? Die ideale Länge einer Präsentation wäre lediglich zehn Minuten. Länger als 45 Minuten sollte Ihre Präsentation in keinem Fall dauern, besser sind 30 Minuten, noch besser 20 Minuten. Spätestens nach 45 Minuten ist eine kurze Pause einzuplanen. Halten Sie Ihre Präsentationen deshalb kurz Ihre Zuhörer werden es Ihnen danken. Die Konzentrationsfähigkeit hat auch etwas mit der Tageszeit zu tun. Morgens sind Menschen meist leistungsfähiger als nachmittags. HINWEIS Was dann auch bedeutet, dass Sie nach dem Mittagessen die Geduld Ihrer Teilnehmer nicht zu arg strapazieren sollten. Deshalb sollten sie sich am Ende der Materialsammlung kritisch fragen, ob Sie alle ausgewählten Fakten und Argumente tatsächlich brauchen und einsetzen wollen. Die Reduzierung auf bestimmte Inhalte ist aus folgenden Gründen wichtig: Sie haben wahrscheinlich zu viel Material gesammelt. Muten Sie den Zuhörern nicht zu, sich alles anzuhören, was Sie zusammengetragen haben. Denn dann wird Ihre Präsentation unnötig in die Länge gezogen. Ihre Gedankengänge gewinnen an Stringenz und Klarheit, wenn Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Das überzeugt mehr als zu lange Ausführungen. Es wird Ihnen viel leichter fallen, die Redezeit einzuhalten. Lassen Sie also alles weg: was nicht unbedingt hineingehört, was die Zuhörer bereits wissen, was nicht dem Ziel der Präsentation entspricht, was Sie selbst nicht überzeugt, was die Zuhörer nicht oder wenig interessiert. Das wichtigste Kriterium bei der Auswahl sind wieder die Teilnehmer. Die erste Frage lautet: Was müssen sie zum Verständnis unbedingt wissen? Das zweite Auswahlkriterium sind Ihre Ziele: Welche Informationen tragen dazu bei, dass Sie Ihre Ziele erreichen? ÜBUNG Warum sollten Sie sich diese zweite Frage stellen? 16 TRANSFER GMBH

9 Die Inhaltsauswahl sollte sich primär an den Zielen orientieren. Die Ziele dienen als Filter was nicht zu den Zielen passt, sollten Sie aussortieren. Und damit sind wir bei der einfachen Unterteilung in: Muss-Inhalte Soll-Inhalte Kann-Inhalte Inhalte, die zum Verständnis unbedingt notwendig sind Inhalte, die wichtige Zusatzinformationen liefern Inhalte, die die Anwesenden zusätzlich interessieren könnten Konzentrieren Sie sich im ersten Schritt auf die Muss-Inhalte. Sie bilden das Grundgerüst, den roten Faden Ihrer Präsentation. Flechten Sie in dieses Grundgerüst erst einmal nur die Soll-Inhalte ein, die die Muss-Inhalte ergänzen und das Verständnis erleichtern. TIPP Nur wenn Sie ausreichend Zeit haben, greifen Sie zu den Kann Inhalten. Inhalte strukturieren Bringen Sie die Themen in eine logische Reihenfolge. Oft hilft eine Skizze, um sich die Zusammenhänge selbst vor Augen zu führen. Thema 1 Unterthema 1.1 Unterthema 1.2 Aspekt 1 Aspekt 2 Aspekt 3 Aspekt 1 Aspekt 2 Aspekt 3 Durch das Schaubild werden auch die Möglichkeiten deutlich, die Sie bei der Strukturierung grundsätzlich haben: 1. deduktive Herangehensweise mit einer Strukturierung zum Speziellen hin, 2. induktive Herangehensweise mit einer Strukturierung zum Allgemeinen hin. Eine gute Hilfe zur Strukturierung bietet auch die Methode des Mind-Mapping. Die Grundidee des Mind-Mapping ist einfach: Assoziationen zu einem Thema werden gesammelt, visualisiert und gleichzeitig strukturiert. Das Ergebnis ist ein Mind-Map, eine Gedankenkarte. Dazu schreiben Sie das Thema Ihrer Präsentation als Schlüsselwort in die Mitte eines Blattes und zeichnen einen Kreis drumherum. Dieser Kreis steht symbolisch für einen gezeichneten Baumstamm. Danach suchen Sie nach Hauptgedanken zum Thema, diese gehen wie Zweige vom Baumstamm ab. Diese Hauptgedanken können durch weitere Gedanken, die wiederum Unterbegriffe darstellen, weiter differenziert und als weitere Verästelungen dargestellt werden. Bleibt noch die Aufgabe, die Themen in die richtige Reihenfolge zu bringen. Meist werden Sie dabei nach den Prinzipien Von der Theorie zur Praxis und Vom Einfachen zum Schwierigen vorgehen. Zumindest das erste Prinzip ist nicht zwingend und wohl meist auch nicht günstig. Denn meist ist es besser, bei den praktischen Erfahrungen der Teilnehmer anzusetzen und sie mit der notwendigen Theorie zu unterfüttern. Argumente suchen, ordnen und gewichten Der erste Schritt ist, passende Argumente zu sammeln. Die wichtigste Frage lautet dabei: Welche Argumente unterstützen Ihr Anliegen? TRANSFER GMBH 17

10 Allerdings sollten Sie bei Ihren Überlegungen gleich zwei weitere Fragen einbeziehen: Mit welchen Argumenten können Sie Gegenpositionen widerlegen? Mit welchen Argumenten Einwände auffangen? Sie sortieren Ihre Argumente zu thematischen Gruppen, etwa: Argumente, die auf Einsparungen zielen Argumente, die die Sicherheit der Lösung aufzeigen Argumente, die für einen geringen Ressourceneinsatz stehen Gewichten Sie Ihre Argumente. Entscheidendes Kriterium für die Gewichtung sind die Teilnehmer, denn die wollen Sie ja überzeugen. Die Frage lautet deshalb: Welche Argumente sind für die Zuhörer wichtig? Ihre Teilnehmer werden sich bewusst oder unbewusst fragen: Was bringt mir das an Vorteilen, was habe ich davon? Nur wenn Sie es schaffen, den persönlichen Nutzen für die Zuhörer deutlich zu machen, können Sie sie wirklich überzeugen. Eine solche Nutzenargumentation stützt sich am besten auf die wenigen wichtigen Grundbedürfnisse, die für Menschen eine besondere Bedeutung haben. finanzielle Vorteile wenig Risiko wenig Aufwand selbst etwas leisten besser sein Interesse ausleben Geld Sicherheit Bequemlichkeit Anerkennung Prestige Selbsterfüllung HINWEIS Je wichtiger einzelne Argumente für Ihre Zuhörer sind, je besser sie deren Interessen und Bedürfnisse abdecken, desto wichtiger sind sie auch für Sie, denn Ihr Ziel heißt ja überzeugen. Bevor Sie weiterlesen ÜBUNG Was glauben Sie? Entscheiden Ihre Teilnehmer eher bewusst auf einer sachlichen und rationalen Ebene, ob sie Ihrer Argumentation folgen oder eher unbewusst auf einer emotionalen Ebene? Denken Sie zum Beispiel an die Entscheidung, ein Projekt, dass Sie der Firmenleitung nahebringen wollen, zu genehmigen. Die Antwort ist vielleicht ein wenig überraschend: Untersuchungen haben gezeigt, dass bei vielen Entscheidungen sachliche und rationale Überlegungen nur eine untergeordnete Rolle spielen. Sehr viel wichtiger sind emotionale Faktoren. Das ist den Entscheidern oft überhaupt nicht bewusst. 18 TRANSFER GMBH