Ausgewählte Praxisfragen zum Thema Kassenführung. 4. Dezember Longarone

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1 Ausgewählte Praxisfragen zum Thema Kassenführung 4. Dezember Longarone

2 AGENDA 1 Überblick 2 Einzelaufzeichnungspflicht 3 Manipulationssichere Kassen ab Kasseninvestitionen bis Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 2

3 Überblick Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (am im BGBl I 2016 S verkündet) gesetzliche Normierung Einzelaufzeichnungspflicht (inkl. Ausnahme offene Ladenkasse) Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem ab 2020 (Übergangsfrist bis Ende 2022) Pflicht zur Belegausgabe ab 2020 (Ausnahmemöglichkeit 148 AO) Einführung einer Kassen-Nachschau ab 2018 Meldepflicht für die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen ab 2020 Sanktionierung von Verstößen Anwendungserlass zur Einzelaufzeichnungspflicht (Veröffentlichung ) Kassensicherungsverordnung Anwendungserlass zur Kassen-Nachschau 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 3

4 Inhalt von Einzelaufzeichnungen 146 Abs. 1 Satz 1 AO: Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Inhalt des Geschäfts mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung) die in Geld bestehende Gegenleistung Name des Vertragspartners unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten sowie unter Beachtung gesetzlicher und branchenspezifischer Besonderheiten der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, der endgültige Einzelverkaufspreis, der dazugehörige Umsatzsteuersatz und betrag, vereinbarte Preisminderungen, die Zahlungsart, Datum und Zeitpunkt des Umsatzes, verkaufte Menge bzw. Anzahl 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 4

5 Detailtiefe der Bezeichnung Grundsatz: artikelgenaue Bezeichnung Wichtige Ausnahme: Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt. Kugeleis Eisbecher Getränke Streusel Sahne Eiswaffel (Schoko/Frucht) Soße 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 5

6 Aufzeichnung des Kundennamens Grundsätzlich sind die Kundendaten aufzuzeichnen. Wird die Kundenidentität zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls nicht benötigt, kann auf die Aufzeichnung der Kundendaten verzichtet werden (AEAO zu 146 Rz ). Regelfall bei Eisdielen Werden Aufzeichnungen über Kundendaten jedoch tatsächlich geführt, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. z.b. Vorbestellungen von Eistorten etc. 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 6

7 Ausnahme offene Ladenkasse Führung einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem i.s.d. 146a AO verwendet wird. Wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt, ist dies unschädlich (AEAO zu 146 Rz ). Systematik von Kassenberichten Kassenendbestand bei Geschäftsschluss (ausgezählt) + Wareneinkäufe/Nebenkosten + Geschäftsausgaben + Privatentnahmen + sonstige Ausgaben (z.b. Geldtransit) - Kassenendbestand des Vortages = Kasseneingang - Privateinlagen - Sonstige Einnahmen (z.b. Geldtransit) = Bareinnahmen (Tageslosung) Kredit- oder EC-Kartenzahlungen neben Barzahlungen sind unschädlich. BMF-Schreiben an die Verbände vom : Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht. 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 7

8 Nebeneinander von offener Ladenkasse und Registrierkasse Bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme sind diese auch zur Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle zu verwenden. Ausnahme: Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird. (Rz AEAO zu 146 AO) Offene Ladenkasse(n) Registrierkasse 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 8

9 Umsätze mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen (7% / 19%) In der Regel ist eine Einzelaufzeichnung bei Warenverkauf mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erforderlich Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung der OFD Niedersachsen für Angehörige der steuerberatenden Berufe: Beim Führen einer offenen Ladenkasse ist eine Genehmigung gem. 63 Abs. 4 UStDV erforderlich, dann sollte z.b. die Trennung nach Steuersätzen möglich sein (alt. zwei getrennte offene Ladenkassen) Hohes Risiko: Sicherstellung, dass die Umsätze mit den richtigen Steuersätzen erfasst werden (Hilfestellungen können Kassieranweisungen für die Mitarbeiter und stichprobenhafte Überprüfung der Einhaltung sein) Besondere Relevanz bei Testkäufen zur Vorbereitung der Kassen-Nachschau 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 9

10 Umsätze mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen (7% / 19%) Lieferung von Speisen und Getränken (7%) Restaurantdienstleistungen (19%) Kaffee u.a. Getränke = 19% Aber zu 7% werden besteuert: Milch und Milcherzeugnisse Milchmischgetränke mit einem Anteil an Milch/Milcherzeugnissen von mind. 75% Wasser (unverpackt) (vgl. Anlage 2 zu 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG) Mehr Informationen finden Sie im ZDH-Info-Flyer Umsatzsteuer Abgabe von Speisen und Getränken im Handwerk ( hier unter Presse, Publikationen, Flyer 2013) Achtung: Kaffeespezialitäten mit Milchanteil von mind. 75% zum Mitnehmen ( Coffee to go ) = 7% 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 10

11 Manipulationssichere Kassen ab Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme erfasst sind, regelt 1 KassenSichV: u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, auch tabletbasierte Kassensysteme oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule) Die Vorgaben für die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung (Technische Richtlinien und Schutzprofile) wurden vom BSI im Juni 2018 veröffentlicht. Kann die Frist 1. Januar 2020 noch gehalten werden Übergangsregelung: Wurden Registrierkassen nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom (sog. Kassenrichtlinie 2010) entsprechen, und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des 146a AO nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden. 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 11

12 Kasseninvestitionen bis 2020 Investitionen in neue Kassen sollten aktuell nur in zwei Fällen vorgenommen werden: Bei nicht behebbarem technischen Defekt der Registrierkasse RISIKO muss eingegangen werden: es kann bei fehlender Aufrüstbarkeit lediglich die Übergangsvorschrift bis zum 31. Dezember 2022 in Anspruch genommen werden Die Registrierkasse entspricht nicht den Anforderungen der sog. Kassenrichtlinie 2010 sowie der GoBD Eine Investition muss SOFORT erfolgen Eine Rückkehr zur offenen Ladenkasse nicht empfehlenswert! 4. Dezember 2018 MIG Eismesse Seite 12

13 Mille Grazie Carsten Rothbart, Leiter Abteilung Steuer- und Finanzpolitik Mohrenstraße 20/ Berlin Tel.: Fax: Bilder sind von pixabay ( zur Verfügung gestellt worden und nach dortigen Angaben frei von Urheberrechten. Bildnachweise der Titelfolie (von links oben nach rechts unten): fotolia.com, Anton Maltsev / LVDESIGN / Heiko Löffler / Grecaud Paul / Piga / xy / niroworld / blickwinkel2511