Franz Klenger Ellen Falk-Kalms. Kostenstellenrechnung mit SAp R/3

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1 Franz Klenger Ellen Falk-Kalms Kostenstellenrechnung mit SAp R/3

2 Die Bücher der Reihe "Ausbildung und Studium" bieten praxisorientierte Einführungen für die Aus- und Weiterbildung sowie Bausteine für ein erfolgreiches berufsqualifizierendes Studium. Unter anderem sind erschienen: Studienführer WIrtschaftsinformatik von Peter Mertens et a1. Studien- und Forschungsführer Informatik an Fachhochschulen von Rainer Bischoff (Hrsg.) Turbo Pascal Wegweiser für Ausbildung und Studium von Ekkehard Kaier Deiphi essentials von Ekkehard Kaier Programmieren mit Fortran 90 von Hans-Peter Bäumer WIrtschaftsmathematik mit dem Computer von Hans Benker Einführung In UNIX von Werner Brecht Datenbank-Engineering von Alfred Moos und Gerhard Daues Vlsual Basic essentials von Ekkehard Kaier Excel for Betriebswirte von Robert Horvat und Kambiz Koochaki Grundkurs WIrtschaftsinformatik von Dietmar Abts und Wilhelm Mülder Praktische Systemprogrammierung von Helmut Weber Wissenschaftliches Publizieren mlt~1ex2~ von Torsten Machert Inganleurmathematlk mit Computeralgebra-Systamen von Hans Benker Excel für Techniker und Ingenieure von Hans-Jürgen Holland und Uwe Bernhardt Kostenstellenrachnung mit SAP R/3 von Franz Klenger und Ellen Falk Kalms Vieweg

3 Franz Klenger Ellen Falk-Kalms Kostensteilenrechnung mit SAp R/3 Mit Testbeispiel und Customizing für Studenten und Praktiker ai vleweg

4 Alle Rechte vorbehalten Springer Fachmedien Wiesbaden 1998 Ursprünglich erschienen bei Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig/Wiesbaden, Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Umschlaggestaltung: UJrike Posseit, Wiesbaden Gedruckt auf säurefreiem Papier ISBN ISBN (ebook) DOI /

5 (Kurzfassung) (Kurzfassung) 1. Einsatz von Standardsoftware in der Lehre KostensteIlenrechnung: Vorbereitung des Testbeispiels KostensteIlenrechnung: Durchführung und Kommentierung des Testbeispiels Systemeinrichtung Modul 0: Anmelden am und Abmelden vom R/3-System Modul 1: Customizing Organisations struktur Finanzbuchhaltung Modul 2: Customizing Stammdaten Finanzbuchhaltung Modul 3: Stammdaten für Haupt- und Nebenbuchhaltung anlegen Modul 4: Customizing Organisationsstruktur Kostenrechnung ModulS: Stammdaten der Kostenrechung anlegen Planung Betriebswirtschaftliches Konzept: Plan Modul 6: Customizing für Planung und Istverrechnung in der Kostenrechnung Modul 7: Planung Isterfassung Betriebswirtschaftliches Konzept: Soll-/Ist-Vergleich Modul 8: Customizing für die Istkostenerfassung in der Finanzbuchhaltung Modul 9: Istkostenerfassung in der Finanzbuchhaltung Modul 10: Istkostenverrechnung in der Kostenrechnung Modul 11: Customizing für das Infosystem der Modul 12: Auswertungen Schnittstelle für Eigenprogrammierung Modul 13: Unternehmensdatenmodell und ABAP/4 Dictionary Modul 14: Datenzugriff mit Open-SQL im ABAP/4-Report Anhänge v

6 Vorwort... ix 1. Einsatz von Standardsoftware in der Lehre Die Rolle zeitgemäßer Technologien an den Hochschulen Dualismus von make und buy in Praxis und Lehre Einordnung in Studium und DV-Ausbildung Personalprofile Alternativen des Einsatzes Abschied von den Träumen Live AG IDES Customizing-Ansatz Phasen schema Schritt: BW-Konzept (Betriebswirtschaftliches Konzept) Schritt: Systemeinrichtung (Customizing) Schritt: Systembetrieb (Anwendung) Prinzipien des SAP-Einsatzes in der Lehre Nur anwenden oder auch customizen? Totalmodell mit Integrationsanspruch oder abgegrenztes Teilgebiet mit Schnittstellen? Flächendeckend oder "Dschungelpfad"? Nachvollziehen oder selbermachen? Von Null an oder auf Vorarbeiten autbauend? Eigenes Arbeitsergebnis jeder Kleingruppe (2-er-Teams) oder nur gemeinsames Arbeitsergebnis der Projektgruppe? Seminarstile Selbststudium Traditionelle Vorführung Sprung ins kalte Wasser Seminarorganisation Relativierung als Beitrag einer Hochschule Wie geht es nach dem Einstieg weiter? Nicht weiterverfolgen Andere Stile Andere Themen Praxisprojekte Diplomarbeit VII

7 1.12 Stärken-Schwächen-Diskussion der SAP-Software KostensteIlenrechnung: Vorbereitung des Testbeispiels Betriebswirtschaftliches Konzept im Überblick Kostenstellenrechnung im Gesamtzusammenhang der Kostenrechnung Kostenrechnung im Datenzusammenhang.: Kostenrechnung innerhalb des SAP R/3-Systems Grundschema der Kostenstellenrechnung Nutzen des Testbeispiels Vorgehensschritte im Überblick: Customizing und Anwendung im WechseL Vorbereitung des Systems Alternativen der Bearbeitung des Testbeispiels Organisation der Gruppen Musterzeitplan KostensteIlenrechnung: Durchf"ührung und Kommentierung des Testbeispiels Systemeinrichtung VIII Modul 0: Anmelden am und Abmelden vom R/3-System Wichtige Symbole und Tasten MO.1 Start von SAP R/3 und Erstanmeldung MO.2 Abmelden vom R/3-System Modul 1: Customizing Organisationsstruktur Finanzbuchhaltung Organistationsstrukturen im SAP-System Organisationsstrukturen im Testbeispiel Einführungsleitfaden (Implementation Guide, IMG) Was ist zu tun? M1.1 Buchungskreis anlegen M1.2 Geschäftsjahresvariante ansehen und dem Buchungskreis zuordnen Modul 2: Customizing Stammdaten Finanzbuchhaltung Stammdaten und Bewegungsdaten Umfeld: Sachkontenstammdaten Kontengruppe Aufbau der Bildschirmfelder für das Erfassen der Sachkontenstammdaten Feldstatusgruppe

8 Gestaltung der Bildschirmbilder für das Buchen auf Sachkonten Feldstatusvarianten Umfeld der Kreditorenstammdaten Was ist zu tun? M2.1 Vorbereitungen für das Anlegen von Sachkontenstammsätzen treffen M2.1.1 Kontenplan im Kontenplanverzeichnis eintragen M2.1.2 Buchungskreis dem Kontenplan zuordnen M2.1.3 Kontengruppen definieren und pflegen M2.1.4 Feldstatusvariante ansehen und dem Buchungskreis zuordnen M2.2 Festlegungen für das Anlegen von Kreditorenstammsätzen M2.2.1 Nummernkreise M2.2.2 Kontengruppen Modul 3: Stammdaten für Haupt- und Nebenbuchhaltung anlegen Hierarchie der Sachkontenstammdaten Besonderheiten der Erfolgskonten Integration Neben- und Hauptbuch Die Organisation der Kreditorenstammdaten Was ist zu tun? M3.1 Sachkontenstammsätze anlegen M3.2 Kreditorenstammsätze anlegen Modul 4: Customizing Organisationsstruktur Kostenrechnung Kostenrechnungskreis Standardhierarchie Was ist zu tun? M4.1 Kostenrechnungskreis anlegen M4.2 Kostenrechnungskreis pflegen ModulS: Stammdaten der Kostenrechung anlegen Stammdaten der Kostenrechnung Integration Finanzbuchhaltung - Kostenrechnung Kostenartengruppen (Kostenstellen-) Standardhierarchie Was ist zu tun? M5.1 Kostenarten M5.1.1 Primäre Kostenarten anlegen M5.1.2 Sekundäre Kostenarten anlegen M5;1.3 Kostenarten in Kostenartenhierarchien zusammenfassen M5.2 KostensteIlen M5.2.1 Struktur der Kostenstellenstandardhierarchie definieren M5.2.2 KostensteIlen anlegen IX

9 M5.3 Leistungsarten M5.3.1 Leistungsarten anlegen M5.3.2 Leistungsartengruppe anlegen M5,4 Innenaufträge für Abgrenzung Planung Betriebswirtschaftliches Konzept: Plan Primärkosten Bezugsgrößen Innerbetriebliche Leistungsverrechnung ILV Fuhrpark (vorgangsbezogen) ILV Instandhaltung (vorgangsbezogen) ILV Arbeitsvorbereitung (periodenbezogen) Kalkulationsparameter Abstimmung mit der Kostenträgerrechnung Modul 6: Customizing für Planung und Istverrechnung in der Kostenrechnung Abgrenzungsregeln für Personalnebenkosten definieren Indirekte Leistungsverrechnung Nummernkreise für Geschäftsvorgänge Was ist zu tun? M6.1 Periodische Verrechnungen M6.1.1 Abgrenzungsregeln definieren M6.1.2 Sender- und Empfängerregeln für die indirekte Leistungsverrechnung definieren M6.2 Nummernkreise für Geschäftsvorgänge kopieren Modul 7: Planung Umfang der Planung Was ist zu tun? M7.1 Planerprofil setzen M7.2 Leistungsartenplanung (Bezugsgrößenplanung) M7.3 Primärkostenplanung M7.3.1 Leistungsunabhängige Primärkostenplanung M7.3.2 Leistungsabhängige Primärkostenplanung M7.3.3 Planabgrenzung M7,4 Sekundärkostenplanung M7.4.1 Leistungsaufnahmeplanung M7.4.2 Indirekte Leistungsverrechnung Plan M7.5 Tarifermittlung M7.6 Planungsberichte Isterfassung x Betriebswirtschaftliches Konzept: Soll-list-Vergleich

10 Aufteilung des Jahresplans auf Monate Verschiedene Detaillierungsniveaus im Plan und Ist Innenaufträge zur Erfassung der Differenzen zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Kalkulatorische Kostenarten im Ist Soll-/Ist-Vergleich bei einer Bezugsgröße Soll-lIst-Vergleich bei zwei Bezugsgrößen Modul 8: Customizing für die Istkostenerfassung in der Finanzbuchhaltung Allgemeines zum Buchen Was ist zu tun? M8.1 Belegarten ansehen und Nummemkreise für Belegarten definieren M8.2 Buchungsschlüssel ansehen M8.3 Betragsgrenzen bestimmen M8.4 Buchungsperioden festlegen Modul 9: Istkostenerfassung in der Finanzbuchhaltung Umfang Kosten- Erfassung und -Verrechnung Ist Isterfassung Was ist zu tun? M9.l Kreditorenrechnungen erfassen M9.2 Sachkontenbuchungen Modul 10: Istkostenverrechnung in der Kostenrechnung Was ist zu tun? MlO.l Vorgangsbezogene Verrechnungen MIO.l.l Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung MIO.l.2 Leistungserfassung M10.2 Periodische Verrechnungen MIO.2.1 Abgrenzung MIO.2.2 Indirekte Leistungsverrechnung Modul 11: Customizing für das Infosystem der Kostenrechnung Was ist zu tun? Ml1.l Standard-Berichtsbaum und zu verwendenden Standard~Bericht ansehen M11.2 Standard-Bericht eigene Kostenartengruppe zuordnen Modul 12: Auswertungen Was ist zu tun? M12.l Einzelpostenberichte: Stellenrechnung M12.2 Einzelpostenberichte: Innenaufträge M12.3 Report-Writer-Berichte: Stellenrechnung (BAB) XI

11 M Report-Writer-Bericht aufrufen und im Bericht navigieren M Layout modifizieren M Grafik anzeigen M Bericht nach Excel exportieren Schnittstelle für Eigenprogrammierung Modul 13: Unternehmensdatenmodell und ABAP/4 Dictionary Das SAP-Unternehmensdatenmodell (SAP-UDM) Architektur des SAP-UDM Das ABAP/4 Dictionary Was ist zu tun? M13.1 Mit dem Data Modeler im SAP-Unternehmensdatenmodell navigieren M13.2 Verbindung zwischen Datenmodell und realisierten Datenbankstrukturen des ABAP/4 Dictionary Modul 14: Datenzugriffmit Open-SQL im ABAP/4-Report ABAP/ Datenbankzugriffe Was ist zu tun? M14 Datenzugriffmit Open-SQL im ABAP/4-Report Anhänge Anhang: Hinweise rtir den Systemadministrator Anhang: Testbeispiel als Tabellenkalkulations-Vorlage Anhang: Eingabetabellen ~ 4.4 Anhang: Ausdruck SAP-Bericht Anhang: Glossar von SAP-Begriffen Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis XII

12 Vorwort Vorwort Es sollte ein leichtes Buch werden. Es sollte etwas von der Begeisterung und dem Frust der ersten Schritte wiedergeben. Und es sollte etwas vom Lachen über die ersten Irrwege erhalten bleiben. Zielgruppe Das Buch richtet sich an alle diejenigen, die den Einstieg in die "SAP-Welt" suchen, seien es Studenten und Dozenten an Hochschulen und anderen Bildungseinrichtungen, seien es SAP-Einsteiger in Unternehmen und Unternehmensberatungen, kurz all jene, die zunächst eine Annäherung an das komplexe Gebilde der SAP-Software im Selbststudium suchen. Machen und Reflektieren Die Methode ist eine Gratwanderung: mehr als nur auf "auf Wolke 7" (Visionen, Überblicke, Stichworte, Perspektiven), aber auch nicht nur blindes "Hacken" ins System, obwohl ein ausführlicher dazugehört. Dreifacher Nutzen - Einführung in die Kostenstellenrechnung (an einem Komplettbeispiel) (unabhängig von einer Kostenrechnungsvorlesung zu lesen, aber auch gut als Ergänzung geeignet) - Durchblättern (unabhängig vom System), um einen Eindruck von der Implementierung zu gewinnen - Durchtasten am System Customizing Das Anpassen an die kundenspezifischen Anforderungen (SAP-Begriff: Customizing) ist nicht wie in so vielen "Musterfirmen" weggelassen, sondern wesentlicher Bestandteil. Am Anfang steht ein Erfahrungsbericht (allgemein, ohne Bezug zur Kostenrechnung) über den Einsatz der SAP-Software in der Lehre mit vielen Tips. Empfehlung zum Einsatz des Testbeispiels Mit dem Testbeispielliegt eine sorgfältig ausgearbeitete Unterlage vor, die auf grund langjährigen praktischen Einsatzes in mehr als 15 Seminarveranstaltungen immer weiter ausgefeilt wurde. XIII

13 Vorwort Das Testbeispiel umfaßt - bezogen auf die Kostenstellenrechnung - den gesamten Controlling-Zyklus von Planung bis Soll-/Ist-Vergleich. Die betriebswirtschaftlichen Besonderheiten (z. B. parallele Voll- und Teilkostenrechnung, mehrere Bezugsgrö Ben) sind in Punkt 2.2 "Nutzen des Testbeispiels" zusammengestellt. Für Seminarleiter, die das Testbeispiel in Veranstaltungen einsetzen wollen, bzw. für Einzelpersonen und Kleingruppen, die es in Eigeninitiative am System durchtasten wollen, sind in Punkt 2.4 "Vorbereitung des Systems" entsprechende Hinweise gegeben. TabeUenkalkulation Das Testbeispiel wurde auch als Tabellenkalkulation durchgerechnet (4.2 Anhang: Testbeispiel als Tabellenkalkulations-Vorlage), was kein schlechter Test für die Stimmigkeit einer betriebswirtschaftlichen Konzeption ist. Der Leser kann sich in der Tabellenkalkulation schnell über den betriebswirtschaftlichen des Testbeispiels informieren. Die betriebswirtschaftliche Standardsoftware - in unserem Fall SAP R/3 - hat aber im Gegensatz zur Tabellenkalkulation nicht primär ein Rechenexempel, sondern ein Organisationsproblem zu lösen. Worin der Unterschied besteht, dürfte durch die vorliegende Arbeit deutlich werden. Die Arbeit ist von der Intention her wohlwollend, aber - wie es sich für eine Hochschule gehört - nicht völlig unkritisch gegenüber SAP. Danksagungen Uwe Durchfeld, Annin Gladysch und Thomas Wellner haben sich als Diplomanden ("die drei Musketiere") völlig selbständig durch das R/2-System - inzwischen schon historisch - gekämpft und Grundlagen gelegt. Günter Brinkmann kümmert sich klaglos und ohne Aufhebens um die Infrastruktur (puts, release-wechsel). Markus Sippel und Martina Richter haben als studentische Betreuer neben Tastenvirtuosität auch Beiträge zur didaktischen Verbesserung beigesteuert. Mathias Hartmann und Jens Katzenberg haben sich bei der Zusammenführung der heterogenen Textbausteine verdient gemacht. Nicolas hat das Projekt mit verständigem Wohlwollen begleitet. Dortmund 1998 Franz Klenger Ellen Falk-Kalms XIV