CHORplus VERWALTUNGSOBERFLÄCHE FÜR SÄNGERKREISE BEREICH CHORVERWALTUNG DES SB NRW IN KOOPERATION MIT DER FIRMA UPLUS

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1 VERWALTUNGSOBERFLÄCHE FÜR SÄNGERKREISE DES SB NRW IN KOOPERATION MIT DER FIRMA UPLUS BEREICH CHORVERWALTUNG

2 Die Informationen in dieser Hilfe werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit genutzt. Trotz größter Sorgfalt können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Die Autoren, die Firma Uplus und der SB NRW können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in dieser Hilfe erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden Uplus

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Einleitung Verwendete Symbole in dieser Dokumentation Sichere Datenübertragung Voraussetzungen für die Verwaltungssoftware Chorplus Browser Zusätzlich benötigte Software Browsereinstellung Hardware und Betriebssystem Arbeiten mit Chorplus Starten von Chorplus Die Verwaltungsmaske von Chorplus Die Chorverwaltung Die Suchmaske Die Übersichtsmaske Die Detailmaske Der Reiter Erfassung Support und Hilfe Verwaltungssoftware Chorplus 3

4 1. Einleitung Mit der Verwaltungssoftware Chorplus besteht für Sängerkreise die Möglichkeit, die Daten ihrer Chöre sekundenaktuell zu verwalten. Ändert ein Chor seinen Vorsitzenden oder Ansprechpartner in der Online-Bestandserfassung, haben Sie als Sängerkreis die Daten sofort aktuell in der Verwaltungsoberfläche Chorplus. Weiterhin besteht die Möglichkeit, sich vordefinierte Auswertungen aus Chorplus zu exportieren und in Excel, Access oder Ihrem Verwaltungsprogramm zu importieren. Wir hoffen, Ihnen mit diesem Programm eine intuitiv und einfach zu bedienende Verwaltungssoftware zur Verfügung zu stellen. Für Anregungen oder Kritik können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen (siehe Kapitel 5., Hilfe und Support ). 1.1 Verwendete Symbole in dieser Dokumentation Dieses Symbol verweist auf wichtige Informationen in der Online-Bestandserfassung. Beachten Sie bitte Informationen, die mit diesem Zeichen gekennzeichnet sind. Folgende Buttons werden online verwendet: Klicken Sie auf diesen Button, um Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf diesen Button, um Änderungen zu verwerfen. Die Daten werden nicht abgespeichert. 1.2 Sichere Datenübertragung Im Browser finden Sie im unteren, rechten Bereich das nebenstehende Symbol. Das Schloss gekennzeichnet eine sichere Verbindung. Damit ist gewährleistet, dass die Daten verschlüsselt übertragen werden. Durch einen Doppelklick auf dieses Symbol können Sie nähere Information über das Zertifikat aufrufen. Verwaltungssoftware Chorplus 4

5 2. Voraussetzungen für die Verwaltungssoftware Chorplus 2.1 Browser Bei manchen Browsern kann es zu Darstellungsproblemen in der Verwaltungssoftware kommen. Bei folgenden Browsern können Probleme auftreten: Netscape: Bis einschließlich der Version 7.0 kann im Netscape-Browser die Verwaltungssoftware fehlerhaft angezeigt werden. Teilweise erfüllen diese Browservarianten nicht mehr den Standard zur Anzeige von Internetseiten. Die folgenden Browser verursachen keine Probleme bei der Darstellung: Netscape 7.01 Internet Explorer ab der Version 5.01 Opera 7.23 T-Online-Browser von T-Online 4.0 Firefox Zusätzlich benötigte Software Sie können vordefinierte Auswertungen auf Ihren PC downloaden. Da diese Dateien gepackt sind, benötigen Sie das Programm WinZIP oder ein anderes ZIP-Programm auf Ihrem Rechner. Eine kostenlose WinZIP-Version (voll funktionsfähige Testversion) können Sie sich unter downloaden. Die entpackten Dateien haben keine Dateinamenerweiterung. Es handelt sich dabei um sogenannte csv-dateien. Dieses Format kann von vielen Datenbanken gelesen werden. Des weiteren können Sie diese Dateien auch mit MS Excel lesen und weiter bearbeiten. 2.3 Browsereinstellung Ihr Browser muss JavaScript unterstützen und Cookies müssen akzeptiert werden. Standardmäßig ist dies in den Browsern aktiviert. Sollten Sie diese Einstellung deaktiviert haben, so müssen Sie diese Einstellung temporär für die Bestandserfassung aktivieren. Die gesetzten Cookies sind sogenannte Session Cookies, d.h. nach dem Logout werden diese gelöscht. 2.4 Hardware und Betriebssystem Die Verwaltungssoftware ist unabhängig vom verwendeten Betriebssystem und Hardware. Das System funktioniert mit jeder Internetverbindung (Modem, ISDN oder DSL). Je schneller Ihre Internetverbindung ist, desto schneller bauen sich selbstverständlich die Masken auf. Verwaltungssoftware Chorplus 5

6 3. Arbeiten mit Chorplus 3.1 Starten von Chorplus Chorplus arbeitet mit jedem gängigen Browser (Ausnahmen siehe Kapitel 2.) und basiert auf der Internettechnologie. Um auf die Einloggmaske zu kommen, geben Sie in Ihrem Browser bitte folgende Web-Adresse ein: Nach Bestätigen der Taste ENTER erscheint folgende Maske: Zum Einloggen benötigen Sie den Benutzernamen und das Passwort. Beides wurde Ihnen von der Geschäftsstelle per Post zugesendet. Der Benutzernamen ist Ihre 4-stellige DSB-Nummer des Kreises, dass Passwort besteht aus Zahlen und Buchstaben. Beachten Sie beim Passwort die Großund Kleinschreibung. Das Passwort kann von Ihnen nicht geändert werden! Das Passwort ist nicht identisch mit dem Passwort des internen Zugangs zum SB NRW! Nach Eingabe von Benutzernamen und Passwort klicken Sie auf den Button Einloggen (alternativ: ENTER-Taste). Verwaltungssoftware Chorplus 6

7 3.2 Die Verwaltungsmaske von Chorplus Nach erfolgreichem Einlogg-Vorgang baut sich folgende Maske auf: Auf der linken Seite des Browser-Fenster befindet sich die Navigation, mit der Sie Chorplus verwenden können. Als Benutzer wird der Benutzername Ihres Kreises angezeigt Um die Arbeit mit Chorplus zu beenden müssen Sie sich über diesen Link ausloggen. Über die Chorverwaltung können Sie Daten Ihrer Mitgliedschöre kontrollieren, ändern und ergänzen (Beschreibung in Kapitel 4.). Über diese Links können Sie diverse Auswertungen für Ihre Arbeit durchführen (nähere Beschreibung in einer separaten Anleitung). Durch einen einfachen Klick auf einen der Links gelangen Sie auf die nächste Maske. Verwaltungssoftware Chorplus 7

8 4. Die Chorverwaltung Sie suchen einen bestimmten Chor? Sie wollen die Daten der Chöre kontrollieren oder die Bestandserfassung für Ihre Chöre durchführen? Über die Chorverwaltung haben Sie Zugriff auf diese Möglichkeiten. Nach einem einfachen Klick mit der linken Maustaste auf den Link Chorverwaltung wird folgende Maske aufgerufen: Suchmaske Die Suchmaske dient zum Auffinden Ihrer Chöre im Sängerkreis. Verwaltungssoftware Chorplus 8

9 4.1 Die Suchmaske Freies Suchfeld in Abhängigkeit der eingestellten Kategorie im Drop-Down-Menü 2 Start des Suchvorgangs 4 6 Zuletzt bearbeiteten Chor aufrufen 1 Drop-Down-Menü zur Auswahl vordefinierter Kategorien 3 Soll ein Teil des Suchbegriffes am Wortanfang oder an beliebiger Stelle vorkommen? 5 In der numerischen Liste einen Chor nach vorne bzw. hinten springen zu 1.: Das Drop-Down-Menü ist mit Kategorien vorbelegt, die zur Suche benötigt werden. Wählen Sie je nachdem in welchen Bereich Sie suchen möchten, die entsprechende Kategorie aus. zu 2.: Im Suchfeld können Sie den zu suchenden Begriff eingeben. Hierfür benötigen Sie nicht den gesamten Suchbegriff, sondern es reicht ein Fragment des Namens, der DSB-Nummer, etc. aus. Das System sucht in der mit dem Drop-Down-Menü definierten Kategorie nach diesem Fragment. Geben Sie keinen Begriff in dieses Suchfeld ein, werden alle Chöre Ihres Sängerkreises angezeigt. zu 3.: Wenn Sie einen Begriff in das Suchfeld eingegeben haben und wissen, dass dieser Begriff am Anfang z.b. des Chornamens steht, dann klicken Sie mit der Maus diese Checkbox an. Damit wird festgelegt, dass die eingegebene Zahlen- oder Buchstabenfolge am Anfang des zu suchenden Begriffes steht. zu 4.: Mit einem Klick auf den Button Suchen starten Sie die Suche. zu 5.: Haben Sie in der Übersichtsmaske einen Chor zum Bearbeiten ausgewählt und möchten den nächsten oder vorherigen Chor der Liste bearbeiten, können Sie mit den Taste + und zum nächsten bzw. vorherigen Chor springen. Dieser erscheint dann wieder als Einzeleintrag in der Übersichtsliste. zu 6.: Mit dem Button 0 können Sie zu dem Chor springen, den Sie zuletzt bearbeitet haben. Dies bezieht sich immer nur auf die aktuelle Sitzung. Verwaltungssoftware Chorplus 9

10 Haben Sie mit den Buttons + und - in der Übersichtsmaske Chöre betrachtet, so wird mit der Taste 0 der zuletzt aufgerufene Chor angezeigt. Beispiel: Aufgabe 1: Sie suchen einen Chor und haben nur die 9-stellige DSB-Nummer. Lösung 1: Das Drop-Down-Menü ist standardmäßig als Vorauswahl mit der Mitgliedsnummer belegt. Geben Sie im Suchfeld die DSB-Nummer ein. Klicken Sie anschließend mit der Maus auf den Button Suchen. Ihr Chor wird aufgelistet. Aufgabe 2: Sie haben nur einen Teil des Namens des gesuchten Chores. Lösung 2: Im Drop-Down-Menü wählen Sie als Kategorie Chorname aus. Anschließend geben Sie im Suchfeld dieses Namensfragment ein. Klicken Sie zum Abschluss auf den Button Suchen. In der Übersichtsmaske werden Ihnen alle Chöre Ihres Sängerkreises aufgelistet, in dem dieses Namensfragment vorkommt. Dabei ist es unerheblich, an welcher Stelle dieses Namensfragment sich im Chornamen befindet. Aufgabe 3: Ihre unter Aufgabe 2 abgerufene Liste ist zu lang. Sie wissen, dass der Ihnen bekannte Teilnamen am Anfang des Chornamens steht. Lösung 3: Wählen Sie zusätzlich die Checkbox ( Anfang ) aus. Damit wird gewährleistet, dass der Suchbegriff am Anfang des gesuchten Begriffes stehen muss. Verwaltungssoftware Chorplus 10

11 4.2 Die Übersichtsmaske Sie haben die Suchkriterien in die Suchmaske eingegeben und mit einem Klick auf den Button Suchen die Anfrage abgesendet. Anschließend erhalten Sie folgende Übersichtsmaske: Anzahl der Chöre in der Liste Mit diesem Button gelangen Sie in die Detail- Liste. Mit einem einfachen Klick auf den Button gelangen Sie in die Detailansicht für die Chöre. Als Kontrolle haben Sie in dieser Liste sowohl in der ersten Spalte als auch auf den Button selbst die DSB-Nummer des Chores dargestellt. Verwaltungssoftware Chorplus 11

12 4.3 Die Detailmaske Nach dem Sie einen Klick auf den rechten Button in der Übersichtsmaske durchgeführt haben, erscheint folgende Maske: Vereinsdaten Chordaten DSB-Nummer des Chors Die Detailmaske ist in zwei Bereiche gegliedert: 1. Die ersten drei Reiter in den Farben Rot, Dunkelbau und Grün sind für die Vereinsdaten 2. Die nächsten 5 Reiter sind für die Chordaten bestimmt Zusätzlich haben Sie einen Reiter, der mit Erfassung gekennzeichnet ist. Dort ist der Status für die Bestandserfassung kontrollierbar (Bestandserfassung abgeschlossen bzw,. Bestandserfassung noch nicht durchgeführt). In dieser Maske können Sie Daten verändern, ergänzen oder für Ihre Chöre die Bestandserfassung vornehmen. Klicken Sie nach Änderungen in den Eingabefeldern auf den Button klicken. Nur. Nur dann werden die Änderungen übernommen! Verlassen Sie eine der Registermasken ohne zu speichern, werden die Daten nicht in die Datenbank übernommen. Verwaltungssoftware Chorplus 12

13 Eine Sonderstellung nehmen die Reiter Person für den Verein und der Reiter Vorstand für den Chor ein. Diese Daten können Sie nicht direkt bearbeiten, sondern diese werden in einer Übersichtsliste angezeigt. Klicken Sie auf den Button können., um die Personendaten bearbeiten zu Anschließend erscheint folgende Maske: Ändern, ergänzen oder erfassen Sie die gewünschten Informationen. Möchten Sie die Änderungen speichern, klicken Sie auf den Button. Wollen Sie die Maske verlassen ohne die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button. Klicken Sie auf den Button Ansonsten werden Ihre Änderungen nicht übernommen., um Änderungen abzuspeichern. Verlassen Sie die Maske über den Button nicht übernommen. Sie gelangen wieder auf die Ünersichtsliste., werden Änderungen Verwaltungssoftware Chorplus 13

14 4.4 Der Reiter Erfassung Sie haben für Chöre aus Ihrem Sängerkreis die Bestandserfassung durchgeführt? Dann müssen Sie in dieser Maske auf den Button abzuschließen. klicken, um die Bestandserfassung Wenn Sie für einen Chor aus Ihrem Sängerkreis die Bestandserfassung durchgeführt haben und diese nicht abschließen, wird die Bestandserfassung als nicht durchgeführt gelistet. Wenn Sie einen Verein bzw. Chor mit der Endung 00 bearbeitet, müssen sowohl der Verein als auch der Chor eingegeben werden. Vorher darf die Bestandserfassung nicht abgeschlossen werden! Ist die Bestandserfassung noch nicht abgeschlossen, wird die Maske folgendermaßen dargestellt: Ist die Bestandserfassung durch einen Chor oder durch Ihren Sängerkreis abgeschlossen worden, ist der Button nicht mehr zu sehen. Die Maske wird wie folgt dargestellt. Verwaltungssoftware Chorplus 14

15 5. Support und Hilfe Für Fragen zur Verwaltungsoberfläche steht Ihnen die Geschäftsstelle des SB NRW zur Verfügung. Diese können Sie über folgende -adresse erreichen: Verwaltungssoftware Chorplus 15