Kontrollstrategie der EFRE-Verwaltungsbehörde

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1 Kontrollstrategie der EFRE-Verwaltungsbehörde Handbuch Ziffer II Stand: Mai Überblick Rechtsgrundlage für die Durchführung von Artikel 13 Kontrollen ist Artikel 60 Buchstabe b der VO (EG) Nr. 1083/2006 in Verbindung mit Artikel 13 der VO (EG) Nr. 1828/2006. Die Überprüfungen betreffen nach Bedarf administrative, finanzielle, technische und physische Aspekte der Vorhaben. Die Überprüfungen erstrecken sich auf - die Realität der geltend gemachten Ausgaben - die Lieferung bzw. Erbringung der betreffenden Produkte oder Dienstleistungen entsprechend den Zuwendungsbescheiden/Verträgen - die Richtigkeit der von den Begünstigten eingereichten Mittelanforderungen und - die Übereinstimmung der Vorhaben und Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und nationalen Bestimmungen. Die Überprüfungen umfassen die folgenden Verfahren: a) die Verwaltungsprüfung jeder von den Begünstigen eingereichten Mittelanforderung; b) die Vor-Ort-Überprüfung einzelner Vorhaben. Die Durchführung der Kontrollen nach Artikel 13 Abs. 2 Buchstabe a) und b) der VO (EG) Nr. 1828/2006 hat die EFRE-Verwaltungsbehörde auf die zwischengeschalteten Stellen (im folgenden: ZGS) delegiert Gegenstand und Umfang der auf die ZGS übertragenen Aufgaben ergeben sich aus den mit den ZGS geschlossenen Vereinbarungen bzw. der Dienstanweisung für die ZGS des MWAEV (Anlagen zur Beschreibung der VKS). Eine Ausnahme bildet allein die Prüfung der Einhaltung des Vergaberechts; diese Kontrollaufgabe nimmt die EFRE-Verwaltungsbehörde unmittelbar selbst wahr (dazu detailliert unter Punkt 2. Vergaberechts-Controlling). Die Verwaltungs- und Kontrollstrukturen, die für die Durchführung der Verwaltungsprüfungen und der Vor-Ort-Kontrollen durch die ZGS gelten, sind im EFRE- Förderhandbuch beschrieben. Die ordnungsgemäße Durchführung der Artikel 13 Kontrollen durch die ZGS wird von der EFRE-Verwaltungsbehörde auf zweierlei Weise überwacht: Primär erfolgt die Überwachung durch sog. Qualitätsprüfungen. Das bedeutet, dass die EFRE-Verwaltungsbehörde die ordnungsgemäße Durchführung der auf die ZGS delegierten Aufgaben entweder selbst oder durch von ihr beauftragte und unter ihrer Verantwortung tätige externe Prüfer stichprobenweise durch vertiefende Einzelfallprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen bei den ZGS sowie bei den Zuwendungsempfängern überprüft. Dabei beinhalten die Qualitätsprüfungen eine Überprüfung auf der Grundlage der Förderakte und erforderlichenfalls sonstiger Akten. Qualitätsprüfungen können zu jedem Verfahrensstand eines Projektes erfolgen. Ziel der Qualitätsprüfungen ist es, ein kontinuierliches Qualitätsmanagement für die Programmumsetzung sicherzustellen, das darauf ausgerichtet ist, eine ordnungsge-

2 2 mäße Abwicklung und effiziente Verwendung der Strukturfondsmittel zu gewährleisten. Die Qualitätsprüfungen dienen der Aufdeckung von Schwachstellen in der Abwicklung, für deren Beseitigung die EFRE-Verwaltungsbehörde geeignete Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Wird von der EFRE-Verwaltungsbehörde ein Dritter mit Qualitätsprüfungen beauftragt, wird die EFRE-Verwaltungsbehörde als auftragsvergebende Stelle die Qualität der ausgelagerten Prüfungen durch Auswertung der Prüfberichte und stichprobenweise Begleitung der Prüftätigkeit ebenfalls überwachen. Die Qualitätssicherung wird nach Maßgabe der Arbeitsanleitung zur Qualitätssicherung durchgeführt. Die Gesamtverantwortung verbleibt bei der EFRE-Verwaltungsbehörde. Daneben überprüft die EFRE-Verwaltungsbehörde die ordnungsgemäße Durchführung der auf die ZGS delegierten Aufgaben im Wege des sog. Mitzeichnungsverfahren. Dabei werden von der EFRE-Verwaltungsbehörde EFRE-kofinanzierte Bewilligungen / Verträge vor Versand an den Begünstigten und daraus resultierende Mittelabrufe vor Auszahlung daraufhin präventiv kontrolliert, ob die ZGS das Projekt korrekt und vollständig im Fördermittelinformationssystem (FMI) abbilden, d. h. sämtliche projektrelevanten Daten dem Projektstand entsprechend in FMI befüllen sowie sämtliche projektrelevanten Dokumente und sonstigen Unterlagen im System hinterlegen. Die entsprechenden Kontrollen werden im Folgenden als sog. Mitzeichnungskontrollen bezeichnet. Ziel der Mitzeichnungskontrollen ist es zu gewährleisten, dass FMI den aktuellen Projektstand widerspiegelt damit sichergestellt ist, dass nur korrekte Daten in die Ausgabenerklärung Eingang finden. Die Prüfung der FMI-Eingabepraxis der Förderreferate bereits vor rechtsverbindlicher Bewilligung bzw. vor Auszahlung von Mitteln dient ferner dazu, etwaige Mängel bei den wesentlichen und damit FMI-eingaberelevanten Eckdaten einer Förderung zu einem Zeitpunkt aufzudecken, zu dem die Mängel noch nicht schadenswirksam geworden und Gegensteuerungs- bzw. Heilungsmaßnahmen noch mit wenig Aufwand möglich sind. 1.1 Qualitätsprüfungen Gegenstand der Qualitätsprüfungen Gegenstand der Qualitätsprüfungen ist die Überprüfung der ordnungsgemäßen Durchführung der im Rahmen der Vereinbarungen und der Dienstanweisung auf die ZGS übertragenen Aufgaben. Aufgrund der Ergebnisse des Systemprüfberichts EFRE-Verwaltungsbehörde 2010/2011 der Prüfbehörde wird die EFRE-Verwaltungsbehörde inhaltlich schwerpunktmäßig die folgenden Bereiche im Wege von Qualitätsprüfungen prüfen bzw. prüfen lassen: - Verfahren für die Bewertung und die Auswahl von Projekten durch die ZGS - Antragsprüfung durch die ZGS - Bescheiderstellung/Vertragsabschluss durch die ZGS - Informationen für die Endbegünstigten im Zuwendungsbescheid - Mittelabrufprüfung durch die ZGS

3 3 - Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen - Durchführung von Verwendungsnachweisprüfungen - Durchführung der Stichprobenverfahren und der Risikoanalyse durch die ZGS - Durchführung der baufachlichen Prüfung durch die baufachlichen ZGS - Durchführung der Folgemaßnahmen, die seitens der ZGS als Reaktion auf Beanstandungen im Rahmen von Artikel 13-Kontrollen angeordnet wurden - Anwendung und Anpassung der von der EFRE-Verwaltungsbehörde vorgegebenen Musterdokumente durch die ZGS - Dokumentation durch die ZGS sowie - Einhaltung der von der ZGS vorgegebenen Verfahren auf der Ebene der Begünstigten (Informations- und Publizitätsvorschriften, Berichtspflichten, Buchführung, Belegaufbewahrung). Zeitpunkt und Umfang der Qualitätskontrollen Die EFRE-Verwaltungsbehörde wird parallel zum laufenden Fördergeschäft die zur Mitzeichnung eingereichten Mittelabrufe im Wege von Qualitätskontrollen stichprobenweise prüfen. Die Stichprobengröße bezüglich der Qualitätskontrollen wird von der EFRE- Verwaltungsbehörde im Einvernehmen mit der Prüfbehörde festgelegt. Die Stichprobengröße richtet sich nach den Ergebnissen der bereits durchgeführten Qualitätskontrollen der EFRE-Verwaltungsbehörde und der Prüfungen der Prüfbehörde. Je besser die Systeme funktionieren und je geringer die finanzielle Fehlerquote ist, desto geringer wird die Stichprobengröße festgesetzt. Die Stichprobengröße wird den Ergebnissen der laufenden Qualitätskontrollen der EFRE-Verwaltungsbehörde und den laufenden Prüfungen der Prüfbehörde kontinuierlich angepasst. Über die Festlegung und Anpassung der Stichprobengröße ergeht seitens der EFRE- Verwaltungsbehörde jeweils eine schriftliche Mitteilung an die Prüfbehörde. Der projektbezogene Umfang der einzelnen Qualitätskontrolle richtet sich danach, inwieweit und mit welchen Ergebnissen der Förderfall, der betreffende Maßnahmenbereich, der betreffende Zuwendungsempfänger und die dafür zuständige ZGS im Zeitpunkt der Stichprobenziehung bereits zuvor durch System- oder Vorhabenprüfungen der Prüfbehörde bzw. durch Qualitätsprüfungen der EFRE-Verwaltungsbehörde geprüft wurden. Dies bedeutet: - Mehrmalige Prüfung desselben Projektes: Soweit in der Stichprobe ein Mittelabruf aus einem Projekt gezogen wird, das bereits durch die Prüfbehörde, eine andere Finanzkontrollbehörde oder die EFRE-Verwaltungsbehörde selbst geprüft wurde, setzt die Qualitätskontrolle für die Prüfung der Ausgaben des gezogenen Mittelabrufs auf den Ergebnissen dieser Prüfungen auf. - Mehrmalige Prüfung derselben ZGS: Soweit in der Stichprobe ein Mittelabruf aus einem Projekt einer ZGS gezogen wird, von der die EFRE-Verwaltungsbehörde bereits zuvor Projekte durch das gesamte Abwicklungssystem hindurch geprüft hat, konzentriert die EFRE- Verwaltungsbehörde die Qualitätskontrolle auf diejenigen Verfahrensteile aus dem konkret gezogenen Förderfall, die nach den Ergebnissen der bisherigen

4 4 Prüfungen als fehler- bzw. risikobehaftet anzusehen bzw. die systemisch gesehen als noch nicht hinreichend geprüft anzusehen sind. Bei den Verfahrensabschnitten hingegen, die aufgrund bereits erfolgter Prüfungen als nicht fehler- bzw. risikobehaftet anzusehen sind, setzt die EFRE- Verwaltungsbehörde auf den Ergebnissen der bisherigen Prüfungen auf. - Mehrmalige Prüfung desselben Zuwendungsempfängers Soweit in der Stichprobe ein Mittelabruf aus einem Projekt gezogen wird, dessen Zuwendungsempfänger bereits in anderen Projekten von der EFRE- Verwaltungsbehörde geprüft wurde, so setzt die EFRE-Verwaltungsbehörde bezüglich der ausschließlich auf den Zuwendungsempfänger bezogenen, projektunabhängigen Ergebnissen der bisherigen Prüfungen auf. - Prüfung einer bislang völlig ungeprüften zwischengeschalteten Stelle Soweit in der Stichprobe ein Mittelabruf eines Projekts einer ZGS gezogen wird, die bislang überhaupt noch nicht Gegenstand eine Qualitätskontrolle gewesen ist, wird die EFRE-Verwaltungsbehörde den gezogenen Förderfall durch das gesamte Abwicklungssystem hindurch prüfen. Für alle Prüfungen gilt: Soweit nach den oben genannten Maßgaben bei einer Qualitätskontrolle bestimmte Verfahrensabschnitte nicht geprüft werden, muss die Qualitätsprüferin / der Qualitätsprüfer nachvollziehbar dokumentieren, welcher Bereich und warum der betreffende Bereich nicht geprüft wird. Für alle Prüfungen gilt ferner, dass bei Fällen, bei denen während der Prüfung eine erhöhte Fehlerquote festgestellt wird, die Stichprobe gegebenenfalls maßnahmenbezogen erhöht wird. Für das Jahr 2011 hat das Saarland nur einen Zahlantrag gestellt und der Kommission dementsprechend nur eine Ausgabenerklärung vorgelegt. Von den Mittelabrufen, die in die Ausgabenerklärung 2011 eingestellt wurden, hat die EFRE- Verwaltungsbehörde risikoorientiert 15 Prozent ausgewählt und ist im Begriff, die zugrundeliegenden Förderfälle im Wege von Qualitätsprüfungen prüfen bzw. prüfen lassen. Da die Ausgabenerklärung 2011 spätestens im Dezember vorgelegt werden musste und im Hinblick auf die n+2-regelung auch nicht ins Jahr 2012 verschoben werden konnte, konnte die EFRE-Verwaltungsbehörde die Quote von 15 Prozent bis Dezember nicht ganz erreichen. Die Qualitätsprüfungen, betreffend die Ausgabenerklärung 2011, werden jedoch so zeitnah wie möglich abgeschlossen werden. Ferner wird die EFRE-Verwaltungsbehörde stichprobenartig im Wege von Qualitätskontrollen auch diejenigen Ausgaben überprüfen, die in die Ausgabenerklärungen 1 bis 3 eingeflossen sind. Hierzu wurde Details im Gemeinsamen Aktionsplan der Verwaltungsbehörde und der Prüfbehörde vom mit der Kommission vereinbart. Dienststelle, die die Qualitätsprüfungen durchführt Die Qualitätsprüfungen werden von der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde als Hauptverantwortliche durchgeführt bzw. veranlasst.

5 5 Prüfmethoden Die Qualitätsprüfungen werden insbesondere durchgeführt mittels: - Einsichtnahme in die kompletten Förderakte, - Einsichtnahme in weitere Unterlagen bei der ZGS / beim Zuwendungsempfänger, - Einsichtnahme ins elektronische Fördermittelinformationssystem FMI, - Befragungen der zuständigen Mitarbeiter / der Begünstigten, - Inaugenscheinnahme des geförderten Projekts sowie - Internetrecherchen (Publizitätsvorschriften). Die Prüfungen werden den zu prüfenden Stellen angekündigt. Gegebenenfallswird mit den betreffenden Stellen jeweils ein Auftakt- und ein Abschlussgespräch geführt. Die Prüfung wird - abgesehen von Vor-Ort-Kontrollen beim Begünstigten oder dem geförderten Projekt - grundsätzlich im Hause der zu prüfenden Stelle durchgeführt. Im Rahmen der Qualitätsprüfungen wird bei den zu prüfenden Stellen bzw. beim Begünstigten insbesondere in folgende Unterlagen Einsicht genommen: - Antrag sowie Checklisten und Vermerke über die Prüfung, - Bewilligungsbescheid und gegebenenfalls Änderungsbescheid(e) nebst Anlagen bzw. Verträge im Falle staatlicher Vorhaben, - Mittelabrufe einschließlich Belegliste und Belege sowie Vermerk über die entsprechenden Prüfungen, - Buchführungsunterlagen, - weitere Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid, Gehaltslisten, Fortschrittsberichte, Gutachten etc., - Zwischennachweis / Verwendungsnachweis und Vermerk über die entsprechenden Prüfungen, - Vermerk über Vor-Ort-Kontrollen sowie - weitere Sachberichte. Werden die Qualitätsprüfungen von der EFRE-Verwaltungsbehörde outgesourct, so wird die EFRE- Verwaltungsbehörde unter Einhaltung der allgemein anerkannten Unabhängigkeitsstandards ausschließlich solche Mitarbeiter in dem Prüfteam des Auftragnehmers akzeptieren, die über keine laufenden Mandate bezogen auf die zu prüfenden Stellen verfügen. Prüfdokumentation Die risikoorientierte Stichprobenziehung wird durch die EFRE-Verwaltungsbehörde dokumentiert. Zur Dokumentation der Qualitätsprüfungen dient die Checkliste Standard-Prüfvermerk zur Qualitätsprüfung der EFRE-Verwaltungsbehörde. Der Standardprüfvermerk wird, soweit erforderlich, an die prüfspezifischen Umstände angepasst. Für jede erfolgte Vorhabenprüfung wird ein Standardprüfvermerk ausgefüllt und nach Maßgabe eines von der EFRE-Verwaltungsbehörde vorgegebenen Musterprüfberichts ein Prüfbericht erstellt. In den Prüfbericht werden Empfehlungen aufgenommen, wie die vorgefundenen Fehler korrigiert und welche Maßnahmen zur Verbesserung des Systems ergriffen werden sollten. Der Prüfbericht wird der geprüften ZGS zur Stellungnahme weitergeleitet. Das Stellungnahmeverfahren gestaltet sich wie folgt: Zunächst wird ein vorläufiger (und deshalb noch nicht unterschriebener) Berichts- Entwurf erstellt. Der Berichts-Entwurf wird der ZGS mit der Bitte zugeleitet, eine hie-

6 6 rauf bezogene Stellungnahme abzugeben. Die Stellungnahme der ZGS zum Berichts-Entwurf wird i.d.r. in elektronischer Form und ohne Unterschrift eingereicht. Diese Verfahrensweise dient dazu, etwaige Unklarheiten im Sachverhalt oder bei der Rechtslage im Vorfeld der Erstellung eines endgültigen Prüfberichts zu klären. Aufgrund der Stellungnahme der ZGS zum Berichts-Entwurf wird sodann ein endgültiger Prüfbericht erstellt, der seitens der EFRE-Verwaltungsbehörde auch unterschrieben und der ZGS zugeleitet wird, die dann zu dem endgültigen Prüfbericht eine endgültige Stellung anfertigt. Die Stellungnahme zum endgültigen Prüfbericht bedarf einer Unterschrift und ist ferner in elektronischer als auch in Papierform vorzulegen. Follow-up Verfahren Nachdem der EFRE-Verwaltungsbehörde die Stellungnahme der ZGS zum endgültigen Prüfbericht vorliegt, leitet die EFRE-Verwaltungsbehörde nach Maßgabe etwaiger Prüffeststellungen ein förmliches Follow-Up ein, dessen Inhalt von der Art der spezifischen Prüffeststellungen abhängt. So kann ein Follow-up in einer punktuellen Vor-Ort-Überprüfung bei der ZGS oder dem Zuwendungsempfänger bestehen. Ein Follow-Up zu einer Qualitätsprüfung kann aber auch darin bestehen, dass die Prüferinnen der EFRE-Verwaltungsbehörde den ausdrücklichen Auftrag erhalten, im Rahmen der Mitzeichnungskontrollen über einen bestimmten Zeitraum hinweg systematisch eine bestimmte ZGS / einen bestimmten Maßnahmenbereich auf eine bestimmte Prüffeststellung hin zu überprüfen. In diesem Fall erhalten die Prüferinnen der EFRE-Verwaltungsbehörde im Rahmen des förmlichen Follow-Up eine separate Anleitung aus der hervor geht, was und in welchem Umfang bei Mitzeichnungskontrollen zusätzlich zur Überprüfung der FMI- Eingabepraxis zu kontrollieren ist, um das entsprechende Follow-Up zu der Qualitätskontrolle umzusetzen Mitzeichnungskontrollen und formale Mitzeichnung Gegenstand und Zeitpunkt der Mitzeichnungskontrollen durch die EFRE-Verwaltungsbehörde: Mitzeichnungskontrollen dienen der Überprüfung, ob die ZGS Mittelbewilligungen bzw. Mittelauszahlungen in FMI korrekt und vollständig abbilden. Dementsprechend sind Gegenstand der Mitzeichnungskontrollen - EFRE-kofinanzierte Zuwendungsbescheide vor Bewilligung - EFRE-kofinanzierte Verträge zur Durchführung eines staatlichen Vorhabens vor Vertragschluss - Mittelabrufe vor Auszahlung sowie die diesbezüglichen Eingaben der ZGS im FMI. Prüfumfang der Mitzeichnungskontrollen / Abgrenzung zur formalen Mitzeichnung Der Prüfumfang bezüglich der Mitzeichnungskontrollen wird von der EFRE- Verwaltungsbehörde im Einvernehmen mit der Prüfbehörde für jeden Maßnahmenbereich festgelegt.

7 7 Diejenigen Maßnahmenbereiche, bei denen nach den bisherigen Erfahrungen nur ein geringer oder gar kein Korrekturbedarf hinsichtlich der Eingaben ins FMI besteht, werden von der Mitzeichnungskontrolle ausgenommen. Insofern erfolgt lediglich eine rein formale Mitzeichnung. Bei allen anderen Maßnahmenbereichen geht der Mitzeichnung eine Mitzeichnungskontrolle aufgrund der FMI-Checklisten und nach Maßgabe der unten nachfolgenden Ausführungen voraus. Der Umfang bezüglich der Mitzeichnungskontrollen wird den Ergebnissen der laufenden Mitzeichnungskontrollen der EFRE-Verwaltungsbehörde und den laufenden Prüfungen der Prüfbehörde kontinuierlich angepasst. Über die Festlegung und Anpassung des Prüfumfangs bezüglich der Mitzeichnungskontrollen ergeht seitens der EFRE-Verwaltungsbehörde jeweils eine schriftliche Mitteilung an die Prüfbehörde. In den Prüfvermerken zur Mitzeichnung ist unter Hinweis auf diese Mitteilung an die Prüfbehörde jeweils zu vermerken, ob eine formale Mitzeichnung oder eine Mitzeichnungskontrolle vorliegt. Kontrollberechtigte Dienststelle: Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde Ministerium für Wirtschaft und Wissenschaft Prüferinnen sind: - Lisa Bur (Vollzeit), vormals Lisa Bier Tel Alexis-Léa Borstner (Vollzeit) bis Tel Anke Müller (Teilzeit) Tel Christina Prinz Tel Kemal Gök Tel Carmen Welz Tel Vorübergehend haben geprüft: - Kathrin Schwab (vom bis ; vom bis Tel bis ; vom bis ) - Angela Cornely (vom bis ; Tel vom bis ) - Christina Prinz (vom bis ; Tel bis ) - Andrea Paliot (vom bis ) Tel Edgar Bach (vom bis ) Tel Mitzeichnungsberechtigte Personen: - Der/die Leiter/in der EFRE-Verwaltungsbehörde - Der/die Stellvertreterin der EFRE-Verwaltungsbehörde Verfahren bei Mitzeichnungskontrollen: Die ZGS reichen bei der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde Zuwendungsbescheide bzw. Verträge und Mittelabrufe zur Mitzeichnung ein.

8 8 Dem gemäß sind bei der Einreichung zur Kontrolle und Mitzeichnung eines Zuwendungsbescheides / Vertrages, der mit EFRE-Mitteln kofinanziert werden soll, bzw. bei der Einreichung eines Mittelabrufes der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde von den ZGS mindestens die folgenden Unterlagen vorzulegen: Bei Bewilligung einer Zuwendung: - Zuwendungsbescheid plus erforderliche EFRE-spezifische Anlagen - Muster-Checkliste Antragsprüfung und Zuwendungsbescheid - Verbindliche Checkliste zur Feststellung der EFRE-Förderfähigkeit im Sinne des Operationellen Programms EFRE Saarland Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung Bei Durchführung eines staatliches Vorhabens: - Projekt-Ergänzungsbogen plus erforderliche EFRE-spezifische Anlagen - Vertrag plus entsprechende verwaltungsinterne Schreiben - Verbindliche Checkliste zur Feststellung der EFRE-Förderfähigkeit im Sinne des Operationellen Programms EFRE Saarland Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung Bei Einreichung eines Mittelabrufs - das vom Begünstigten ausgefüllte und unterschriebene Original-Mittelabrufformular, - die vom Begünstigten ausgefüllte und unterschriebene Ausgabenaufstellung - die von der ZGS ausgefüllte und unterschriebene Checkliste zur Prüfung von Mittelabrufen bei EFRE-kofinanzierten Projekten der Förderperiode die von der ZGS erstellte und unterschriebene Meldung an den Haushalt- Bitte um Erstellung einer Auszahlungsanordnung. Nach Vermerk des Posteingangs werden die Dokumente nach sachlichen Gesichtspunkten (insbesondere Eingang und Dringlichkeit) auf die Prüferinnen verteilt. Auf der Grundlage dieser Dokumente kontrollieren die Prüferinnen der EFRE- Verwaltungsbehörde sodann die Vorgänge daraufhin, ob das FMI korrekt und vollständig befüllt wurde. Eine materielle Prüfung der nicht FMI-eingaberelevanten Angaben findet hingegen im Rahmen der Mitzeichnungskontrollen nicht mehr statt, da dieser Prüfbereich nunmehr von den Qualitätskontrollen der EFRE-Verwaltungsbehörde abgedeckt wird. Mittelabrufe, bei denen nach der Art des zugrunde liegenden Projekts die Einhaltung von Vergaberecht relevant ist, werden für diesen Bereich ferner zusätzlich von den Referenten für EU-Vergabe-Controlling geprüft (siehe dazu im Einzelnen EU- Vergabe-Controlling unter 1.3). Prüfdokumentation/Mitzeichnung: Die Mitzeichnungskontrollen der EFRE-Verwaltungsbehörde werden schließlich wie folgt dokumentiert und mitgezeichnet: Ergeben sich keine Beanstandungen, fertigen die Prüferinnen einen entsprechenden schriftlichen Prüfvermerk, der dem Vorgang beigefügt wird und auf dessen Grundlage die Leiterin der Stabsstelle einen Entwurf

9 9 des Bescheides / des Vertrages mitzeichnet. Bei Mittelabrufen wird das Mittelabrufformular im Original mitgezeichnet. Die mitgezeichneten Entwürfe der Bescheide/Verträge einschließlich der entsprechenden Original-Dokumente werden sodann an die nach nationalem Recht für die Bewilligung / den Vertragschluss unterschriftsberechtigte Person weitergeleitet. Mittelabrufe werden je nach Herkunft weitergeleitet an das Haushaltsreferat MWW, Haushaltsreferat MfB, Haushaltsreferat MUEV sowie das Haushaltsreferat MAFPSuS bzw. - wenn die Auszahlung durch die SIKB vorgenommen wird - zurück an das betreffende Fördereferat, das den Vorgang danach selbst an die SIKB weiterleitet. Ergeben sich Beanstandungen, erfolgt zunächst keine Mitzeichnung. Stattdessen legen die Prüferinnen Abhilfemaßnahmen fest. Beanstandungen und Abhilfemaßnahmen werden in einem schriftlichen Prüfvermerk festgehalten und dokumentiert. Der Vorgang geht sodann samt Prüfvermerk an die ZGS zurück, die damit Gelegenheit erhält, den Beanstandungen abzuhelfen, um den Vorgang danach erneut bei der Stabsstelle zur Mitzeichnung einreichen zu können. Erst wenn die Kontrolle aus Anlass der erneuten Einreichung ergibt, dass den Abhilfemaßnahmen erfolgreich entsprochen wurde, erfolgt eine Mitzeichnung. Ergibt der Verlauf der Kontrolle bei der erneuten Einreichung zur Mitzeichnung stattdessen, dass den Beanstandungen nicht abgeholfen werden kann, so erfolgt gar keine Mitzeichnung. Um eine gleichmäßige, korrekte und aktuelle Handhabung der Kontrolltätigkeit zu gewährleisten, findet ein ständiger stabsstelleninterner Austausch statt. Dabei werden die Prüfkriterien ständig überprüft und aktualisiert. Häufig werden die PrüferInnen / MitarbeiterInnen der Stabsstelle auch außerhalb des förmlichen zeitlichen Rahmens des Mitzeichnungsverfahrens, so etwa bereits bei der Bescheiderstellung oder bei Fragen und Problemen, betreffend die EU- Verordnungen, eingebunden. Die Tätigkeit der PrüferInnen/MitarbeiterInnen der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde geht damit weit über die eigentliche Kontrolltätigkeit im Rahmen einer konkreten Mitzeichnung hinaus. Mit ihrer umfassenden Beratungs- und Hilfstätigkeit übernimmt die Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde gegenüber den ZGS vielmehr auch die Funktion eines Help Desk Kontrollstrategie Vergabeprüfung Bei verschiedenen Fördermaßnahmen hat der Begünstigte im Rahmen von Beschaffungsvorgängen zur Umsetzung der Fördermaßnahme die Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe einzuhalten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist Gegenstand einer zwischen den zwischengeschalteten Stellen und der EFRE- Verwaltungsbehörde aufgeteilten Prüfung, wobei die vertiefte Prüfung durch die EF- RE-Verwaltungsbehörde risikoorientiert auf Stichprobenbasis erfolgt. a. Vorbereitung und Zeitpunkt der Vergabeprüfung Soweit die Einhaltung der Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe projektrelevant ist, sind die zwischengeschalteten Stellen zur Erhebung entsprechender Prüfdaten und zur Optimierung des Prüfungsablaufs gehalten, bereits den Antragsunterlagen die folgenden vergabespezifischen Anlagen beizufügen:

10 10 - Infoblatt Nr. 1 Vorbereitung der Auftragsvergabe durch den Fördermittelempfänger (Förderhandbuch II. 1.3) - Infoblatt Nr. 2 Vergabedokumentation durch den Fördermittelempfänger (Förderhandbuch II. 1.4) - Übersicht über vergebene Aufträge (Förderhandbuch II. 1.5) Die verwaltungsseitige Prüfung, ob der Begünstigte die für ihn verbindlichen Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe eingehalten hat, hat nach nationalem Recht grundsätzlich erst im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung und somit nach der Durchführung des Projekts zu erfolgen. Wegen entsprechender Vorgaben seitens der Europäischen Kommission wird bei Projekten, die mit EFRE-Mitteln kofinanziert werden, der Zeitpunkt für die Vergaberechtsprüfung grundsätzlich spätestens auf den Zeitpunkt des Mittelabrufs durch den Begünstigten vorgezogen. Die Vorverlegung des Prüfzeitpunkts dient der Sicherstellung des Ziels der Vorgabe der Europäischen Kommission, EFRE-Mittel erst dann zur Auszahlung zu bringen, wenn feststeht, dass der Begünstigte die den Ausgaben zugrunde liegende Auftragsvergaben ordnungsgemäß durchgeführt hat. b. Ablauf und Umfang der Vergabeprüfung Die Vergabeprüfung stellt nach EU-Recht eine auf die Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe beschränkte Verwaltungsprüfung im Sinne von Artikel 13 Abs. 2 a) der VO (EG) Nr. 1828/2006. Aus Gründen der Effektivität und der Verhältnismäßigkeit erfolgt die Vergabeprüfung in zweigestufter Form: 1. Stufe: Sicht- und Plausibilitätsprüfung durch die zwischengeschalteten Stellen Auf dieser Stufe führen die zwischengeschalteten Stellen nach Maßgabe des Abschnitts 2.2 Vergaberecht der Checkliste zur Prüfung von Mittelabrufen bei mit EF- RE-Mitteln ko-finanzierten Projekten in der Förderperiode (Förderhandbuch II. 3.1) eine Sicht-und Plausibilitätsprüfung durch. Gegenstand der Sicht- und Plausibilitätsprüfung ist zunächst die Prüfung, ob Vergabevorschriften einzuhalten waren und Auftragsvergaben über den EU- Schwellenwerten vorliegen. Weiterhin haben die zwischengeschalteten Stellen anhand der Beantwortung mehrerer Einzelfragen den Grad der Vollständigkeit der vorgelegten Vergabeunterlagen zu überprüfen. Schließlich haben sie eine eigene Einschätzung darüber abzugeben, ob Anhaltspunkte für Verstöße gegen Vergabevorschriften vorliegen. 2. Stufe: Vertiefte Prüfung durch die EFRE-Verwaltungsbehörde Nach nationalem Recht obliegt die Vergabeprüfung der Beschaffungsvorgänge eines Begünstigten der bewilligenden zwischengeschalteten Stelle im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung. Vor dem Hintergrund der hohen Komplexität, die eine vertiefte vergaberechtliche Prüfung kennzeichnet, hat sich die EFRE- Verwaltungsbehörde in der Förderperiode dazu entschieden, diese mit eigenem qualifiziertem Personal durchzuführen: Sobald die Mittelabrufe der Begünstigten über die zwischengeschaltete Stelle bei der EFRE-Verwaltungsbehörde zur Mitzeichnung eingereicht werden, tritt die EFRE-Verwaltungsbehörde in eine qualifi-

11 11 zierte vergaberechtliche Prüfung ein. Diese knüpft an das Ergebnis der Sicht- und Plausibilitätsprüfung an. Diese Prüfung erfolgt anhand der gemeinschaftsrechtlichen und nationalen Bestimmungen zur öffentlichen Auftragsvergabe unter Beachtung der Checkliste zur Prüfung der öffentlichen Auftragsvergabe (Förderhandbuch II. 3.17). Sie baut auf den Erfahrungen aus langjähriger Prüftätigkeit auf und berücksichtigt den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit der für die Prüfung zum Einsatz kommenden Mittel. Ziel ist es, das Risiko so gering wie möglich zu halten, dass der Europäischen Kommission gegenüber Beträge zur Erstattung gemeldet werden, die sich auf Auftragsvergaben unter Verstoß gegen die Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe beziehen. Die vertiefte Prüfung konzentriert sich unter Zugrundelegung der Leitlinien zur Festsetzung von Finanzkorrekturen, die bei Verstößen gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge auf von der EU im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung finanzierte Ausgaben anzuwenden sind (C(2013) 9527 final) auf die Prüfung von Vergaben, bei denen ein erhebliches Risiko für das Auftreten eines Vergabeverstoßes besteht bzw. das Auftreten eines Vergabeverstoßes erhebliche Auswirkungen hätte, d.h.: Auftragsvergaben mit einem geschätzten Auftragswert im so genannten Oberschwellenbereich werden stets geprüft. Auftragsvergaben mit einem geschätzten Auftragswert im so genannten Unterschwellenbereich werden unter Zugrundelegung eines risikoorientierten Stichprobenverfahrens geprüft. In Maßnahmenbereichen, in denen ein Begünstigter mehr als ein Projekt umsetzt, kann dann, wenn sich auf der 1. Stufe jeweils keine Anhaltspunkte für vergaberechtliche Verstöße ergeben haben, die Prüfung sich auf eine Auswahl aus den vom Begünstigten umgesetzten Projekten beschränken. Im Rahmen eines zu prüfenden Projektes trifft die EFRE-Verwaltungsbehörde anhand der Übersicht über vergebene Aufträge (Förderhandbuch II. 1.5) eine auch ausgabenmäßig repräsentative und risikoorientierte Auswahl von Auftragsvergaben, bei denen sie eine vertiefte Prüfung vornimmt. In der Regel werden hierbei mindestens 50 % der Auftragsvergaben im Projekt ausgewählt und geprüft. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen bleiben im Rahmen der vertieften Prüfung Auftragsvergaben unberücksichtigt, bei denen die Schwelle des geschätzten Auftragswerts die Höhe von EUR nicht überschreitet. Ebenfalls nicht überprüft wird, ob die Voraussetzungen an die Ex-Post-Transparenz eingehalten wurden. c. Berücksichtigung der Prüfergebnisse Die Mitzeichnung eines Mittelabrufs erfolgt grundsätzlich erst nach Abschluss der entsprechenden Vergaberechtsprüfung:

12 12 Ergibt die Vergabeprüfung, dass die Auftragsvergaben vorschriftenkonform erfolgt sind, wird der Mittelabruf mitgezeichnet. Ergibt die Vergabeprüfung Unregelmäßigkeiten in den Auftragsvergaben, so nennt die EFRE-Verwaltungsbehörde der zuständigen zwischengeschalteten Stelle den sich aus den Leitlinien zur Festsetzung von Finanzkorrekturen, die bei Verstößen gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge auf von der EU im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung finanzierte Ausgaben anzuwenden sind (C(2013) 9527 final) ergebenden Berichtigungssatz und fordert diese auf, unter Ausübung des ihr zustehenden Ermessens und unter Berücksichtigung sämtlicher projektrelevanter Faktoren über eine Finanzkorrektur zu entscheiden. Die Mitzeichnung des Mittelabrufs erfolgt, sobald die EFRE-Verwaltungsbehörde Kenntnis von dieser Entscheidung hat. In begründeten Ausnahmefällen (z.b. personelle Engpässe), in denen die Vergabeprüfung nicht zeitnah abgeschlossen werden kann, können Mittelabrufe mit Hinblick auf die Zahlungsverpflichtungen der Begünstigten auch mitgezeichnet werden, sofern die auf der 1. Stufe erfolgte Sicht- und Plausibilitätsprüfung keine Anhaltspunkte für vergaberechtliche Verstöße ergeben hat. In diesem Fall wird die 2. Stufe der Prüfung so zügig wie möglich nachgeholt. d. Qualifizierung der MitarbeiterInnen der zwischengeschalteten Stellen: Die Qualifizierung der MitarbeiterInnen der zwischengeschalteten Stellen erfolgt durch Schulungsmaßnahmen. Ferner werden die MitarbeiterInnen der zwischengeschalteten Stellen über Änderungen der Vorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe über das Mitteilungssystem der EFRE-Verwaltungsbehörde informiert. 3. Kontrolle und Dokumentation von Stichprobenverfahren bei Vor-Ort- Kontrollen und der Belegprüfung durch die ZGS Vorbemerkung Im Rahmen der Ausgestaltung der Verwaltungs- und Kontrollstrukturen (VKS) für die Förderperiode ist unter anderem der Umfang der Verwaltungsprüfungen gemäß Artikel 13 Absatz 2 der VO (EG) Nr. 1828/2006 festzulegen. Dabei hat die Kommission in ihrem Leitfaden der Kommission für Verwaltungsprüfungen durch die Mitgliedstaaten bei von den Strukturfonds oder dem Kohäsionsfonds kofinanzierten Vorhaben im Programmplanungszeitraum (COCOF 08/0020/04-DE) (im folgenden Leitfaden ) nähere Ausführungen über Art und Umfang von Verwaltungsprüfungen gemacht, wonach Verwaltungsprüfungen gemäß Artikel 13 Absatz 2 aus zwei Schlüsselelementen bestehen, nämlich der Belegprüfungen (d.h., Prüfung der vorgelegten Zahlungsunterlagen, die zur Erstattung angemeldet werden) und der Vor-Ort-Prüfung von Vorhaben. Nach dem Leitfaden der Kommission ist es dabei sowohl bei Vor-Ort-Prüfungen (Auswahl der Vorhaben) als auch bei der Überprüfung der Belege (Auswahl der Belege) zulässig, stichprobenartig zu prüfen. Bei der Auswahl von Stichproben einzelner Vorgänge aus Erstattungsanträgen oder Vorhaben für Vor-Ort-Prüfungen sollen die EFRE-Verwaltungsbehörden ihre Methode bei der Auswahl von Stichproben do-

13 13 kumentieren und begründen. Die EFRE-Verwaltungsbehörde soll ferner die Stichprobengröße so festlegen, dass unter Berücksichtigung des von der EFRE- Verwaltungsbehörde für die betreffende Art von Begünstigten und Vorhaben ermittelten Risikos hinreichende Gewähr für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge erlangt wird. Das Stichprobenverfahren soll ferner jährlich überprüft werden. In Umsetzung des Leitfadens sind die ZGS - soweit sie bei ihren Prüfungen Stichproben ziehen - verpflichtet, das gewählte Stichprobenverfahren zu beschreiben, zu begründen und die für das laufende Förderjahr geplanten Prüfquoten für Vor-Ort- Prüfungen und Belegprüfungen festzulegen. Es besteht ferner die Verpflichtung, die angewandten Stichprobenverfahren jährlich zu überprüfen. Die Dokumentation dieses Verfahrens durch die ZGS erfolgt über das Formblatt Zulieferung-Formblatt- Stichprobenverfahren (Handbuch Ziffer II_3.15.1) in Verbindung mit dem Informationsblatt Allgemeine Hinweise zu Stichprobenverfahren (Handbuch Ziffer II_3.15.2). Das jährlich zu aktualisierende Formblatt Zulieferung-Formblatt- Stichprobenverfahren ist der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde bis zum eines jeden Jahres vorzulegen. Die auf diese Weise jährlich erhobenen Angaben der ZGS zu den Stichprobenverfahren und den Prüfquoten werden von der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde überprüft und vor dem Hintergrund der eigenen Prüfungen der Stabsstelle bewertet. Gegebenenfalls werden in Abstimmung mit den ZGS Korrekturen vorgenommen. Das Ergebnis der jährlichen Aktualisierung wird von der Stabsstelle für alle Maßnahmenbereiche schriftlich niedergelegt sowie zahlenmäßig in der Tabelle Prüfquoten_Vor-Ort-Kontrollen_Belegprüfung (Handbuch Ziffer II_3.15.3) dokumentiert. Unter den nachfolgenden Punkten wird das Ergebnis der jährlichen Aktualisierung/ Stand März 2010 dokumentiert Umfang von Vor-Ort-Kontrollen Nach der jüngsten Aktualisierung/Stand März 2010 wird jedes EFRE-kofinanzierte Projekt mindestens einmal vor Ort geprüft, das heißt es werden 100 Prozent aller EFRE-Projekte einer Vor-Ort-Prüfung unterzogen Umfang der Belegprüfung Es werden ferner in 16 von 25 Maßnahmenbereichen 100 % der Originalbelege geprüft. In einem weiteren Maßnahmebereich (1.1.1) werden zukünftig ebenfalls 100 % der Originalbelege geprüft werden. In einem Maßnahmenbereich ( ) werden 70 % der Originalbelege geprüft. In verbleibenden sieben von 25 Maßnahmenbereichen (1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, , 2.1.2, 2.4.2, ) werden zwar nicht 100 Prozent der Originalbelege, dafür aber bei jeder Mittelanforderung jeweils 100 % der Belege in Kopie geprüft, das heißt einer allgemeinen Verwaltungsprüfung unterzogen. Von den 100 % in Kopie geprüften Belegen werden spätestens mit der Prüfung des Schlussverwendungsnachweises mindestens 25 % der Belege daraufhin verifiziert, ob sie mit den Originalen übereinstimmen. Die Stichprobenprüfung im Umfang von 25 Prozent ist darauf angelegt, anhand der Belegliste die vorgeschaltete hundertprozentige Kopieprüfung zu verifizieren Risikoabwägung Aus der Sicht der EFRE-Verwaltungsbehörde stellen sich die zugrunde liegenden Risikoanalysen und die daraus zu ziehenden Konsequenzen wie folgt dar:

14 14 Diejenigen Maßnahmenbereiche, in denen eine 100-prozentige bzw. eine 70- prozentige Originalbelegprüfung durchgeführt wird, sowie der eine weitere Maßnahmebereich, in dem zukünftig ebenfalls eine vollständige Originalbelegprüfung durchgeführt wird, brauchen keiner weiteren Risikoanalyse unterzogen zu werden. Zu erörtern bleibt unter Punkt (1) bis (3) die Beschränkung der Originalbelegprüfung in den Maßnahmenbereichen 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, , 2.1.2, 2.4.2, auf mindestens 25 % der Originalbelege. (1) Klassifikation der Fehler und der Originalbelegprüfung als geeignetes Mittel zur Vermeidung dieser Fehler Durch die Überprüfung einer Stichprobe von Originalbelegen lassen sich naturgemäß die Fehlerquellen aufdecken, die ihre Ursache auf Seiten des Begünstigten haben. Als Beispiel sei hier die Vorlage von Rechnungen außerhalb des Bewilligungszeitraum oder ganz allgemein die Vorlage von Rechnungen über Ausgaben zu nennen, die nicht im Einklang mit Vergaberecht, Beihilferecht, Umweltrecht oder sonstigem nationalen und gemeinschaftlichen Recht getätigt wurden. Verwaltungsseitige oder systembedingte Fehlerquellen, wie zum Beispiel fehlende verwaltungsseitige Dokumentation etwa bei der Zustimmung zum vorzeitigen Vorhabenbeginn, fehlende verwaltungsseitige Fachkenntnis z.b. im Vergaberecht, fehlerhafte verwaltungsseitige Subsumtion etwa unter komplexe Förderbedingungen, wie die Vorschriften zur Abrechnung von Gemeinkosten oder Einnahmen hingegen, lassen sich auch durch eine hundertprozentige Originalbelegprüfung nicht beheben. (2) Analyse der Prüffeststellungen der Prüfbehörde aus der Förderperiode und Darstellung der daraus gezogenen und in den VKS abgebildeten Konsequenzen Eine Analyse der Prüfungsfeststellungen zu EFRE Förderfällen, die durch die unabhängige Prüfbehörde im Verlauf der Förderperiode getroffen worden sind, hat ergeben, dass die zu verzeichnenden Fehler insgesamt eher verwaltungsseitig bedingt waren. Um das Verwaltungs- und Kontrollhandeln zu verbessern und das Risiko verwaltungsbedingter Fehler weiter zu minimieren, hat die saarländische Landesregierung erhebliche Anstrengungen unternommen: Es wurde das Fördermittelinformationssystem FMI eingeführt. Die ZGS wurden aufpersonalisiert. Das Controlling durch die Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde im Rahmen des Kontrollund Mitzeichnungsverfahrens wurde erheblich ausgebaut und verbessert. Prüfungen vor Ort sowie Belegprüfungen wurden ausgeweitet. Fehler, die ihre Ursache auf Seiten der Begünstigten haben, waren nach den Prüfergebnissen der alten Förderperiode hingegen vergleichsweise selten zu verzeichnen. Von den Begünstigten verursachte Fehler waren in auffälligem Ausmaß lediglich im Bereich Einhaltung der Vergabevorschriften zu verzeichnen. Daher werden in der neuen Förderperiode hundert Prozent aller Ausgaben aller Maßnahmenbereiche spätestens vor einem Mittelabruf einer qualifizierten Vergaberechtsprüfung durch die Vergaberechtsjuristin der Stabsstelle EFRE-Verwaltungsbehörde unterzogen. Damit unterliegen Auftragsvergaben maßnahmenübergreifend zu hundert Prozent einer Überprüfung. Ganz selten zu verzeichnen waren hingegen Fälle von fehlerhafter Rechnungslegung und -prüfung. Durch die Prüfung von Originalen statt Kopien bei gleichzeitiger hundertprozentiger Kopieprüfung lassen sich andere Fehlerkategorien als diejenigen feh-

15 15 lerhafter Rechnungslegung und -prüfung nicht aufdecken. Soweit daher eine hundertprozentige Kopieprüfung durchgeführt und die Übereinstimmung der Kopien mit den Originalen durch Stichprobenprüfungen gewährleistet ist, ist der Bedarf für eine hundertprozentige Originalprüfung naturgemäß eher gering. Daran richten sich auch die für die Förderperiode festgelegten Prüfquoten aus (im einzelnen dazu unter (3) ). Die Übersicht über die Prüfquoten bei Vor-Ort-Kontrollen und der Belegprüfung für die Förderperiode (Handbuch Ziffer II_3.15.3) zeigt in tabellarischer Form diejenigen Prüfquoten, die die EFRE-Verwaltungsbehörde vor dem Hintergrund dieser Gesamt-Risikoanalyse sowie auf der Grundlage von maßnahmebezogenen Risikoanalysen im Rahmen der hier vorgestellten Gesamtstrategie für erforderlich erachtet. (3) Bewertung des in den Maßnahmenbereichen 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, , 2.1.2, 2.4.2, verbleibenden Risikos Nach den Ausführungen unter (1) und (2) bleibt noch festzustellen und zu bewerten, wie hoch das Risiko einzuschätzen ist, dass in diesen Maßnahmen seitens der Begünstigten überhaupt eine fehlerhafte oder missbräuchliche Rechnungslegung erfolgt und ob die Beschränkung der Originalbelegprüfung im Rahmen der Endverwendungsnachweisprüfung in den Maßnahmenbereichen 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, , 2.1.2, 2.4.2, auf mindestens 25 % bei gleichzeitiger 100- prozentiger Belegprüfung anhand von Kopien unter Berücksichtigung der Gesamtkontrollstrategie ausreicht, dieses Risiko abzudecken. Hier sei vorweg noch einmal auf die Gesamtkontrollstrategie hingewiesen, wonach in den angesprochenen Maßnahmenbereichen zwar nicht hundert Prozent der Originalbelege geprüft, gleichwohl aber hundert Prozent der Belege in Kopie einer allgemeinen Verwaltungsprüfung unterzogen werden und dies bereits vor jedem Mittelabruf. Einer allgemeinen Verwaltungsprüfung unterzogen bedeutet: Es wird jede von den Begünstigen geltend gemachte Ausgabe anhand des zugehörigen Belegs in Kopie daraufhin überprüft, ob - der Erstattungsantrag an sich korrekt ist - die Ausgaben im erstattungsfähigen Zeitraum erfolgten - die Ausgaben dem genehmigten Vorhaben zugeordnet werden können - die Programmbedingungen einschließlich der genehmigten Finanzierungsquote eingehalten wurden - die nationalen und gemeinschaftlichen Förderkriterien eingehalten wurden - die Belege angemessen sind und ein entsprechender Prüfpfad nachgewiesen werden kann - die Vorschriften in Bezug auf staatliche Beihilfen, Umweltschutz, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten wurden, - die gemeinschaftlichen und nationalen Vorschriften für das öffentliche Beschaffungswesen eingehalten wurden - die gemeinschaftlichen und nationalen Bekanntmachungsvorschriften beachtet wurden. Zwar kann dadurch nicht das Risiko verringert werden, dass die Begünstigten nicht ordnungsgemäß Rechnung legen. Die Überprüfung jedoch, ob die Ausgaben, so wie sie geltend gemacht wurden, im Einklang mit den nationalen oder gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften getätigt wurden, ist aber in Gänze gewährleistet.

16 16 Das danach in den Maßnahmenbereichen allein verbleibende Risiko, dass die Begünstigten fehlerhafte Rechnungen oder Rechnungen doppelt vorlegen oder Rechnungen auch noch bei einem anderen Zuwendungsgeber vorlegen, ist nach Auffassung der EFRE-Verwaltungsbehörde bei den hier in Rede stehenden Maßnahmenbereichen freilich als sehr gering einzustufen, da es sich bei den Zuwendungsempfängern dieser Maßnahmenbereiche in der Regel entweder um Gebietskörperschaften handelt, das heißt, auch beim Zuwendungsempfänger selbst - als öffentlich-rechtlicher Körperschaft - wird das Vier-Augen-Prinzip umgesetzt. Die Zuwendungsempfänger der Kategorie Gebietskörperschaft sind ferner, was die Vorlage von Rechnungs- und Zahlungsbelegen angeht, erfahrungsgemäß zuverlässig. Oder es handelt sich bei den Zuwendungsempfängern um verwaltungsnahe Einrichtungen, die dem öffentlichen Sektor zuzurechnen sind, die also ganz oder überwiegend mit öffentlichen Geldern finanziert und dementsprechend ohnehin von der öffentlichen Hand kontrolliert werden. Das Risiko fehlerhafter Rechnungslegung hält die EFRE-Verwaltungsbehörde bei dieser Gruppe von Begünstigten daher für sehr gering. Prüfungen der vergangenen Förderperiode bestärken darin, dass es keine Anhaltpunkte dafür gibt, bei den Zuwendungsempfängern dieser Maßnahmenbereiche erfolge eine auffällig hohe fehlerhafte oder gar missbräuchliche Vorlage von Belegen. Die Projektträger dieser Maßnahmebereiche sind überdies in der Regel grundsätzlich erfahren in der Projektförderung, zum großen Teil auch mit EU-Förderung, und unterliegen grundsätzlich Überprüfungen durch Dritte. In diesem Zusammenhang ist auch darauf hin zuweisen, dass bei allen Infrastrukturprojekten bereits durch die Bauleitung vor Ort eine Kontrolle der durchgeführten Arbeiten erfolgt. Die Bauleitung ist damit als Gewährsmann für eine ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten (schon im Eigeninteresse des Projektträgers) anzusehen. Die von den Baufirmen gestellten Abschlagsrechnungen (Belege) werden dabei durch das beauftragte Ingenieurbüro geprüft und sachlich (fachlich) und rechnerisch richtig gezeichnet. Insofern ist das Risiko einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung bei diesen Zuwendungsempfängern als äußerst gering einzuschätzen. Nicht zuletzt sei an dieser Stelle noch darauf hingewiesen, dass das Ausfallrisiko, sollten Rückforderungen tatsächlich einmal durchgesetzt werden müssen, bei Gebietskörperschaften oder verwaltungsnahen Einrichtungen, die dem öffentlichen Sektor zuzurechnen sind, gegen Null geht. Aufgrund der aufgezeigten Gesichtspunkte ist die EFRE-Verwaltungsbehörde daher der Auffassung, dass das für die Maßnahmenbereiche 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, , 2.1.2, 2.4.2, beschriebene Risiko beherrscht wird und die von uns vorgeschlagenen Prüfquoten erforderlich, aber auch ausreichend sind, die recht- und ordnungsgemäße Verausgabung der EFRE-Mittel sicherzustellen. 4. Überprüfung der Zweckbindungsfristen Die Überprüfung der Zweckbindungsfristen erfolgt im Rahmen der Dienstanweisung bzw. der geschlossenen Vereinbarung durch die ZGS. In der Regel überprüfen diese im Rahmen der automatisierten Wiedervorlage die Einhaltung der Zweckbindungsfristen mittels Erklärung des Zuwendungsnehmers und im Rahmen von Vor-Ort- Kontrollen. Nicht in jedem Förderbereich sind Zweckbindungsfristen zu überprüfen. In den nachfolgend aufgeführten Referaten sind Zweckbindungsfristen zu berücksichtigen, soweit keine Person benannt wird, ist die Überwachung mit den im Prüfpfad abgebildeten Verwendungsnachweisprüfer/innen bzw. Vor-Ort-Prüfer/innen besetzt.

17 17 MWAEV B/3: Frau Erika Kopp C/2: C/4: E/1: E/2: E/4: Frau Anita Backes MBK D/1: MUV A/4 Frau Karolina Leschhorn Frau Bianca Müller Ob die ZGS die Einhaltung der Zweckbindungsfristen ordnungsgemäß überprüfen, wird durch die EFRE-Verwaltungsbehörde im Rahmen von Artikel 13 Kontrollen stichprobenweise kontrolliert.