Einführung in Windows 7 mit Microsoft Office Word Erste Schritte bei der Verwendung

Transkript

1 Einführung in Windows 7 mit Microsoft Office Word 2007 Erste Schritte bei der Verwendung Lars-Sören Steck

2 Inhalt Starten von Microsoft Word Ein bereits vorhandenes Dokument öffnen... 3 Ein Dokument speichern... 5 Speichern unter -Funktion... 6 Der blinkende Strich im Text der Cursor... 7 Fett/kursiv/unterstrichen schreiben... 8 Schriftgröße ändern... 9 Text linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten Aufzählungen So erstellen Sie Aufzählungen oder Nummerierungen Verwendung von Formatvorlagen Bilder einfügen Wichtige Tastenkombinationen Gesamtes Dokument kopieren Aktionen rückgängig machen

3 Erste Schritte Windows 7 und Word 2007 Diese Anleitung enthält die ersten Schritte, die bei der Verwendung von Windows 7 sowie Microsoft Word 2007 behilflich sein können. Von Lars-Sören Steck Starten von Microsoft Word 2007 Es gibt zwei Möglichkeiten, Microsoft Word 2007 zu starten: Über die Verknüpfung auf dem Desktop (der Arbeitsoberfläche von Windows) Klicken Sie dazu doppelt mit der linken Maustaste auf das Symbol von Microsoft Office Word 2007 Über das Startmenü Klicken Sie dazu zunächst einmal mit der linken Maustaste auf das Windows-Logo links unten. Anschließend klicken sie einmal mit der linken Maustaste auf Alle Programme und wählen in der dann erscheinenden Liste Microsoft Office mit einem Klick der linken Maustaste und anschließend Microsoft Office Word Wenn Sie Word gestartet haben, landen Sie zunächst immer in einem leeren Dokument. Ein bereits vorhandenes Dokument öffnen 1. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Office-Schaltfläche ganz links oben im Programmfenster. 2. Wählen Sie im dann erscheinenden Menü mit einem Klick der linken Maustaste den Eintrag Öffnen. 3

4 3. Navigieren Sie im dann erscheinenden Dialogfenster zum Dokument und öffnen Sie es entweder durch einen Doppelklick auf das Dokument oder durch einen einzelnen Klick, damit das Dokument markiert wird. In diesem Fall klicken sie anschließend auf Öffnen. Entweder durch einen Doppelklick (mit der linken Maustaste) das Dokument öffnen ODER das Dokument mit EINEM Klick der linken Maustaste markieren und dann mit einem Klick der linken Maustaste auf die Öffnen -Schaltfläche das Dokument öffnen. 4

5 Das Dokument öffnet sich daraufhin. Ein Dokument speichern Wenn Sie fertig mit dem Bearbeiten eines Dokuments sind, sollten Sie dieses Speichern. Dadurch werden alle Änderungen im Dokument gesichert und Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, wichtige Änderungen zu verlieren. Es gibt verschiedene Wege, ein in Microsoft Office Word 2007 erstelltes Dokument regelmäßig zu speichern: Grundsätzlich sei empfohlen, das Dokument regelmäßig mit einem Klick auf ganz links oben (direkt neben dem großen Office-Button) zu sichern. Fällt beispielsweise der Strom während der Bearbeitung aus, sind alle Änderungen, die Sie bis zum letzten Speichern vorgenommen haben, beim nächsten Öffnen des Dokuments weiterhin vorhanden. Alternativ können Sie zum Speichern auch die Tastenkombination Strg + S (siehe letzte Seite) nutzen. Wenn Sie ein Dokument schließen und noch Änderungen vorhanden sind, die nicht gespeichert worden sind, erscheint folgende Meldung: Mit einem Klick auf Ja werden diese Änderungen gespeichert, mit einem Klick auf Nein bleibt das Dokument in dem Zustand, in dem es sich bei der letzten erfolgreichen Speicherung befunden hat. Alle Änderungen, die danach getätigt worden sind, sind somit unwiderruflich verloren. Mit einem Klick auf Abbrechen gelangen Sie zum Dokument zurück. Wenn Sie ein Dokument das erste Mal speichern wollen (zum Beispiel bei der oben dargestellten Meldung auf Ja klicken oder Strg + S benutzen und dies zum allerersten Mal nachdem sie begonnen haben, ein Dokument zu erstellen) erscheint folgender Dialog: 5

6 Mit einem Klick auf einen dieser beiden kleinen Pfeile können Sie den Speicherort wählen. Doppelklicken Sie auf einen Ordner, um diesen zu öffnen. Klicken Sie hier und geben Sie ihren Dateinamen ein. Im Speichern -Dialog gibt es noch andere Funktionen, die sehr nützlich sein können: So können Sie z. B. mit der linken Seitenleiste schnell alle wichtigen Ordner aufrufen: Klicken Sie einen Ordner einfach einmal mit der linken Maustaste an, um zu diesem zu wechseln. Speichern unter -Funktion Mit der Speichern unter -Funktion können Sie aus einem Dokument zwei unterschiedliche machen. Dazu gibt es verschiedene Wege, dies ist jedoch (im Rahmen dieses Kurzratgebers) vermutlich die eleganteste Methode. Um eine andere Methode kennenzulernen, sehen Sie sich auch Seite X an. 6

7 Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Brief an Herrn Müller. Diesem möchten Sie gerne 5 Paletten Taschenrechner verkaufen. Sie haben den Brief fertig geschrieben und auch bereits gespeichert. Herrn Mustermann möchten Sie auch etwas verkaufen das Anschreiben passt auch, nur die fünf Paletten Taschenrechner und die angegebenen Preise nicht. Nun gäbe es natürlich die Möglichkeit, wie auf S. 16 beschrieben, das ganze Dokument einmal zu duplizieren. Dazu gibt es jedoch noch einen anderen Weg: 1. Schreiben Sie den Brief an Herrn Müller. 2. Speichern Sie diesen ganz normal wie oben beschrieben. 3. Bearbeiten Sie den Brief nun so, dass er auf Herrn Mustermann zutrifft. 4. Klicken Sie auf den Office-Button ganz links oben. 5. Klicken Sie im erscheinenden Menü auf Speichern unter Wählen Sie NICHT Speichern. Würden Sie diese Option wählen, würde das vorhandene Dokument an Herrn Müller schließlich überschrieben werden. 6. Es erscheint der bekannte Speichern -Dialog. Nun haben Sie die Möglichkeit den zweiten Brief an Herrn Mustermann unter einem neuen Namen zu speichern. Nachdem Sie den Brief an Herrn Mustermann gespeichert haben, schließen Sie das Dokument. Wählen Sie dabei im erscheinenden Dialog: Nein. Sie haben nun zwei Dokumente erstellt: Eins an Herrn Müller und eines an Herrn Mustermann. Diese können Sie ab jetzt unabhängig voneinander benutzen. Der blinkende Strich im Text der Cursor Wenn Sie mit Microsoft Office Word 2007 einen Text bearbeiten, zeigt Ihnen dabei ein kleiner blinkender Strich ständig Ihre aktuelle Position im Text an. Den Cursor können Sie mit Ihrer Maus zu einer anderen Position führen. Dies erlaubt Ihnen, mitten im Dokument Änderungen am Text durchzuführen. Dazu klicken Sie einfach einmal mit der linken Maustaste auf die Textstelle, die sie bearbeiten möchten. Bedenken Sie dabei, dass der Cursor hinter jeden Buchstaben gesetzt werden kann. Beispiel: Sie sollten Ihren Cursor idealerweise hier platzieren. 7

8 Wenn Sie Ihren Cursor in diesem Beispiel an der idealen Stelle ansetzen, können Sie den Fehler mit einem Druck auf die Rück -Taste (mit dem Pfeil nach links, direkt über der Eingabetaste), direkt korrigieren. Natürlich gibt es viele Möglichkeiten, um diese Funktion praktisch einzusetzen. Fett/kursiv/unterstrichen schreiben Für noch nicht geschriebenen Text Um Text ab sofort Fett/Kursiv/Unterstrichen zu schreiben, klicken Sie oben in der Registerkarte Start im Bereich Schriftart Einmal mit der linken Maustaste auf um Fett zu schreiben um Kursiv zu schreiben um Unterstrichen zu schreiben Sie können mehrere dieser Optionen gleichzeitig aktivieren. Sobald Sie nun mit der Texteingabe fortfahren, wird der Text mit den von Ihnen gewählten Optionen entsprechend formatiert. Um diese Änderungen wieder rückgängig zu machen, markieren Sie den entsprechenden Text (siehe nächsten Abschnitt) und klicken Sie erneut einmal mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Button. Dadurch wird die Funktion wieder deaktiviert. Für bereits geschriebenen Text 1. Um bereits geschriebenen Text Fett/Kursiv/Unterstrichen zu schreiben, müssen Sie diesen zuerst markieren Führen Sie dazu den Mauszeiger zuerst zu der Stelle, an der Sie mit der Markierung beginnen wollen. Anschließend halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus über den Text, den Sie markieren wollen. Anschließend können Sie die linke Maustaste wieder loslassen. Der Text ist nun markiert: 8

9 2. Klicken Sie oben in der Registerkarte Start im Bereich Schriftart Einmal mit der linken Maustaste auf um Fett zu schreiben um Kursiv zu schreiben um Unterstrichen zu schreiben Sie können mehrere dieser Optionen gleichzeitig aktivieren. Um diese Änderungen wieder rückgängig zu machen, klicken Sie den entsprechenden Button erneut an. 3. Klicken Sie irgendwo einmal mit der linken Maustaste in den Text, um die Markierung zu entfernen. Schriftgröße ändern Für noch nicht geschriebenen Text Um Text ab sofort in einer anderen Schriftgröße zu schreiben, klicken Sie oben in der Registerkarte Start im Bereich Schriftart Einmal mit der linken Maustaste auf Anschließend können Sie die gewünschte Schriftgröße auswählen. Sobald Für bereits geschriebenen Text 1. Um bereits geschriebenen Text Fett/Kursiv/Unterstrichen zu schreiben, müssen Sie diesen zuerst markieren Führen Sie dazu den Mauszeiger zuerst zu der Stelle, an der Sie mit der Markierung beginnen wollen. Anschließend halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus über den Text, den Sie markieren wollen. Anschließend können Sie die linke Maustaste wieder loslassen. Der Text ist nun markiert: 9

10 2. Klicken Sie oben in der Registerkarte Start im Bereich Schriftart Einmal mit der linken Maustaste auf Anschließend können Sie die gewünschte Schriftgröße auswählen. 3. Klicken Sie irgendwo einmal mit der linken Maustaste in den Text, um die Markierung zu entfernen. Text linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten 1. Für noch nicht geschriebenen Text Um Text Linksbündig Zentriert Oder rechtsbündig Auszurichten, klicken Sie oben in der Registerkarte Start im Bereich Absatz Einmal mit der linken Maustaste auf um den Text ab sofort linksbündig auszurichten (standardmäßig ausgewählt). Einmal mit der linken Maustaste auf um den Text ab sofort zentriert auszurichten Einmal mit der linken Maustaste auf um den Text ab sofort rechtsbündig auszurichten Für bereits geschriebenen Text 1. Markieren Sie den gewünschten Text, wie bereits auf S. 3 beschrieben 2. Gehen Sie wie oben (unter Für noch nicht geschriebenen Text ) auf dieser Seite vor Woran erkenne ich, welche Option zurzeit aktiviert ist? Ein aktivierter Button sieht so aus: 10

11 Aufzählungen In Word ist es auch möglich, automatisch Aufzählungen zu erstellen. Hier ein Beispiel: Spülmittel Kekse Obst Gemüse Äpfel Birnen Tomaten Wie Sie sehen können, sind dabei auch Unterpunkte möglich. Eine weitere praktische Möglichkeit zur schnelleren Textbearbeitung in Word sind Nummerierungen, die ganz ähnlich funktionieren: 1. Erster Punkt 2. Zweiter Punkt 3. Dritter Punkt 4. Vierter Punkt a. Erster Unterpunkt b. Zweiter Unterpunkt i. Erster Unterpunkt vom zweiten Unterpunkt Und so weiter So erstellen Sie Aufzählungen oder Nummerierungen Klicken Sie, bevor sie die Aufzählung / Nummerierung durchführen wollen in der Registerkarte Start im Bereich Absatz auf das entsprechende Symbol: für eine Aufzählung für eine Nummerierung Anschließend können Sie mit der Aufzählung/Nummerierung beginnen. Microsoft Office erstellt automatisch nach jedem Druck der Eingabetaste /Nummerierungspunkt. einen neuen Aufzählungs- Sollten Sie Unterpunkte erstellen wollen, so haben Sie zwei Möglichkeiten: 11

12 Entweder Sie verwenden den Button um den Text eine Ebene einrücken zu lassen, oder Sie drücken die Tab -Taste auf Ihrer Tastatur; diese befindet sich links neben dem Buchstaben Q. Sollten Sie dann wieder auf die normale Ebene zurückkehren wollen, gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten: Entweder Sie verwenden den Button um den Einzug des Textes zu verkleinern, oder Sie drücken solange die Eingabetaste, bis Sie sich wieder auf der gewünschten Ebene der Aufzählung/Nummerierung befinden. So können Sie die Aufzählung auch beenden: Drücken Sie so oft die Eingabetaste, bis Sie sich nicht mehr in der Aufzählung befinden (dies ist daran erkennbar, dass sich kein schwarzer Punkt/keine Zahl mehr vor Ihrem Cursor befindet). Verwendung von Formatvorlagen Mit Formatvorlagen können Sie Text schnell auf ansprechende Weise formatieren. So können Sie einen Titel erzeugen, wie es z. B. auf Seite 2 (hinter dem Deckblatt) in diesem Dokument der Fall ist. Auch die kleinen Überschriften wie z. B. Verwendung von Formatvorlagen über diesem Textblock sind Formatvorlagen. Um einen Text mithilfe einer Formatvorlage zu formatieren, gehen Sie wie folgt vor: Für noch nicht geschriebenen Text Um Text ab sofort mit einer Formatvorlage zu formatieren, klicken Sie in der Registerkarte Start im Bereich Formatvorlagen einmal mit der linken Maustaste auf die gewünschte Vorlage. Um sich ALLE Vorlagen anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil: Sobald Sie nun mit der Texteingabe fortfahren, wird der Text mit den von Ihnen gewählten Optionen entsprechend formatiert. Um das Schreiben mit einer bestimmten Formatvorlage zu beenden, drücken Sie die Eingabetaste und schreiben in der nächsten Zeile weiter. Sollte die Formatvorlage dort immer noch aktiviert sein, wählen Sie mit einem Klick der linken Maustaste die Formatvorlage Standard aus und schreiben Sie anschließend weiter. 12

13 Für bereits geschriebenen Text 1. Um bereits geschriebenen Text mit einer Formatvorlage zu formatieren, müssen Sie diesen zuerst markieren. Führen Sie dazu den Mauszeiger zuerst zu der Stelle, an der Sie mit der Markierung beginnen wollen. Anschließend halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus über den Text, den Sie markieren wollen. Anschließend können Sie die linke Maustaste wieder loslassen. Der Text ist nun markiert: Klicken Sie in der Registerkarte Start im Bereich Formatvorlagen einmal mit der linken Maustaste auf die gewünschte Vorlage. Um sich ALLE Vorlagen anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil: Sobald Sie nun mit der Texteingabe fortfahren, wird der Text mit den von Ihnen gewählten Optionen entsprechend formatiert. Um das Schreiben mit einer bestimmten Formatvorlage zu beenden, drücken Sie die Eingabetaste und schreiben in der nächsten Zeile weiter. Sollte die Formatvorlage dort immer noch aktiviert sein, wählen Sie mit einem Klick der linken Maustaste die Formatvorlage Standard aus und schreiben Sie anschließend weiter. 13

14 Bilder einfügen Eine weitere häufig verwendete Möglichkeit besteht darin, Bilder in ein Word-Dokument einzufügen. Gehen Sie dazu so vor: Öffnen Sie mit einem Klick der linken Maustaste die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie im Bereich Illustrationen einmal mit der linken Maustaste auf Grafik. Sie landen in folgendem Dialogfenster: Wählen Sie hier mit einem Klick der linken Maustaste ein Bild aus. Dieses wird daraufhin blau hinterlegt. Mit einem Klick auf einen dieser beiden kleinen Pfeile können Sie den Ordner, in dem sich das Bild befindet, wählen. Doppelklicken Sie auf einen Ordner, um diesen zu öffnen (auf diesem Bild sind keine zu sehen). Im Öffnen -Dialog gibt es noch andere Funktionen, die sehr nützlich sein können. Klicken Sie abschließend hier um das markierte Bild einzufügen. 14

15 So können Sie z. B. mit der linken Seitenleiste schnell alle wichtigen Ordner aufrufen: Klicken Sie einen Ordner einfach einmal mit der linken Maustaste an, um zu diesem zu wechseln. 15

16 Zusammenfassung Auf den nächsten zwei Seiten finden Sie eine kurze Zusammenfassung insbesondere der Tastenkombinationen. Wichtige Tastenkombinationen Tastenkombinationen werden ausgeführt, indem die erste Taste der Kombination gedrückt gehalten wird und dabei die Zweite betätigt wird. Dann wird die zweite Taste wieder losgelassen und erst daraufhin auch die erste Taste. Beispiel Strg + C: 1. Strg -Taste gedrückt halten 2. C -Taste einmal kurz drücken 3. Strg -Taste loslassen Hier eine Liste der wichtigsten Tastenkombinationen, die Sie beim Gebrauch von Microsoft Office Word nutzen können: Strg + A Strg + C Strg + X Strg + V Strg + N Strg + S Strg + O Strg + P Strg + Z Strg + Y Alles markieren (A für Alles ) Kopieren (C für Copy ) Ausschneiden Einfügen Neues, leeres Dokument (N für Neu ) Speichern (S für Speichern ) Bereits erstelltes und gespeichertes Dokument öffnen (O für Open ) Drucken -Menü aufrufen (P für Print ) Letzte Aktion rückgängig machen Rückgängig gemachte Aktion wieder zurückholen (siehe S. 8 in Microsoft Office 2007 Wiederholen genannt) Gesamtes Dokument kopieren Hier ein Beispiel für die sinnvolle Nutzung von Tastenkombinationen: Um ein gesamtes Dokument in ein neues, zweites Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Tastenkombination Strg+A nutzen, um das gesamte Dokument, welches übertragen werden soll, zu markieren 2. Mit der Tastenkombination Strg+C den markierten Inhalt (also das gesamte Dokument) kopieren 3. Mit der Tastenkombination Strg+N ein neues, leeres Dokument erstellen 4. Mit der Tastenkombination Strg+V den kopierten Inhalt in das neue, leere Dokument einfügen 16

17 Sie haben nun zwei Dokumente mit demselben Inhalt. So können Sie nun den Inhalt der beiden Dokumente variieren. Es gibt jedoch eine wesentlich elegantere Funktion für diese Aufgabe. Sehen Sie sich dazu S. 6 Punkt Speichern unter... an. Aktionen rückgängig machen Sie haben einen Fehler beim Bearbeiten des Dokuments gemacht? Um einen solchen Fehler wieder rückgängig zu machen, bietet Microsoft Office Word 2007 die Rückgängig -Funktion. Diese finden Sie ganz links oben im Fenster direkt neben dem großen, runden Office -Button. Zum rückgängig machen der letzten vorgenommenen Aktion klicken Sie entweder auf benutzen die Tastenkombination Strg+Z. oder Sie Dies ist auch mehrfach möglich. Um eine rückgängig gemachte Aktion wieder zurückzuholen klicken Sie entweder auf benutzen die Tastenkombination Strg+Y. oder Sie Auch dies ist mehrfach möglich. 17

18 Lizenz Dieses Werk ist unter einem Creative Commons Attribution- ShareAlike 3.0 Unported Lizenzvertrag lizenziert. Um die Lizenz anzusehen, gehen Sie bitte zu oder schicken Sie einen Brief an Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. Dieses Werk kann unter kostenfrei heruntergeladen werden und entsprechend der Lizenzbedingungen weiterverwertet werden. 18