Übernahme Mandantenprofil. Seite 1 von 20

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1 Übernahme Mandantenprofil Seite 1 von 20

2 Inhaltsverzeichnis 1 Übernahme eines Mandantenprofils Kundenanpassung Lohnartenzuordnung Kontenzuordnung Formulare by eurodata AG Großblittersdorfer Str , D Saarbrücken Telefon Telefax Internet: info@eurodata.de Version: 1.1 Stand: Diese Dokumentation wurde von eurodata mit der gebotenen Sorgfalt und Gründlichkeit erstellt. eurodata übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Angaben in der Dokumentation. Weiterhin übernimmt eurodata keine Haftung gegenüber den Benutzern der Dokumentation oder gegenüber Dritten, die über diese Dokumentation oder Teile davon Kenntnis erhalten. Insbesondere können von dritten Parteien gegenüber eurodata keine Verpflichtungen abgeleitet werden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und soweit es sich um Schäden aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Seite 2 von 20

3 1 Übernahme eines Mandantenprofils Für existierende und neue Mandanten kann das Mandantenprofil eines bereits bestehenden Mandanten (Referenzmandant) übernommen werden. Auch beim Import von Mandanten aus Fremdsystemen ist die Übernahme aus einem Referenzmandanten direkt im Importdialog möglich. Dies ist immer nur ab dem aktuellen Abrechnungsmonat möglich, nicht für die Vergangenheit. Mandant > Mandantenprofil übernehmen Von einem Referenzmandanten übernommen werden können: Individuelle Lohnarten, Nettobe-/-abzüge, Berechnungselemente, sowie umbenannte Standardlohnarten aus der Kundenanpassung, Infotexte zu einer Lohnart und individuelle Übersetzungen Einstellungen zu Lohnarten unter Abrechnung > Einstellungen Kontenzuordnungen und Buchungstexte unter Dienste > Rechnungswesen > Konten/Kostenstellen bearbeiten Formulare aus der Schnellerfassung und dem Export Bitte beachten: Der Vorgang einer Übernahme kann nicht rückgängig gemacht werden. Seite 3 von 20

4 1.1 Kundenanpassung Mit der Übernahme der Kundenanpassung eines Referenzmandanten besteht die Möglichkeit, selbst angelegte Lohnarten, Nettobe-/-abzüge und Berechnungselemente zu übernehmen. Außerdem können auch umbenannte Standardlohnarten, Infotexte zu einer Lohnart und individuelle Übersetzungen übernommen werden. Infotexte zu einer Lohnart werden unter Mandant > Druckeinstellungen > Entgeltabrechnung > Infotexte hinterlegt und dann bei Verwendung der entsprechenden Lohnart auf der Entgeltabrechnung ausgewiesen. Eigene Übersetzungen werden unter Mandant > Druckeinstellungen > edlohn Global hinterlegt. Dies ist für Englisch und Polnisch möglich. Um dann die Entgeltabrechnung in der jeweiligen Sprache darzustellen, ist noch folgender Schritt erforderlich. Mandant > Druckeinstellungen > Entgeltabrechnung > Sprachauswahl für Lohnarten und Nettobe-/-abzüge Seite 4 von 20

5 Um also individuelle Lohnarten, umbenannte Standardlohnarten, Infotexte zu einer Lohnart und individuelle Übersetzungen zu übernehmen, geht man im Zielmandant auf Mandant > Mandantenprofil übernehmen und wählt den Punkt Kundenanpassung aus. Diese Übernahme ist nur auf den aktuellen Abrechnungsmonat des Zielmandanten möglich. Seite 5 von 20

6 Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten, auf der man den Referenzmandanten auswählt. Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite des Assistenten. Diese zeigt eine Auswahl der zur Übernahme möglichen Daten an. Seite 6 von 20

7 Zur Übernahme müssen die gewünschten Positionen markiert werden. Nach dem Drücken des Buttons Fertigstellen, ist zur endgültigen Übernahme das Speichern des Mandanten erforderlich. Ohne Speichern ist die Übernahme der Daten nicht erfolgt. Seite 7 von 20

8 Erläuterung der Abkürzungen: FB bedeutet Festbezugsempfänger (hier im Bild) ZL bedeutet Zeitlöhner AN bedeutet Arbeitnehmer Diese Bezeichnung gibt Auskunft darüber, bei welcher Arbeitnehmerart die Lohnart zu finden ist. Als die Lohnart im Referenzmandaten über die Kundenanpassung angelegt wurde, musste dort die Entscheidung getroffen werden, für welche Arbeitnehmerart die Lohnart sichtbar sein soll. Wählt man in der Kundenanpassung Arbeitnehmer aus, wird die Anpassung für alle Arbeitnehmer vorgenommen, unabhängig von ihrer Arbeitnehmerart. Seite 8 von 20

9 Bitte beachten: Bei der Übernahme von Lohnarten mit Berechnungsformel werden diese Lohnarten komplett mit der Berechnungsformel aus dem Referenzmandanten übernommen. Nettobe-/abzüge mit Auffüllen durch Lohnart werden auch komplett übernommen. Die Übernahme der selbst angelegten Lohnarten kann nicht über Korrektur, sondern immer nur im aktuellen Abrechnungsmonat durchgeführt werden. Existiert bereits eine Lohnart, ein Berechnungselement oder ein Nettobe-/abzug mit gleichem Namen, wird diese Lohnart in der Übersicht gekennzeichnet. Eine erneute Übernahme ist nicht erforderlich. Werden diese bereits vorhandenen Lohnarten dennoch erneut übernommen, sind sie nachher auch mehrfach in den Abrechnungsdaten sichtbar. Seite 9 von 20

10 1.2 Lohnartenzuordnung Mit der Übernahme der Lohnartenzuordnung eines Referenzmandanten besteht die Möglichkeit, alle individuellen Einstellungen, die unter Abrechnung > Einstellungen getätigt wurden, in den Zielmandanten zu übernehmen. Öffnen Sie den Zielmandanten und gehen dort auf Mandant > Mandantenprofil übernehmen > Lohnartenzuordnung Seite 10 von 20

11 Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten, auf der man den Referenzmandanten auswählt. Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite des Assistenten. Es ist nur möglich alle unter Abrechnung > Einstellungen eingestellten Schlüsselungen zu übernehmen. Seite 11 von 20

12 Nach dem Drücken des Buttons Fertigstellen, ist zur endgültigen Übernahme das Speichern des Mandanten erforderlich. Ohne Speichern ist die Übernahme der Daten nicht erfolgt. Bitte beachten: Hat der Zielmandant bereits eine eigene Zuordnung, wird diese ab dem aktuellen Abrechnungsmonat überschrieben. Seite 12 von 20

13 1.3 Kontenzuordnung Mit der Übernahme der Kontenzuordnung eines Referenzmandanten besteht die Möglichkeit, individuelle Kontenzuordnungen inklusive Buchungstexten, die Sie unter Dienste > Rechnungswesen > Konten/Kostenstellen zuordnen getätigt haben, zu übernehmen. Öffnen Sie den Zielmandanten und gehen dort auf Mandant > Mandantenprofil übernehmen > Kontenzuordnung Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten, auf der man den Referenzmandanten auswählt. Seite 13 von 20

14 Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite des Assistenten. Dort werden alle Lohnarten angezeigt, die eine abweichende Einstellung bei Konto, Buchungstext, Buchungskennzeichen und/oder Bemerkung vom Referenzmandanten zum Zielmandanten haben. Nach dem Drücken des Buttons Fertigstellen, ist zur endgültigen Übernahme das Speichern des Mandanten erforderlich. Ohne Speichern ist die Übernahme der Daten nicht erfolgt. Seite 14 von 20

15 Bitte beachten: Eine Übernahme der Kontenzuordnungen ist nur dann möglich, wenn in Referenz- und Zielmandant der gleiche Kontenrahmen ausgewählt ist. in Referenz- und Zielmandant zwar kein Kontenrahmen ausgewählt ist, aber im Referenzmandant trotzdem Konten erfasst sind. bei Lohnarten im Referenzmandant keine Verteilung auf mehrere Konten oder Kostenstellen erfasst sind. Wenn beim Referenzmandanten selbstangelegte Lohnarten vorhanden sind, muss auch die Kundenanpassung übernommen werden. Ansonsten kann die Kontenzuordnung nur für die Standardlohnarten vorgenommen werden. Seite 15 von 20

16 Erklärung Spalte Buchungskennzeichen (nur für ADP Easy Pay): Das Buchungskennzeichen ist unter Dienste > Rechnungswesen > Konten/Kostenstellen zuordnen als Spalte nur sichtbar und bearbeitbar, wenn zuvor über Dienste > Rechnungswesen > Einstellungen das Merkmal Buchungskennzeichen einblenden (nur für Export ADP EasyPay) mit Ja belegt ist. Das Buchungskennzeichen wird immer übernommen, unabhängig davon, ob im Zielmandant die Spalte eingeblendet ist oder nicht. Die Einstellung im Zielmandant (Dienste > Rechnungswesen > Einstellungen > Buchungskennzeichen einblenden (nur für Export Seite 16 von 20

17 ADP EasyPay)) kann jederzeit nachträglich vorgenommen werden und danach wird unter Dienste > Rechnungswesen > Konten/Kostenstellen zuordnen die zusätzliche Spalte Buchungskennzeichen mit den übernommenen Werten angezeigt. Erklärung Spalte Bemerkung: In der Spalte Bemerkung unter Dienste > Rechnungswesen > Konten/Kostenstellen zuordnen wird angezeigt, dass eine Lohnart über Bearbeiten prozentual auf unterschiedliche Konten, Kostenstellen oder Buchungstexte verteilt wird. Ist eine solche Verteilung bei einer Lohnart erfolgt, kann diese bei der Übernahme nicht berücksichtigt werden und wird deshalb entsprechend gekennzeichnet. Die gewünschte Verteilung muss im Zielmandanten neu angelegt werden. Seite 17 von 20

18 1.4 Formulare Mit der Übernahme von Formularen aus Schnellerfassung und Export eines Referenzmandanten besteht die Möglichkeit, selbst angelegte Formulare zu übernehmen. Öffnen Sie den Zielmandanten und gehen dort auf Mandant > Mandantenprofil übernehmen > Formulare Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten, auf der man den Referenzmandanten auswählt. Seite 18 von 20

19 Im nächsten Schritt wird Ihnen eine Liste mit allen im Referenzmandanten individuell vorhandenen Formularen angezeigt, die Sie dann einzeln oder durch den Button Alle markieren auswählen können. Bei Bedarf kann das Formular für den Zielmandanten direkt umbenannt werden. Enthält dieses individuelle Formular selbst angelegte Lohnarten, die im Zielmandanten noch nicht vorhanden sind, werden systemseitig auch diese für das Formular benötigten Lohnarten übernommen. Seite 19 von 20

20 Nach dem Drücken des Buttons Fertigstellen, ist zur endgültigen Übernahme das Speichern des Mandanten erforderlich. Ohne Speichern ist die Übernahme der Daten nicht erfolgt. Seite 20 von 20