Erstellen von Suchmustern

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1 Erstellen von Suchmustern

2 2018 by eurodata AG Großblittersdorfer Str , D Saarbrücken Telefon Telefax Internet: info@eurodata.de Version: 1.0 Revision Stand: 04/2018 Dieses Handbuch wurde von eurodata mit der gebotenen Sorgfalt und Gründlichkeit erstellt. eurodata übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Angaben im Handbuch. Weiterhin übernimmt eurodata keine Haftung gegenüber den Benutzern des Handbuchs oder gegenüber Dritten, die über dieses Handbuch oder Teile davon Kenntnis erhalten. Insbesondere können von dritten Parteien gegenüber eurodata keine Verpflichtungen abgeleitet werden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und soweit es sich um Schäden aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Inhaltsverzeichnis 1 Anlage von Suchmustern in den Nebenbüchern Verwendung von Platzhaltern für Suchmuster Suchmuster anlegen anhand eines Beispiels Übersicht aller angelegten Suchmuster Stand: 04/2018 eurodata Seite II von II

3 1 Anlage von Suchmustern in den Nebenbüchern In den Nebenbüchern können aus bestehenden Buchungen direkt Suchmuster angelegt werden. Hierzu wird der entsprechende Buchungssatz markiert und mit rechtem Mausklick der Menüpunkt Suchmuster ausgewählt. Beim Anlegen eines Suchmusters in der Bank werden automatisch die in den Umsatz Details mitgelieferten Daten als Suchbegriff vorgeschlagen. Diese Angaben sind im Erfassungsbereich unter dem Reiter Umsatz Details ersichtlich und setzen sich aus drei Feldern zusammen: -Geschäftspartner -Typ -Verwendungszweck Pro Feld können aus den mitgelieferten Daten ein Suchbegriff erstellt werden, also maximal drei Suchbegriffe angelegt werden (Vorgehensweise unter Punkt 3). Stand: 04/2018 eurodata Seite 1 von 11

4 Empfehlung zum Anlegen eines Suchbegriffes: Um auszuschließen, dass ein angelegtes Suchmuster nicht betroffene Umsätze kontiert, sollten Suchbegriffe sorgfältig ausgewählt werden. Beispiel: Wird ein Suchmuster mit dem Suchbegriff Kasse angelegt, wird dies auf alle Umsatzdaten angewandt, die den Begriff Kasse (z.b. Finanzkasse) beinhalten. 2 Verwendung von Platzhaltern für Suchmuster? -Fragezeichen- ist ein Platzhalter, der den individuellen Textausschnitt aus dem Verwendungszweck in den Buchungstext wiedergibt. Beispiel: Bei Abruf der Bankdaten soll monatlich die Miete kontiert werden. Die Miete hat immer den Verwendungszweck Miete XX/20XX => 01/2018, 02/2018, 03/2018. Setzen Sie im Suchmuster als Suchbegriff Miete??/20??, so kann im Buchungstext des angelegten Suchmusters immer automatisch der Monat und das Jahr dynamisch übernommen werden.! -Ausrufezeichen- Mit dem Ausrufezeichen können nicht gewollte Stellen übersprungen werden. Beispiel: Aus Miete soll Miete werden. Hierfür müssen drei Zeichen 15. übersprungen werden. Setzen Sie im Suchmuster als Suchbegriff Miete!!!??.20??, so wird im Buchungstext des angelegten Suchmusters der Tag ignoriert und durch die Fragezeichen der Monat und das Jahr dynamisch übernommen. Stand: 04/2018 eurodata Seite 2 von 11

5 3 Suchmuster anlegen anhand eines Beispiels Beispiel 1: Die monatlich abgebuchte Gebäudemiete soll automatisch kontiert werden: Mietaufwand Konto 4210: 500,00 EUR Nebenkosten Konto 4228: 150,00 EUR Verwendungszweck: Miete XX/20XX Markieren Sie dazu den entsprechenden Buchungssatz und wählen mit rechtem Mausklick die Funktion Suchmuster... aus (s. Punkt 1). Danach öffnet sich das Fenster Suchmuster erstellen. Im Fenster Suchbegriffe erscheint im Text zusammengefasst die Angaben aus den in den Umsatz Details relevanten Feldern Geschäftspartner, Typ und Verwendungszweck. Für jedes benötigte Feld muss ein Suchbegriff angelegt werden (also max. drei Suchbegriffe). Stand: 04/2018 eurodata Seite 3 von 11

6 In unserem Beispiel benötigen wir die Informationen aus den Feldern Geschäftspartner und Verwendungszweck, also zwei Suchbegriffe. Die Suchbegriffe werden wie folgt angelegt: 1. Suchbegriff Nummer 1: Mustermann Immobilie Durch den Button Bearbeiten kann der Suchbegriff bearbeitet werden. Hierzu wird mit Strg + C der Text nach Mustermann Immobilie kopiert und gelöscht (der kopierte Text nach Mustermann Immobilie wird für den 2. Suchbegriff benötigt). Mit dem Button OK steht im 1. Suchbegriff Mustermann Immobilie. 2. Suchbegriff Nummer 2: Miete XX/20XX Durch den Button Neu kann ein neuer Suchbegriff angelegt werden. Hierzu wird mit Strg + V der kopierte Textteil aus Suchmuster 1 in das Textfeld eingefügt. Der Textteil, der nicht benötigt wird, kann gelöscht werden. In unserem Beispiel steht nach Bearbeitung des Textes im 2. Suchbegriff Miete XX/20XX. Stand: 04/2018 eurodata Seite 4 von 11

7 das Feld Kontonummer muss nicht gefüllt sein. Bsp.: mtl. Bankgebühren werden von verschiedenen Banken abgebucht. Damit das Suchmuster auch für die anderen Banken greift, muss das Feld Kontonummer leer bleiben Nach dem Erstellen der Suchbegriffe werden Buchungsvorschläge festgelegt. Mit dem Button Weiter > gelangt man in das nächste Fenster, um die Buchungsvorschläge anzulegen. Stand: 04/2018 eurodata Seite 5 von 11

8 In unserem Beispiel brauchen wir folgende Splittbuchung: Konto 4210: 500,00 EUR und Konto 4228: 150,00 EUR. Mit dem Button Bearbeiten wird der 1. Buchungsvorschlag festgelegt. Wichtig: Bei Aufwandsbuchungen müssen die Teilbeträge mit - Minus gekennzeichnet werden. Danach mit OK bestätigen. Nach Bestätigung des 1. Buchungsvorschlages wird mit dem Button Neu der 2. Buchungs- vorschlag festgelegt und mit OK bestätigt. Stimmt der Umsatz mit der angelegten Splittbuchung überein, kann das Suchmuster fertiggestellt werden. Stand: 04/2018 eurodata Seite 6 von 11

9 Nun kann in den Bankbuchungen über den Button Autokontierung Kontieren die Buchung erzeugt werden. Stand: 04/2018 eurodata Seite 7 von 11

10 Beispiel 2: prozentuale Aufteilung: Kassenzahlungen für Bewirtungsaufwand sollen wie folgt kontiert werden: Bewirtungskosten abzugsfähig: Konto 4650 Bewirtungskosten nicht abzugsfähig: Konto 4654 Verwendungszweck: Bewirtungskosten (über den Button Suchmuster oder Buchungssatz markieren und rechte Maustaste) 1. Splitt 70% abzugsf. Bewirtungskosten für die 2. Splittbuchung auf Button Neu 3. Splitt 30% nicht abz. Bewirtungskosten Stand: 04/2018 eurodata Seite 8 von 11

11 Nach Fertigstellen des Suchmusters wird durch den Button Autokontierung die Buchung erzeugt. Stand: 04/2018 eurodata Seite 9 von 11

12 4 Übersicht aller angelegten Suchmuster Unter Buchen finden sie den Menüpunkt Suchmuster/Kontierung. Hier sind alle angelegten Suchmuster ersichtlich und können dort auch geändert bzw. gelöscht werden. Arbeitsbereich: im Arbeitsbereich kann der Suchbegriff geändert bzw. gelöscht werden. In der Spalte Verwendung steht das Datum, zu dem das Suchmuster zuletzt gegriffen hat. Detailarbeitsbereich: Im Reiter Buchungsvorschläge ist ersichtlich, welchen Konten das Suchmuster zugeordnet ist. Die Kontierung kann hier geändert werden. mit Doppelklick kann der Suchbegriff geändert werden mit Doppelklick kann die Kontierung geändert werden Stand: 04/2018 eurodata Seite 10 von 11

13 edrewe Fibu Erstellen von Suchmustern Version 1.0 edrewe Ihr Ansprechpartner: eurodata AG Großblittersdorfer Straße D Saarbrücken Ansprechpartner edrewe: edrewe-systembetreuung: an: Stand: 04/2018 eurodata Seite 11 von 11