Vergleichstexte. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Voraussetzungen. 3. Vorgehensweise. 4. Details. 5. Wichtige Informationen

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1 Vergleichstexte Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Vergleichstexte anlegen 3.2. Suchkriterien erfassen 3.3. Kontierung erfassen 4. Details 4.1. Angewendete Vergleichstexte aufrufen 4.2. Angewendete Vergleichstexte ändern und erneut anwenden 4.3. Vergleichstexte erzeugen 4.4. Vergleichstexte mit Aufteilungsbuchung 4.5. Option»Zweifelhaft«in den Vergleichstexten 4.6. Vergleichstexte bearbeiten 4.7. Vergleichstexte löschen 4.8. SEPA-Bezeichnungen im Verwendungszweck 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt das Anlegen und Anwenden der Vergleichstexte. Vergleichstexte sind notwendig, um aus den einzelnen Bewegungen eines Kontoauszuges eindeutige Buchungen zu erzeugen. 2. Voraussetzungen Zusatzmodul muss lizenziert sein Das Zusatzmodul»Kontoauszugs-Manager«muss lizenziert sein.»fibu Tools Modulauskunft«wählen. Wenn Sie das Zusatzmodul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: sales@agenda-software.de Vorgehensweise Vergleichstexte anlegen Vorgehensweise Aufruf innerhalb Buchungsvorschläge 1.»Bearbeitung Buchungserfassung Bearbeiten Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeiten«. 2. Buchungsvorschlag markieren. 3. klicken (Tastenkürzel <V>). Hinweis Beim Verlassen des Fensters wird der gespeicherte Vergleichstext sofort angewendet. Aufruf außerhalb Buchungsvorschläge 1.»FIBU Stammdaten Kontoauszugs-Manager Vergleichstexte«. 2.»Datei Neu«. 3. Vergleichstexte erzeugen.

3 Seite Suchkriterien erfassen Suchkriterien Vergleichstext (freier Text) Vergleichstext erfassen Mit Doppelklick auf eine Zeile im Feld»Verwendungszweck«übernehmen Sie den Text in das Feld»Vergleichstext«. Alternativ können Sie den Vergleichstext manuell erfassen und folgende Funktionen nutzen: UND/ODER-Verknüpfungen Verwendung von Platzhaltern

4 Seite UND/ODER-Verknüpfungen UND-Verknüpfung Die Begriffe einer Zeile im Vergleichstext sind automatisch mit einer UND-Verknüpfung versehen. Beispiel: In FIBU ist folgender Vergleichstext erfasst: Im Verwendungszweck wird nach den Begriffen Miete und Aicherpark gesucht. Damit wird nur die folgende Kontobewegung anhand des Vergleichstextes kontiert: ODER-Verknüpfung Die Begriffe einzelner Zeilen im Vergleichstext sind mit einer ODER-Verknüpfung versehen. Beispiel 1: In FIBU ist folgender Vergleichstext erfasst: Im Verwendungszweck wird nach den Begriffen Miete und Aicherpark ODER Objekt und 22a gesucht. oder ODER-Verknüpfung in UND-Verknüpfung umwandeln Verknüpfen Sie die Zeilen mit einem Semikolon (;) um mehrere Zeilen bei der Kontierung zu berücksichtigen. Beispiel 2: In FIBU ist folgender Vergleichstext erfasst: Im Verwendungszweck wird nach den Begriffen Miete und Aicherpark UND»Objekt und 22a«gesucht.

5 Seite Verwendung von Platzhaltern Im Vergleichstext können Sie Platzhalter verwenden. Sie stehen stellvertretend für folgende Zeichen: das Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen: Eine Sucheingabe wie»?aus«findet alle Zeichenketten, die auf»aus«enden und davor einen beliebigen Buchstaben haben. Beispiele wären: haus, Haus, Maus, raus. das Sternchen (*) für beliebig viele Zeichen: Die Suche nach»*aus«liefert dagegen auch Zeichenketten wie»heraus«. Verwendung des Fragezeichens Beispiel: Fragezeichen (?) Die monatlichen Versicherungsbeiträge sollen auf einzelne Konten verbucht werden. Das Konto bestimmt sich dabei aus der Versicherungsnummer. Die Endnummer 100 bezeichnet dabei betriebliche Versicherungen; die Endnummer 300 private Versicherungen. Versicherung 1: AAG12345-HV-100» Konto 4360 Versicherung 2: AAG12345-BV-100» Konto 4360 Versicherung 3: AAG12345-RS-100» Konto 4360 Versicherung 4: AAG12345-HV-300» Konto 1820 Versicherung 5: AAG12345-BU-300» Konto 1820 Lösung: Es sind zwei Vergleichstexte anzulegen (einer pro Konto). Vergleichstext 1» Verwendungszweck: AAG12345-??-100» Konto 4360 Vergleichstext 2» Verwendungszweck: AAG12345-??-300» Konto 1820 Der Vergleichstext 1 wird immer dann angewendet, wenn im Verwendungszweck folgende Zeichenfolge vorkommt: AAG gefolgt von zwei Zeichen -100 Ein Fragezeichen steht für ein beliebiges Zeichen. Der Vergleichstext 1 wird demnach bei folgendem Verwendungszweck nicht angewendet: AAG12345-A-100. Dies gilt analog für den Vergleichstext 2 (statt -100 muss hier -300 stehen). Verwendung des Sternchens Beispiel: Sternchen (*) Für die monatlichen Zahlungen an die VAG-Leasing soll ein Vergleichstext angelegt werden. Im Verwendungszweck1 wird folgender Text angegeben: Fahrzeug 1» VAG Fahrzeug 2» VAG Fahrzeug 3» VAG Fahrzeug 4» VAG Fahrzeug 5» VAG Die Leasingraten sollen auf das Konto 4500 (Fahrzeugkosten) gebucht werden. Lösung: Erfassen Sie im Vergleichstext folgenden Verwendungszweck: VAG* Dieser Vergleichstext wird immer dann angewendet, wenn im Verwendungszweck das Wort VAG vorkommt. Unabhängig davon, was danach folgt.

6 Seite Suchkriterien Zusatzangaben (bestimmte Felder) Zusatzangaben statt Vergleichstexte Bei der Vorkontierung mit Zusatzangaben werden keine Vergleichstexte verwendet, sondern die Zusatzangaben, die aus den Kontobewegungen ermittelt werden. Wird eine der Zusatzangaben gefunden, erfolgt die Vorkontierung. Je mehr Zusatzangaben hinterlegt werden, desto genauer kann die Vorkontierung erfolgen. Aktivierung Um die Vorkontierung nur mit Zusatzangaben zu verwenden, aktivieren Sie im Vergleichstext die Option <Die Kontierung erfolgt, unabhängig vom Vergleichstext, nur anhand der Zusatzangaben>. Die Erfassung eines Vergleichstextes wird dadurch automatisch deaktiviert.

7 Seite 7 Ermittlung der Zusatzangaben Die Zusatzangaben können aus den Kontobewegungen heraus ermittelt werden, da diese bei der Verwendung von MT940-Format vorhanden sind. Beim Import von CSV-Dateien können Sie die Zusatzangaben über die Definitionsdatei einlesen. Alle unter Zusatzangaben vorhandenen Felder übernehmen Sie über die Eingabetaste oder : Hinweis Alle Zusatzangaben leeren Sie über.

8 Seite Kontierung erfassen Sie müssen mindestens das Gegenkonto erfassen. Optional erfassen Sie Angaben zu: Buchungsschlüssel (BU) Beleg1 und Beleg2 Buchungstext Kost1 und Kost2 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Buchungstext über Mandanten-Programmdaten Wird kein Buchungstext erfasst, gilt die Einstellung aus den Mandanten-Programmdaten:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Kontoauszugs-Manager«. Bei Sachkonten setzt sich der Buchungstext aus dem Verwendungszweck oder dem Namen des Auftraggebers zusammen (maximal 30 bzw. 80 Zeichen). Bei Personenkonten kann alternativ ein automatischer Buchungstext (ZA, ZE, RL, GU + Personenkontobezeichnung) erzeugt werden. Buchungstext bei Kontierung Davon abweichend können Sie den Buchungstext bei der Kontierung erfassen. Dieser hat Vorrang vor den Einstellungen in den Mandanten-Programmdaten. Erfassen Sie den Buchungstext (maximal 30 Stellen), der in die Buchungserfassung übernommen werden soll.

9 Seite 9 Monat und Jahr ergänzen Ist die Option <Monat und Jahr im Buchungstext hinzufügen> aktiviert, wird der Buchungstext automatisch um den Monat und das Jahr ergänzt. Grundlage für die Angaben ist dabei die Abrechnungsnummer, in der die Buchungsvorschläge eingelesen werden. Hinweis Der Buchungstext wird automatisch gekürzt, damit Monat und Jahr vollständig erscheint. Auftraggeber ergänzen Ist die Option <Auftraggeber im Buchungstext eintragen> aktiviert, wird der Buchungstext automatisch um den Auftraggeber aus der Kontobewegung ergänzt. Hinweis Der Buchungstext wird automatisch gekürzt, damit der Auftraggeber vollständig erscheint. Bezeichnung Gegenkonto übernehmen Mit der Taste <F8> übernehmen Sie die Bezeichnung des Gegenkontos als Buchungstext Details Angewendete Vergleichstexte aufrufen Wurde bei der automatischen Vorkontierung in den Buchungsvorschlägen ein Vergleichstext verwendet, wird dies in der Spalte»Kontierung anhand«mit der Kennung»Vergleichstext«dargestellt. Durch Klick auf den Eintrag öffnen Sie den verwendeten Vergleichstext.

10 Seite Angewendete Vergleichstexte ändern und erneut anwenden Vorgehensweise 1. Kontextmenü mit Rechtsklick auf Buchungsvorschlag öffnen. 2. <Status zurücksetzen> wählen. 3. Buchungsvorschläge schließen und erneut aufrufen. Alle Buchungen mit dem Status werden der Vergleichstexterkennung erneut unterzogen Vergleichstexte erzeugen Vergleichstexte aus den Buchungsvorschlägen erzeugen Vorgehensweise 1.»FIBU Bearbeitung Buchungserfassung Bearbeiten Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeiten«. 2. Buchungsvorschlag markieren. 3.»Funktionen Vergleichstexte«oder.

11 Seite Vergleichstexte aus den Kontobewegungen erzeugen Vorgehensweise 1.»FIBU Bearbeitung Kontoauszüge bearbeiten«. 2. Bankverbindung mit Doppelklick öffnen. 3. <Details anzeigen> klicken. 4. <Vergleichstext erstellen> klicken.

12 Seite Vergleichstexte manuell erfassen Vorgehensweise 1.»FIBU Stammdaten Kontoauszugs-Manager Vergleichstexte «. 2. Erfassen Sie einen Vergleichstext, der öfters in Kontobewegungen hinterlegt wurde. 3. Weisen Sie diesem ein Konto für die Verbuchung zu. Beispiel: Auf dem Kontoauszug befindet sich monatlich die Überweisung für die Miete der Geschäftsräume. Als Verwendungszweck wird immer»miete Stellplatz«angegeben. Da es sich um eine laufende Zahlung handelt, soll immer wenn der Text Miete Stellplatz auf dem Kontoauszug erscheint die Verbuchung auf das Konto 4210 Miete (SKR 03) erfolgen. Erfassen Sie wie dargestellt den Text»Miete Stellplatz«und hinterlegen Sie das Konto, welches für die automatische Vorkontierung verwendet werden soll.

13 Seite Vergleichstexte mit Aufteilungsbuchung Mit der Aufteilungsbuchung erzeugen Sie aus einem Vergleichstext mehrere Buchungen. Beispiel: In der monatlichen Miete von Euro sind Euro Miete und 500 Euro Nebenkosten enthalten. Hierzu wird folgender Vergleichstext erstellt: Nach der Erfassung der Suchkriterien (im Beispiel: Vergleichstext und Betrag in Euro) können Sie die Aufteilungsbuchung über die Schaltfläche <Aufteilung> erstellen. Eine Aufteilungsbuchung erstellen Sie in mehreren Schritten:

14 Seite Schritt: Aufteilungsbuchung 1 Erfassen Sie die Kontierungsart und die Kontierung. Beispiel: Kontierungsart = Betrag von Euro Kontierung = Fibu-Konto 4210 Kontierungsart Thema Betrag in Euro Prozentsatz Restbetrag Beschreibung Erfassen Sie pro Vergleichstext entweder <Betrag in EURO> oder <Prozentsatz>. Erfassen Sie pro Vergleichstext entweder mit der <Betrag in EURO> oder <Prozentsatz>. Die Kontierungsart kann pro Vergleichstext nur einmal verwendet werden. Kontierung Im Bereich Kontierung legen Sie fest, wie der unter Kontierungsart ermittelte (Teil-)Betrag verbucht wird. Sie müssen mindestens das Gegenkonto erfassen.

15 Seite Schritt: Auswahl der Aufteilungen Nach dem Verlassen der ersten Aufteilungsbuchung gelangen Sie automatisch in die Übersicht der Aufteilungen. In dieser Maske stehen folgende Funktionen (via Symbolleiste) zur Verfügung: Neue Aufteilung erstellen Vorhandene Aufteilung bearbeiten Vorhandene Aufteilung löschen Liste der Aufteilungen drucken Zurück in die Erfassung des Vergleichstextes gelangen Sie erst, wenn die Aufteilung vollständig ist. Die Schaltfläche <OK> ist bis zu diesem Zeitpunkt gesperrt. In der Kopfzeile werden dargestellt: Thema Zusatzangabe Betrag in Euro Summe Restbetrag Beschreibung Ist in den Zusatzangaben des Vergleichstextes ein Betrag erfasst, wird dieser hier dargestellt. Die Summe zeigt die bereits erfassten Aufteilungsbeträge. Je nach Kontierungsart als Euro oder Prozentbetrag. Der Restbetrag ist die Differenz zwischen»zusatzangabe Betrag in Euro«und»Summe in Euro«bzw. die Differenz zwischen»summe in %«und 100 % Schritt: Aufteilungsbuchung 2 Im nächsten Schritt erfassen Sie über die zweite Aufteilungsbuchung.

16 Seite 16 Im Beispiel ist der Restbetrag von 500 Euro als Nebenkosten auf das Konto 4228 zu buchen Schritt: Abschließen der Aufteilung Ist die Aufteilung vollständig, schließen Sie die Übersicht der Aufteilungen über <OK>. Im Tabellenfenster»Auswahl Vergleichstexte«werden die erfassten Aufteilungen mit grauem Hintergrund dargestellt.

17 Seite 17 Zudem erhalten Sie folgende Informationen: Spalte Aufteilung Aufteilung zu Nr. Aufteilungsart Aufteilungswert Beschreibung»j«= für diesen Vergleichstext ist eine Aufteilung erfasst Die Nummer zeigt die zueinander gehörenden Aufteilungen. Die Aufteilungsart zeigt die verwendete Kontierungsart (Betrag, Prozentsatz, Rest). Der Aufteilungswert entspricht dem erfassten Wert. Die Einheit (Euro oder Prozent) bestimmt sich aus der Aufteilungsart. Kennzeichnung erfasster Aufteilungen Ist in einem Vergleichstext eine Aufteilung erfasst, wird dies über eine farbige Markierung angezeigt. Bearbeitung einer Aufteilung Über Über bearbeiten Sie eine erfasste Aufteilung. löschen Sie eine Aufteilung gelöscht werden. Hinweis Wird für einen bestehenden Vergleichstext eine Aufteilung erfasst, wird die bisher erfasste Kontierung automatisch in die erste Aufteilungsbuchung übernommen Option»Zweifelhaft«in den Vergleichstexten Es kann notwendig sein, dass ein Vergleichstext immer vom Anwender zu überprüfen ist. Wird bei einem Vergleichstext die Option <Diesen Buchungsvorschlag immer mit dem Status "Zweifelhaft" kennzeichnen> aktiviert, erhält dieser in der Buchungsvorschlagsliste den Status.

18 Seite Vergleichstexte bearbeiten 1. Möglichkeit»FIBU Stammdaten Kontoauszugs-Manager Vergleichstexte«. Im geöffneten Fenster rufen Sie den zu ändernden Vergleichstext entweder durch Doppelklick oder das Symbol 2. Möglichkeit auf. Alternativ kann ein Vergleichstext auch direkt in den Buchungsvorschlägen bearbeitet werden.»fibu Bearbeitung Buchungserfassung Bearbeiten Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeiten«. Öffnen Sie zuerst die Vergleichstexte über. Innerhalb der Anlage eines Vergleichstextes die Übersicht aller Vergleichstexte aufrufen. Der gewünschte Vergleichstext kann jetzt bearbeitet werden. Nach dem Schließen erfolgt eine erneute Anwendung der Vergleichstexte. Hinweis Der bearbeitete Vergleichstext greift nur bei Buchungen, deren Status ist.

19 Seite Vergleichstexte löschen Vorgehensweise 1.»FIBU Stammdaten Kontoauszugs-Manager Vergleichstexte«. 2. Vergleichstext markieren. 3. klicken. Alternative Öffnen Sie den Vergleichstext und löschen Sie ihn dort über. Hinweis Wird ein Vergleichstext nicht mehr benötigt, müssen Sie ihn löschen (z. B. weil ein neuer Vergleichstext mit einem anderen Konto angelegt wurde). Dies ist notwendig, damit ein neuer Vergleichstext einwandfrei angewendet wird SEPA-Bezeichnungen im Verwendungszweck Erläuterungen zu den SEPA-Bezeichnungen im Verwendungszweck: Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen. 5. Wichtige Informationen Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge