Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge

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1 Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Kontoauszüge aufrufen 3.2. Kontoauszüge verbuchen 3.3. Buchungsvorschläge übergeben 4. Details 4.1. Kontoauszugs-Manager-Protokoll 4.2. Optionen in den Buchungsvorschlägen 4.3. Offene bzw. alle Buchungsvorschläge anzeigen und bearbeiten 4.4. Status von Buchungsvorschlägen zurücksetzen 4.5. Buchungsvorschläge Komfortfunktion 4.6. Buchungsvorschläge sortieren 4.7. SEPA-Bezeichnungen im Verwendungszweck 4.8. Reihenfolge der Suchkriterien 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie im Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeitet werden können. 2. Voraussetzungen Zusatzmodul muss lizenziert sein Das Zusatzmodul»Kontoauszugs-Manager«muss lizenziert sein.»fibu Tools Modulauskunft«. Wenn Sie das Zusatzmodul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: sales@agenda-software.de Kontoauszüge müssen importiert sein Kontoauszüge müssen im Mandanten importiert sein. Weitere Informationen hierzu: Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr Electronic Banking

3 Seite Vorgehensweisen Kontoauszüge aufrufen Der Aufruf erfolgt in der Buchungserfassung über die Schaltfläche <Kontoauszugs-Manager>. Der Aufruf kann nur erfolgen, wenn Buchungsvorschläge für die gewählte Abrechnungsnummer und den Buchungskreis vorhanden sind. Je nachdem, wie viele Kontobewegungen vorhanden sind, kann der Aufruf der Buchungsvorschläge einige Zeit in Anspruch nehmen. Abgleich Fibu-Saldo Kontoauszug Beim Import aus BANK ONLINE und MT940-Dateien wird der Anfangsbestand eines Kontoauszugs übermittelt. Der Saldo aus dem Kontoauszug muss mit dem Fibu-Saldo übereinstimmen. Beim Aufruf der Buchungsvorschläge erscheint ein Hinweis, falls es zu Abweichungen kommt: Bei einer Abweichung ist die Differenz zu klären.

4 Seite Kontoauszüge verbuchen»bearbeiten Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeiten«. Aus den importierten Kontobewegungen werden Buchungsvorschläge erzeugt. Die einzelnen Buchungsvorschläge werden nach der Vorkontierung mit einem Status versehen. Folgende Status-Angaben sind möglich: Status Erläuterung Diese Buchungsvorschläge wurden vollständig vorkontiert. Die Buchungsvorschläge können über <Buchungsvorschläge übergeben> in die Buchungserfassung übernommen 5 werden. Diese Buchungsvorschläge wurden nicht vorkontiert. Es wurde das in den Mandanten-Programmdaten hinterlegte Sammelkonto verbucht. Dieser Buchungsvorschlag ist manuell zu bearbeiten. Diese Buchungsvorschläge wurden nicht vollständig vorkontiert bzw. durch Vergleichstexte als zweifelhaft gekennzeichnet. Prüfen Sie die Buchung und korrigieren Sie diese gegebenenfalls. Durch Bestätigung der Buchung wird der Status auf geändert. Hinweis Vergleichstexte aus Kontobewegung erstellen: Nr Vergleichstexte.

5 Seite Buchungsvorschläge übergeben Alle Buchungsvorschläge übergeben Wenn alle Buchungsvorschläge mit dem Status gekennzeichnet sind, erhalten Sie eine Abfrage, ob die Buchungen an die Buchungserfassung übergeben werden sollen. Bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja> Einzelne Buchungsvorschläge übergeben Es ist möglich, einzelne Buchungsvorschläge in die Buchungserfassung zu übergeben. Dabei werden alle Buchungsvorschläge übergeben, die von oben beginnend durchgehend mit dem Status gekennzeichnet sind. Beispiel Wir verbuchen einen Kontoauszug für Januar Die laufenden Nummern 1 und 2 sind bereits vollständig kontiert. 1.»FIBU Bearbeitung Buchungserfassung Schaltfläche: Kontoauszugs-Manager«. 2. Schaltfläche <Buchungsvorschläge übergeben>.

6 Seite 6 3. Meldung bestätigen Details Kontoauszugs-Manager-Protokoll»Bearbeitung Buchungserfassung Bearbeiten Kontoauszugs-Manager Buchungsvorschläge bearbeiten«. Das Protokoll wird automatisch beim Öffnen der Buchungsvorschläge angezeigt. Das automatische Öffnen kann über»darstellung Optionen Option: Druckerdialog beim Einlesen anzeigen«deaktiviert werden. Das Protokoll kann später jederzeit über in den Buchungsvorschlägen geöffnet werden. Das Protokoll des Kontoauszugsmanager enthält folgende Informationen: Status Betrag Kontierung Datum Verwendungszweck/Auftraggeber Kost Skonto Kontobezeichnung Zusätzlich finden Sie diese Informationen: Anfangsbestand Zugänge Abgänge Endbestand

7 Seite Optionen in den Buchungsvorschlägen Über»Darstellung Optionen«können zusätzliche Optionen aktiviert werden. Die Optionen werden je Benutzer gespeichert und haben für alle Buchungskreise dieselbe Gültigkeit: Die Optionen im Einzelnen: Verwendungszweck als Zusatzinformation anzeigen Während der Bearbeitung eines Buchungsvorschlages sind im unteren Bereich der zugehörige Verwendungszweck sowie weitere Informationen (z. B. Auftraggeber) sichtbar. Es ist nicht möglich, diese Angaben zu verändern. Es handelt sich um ein reines Informationsfeld. Buchungsvorschläge mit Sammelkonto als OK kennzeichnen Wurden Buchungsvorschläge mit dem in den Mandanten-Programmdaten hinterlegten Sammelkonto vorkontiert, dann werden die Buchungsvorschläge im Standardfall mit dem Status versehen. Damit diese Buchungsvorschläge ohne direkte Prüfung in die Buchungserfassung übernommen werden können, ist die Option zu aktivieren. Bei der Vorkontierung erhalten diese Buchungsvorschläge automatisch die Kennung. Buchungsvorschläge mit Status und automatisch anwählen Nach dem Bearbeiten eines Buchungsvorschlags wird immer der nächste Buchungsvorschlag mit dem Status oder angewählt. Um diese Automatik zu deaktivieren, muss die Option unter»darstellung«abgewählt werden.

8 Seite 8 Sammelbuchung/Splittbuchung farbig markieren Wird in den Buchungsvorschlägen eine Sammel- oder Splittbuchung erfasst, wird diese farblich hervorgehoben. So kann leichter unterschieden werden, welche Buchungen aus dem Kontoauszug stammen und welche Buchungen manuell eingefügt wurden. Die Markierung erfolgt in grün. Druckerdialog beim Einlesen anzeigen Ist die Option aktiviert, wird beim Öffnen der Buchungsvorschläge das Protokoll des Kontoauszugs- Managers automatisch zum Druck angeboten. Hinweis Das Protokoll wird nur angezeigt, wenn offene Buchungsvorschläge vorhanden sind.

9 Seite Offene bzw. alle Buchungsvorschläge anzeigen und bearbeiten In den Buchungsvorschlägen kann zwischen den Optionen <Offene Buchungsvorschläge anzeigen> und <Alle Buchungsvorschläge anzeigen> gewählt werden. Offene Buchungsvorschläge anzeigen Als offene Buchungsvorschläge werden diejenigen bezeichnet, die noch nicht an die Buchungserfassung übergeben wurden. Ob ein Buchungsvorschlag übergeben wurde, ist in der Spalte»Verbucht«ersichtlich: Erläuterungen zum Status 4. Alle Buchungsvorschläge anzeigen Wurden Bank-Buchungen in der Buchungserfassung gelöscht, können einzelne Buchungen erneut an die Buchungserfassung übergeben werden. Vorgehensweise zur erneuten Übergabe: 1. Gewünschten Datensatz markieren. 2. Kontextmenü mit rechter Maustaste öffnen. 3. <Buchungsvorschlag erneut übergeben> wählen. 4. Abfrage mit <Ja> bestätigen.

10 Seite Status von Buchungsvorschlägen zurücksetzen Buchungen mit dem Status und können auf den Status zurückgesetzt werden. Wurde zum Beispiel festgestellt, dass ein Vergleichstext nicht korrekt erfasst wurde, ist der Status zurückzusetzen. Anschließend kann der Vergleichstext wie im Info Nr Vergleichstexte beschrieben überprüft und gespeichert werden. Werden die Buchungsvorschläge erneut aufgerufen, werden alle mit dem Status Buchungen noch einmal der Vergleichstexterkennung unterzogen. vorhandenen Vorgehensweise 1. Betroffenen Buchungsvorschlag markieren. 2. Kontextmenü mit rechter Maustaste öffnen. 3. <Status zurücksetzen> wählen.

11 Seite Buchungsvorschläge Komfortfunktion In den Buchungsvorschlägen stehen zur einfacheren Nachbearbeitung die wichtigsten Komfortfunktionen der Buchungserfassung zur Verfügung. Diese können über den Menüpunkt»Funktionen«sowie den bekannten Kurzaufrufen gestartet werden. Zudem befinden sich die wichtigsten Funktionen in der Symbolleiste: Kontenauskunft Gkto/Kto / <F> Die Kontenauskunft zeigt die Buchungen des aktuellen Gegenkontos/Kontos. In der Kontenauskunft werden alle Buchungen angezeigt, die in der Buchungserfassung verbucht wurden. Die offenen Buchungsvorschläge werden nicht berücksichtigt. OP-Konto <O> Das OP-Konto zeigt die offenen Posten des aktuellen Gegenkontos. Aus dem OP-Konto heraus kann mittels Doppelklick die ausgewählte Belegnummer in den Buchungsvorschlag übernommen werden. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <O> gestartet werden. Über das Tastenkürzel <Umsch + O> wird das OP-Konto mit dem Beleg1-Filter gestartet. Damit werden nur die Positionen im OP-Konto angezeigt, die zur Beleg1-Nummer des Buchungsvorschlages passen. Standardmäßig zeigt das OP-Konto nur Buchungen, die in der Buchungserfassung bereits verbucht wurden. Sollen auch die Buchungsvorschläge berücksichtigt werden, aktivieren Sie die Option <Buchungsvorschläge anzeigen>. Zur besseren Unterscheidung sind die Buchungsvorschläge gelb markiert. Buchungen suchen <N> / OP-Suche <F7> Mit der Suchfunktion können bereits erfasste Buchungen gefunden werden. Die offenen Buchungsvorschläge werden dabei nicht berücksichtigt. Mit der OP-Suche (Taste <F7> ) suchen Sie gezielt nach offenen Posten. Über einen Doppelklick kann die markierte Belegnummer aus der OP- Suche in die Erfassungszeile übernommen werden.

12 Seite 12 Buchungen farbig markieren Über den Menüpunkt»Funktionen Buchung Blau/Rot/weiß markieren«oder das Kontextmenü (rechte Maustaste) können einzelne Buchungen farbig markiert werden. So können zum Beispiel noch zu klärende Posten in roter Farbe hervorgehoben werden. Bei der Übernahme des Buchungsvorschlages in die Buchungserfassung bleibt die Farbkennung erhalten. Skontoprüfung Die Skontoprüfung starten Sie über die Taste <P> im Feld»Skonto«der Erfassungszeile. Die Skontoprüfung ermittelt anhand des Personenkontos und der Beleg1-Nummer die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag und schlägt diese als Skontobetrag vor. Der Skontobetrag muss damit nicht mehr manuell errechnet werden. Der notwendige Steuerschlüssel zur korrekten Verbuchung des Skontos wird automatisch eingetragen. Automatische Skontoprüfung Ist in den Mandanten-Programmdaten im Register»OPOS«die Option <Skontoprüfung durchführen. Keine Skontoprüfung wenn Skonto größer als x,xx %> aktiviert, wird die Skontoprüfung automatisch beim Aufruf der Buchungsvorschläge durchgeführt. Wird ein offener Posten beispielsweise anhand der Rechnungsnummer ermittelt, weicht der Zahlbetrag vom Rechnungsbetrag ab und liegt diese Differenz innerhalb der vorgegebenen Grenze, erfolgt die Skontobuchung. Der Buchungsvorschlag wird in diesem Fall mit dem Status»Zweifelhaft«gekennzeichnet und muss geprüft werden.

13 Seite 13 Sammelbuchung Über die Sammelbuchung wird ein Zahlbetrag auf einzelne offene Posten verteilt. Die Sammelbuchung in den Buchungsvorschlägen entspricht im Hinblick auf Funktion und Bedienung der Sammelbuchung in der Buchungserfassung. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <L> gestartet werden. Erfasste Sammelbuchungen werden farbig dargestellt (optional abwählbar). Über die Option <Bezahlte Buchungen ausblenden> werden bezahlte Buchungen ausgeblendet, die noch nicht verbucht, aber in den Buchungsvorschlägen enthalten sind. Hinweis Eingefügte Sammelbuchungen können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit wieder gelöscht werden (»Eingefügte Buchungen löschen«). FIBU stellt dann automatisch die ursprüngliche Kontobewegung wieder her. Zahlungssplittbuchung Über die Zahlungssplittbuchung kann ein Zahlbetrag auf einzelne Posten verteilt werden. Im Gegensatz zur Sammelbuchung können hierbei auch Sachkonten als Gegenkonten verwendet werden. Der ursprüngliche Zahlbetrag wird in der Spalte»Splittbetrag«gespeichert. Die Funktion und Bedienung entspricht dem Pendant in der Buchungserfassung. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <Umsch + F7> gestartet werden. Erfasste Zahlungssplittbuchungen werden farbig dargestellt (optional abwählbar). Hinweis Eingefügte Zahlungssplittbuchungen können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit wieder gelöscht werden (»Eingefügte Buchungen löschen«). FIBU stellt dann automatisch die ursprüngliche Kontobewegung wieder her.

14 Seite 14 Rechnungssplittbuchung Über die Rechnungssplittbuchung kann ein Betrag auf einzelne Rechnungsposten aufgeteilt werden. Dabei kann zwischen Brutto- und Nettobuchung gewählt werden. Die Funktion und Bedienung entspricht dem Pendant in der Buchungserfassung. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <Umsch + F8> gestartet werden. Hinweise Über die Erfassungsvorbelegung für den Rechnungssplitt (»Stammdaten Erfassungsvorbelegung«) können einzelne Felder als Schleppfelder definiert werden. Ein Schleppfeld übernimmt seinen Inhalt aus dem Buchungsvorschlag bzw. der vorangehenden Splittbuchung. Standardmäßig sind die Felder Gegenkonto, Beleg 1 und Buchungstext als Schleppfelder definiert. Die Einstellung gilt für den aktuellen Mandanten. Eingefügte Rechnungssplittbuchungen können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit wieder gelöscht werden (»Eingefügte Buchungen löschen«). FIBU stellt dann automatisch die ursprüngliche Kontobewegung wieder her. SEPA-Datei importieren In den Buchungsvorschlägen kann eine SEPA-Datei eingelesen werden:»funktionen SEPA-Datei importieren«. Deren Betrag wird dabei automatisch aufgeteilt. Wurde eine Zahlungsdatei mit einer Fremdsoftware erstellt, kann diese Datei in den Buchungsvorschlägen ausgewählt werden. Wenn der Gesamtbetrag der Datei mit dem Buchungsvorschlag übereinstimmt, werden alle einzelnen Zahlungsbeträge ermittelt und in die Buchungsvorschläge übernommen. Hinweis Eingefügte SEPA-Dateien können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit wieder gelöscht werden (»Eingefügte Buchungen löschen«). FIBU stellt dann automatisch die ursprüngliche Kontobewegung wieder her. Zahlungsläufe einlesen Bei Sammellastschriften bzw. überweisungen werden mit einer Kontobewegung oft eine Vielzahl von einzelnen Vorgängen verbucht. So stecken hinter einem Betrag zum Beispiel 100 Lastschriften von einem Mandanten. Wird die Anwendung ZAHLUNG zum Erstellen von Zahlungsläufen (bspw. Offene Posten aus FIBU oder Überweisungen aus LOHN) verwendet, können die Zahlungsläufe in die Buchungsvorschläge übernommen werden. Dies erspart die manuelle Aufteilung und ermöglicht einen Ausgleich im OP-System auf Knopfdruck. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <Z> gestartet werden. Eingefügte Zahlungsläufe werden farbig dargestellt (optional abwählbar). Es werden nur Zahlungsläufe angezeigt, deren Summe mit dem Betrag der Kontobewegung übereinstimmt. Hinweis Eingefügte Zahlungsläufe können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit wieder gelöscht werden (»Eingefügte Buchungen löschen«). FIBU stellt dann automatisch die ursprüngliche Kontobewegung wieder her.

15 Seite 15 Vergleichstexte Die Funktion»Vergleichstexte«ermöglicht das Erstellen eines Vergleichstextes zum aktuellen Buchungsvorschlag. Dabei werden alle Informationen dargestellt und können mittels Doppelklick in den Vergleichstext übertragen werden. Nach dem Speichern und Schließen kann der Vergleichstext angewendet werden. Der Buchungsvorschlag wird entsprechend kontiert. Die Funktion kann auch über das Tastenkürzel <V> gestartet werden. Nr Vergleichstexte Buchungsvorschläge mit dem Status kennzeichnen Der Status wird vergeben, wenn: der Buchungsvorschlag automatisch vollständig vorkontiert werden kann ein Buchungsvorschlag durch den Anwender bestätigt wird. Zudem gibt es die folgenden Komfortfunktionen: Buchungsvorschläge mit Sammelkonto als OK kennzeichnen. Aktivierung über»darstellung Optionen«. Buchungsvorschläge mit dem Status als kennzeichnen. Über das Symbol können alle Buchungsvorschläge mit dem Status»Zweifelhaft«auf den Status»OK«gesetzt werden. Damit können bspw. alle automatischen Vorkontierungen mit einem Mausklick auf»ok«gesetzt und im weiteren Verlauf in die Buchungserfassung übergeben werden.

16 Seite Buchungsvorschläge sortieren Bei manchen Banken weicht die Sortierung der elektronischen Kontoauszüge von den gedruckten Auszügen ab. Mit der Funktion»Buchungsvorschläge sortieren«kann die Reihenfolge der Buchungsvorschläge mit der Reihenfolge auf dem gedruckten Auszug angepasst werden. Funktionsaufruf in den Buchungsvorschlägen:»Bearbeiten Buchungsvorschläge sortieren«. Beispiel Elektronischer Kontoauszug Im elektronischen Kontoauszug (Importdatei) werden die Kontobewegungen nach Umsatz aufsteigend ohne Berücksichtigung des Vorzeichens sortiert. Gedruckter Kontoauszug Im gedruckten Kontoauszug werden die Umsätze nach»haben/soll«und in der zweiten Stufe nach»umsatz aufsteigend«sortiert. Die Kontobewegungen in den Buchungsvorschlägen sollen in die gleiche Reihenfolge wie auf dem gedruckten Kontoauszug gebracht werden.

17 Seite 17 Lösung 1. Buchungsvorschläge öffnen:»bearbeitung Buchungserfassung Schaltfläche: Kontoauszugs- Manager«. 2.»Bearbeiten Buchungsvorschläge sortieren«. 3. <Neu>. 4. Name für die Sortierung erfassen. 5. Sortierung»Haben/Soll«und»Umsatz aufsteigend«wählen. 6. <Speichern>. 7. Sortierung markieren.

18 Seite <Sortierung anwenden>. Die Buchungsvorschläge werden wie auf dem gedruckten Kontoauszug zuerst nach Haben- und dann nach Sollbeträgen sortiert. Innerhalb der Haben/Soll-Sortierung wird nach Umsatz aufsteigend sortiert.

19 Seite SEPA-Bezeichnungen im Verwendungszweck Im Verwendungszweck können verschiedene SEPA-Bezeichnungen stehen. Deren Bedeutung kann folgender Tabelle entnommen werden: Bezeichnung Bedeutung IBAN (International Bank Account Number) des Auftraggebers bzw. Zahlungsempfänger. IBAN+ Internationale Kontonummer. Die Länge der IBAN variiert je nach Teilnehmerland und kann max. 34 Stellen umfassen. BIC+ EREF+ KREF+ Business Identifier Code/Geschäftskennzeichen, auch BIC-Code oder SWIFT-Code. Internationale Bankleitzahl. Referenznummer für den Zahlungsvorgang. Diese Referenznummer dient zur Identifikation eines Zahlungsvorgangs. So kann jeder Umsatz nachvollzogen werden. Referenz des Sammlers. Erfolgt die Zahlung über eine Sammelzahlung, wird hiermit der zugehörige Auftraggeber der Sammelzahlung identifiziert. Mandatsreferenznummer. MREF+ Der Einzug einer SEPA-Lastschrift wird durch die eindeutige Mandatsreferenz autorisiert. Hierfür benötigt der Zahlungsempfänger ein unterschriebenes Lastschriftmandat. Gläubiger-Identifikationsnummer. CRED+ Die Gläubiger-Identifikationsnummer dient der eindeutigen Identifikation des Lastschrifteneinreichers. Diese wird von der Bundesbank vergeben. Identifikationsnummer des Zahlungspflichtigen. DEBT+ SVWZ+ ABWA+ Diese Identifikationsnummer wird vom Auftraggeber angegeben. Sie dient zur Identifikation des Zahlungspflichtigen. Dies kann zum Beispiel die Kundennummer sein. = Verwendungszweck Abweichender Auftraggeber. Sind der Kontoinhaber und Auftraggeber des Umsatzes nicht identisch, wird hier der abweichende Auftraggeber benannt.

20 Seite 20 ABWE+ Abweichender Empfänger. Sind der Kontoinhaber und Empfänger des Umsatzes nicht identisch, wird hier der abweichende Empfänger benannt. Ursprungs-Zahlbetrag. OAMT+ Werden mit dem gebuchten Umsatz auch Gebühren belastet, wird hier der ursprüngliche Zahlbetrag genannt. Die Buchung beinhaltet den ursprünglichen Zahlbetrag plus die Gebühren. Gebühren und Zinsausgleich. COAM+ Werden bei einer Rücklastschrift Zinsen oder Gebühren in Rechnung gestellt, werden diese ausgeglichen und hier als Gesamtbetrag ausgewiesen Reihenfolge der Suchkriterien Die Suche nach der Kontierung der offenen Posten erfolgt durch eine feste Reihenfolge: Kontierung Kundennummer/ Belegnummer Auftraggeber Bankverbindung Belegnummer Erläuterung Es wird nach Kundennummern/Belegnummern gesucht, die in den Mandanten-Programmdaten als solche gekennzeichnet sind. (Zum Beispiel Kennung»K«für Kundennummer oder Kennung»B«für Belegnummer.) Hierbei wird mit der Debitoren-Bezeichnung verglichen. Die hinterlegte Bankverbindung in den Personen-Stammdaten. Belegnummer, die nicht eindeutig als Belegnummer zu erkennen ist. (»Belegnummer von/bis«in den Mandanten-Programmdaten.) -Adresse Betrag Die hinterlegte -Adresse in den Personen-Stammdaten. Innerhalb der Betragsprüfung gibt es noch folgende Reihenfolge: Einzelne Buchung Geraffte Buchungen Belegsaldo 5. Wichtige Informationen Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr Electronic Banking Nr Vergleichstexte