Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation

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1 Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation e. V. Solmsstraße 18 Gebäude E Frankfurt am Main Telefon Telefax info@bar-frankfurt.de An die benannten Ansprechpartner der Spitzenverbände und obersten Landesbehörden zum Teilhabeverfahrensbericht Frankfurt am Main im September 2018 Ansprechpartner/in: Dr. Michael Schubert Alexandru Ene Ann-Kathrin Poth Ingo Wermes Tel.: /64/56/35 Az: teilhabeverfahrensbericht@bar-frankfurt.de 3. Rundbrief zur Umsetzung des Teilhabeverfahrensberichtes nach 41 SGB IX Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem dritten Rundbrief möchten wir Sie erneut zusammenfassend über wesentliche inhaltliche Punkte und Entwicklungen des Umsetzungsprozesses zum Teilhabeverfahrensbericht informieren. 1. Datenerfassung Verbindliche fachliche Grundlagen Ein zentraler Punkt der Vorbereitung zur Datenerfassung war die Festlegung eines für alle Rehabilitationsträger einheitlichen Messkonzepts sowie einheitlichen Merkmalsbeschreibungen zu den Sachverhalten des 41. Denn eine abgestimmte Auslegung ist entscheidend für eine vergleichbare Datenerfassung und einen soliden Berichtsaufbau. Aufbauend auf mehreren Sitzungen und unter Beteiligung von Vertretern aus allen Trägerbereichen, wurde zwischenzeitlich die Variablenbeschreibung Primärvariablen, Meldevariablen und Definitionen zu den Sachverhalten nach 41 SGB IX verbindlich verabschiedet. Diese gibt insbesondere Antworten auf folgende fünf Fragestellungen: a) Wie sind die Sachverhalte nach 41 Abs. 1 für die Datenerfassung zu verstehen? b) Welche Daten sind zu erfassen (Primärvariablen)? c) Wie sind die zu erfassenden Primärvariablen fachlich zu verstehen (Definitionen)? 1

2 d) Welche Daten sind zu übermitteln (Meldevariablen)? e) Wie sind die Meldevariablen aus den Primärvariablen zu erzeugen (Berechnungsweg)? Somit ist die fachliche Ausgestaltung der Datenerfassung auf Basis des 41 SGB IX und der zu übermittelnden Daten abgeschlossen. 2. Datenerfassung 2018 Wie bereits im zweiten Rundbrief dargelegt, gilt für die Datenerfassung in 2018 im Rahmen eines stufenweisen Berichtsaufbaus die Besonderheit, dass dezentral aufgestellte Trägerbereiche die Berichtspflicht zum ersten Teilhabeverfahrensbericht (Erhebungsjahr 2018, Erscheinen 2019) mit einer geringeren Zahl an Piloten erfüllen können. Die einzelnen Trägerbereiche haben hiervon wie folgt Gebrauch gemacht: Trägerbereiche Datenerfassung 2018 Gesetzliche Krankenkassen Bundesagentur für Arbeit Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und Träger der Unfallversicherung der Landwirte Träger der gesetzlichen Rentenversicherung und Träger der Alterssicherung der Landwirte Träger der Kriegsopferversorgung und Träger der Kriegsopferfürsorge Träger der öffentlichen Jugendhilfe Träger der Eingliederungshilfe keine keine In diesem Rahmen läuft in allen Trägerbereichen aktuell die Datenerfassung für den ersten Teilhabeverfahrensbericht. Die BAR hat mit den Pilotträgern der Bereiche Eingliederungshilfe, Jugendhilfe und Kriegsopferversorgung/-fürsorge, unter Einbezug der kommunalen Softwareanbieter, zwischenzeitlich einen Erfahrungsaustausch durchgeführt. Die Umsetzung wird von den Piloten als leistbar angesehen und aus keinem dieser Trägerbereiche sind grundsätzlich Probleme der Datenerfassung berichtet worden. Erkenntnisse im Detail werden in das weitere Vorgehen eingespeist. 3. Datenerfassung 2019: technische Vorbereitungen zur vollumfänglichen Berichtspflicht Mit den gemeinsam getroffenen inhaltlichen Festlegungen (vgl. Nr.1) besteht für alle Trägerbereiche Handlungssicherheit für erforderliche Vorbereitungen zur für alle Rehabilitationsträger geltenden Berichtspflicht ab Nach unserer Kenntnis bedingt der Teilhabeverfahrensbericht in allen Trägerbereichen Softwareanpassungen, welche aktuell umgesetzt werden. 2

3 Zur Vorbereitung und Umsetzung der Berichtspflicht wurden von der BAR allen Trägerbereichen weitere Unterlagen zur Verfügung gestellt: Erfassungshinweise für die operative Dateneingabe Kurzhinweise für die einzelnen Primärvariablen zur Nutzung in Eingabemasken eine Übersicht zu bestehenden Abhängigkeiten zwischen einzelnen Primärvariablen zur Hinterlegung in Softwaresystemen (sog. Plausibilitäten ). Träger mit Fachsoftware: Zur Unterstützung der Träger mit kommunaler Fachsoftware ist die BAR seit 2017 in regelmäßigem Kontakt mit den von den Spitzenverbänden/obersten Landesbehörden gemeldeten Softwareanbietern. Diesen werden die wesentlichen Unterlagen zentral von der BAR zur Verfügung gestellt. Inhaltliche Zielstellung ist hierbei, dass die Datenerfassung sowie die Berechnung der Meldevariablen integriert in den jeweiligen Fachverfahren erfolgt. Ergebnis einer Sitzung mit den Softwareanbietern im Mai 2018 war u.a., dass die erforderlichen Anpassungen zeitgerecht realisiert werden können. Träger ohne Fachsoftware: Für Rehabilitationsträger, die kein Fachverfahren einsetzen, plant die BAR aufbauend auf entsprechenden Interessenbekundungen ein Softwaretool für die praktikable Erfassung sowie Weiterverarbeitung von Daten zum Teilhabeverfahrensbericht bereitzustellen. Grundsätzliche Zielstellung ist hierbei, eine effiziente Datenerfassung und - bereitstellung durch die Rehabilitationsträger zu ermöglichen. Wenn das Angebot eines Softwaretools für Sie von Relevanz ist, bitten wir Sie soweit noch nicht erfolgt umgehend mit der BAR-Geschäftsstelle Kontakt aufzunehmen. 4. Datenerfassung 2019: fachliche Vorbereitungen zur vollumfänglichen Berichtspflicht Im Hinblick auf die kommende vollumfängliche Berichtspflicht ab 2019 ist die Information aller beteiligten Rehabilitationsträger wesentlich. Auch Erfahrungen der amtlichen Statistik bei der Implementation neuer Statistikpflichten zeigen, dass eine rechtzeitige Information der Datenproduzenten, hier der einzelnen Rehabilitationsträger, von großer Bedeutung ist. Daher führt die BAR-Geschäftsstelle seit August 2018 regionale Infoveranstaltungen durch. Die Veranstaltungen sind ein Angebot, die Rehabilitationsträger zielführend bei der Vorbereitung und Umsetzung der neuen Berichtspflicht zu unterstützen und richten sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Rehabilitationsträger nach SGB IX, die mit dem Teilhabeverfahrensbericht befasst sind. Bislang wurden vier Veranstaltungen (Kassel, Düsseldorf, Leipzig und Berlin) durchgeführt. Weitere Termine sind 13. September 2018, Koblenz 25. September 2018, Regensburg 27. September 2018, Hamburg 2. Oktober 2018, Düsseldorf 4. Oktober 2018, Gültstein 21. November 2018, Münster 30. November 2018, Würzburg 7. Dezember 2018, Erfurt Anmeldungen zur kostenfreien Teilnahme sind möglich unter 3

4 5. Datenübermittlung an die BAR: Anforderung an die Meldedatendatei Als technisches Format der Meldedatendatei wurde in enger Anlehnung an die amtliche Statistik ein standardisiertes *.xml-format festgelegt. Hierzu liegt eine abgestimmte technische Meldedatensatzbeschreibung der BAR vor, welche alle relevanten technischen Informationen zur Erstellung der Meldedatendatei umfasst. Das Dokument wurde allen Trägerbereichen und den Anbietern kommunaler Fachverfahren zur Verfügung gestellt. 6. Datenübermittlung an die BAR: Übermittlungsweg Für die Datenübermittlung an die BAR wurde zwischenzeitlich ein elektronischer Übermittlungsweg über die Onlineplattform unter eingerichtet. Für die Datenlieferanten lässt sich dabei das Vorgehen wie folgt zusammenfassen: 1. Die BAR stellt für den Dateneingang bei der BAR unter eine Onlineplattform mit Benutzerkontensteuerung bereit. 2. Die Datenlieferanten werden einmalig registriert und erhalten so entsprechende Zugangsdaten. 3. Nach Authentifizierung besteht die Möglichkeit der Übertragung (Upload) der *.xml-datei (via SFTP-Server). 4. Die Datenübermittlung erfolgt automatisch verschlüsselt entsprechend gängiger Standards an den Server der BAR-Geschäftsstelle. 5. Es erfolgt eine automatisierte Rückmeldung an den Datenlieferanten mit der Bestätigung der Datenübertragung. Von Seiten der kommunalen Spitzenverbände und obersten Landesbehörden wurde der gesetzlich in 14 Abs.2 SGB IX formulierte Meldeweg (Rehabilitationsträger Landesministerium BAR) hinsichtlich seiner Praktikabilität und Effizienz hinterfragt. Mit dem Ziel der Verwaltungsvereinfachung und Verschlankung der erforderlichen Meldeprozesse, steht die Onlineplattform den Rehabilitationsträgern auch für eine Direktübertragung des Meldedatensatzes vom jeweiligen Reha-Träger zur BAR zur Verfügung. Die zuständigen Spitzenverbände/obersten Landesministerien erhalten hierbei einen Abzug der Datenmeldung an die BAR. Im Rahmen einer Abfrage, haben die obersten Landesbehörden diesen Meldeweg mit großer Mehrheit begrüßt. Auch aus Sicht des BMAS ist die Direktmeldung der Daten eine einfache und praktikable Verfahrensweise, die auch im Einklang mit Sinn und Zweck der gesetzlichen Vorschrift steht (Anlage 1). 7. Datenübermittlung an die BAR: Meldezeitpunkt Die Datenübermittlung zum Teilhabeverfahrensbericht soll, wie trägerübergreifend vereinbart, jährlich und jeweils im auf das Berichtsjahr folgenden Jahr im Zeitraum von April bis spätestens Anfang Mai erfolgen. 4

5 Der Berechnung und Übermittlung der Meldevariablen durch die Reha-Träger geht so von Januar bis März eine 3-monatige sogenannte Wartezeit voraus, in welcher Eingaben zum Berichtsjahr soweit erforderlich komplettiert werden können. 8. Datenübermittlung und Datenauswertung Die Auswertung der Daten für den Teilhabeverfahrensbericht erfolgt nach 41 Abs. 2 Satz 2 SGB IX durch die Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation unter Beteiligung der Rehabilitationsträger. Aus diesem Grund wurde seitens der BAR-Geschäftsstelle mit Vertretern aus allen Trägerbereichen ein Verständigungsprozess zu Grundlagen der Berichtsgestaltung und Möglichkeiten der Darstellung der Daten im Teilhabeverfahrensbericht begonnen. Darauf aufbauend hat der Vorstand der BAR in seiner Sitzung am 25. April 2018 hierzu beraten und folgende grundlegenden Festlegungen beschlossen: 1. Der Vorstand beschließt einen aussagekräftigen und transparenten Vollbericht ab 2020 (Berichtsjahr 2019), der auf strukturierten Daten der einzelnen Rehabilitationsträger und einordnenden Erläuterungen aufbaut. 2. Alle von den Trägern gelieferten Daten werden pseudonymisiert im Bericht dargestellt. Der Bericht wird keine namentlichen Nennungen einzelner Rehabilitationsträger beinhalten. 3. Es besteht für die Trägerbereiche die Möglichkeit, dass die von den Trägern zu liefernden Daten durch den übermittelnden Träger (hier: Spitzenverbände/oberste Landesbehörden) pseudonymisiert werden. Wird von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch gemacht, wird die Pseudonymisierung in jedem Fall durch die BAR-Geschäftsstelle sichergestellt. Die Befassung mit der Berichtsgestaltung wird in den nächsten Monaten mit den fachlichen Ansprechpartnern der Spitzenverbände und obersten Landesbehörden fortgesetzt. 9. Datenübermittlung an die BAR: einheitliches Kennnummernsystem mittels Träger-ID Die BAR-Geschäftsstelle wird ein einheitliches Kennnummernsystem einsetzen, über welches alle Rehabilitationsträger eine ID-Nummer für die Kennzeichnung der zu übermittelnden Daten an die BAR erhalten werden. Für jeden Datenlieferanten ist, wie bei jeder Statistik üblich und erforderlich, eine eindeutige Identifikationsnummer für das Datenhandling erforderlich; z.b., um mögliche Doppelsendungen oder fehlende Daten identifizieren zu können. Die ID-Nummern werden sechsstellig sein und die Struktur innerhalb der Trägerbereiche berücksichtigen. Diesbezüglich kommen wir unter Einbezug o.g. Beschlusses des BAR-Vorstandes (vgl. Nr. 7; Punkt 3) in Kürze auf die zu adressierenden Stellen zu. 5

6 10. Informationsmöglichkeiten für Beteiligte am Teilhabeverfahrensbericht Die BAR-Geschäftsstelle hat unter 1 eine Onlineplattform eingerichtet, welche neben der Datenübermittlung (vgl. Punkt 6) auch zukünftig als Informationsportal für die Reha-Träger dient. Neben allgemein zugänglichen Informationen (Grundlegendes zur Aufgabe, Termine der Informationsveranstaltungen) sind in einem geschützten Bereich auch alle zentralen Dokumente zum Teilhabeverfahrensbericht abgelegt und so jederzeit zugänglich. Die individuellen Zugangsdaten je Reha-Träger (Träger-ID und Passwort) werden in den nächsten Wochen schriftlich vergeben. Dem BMAS und dem Vorstand der BAR wird kontinuierlich über den Sachstand berichtet. Über Rückmeldungen oder Hinweise freuen wir uns. Zum Schluss: Dieser Rundbrief ist für mich persönlich der letzte, da ich Ende dieses Monats aus dem Dienst bei der BAR ausscheide. Zum greift Dr. Stefan Schüring den Staffelstab nahtlos auf und das Team der BAR wird gemeinsam mit Ihnen die Arbeit an der Umsetzung der gesetzlichen Aufgabe fortsetzen. Ich persönlich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit, die vielen interessanten Gespräche sowie die gewonnenen Einblicke zur Arbeit unseres komplexen Reha-Systems. Ich wünsche Ihnen und uns, dass wir den eingeschlagenen Weg der konstruktiven Zusammenarbeit gemeinsam konsequent weitergehen; beim Teilhabeverfahrensbericht, aber auch bei anderen Fragenstellungen im Themenfeld der Rehabilitation und Teilhabe. Denn für die gelingende Teilhabe von Menschen mit Behinderung ist Koordination und Kooperation in einem komplexen System wie unserem schlicht erforderlich. Freundliche Grüße Dr. Michael Schubert Fachbereichsleiter Teilhabeverfahrensbericht, Systembeobachtung und Forschung 1 Ebenso möglich: 6

7 ^ Bundesministerium für Arbeit und Soziales BundesministeriumfOr Arbeit und Soziales Berlin Herrn Dr. Michael Schubert FachbereichsleiterTeilhabeverfahrensbericht, Systembeobachtung und Forschung Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation e.v Solmsstraße Frankfurt am Main HAUSANSCHRIFT POSTANSCHRIFT TEL FAX INTERNET Dr. Sandro Blanke Regierungsdirektor Referatsleiter Wilhelmstraße 49, Berlin 11017Beriin -» > sandro. bund. de AZ Berlin, 13. Juli 2018 VaS Sehr geehrter Herr Dr. Schubert, vielen Dank für Ihre vom 4. Juli 2018, in der Sie um eine Stellungnahme des BMAS zu der Frage bitten, ob im Zusammenhang mit den gesetzlichen Vorgaben nach 41 SGB IX auch eine Direktmeldung der nach 41 Abs. 1 SGB IX durch die Rehabilitationsträger zu erfassenden Daten an die BAR den gesetzlichen Anforderungen nach 41 Abs. 2 SGB IX genügt. Die Direktmeldung der Daten durch die Rehabilitationsträger an die BAR ist aus Sicht des BMAS eine einfache und praktikable Verfahrensweise, die auch im Einklang mit Sinn und Zweck der gesetzlichen Vorschrift steht. Diese bezweckt im Kern, dass die von den Rehabilitationsträgern zu erhebenden Daten jährlich an.die BAR weitergeleitet und dort aufbereitet werden. Der Zwischenschritt der Meldung der Daten der einzelnen Trägerbereiche an die Spitzenverbände bzw. die jeweils zuständigen obersten Landesbehörden zur Weiterleitung an die BAR dient dagegen zum einen dazu, ein geordnetes Meldeverfahren sicherzustellen, um die BAR-Geschäftsstelle nicht über Gebühr zu belasten und soll andererseits die Beteiligung und Information der Spitzenverbände der Rehabilitationsträger bzw. der obersten Landesjugend- und Sozialbehörden sicherstellen. Soweit Einverständnis seitens der BAR-Geschäftsstelle (die das Verfahren der Direktmeldung anbietet) und der Länder (die auf ihre Einbindung in den Meldeweg verzichten) dahingehend besteht, dass auf diesen Zwischenschritt im Meldeweg verzichtet werden kann, besteht deshalb aus Sicht des BMAS kein gesetzlicher Anhaltspunkt dafür, dass diese nicht einvernehmlich über ihn verfügen könnten. Hinzu kommt, dass die Bundesländer im Rahmen der Ausführung von Bundesrecht nach Art. 84 GG ohnehin frei sind, die Aufgabenerledigung nach eigenem Ermessen U-Bahn U 2, U 6: Mohrenstraße / Französische Straße Bus 200: Wilhelmstraße S-Bahn 1, 2, 25: Brandenburger Tor

8 seile 2 von 2 zweckmäßig auszugestalten. Soweit durch Bundesgesetz Aufgaben den Ländern zugewiesen sind, können sie darüber entscheiden, durch wen und in welcher Weise diese Aufgaben erfüllt werden. Die Regelung in 41 Abs. 2 SGB IX ermöglicht es somit nach Einschätzung des BMAS auch nach dieser Betrachtungsweise, dass die BAR und die obersten Landesbehörden ein Verfahren mit einer Direktmeldung statistischer Daten an die BAR vereinbaren, wenn die BAR die notwendigen technischen Voraussetzungen für ein solches Verfahren schaffen kann. Mit freundlichen Grüße Im Auftrag al. Q^-L^ Dr. Sandra Blanke