DENTAplus Connect Konforme Datenübertragung

Transkript

1 DENTAplus Connect Konforme Datenübertragung

2 Die Inbetriebnahme des digitalen Belegtransfers DENTAplus Connect Inhalt 1. Prüfung der Systemvoraussetzungen für die Installation von DENTAplus Connect Update von DENTAplus Dentalabrechnung auf die aktuellste Version 18.08: Wie geht es weiter? Willkommensmail erhalten Backend Einrichtung Ihres Accounts Accountdaten Ihre Praxen Erweitern Sie die Praxisdaten Installation Modul DENTAplus Connect Aktivierung und Vergabe der Passwörter für Kunden Hinterlegen der Zugangsdaten im DENTAplus Teilen Sie die Passwörter für Ihre Kunden mit Das PVS Ihres Kunden unterstützt die Schnittstelle VDDS- Labor-Client Einstellungen im DENTAplus Connect Vorgehensweise in den verschiedenen Praxisverwaltungssystemen

3 Allgemeines Sie haben DENTAplus Connect von Software Service Stadermann GmbH erhalten und sich somit für eine einfache, komfortable und konforme Abwicklung des digitalen Belegtransfers ab dem entschieden. Bevor Sie mit DENTAplus Connect arbeiten können, nehmen Sie noch einige Einstellungen vor und treffen Sie die nötigen Vorbereitungen. Dieser Leitfaden dient zur Orientierung und enthält alle wichtigen Schritte zur Einrichtung des Programms. Was müssen Sie tun um den Datenaustausch mit DENTAplus Connect starten zu können? 3

4 Einleitung Wir freuen uns, dass Sie sich für ein Produkt aus dem Hause Software Service Stadermann GmbH entschieden haben. Diese Kurzanleitung soll Sie bei der Installation Ihres DENTAplus Connect Pakets sowie bei den ersten Schritten unterstützen. Ein ausführliches PDF-Handbuch finden Sie auf unserer Webseite unter: Für weitere Informationen zur Software oder zur Connect App sind wir für Sie da! Haben Sie noch Fragen zur Installation oder zum laufenden Betrieb der Systeme, oder benötigen Sie technische Unterstützung, dann steht Ihnen unser Support von Montag bis Freitag von Uhr zur Verfügung. Sie können uns auch eine an schreiben und uns Ihr Anliegen schildern. Wir helfen Ihnen gerne. Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß im Umgang mit unserem Produkt und würden uns freuen, wenn Sie sich auch zukünftig für eine Lösung aus unserem Haus entscheiden. Viele Grüße Software Service Stadermann GmbH 4

5 1 Prüfung des Systemvoraussetzungen für die Installation von DENTAplus Connect 1.1 Update von DENTAplus Dentalabrechnung auf die aktuellste Version Führen Sie ein Update auf Ihre DENTAplus Dentalabrechnung aus. Vergessen Sie nicht vor der Installation eine vollständige Datensicherung durchzuführen! 2 Wie geht es weiter? 2.1 Willkommensmail erhalten Nach Ihrer Anmeldung auf erhalten Sie eine Willkommensmail mit einem Link für die Aktivierung Ihres Accounts. Nachdem Sie den Link betätigt haben, befinden Sie sich nun im Admin Bereich (Backend) Ihres Accounts. 5

6 Abbildung 1 Um in das Backend zu gelangen geben Sie das Passwort und den Benutzer ein. Sie finden die Zugangsdaten in der . Klicken Sie danach auf den Button Anmelden oder drücken Sie die Enter-Taste. 6

7 3 Backend Einrichtung Ihres Accounts 3.1 Accountdaten Abbildung 2 Unter dem Menüpunkt Accountdaten finden Sie alle Daten, wie Firmenname, Anschrift, Mailadresse, etc. zu Ihrem Dentallabor. Sie haben außerdem die Möglichkeit unter den jeweiligen Bereichen das Firmenlogo hochzuladen bzw. zu löschen. Wir empfehlen Ihnen unter dem Bereich Passwort ändern das Password zu ändern. 7

8 Passwort ändern Klicken Sie auf Accountdaten. Öffnen Sie den Menü-Punkt Passwort ändern. Geben Sie zweimal Ihr neues Passwort ein. Bestätigen Sie die Passwortänderung mit einem Klick auf Passwort speichern. Abbildung 3 8

9 Laborlizenz Abbildung 4 Für die Verbindung mit Ihren Kunden benötigen Sie die Laborlizenz. Den Lizenzschlüssel finden Sie unterhalb des Firmennamens. 9

10 Gebuchte Accounts Sollten Sie mit Ihren gebuchten Accounts nicht auskommen, können Sie erweitern. Die zusätzlichen Accounts werden ab dem Folgemonat gesondert berechnet. Haben Sie Ihre bisherigen Test-Accounts nicht genutzt, können Sie die Daten wie Name und Adresse, , Benutzer und Kennwort löschen und diese mit Praxisdaten wie unter Punkt 3.2 beschrieben erweitern und speichern. 10

11 3.2 Ihre Praxen Erweitern Sie die Praxisdaten Unter dem Menüpunkt Ihre Praxen erweitern Sie die Daten Ihrer Kunden: Name (vom Behandler auf den jeweiligen Namen der Praxis) und Adresse der Praxis, E- Mail, Benutzer und Kennwort. Abbildung 5 11

12 Die Praxis benötigt je nach Anbindung bis zu 4 Datenfelder: Für die Kommunikation per App werden der Benutzername und das Passwort benötigt. Für den Connect Praxis Client werden UiD (entspricht der Lizenznummer der Praxis im DENTAplus), Benutzer und Kennwort benötigt. Für die Einbindung im Praxisverwaltungssystem werden die Lizenz, der Benutzer und das Passwort benötigt. Die Lizenz und der Benutzer können gleich sein und sollten nach Möglichkeit nicht geändert werden. Die UiD (Lizenznummer im DENTAplus) finden Sie unter der jeweiligen Praxis. Sie ist wichtig für die Verknüpfung mit dem DENTAplus. Abbildung 6 12

13 Felder mit einem rot gekennzeichneten Stern sind Pflichtfelder wie der Name Ihres Kunden, sowie die Adresse. Die hinterlegten Daten dienen der Zuordnung und werden für den digitalen und reibungslosen Belegtransfer mit Ihren Kunden benötigt. Vergessen Sie nicht Ihre Daten nach der Eingabe/Änderung zu speichern! 13

14 4 Installation Modul DENTAplus Connect Damit Ihr DENTAplus System die gesendeten Daten auch empfangen kann, brauchen Sie ein Modul. In der zweiten Willkommensmail die Sie erhalten haben, befinden sich Ihre Zugangsdaten sowie ein Link für das Connect Modul: DENTAplus Connect Modul DENTAplus Dentalabrechnung. Abbildung 7 14

15 Laden Sie das Modul bitte vom Server herunter indem Sie auf den Link klicken und installieren es. Im Netzwerk reicht die Installation auf einem PC. Der Client für DENTAplus wird im Datenverzeichnis vom DENTAplus installiert. Die richtigen Pfade werden aus der DENTAplus Installation ausgelesen und richtig vorgeschlagen. Abbildung 8 15

16 Abbildung 9 16

17 5 Aktivierung und Vergabe der Passwörter für Kunden Bevor Sie mit den Datentransfer starten, müssen Sie für Ihre Kunden Passwörter aktivieren und vergeben. Gehen Sie dazu auf den Reiter Anwendung und wählen Sie den vorletzten Menüpunkt DENTAplus Connect. Abbildung 10 17

18 Abbildung 11 Unter dem Menüpunkt DENTAplus Connect Einstellungen können Sie die Daten wie Kundenname und Lizenznummer (UiD aus dem Backend) eingeben und speichern. 18

19 Abbildung 12 Abbildung 13 19

20 Um den Kunden unter dem Menüpunkt DENTAplus Connect Einstellungen zu hinterlegen klicken Sie auf den Button Neu Abbildung 14 und rufen Sie den bestehenden Kunden aus dem DENTAplus Programm über die Funktion Fragezeichen (siehe Abbildung 14) auf. 20

21 Abbildung 15 21

22 Abbildung 16 Die geforderte Lizenznummer unter Einstellungen DENTAplus Connect entspricht der UiD im Backend. Kopieren Sie die UiD Ihres Kunden und fügen Sie diese in das Feld Lizenznummer in ein. Durch die Verknüpfung, wird die Praxis mit dem DENTAplus verbunden. 22

23 Abbildung 17 Vergessen Sie nicht die erfassten Daten zu sichern indem Sie auf Speichern klicken (auch in Ihrer Symbolleiste des DENTAplus Programms). 23

24 5.1 Hinterlegen der Zugangsdaten im DENTAplus Klicken Sie bitte in der Menüleiste auf Anwendungen > DENTAplus Connect > DENTAplus Connect Einstellungen und öffnen Sie den Reiter Zugangsdaten. Fügen Sie im Feld Portal Lizenz die Lizenznummer für Ihr Labor ein. Abbildung 18 24

25 Entnehmen Sie diese bitte aus dem Backend unter dem Menüpunkt: Accountdaten > Firmenname (siehe Abb.19). Beachten Sie bitte, dass die hier abgebildeten Zugangsdaten lediglich Beispieldaten sind, die mit Ihren eigenen realen Zugangsdaten nichts zu tun haben. Abbildung 19 25

26 5.2 Teilen Sie die Passwörter für Ihre Kunden mit Die Zugangsdaten können Sie im Backend unter dem Menüpunkt Ihre Praxen entnehmen. Kopieren Sie die jeweiligen Daten und setzen Sie diese in das gewählte Formular ein. Sie können Ihren Kunden das Kennwort sowie den Benutzer und den Lizenzschlüssel über den postalischen Weg, per Telefon oder mitteilen. Sollten Sie den Weg über den Versand bevorzugen, gehen Sie wie folgt vor: Senden Sie Ihrem Kunden alle drei Zugangsdaten in einer separaten . 26

27 6 Das PVS Ihres Kunden unterstützt die Schnittstelle VDDS-Labor-Client Die Praxis hat den Praxis Client installiert? Sie hat alle nötigen Zugangsdaten hinterlegt? Je nach PVS System kann die Praxis jetzt über den VDDS-Labor Client oder über den DENTAplus-Praxis-Client Daten empfangen oder senden. Jetzt können Sie die Übertragungsform unter Zahnärzte / XML Datenaustausch von extern oder Intern auf DENTAplus Connect ändern. Abbildung 20 Vergessen Sie nicht die erfassten Daten zu sichern indem Sie auf Speichern klicken. 27

28 DENTAplus Connect verschlüsselt oder entschlüsselt die zu übertragenen Dateien. So ist sichergestellt, das nur autorisierte Praxen und Labors Dateien lesen und verarbeiten können. 7 Einstellung im DENTAplus Connect Abbildung 4 Die Praxis kann mehrere Labore über unseren oder auch andere Connect Programme z.b. BSD oder Datext einbinden. Weitere Anbindungsmöglichkeiten: DENTAplus Connect App 28

29 8 Vorgehensweise in den verschiedenen Praxisverwaltungssystemen Der VDDS (Verband deutscher Dentalsoftware Unternehmen E.V.) hat in Zusammenarbeit mit den Dentallaboren eine Schnittstelle (VDDS Labor Client) für die elektronische Übermittlung von Aufträgen und Abrechnungen der Verwaltungssoftware mit dem Dentallabor entwickelt. 29

30 Mit Einsetzen des VDDS Labor Clients in den Zahnarztpraxen und Dentallaboren findet ein sicherer und verschlüsselter Datenaustausch hinsichtlich von Kostenvoranschlägen, Labor Aufträgen und Rechnungen im XML Format statt. Die Vorteile für die Zahnarzt Praxen: Übergabe des elektronischen Laborauftrags und der Auftragsnummer Vorteil: Übertragungsfehler entfallen Automatische Zuordnung der XML Dateien UND der PDF Rechnungen Kein Einscannen der Laborrechnungen erforderlich (Zeitersparnis) Vorteil: keine manuelle Zuordnung erforderlich: Zeitersparnis, Fehlerquellen entfallen 30

31 Voraussetzung für den digitalen Datenaustausch ist das Einsetzen des VDDS Labor Clients und eine Kommunikationsplattform zwischen der Praxis und dem Labor. Für den automatischen Belegtransfer stellt die Software Service Stadermann GmbH eine Softwareapplikation DENTAplus Connect zur Kommunikation zur Verfügung. Hier werden die verschlüsselten Dateien zwischen der Zahnarztpraxis und dem Labor ausgetauscht. Praxisverwaltungssysteme: 1. Z1.PRO Programm-Beschreibung Für das Einrichten in Z1.PRO rufen Sie zunächst die Stammdaten Praxis Praxisinhaber auf und rufen die Angaben zum Labor über die Büroklammer auf. 31

32 Neben dem Abtauchpfeil für Fremdlaboradressen können über die Büroklammer VDDS die Anmeldedaten für den VDDS Laborclient erfasst werden. 32

33 Unter VDDS Client kann dieser nach erfolgreicher Installation des Laborclients mit F5 oder Mausklick auf aufgerufen und eingestellt werden: In den weiteren Feldern tragen Sie die Zugangsdaten ein, die Sie mit Installation des Clients erhalten haben (Lizenz Nr., Benutzername und Passwort). Im Anschluss speichern Sie diese Zugangsdaten mit ab. Wenn alle diese Einstellungen erfolgt sind, können die Daten zwischen Praxis und Labor ausgetauscht werden. 33

34 2. Übermittlung des Lauborauftrags Das Erfassen des Z1-Laborauftrages für das Fremdlabor erfolgt in gewohnter Weise. Das Erfassen des Z1-Laborauftrages für das Fremdlabor erfolgt in gewohnter Weise. 34

35 Software Service Stadermann GmbH Ing.-Honnef-Str Glinde T +49 (0) F +49 (0) softwareservice@stadermann.de