Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Indexdienst oder Windows Search

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1 Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Indexdienst oder Windows Search Mindestvoraussetzungen: Windows Server 2003 SP2 Windows Server 2008 Windows Server 2008 R2 Erklärung Der Unterschied zur normalen Volltextsuche liegt darin, dass durch das Betriebssystem die Volltextsuche nicht erst bei Anfrage durch BMDNTCS vorgenommen wird, sondern bereits bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Dokuments im Hintergrund der Beschlagwortungskatalog aufgebaut wird. Damit bringt die Volltextsuche in beiden Varianten zwar dasselbe Ergebnis, mit Indexservice oder Windows-Search allerdings erheblich schneller. Achtung!!! Die automatische Erstellung des Beschlagwortungskatalogs wird im Hintergrund durchgeführt und auch nur, wenn ausreichend Ressourcen am Server zur Verfügung stehen. Bei neu eingescannten oder archivierten Dokumenten kann es also möglich sein dass diese nicht sofort über Volltextsuche gefunden werden können sondern erst kurze Zeit später. Im weiteren Verlauf wird die Installation und Inbetriebnahme der beiden Varianten über die der Suchkatalog betrieben werden kann genauer erläutert. Achtung!!! Die Volltextsuche kann entweder über den Indexdienst oder über die Windows-Search erfolgen, ein Parallelbetrieb mit beiden ist nicht möglich! I.) Windows Server 2003 mit Indexdienst Installation des Indexdienstes Unter Systemsteuerung Software Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen Indexdienst: 1

2 Das Laufwerk, auf dem die Dokumente abgelegt werden, muss für die Indizierung aktiviert werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datenträger Eigenschaften: Unter Systemsteuerung Verwaltung Computerverwaltung Dienste und Anwendungen Indexdienst kann der Dienst administriert werden. Um Änderungen durchführen zu können, muss dieser vorher gestoppt werden 2

3 Nun kann der Indexkatalog System gelöscht werden, dieser wird nicht benötigt. Anschließend muss in den Eigenschaften des Indexdienstes die Option der Indizierung von Dateien mit unbekannten Erweiterungen aktiviert werden: 3

4 Nun muss der Indexdienst analog, wie unter Punkt 3 beschrieben, wieder gestartet werden. II.) Windows Server 2003 mit Windows-Search Installation von Windows Search 4.0 (eine ältere Version 3.x wird nicht unterstützt): Diese Funktion muss über Windows-Update oder einen manuellen Download aktiviert und installiert werden: Nach erfolgreicher Installation sollte ein Suchfeld und ein Lupen-Taskleistensymbol vorhanden sein: 4

5 III.) Windows Server 2008 mit Indexdienst Die Installation erfolgt über den Server-Manager Rollen hinzufügen Dateiserver Indexdienst: Das Laufwerk, auf dem die Dokumente abgelegt werden, muss für die Indizierung aktiviert werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datenträger Eigenschaften: 5

6 Unter Systemsteuerung Verwaltung Computerverwaltung Dienste und Anwendungen Indexdienst kann der Dienst administriert werden. Um Änderungen durchführen zu können, muss dieser vorher gestoppt werden! 6

7 Anschließend muss in den Eigenschaften des Indexdienstes die Option der Indizierung von Dateien mit unbekannten Erweiterungen aktiviert werden: 7

8 Nun muss der Indexdienst analog, wie unter Punkt 3 beschrieben, wieder gestartet werden! IV.) Windows Server 2008 mit Windows-Search: Die Installation erfolgt über den Server-Manager Rollen hinzufügen Dateiserver Windows-Suchdienst 8

9 V.) Windows Server 2008 R2 mit Indexdienst: Die Installation erfolgt über den Server-Manager Rollen hinzufügen Dateiserver Dateidienste für Windows Server 2003 Indexdienst: Nun sollte der in Windows 2008 R2 integrierte TIFF-Filter installiert werden. Dazu unter Server-Manager Features hinzufügen Windows-TIFF-Filter: 9

10 Die restliche Installation ist ident wie unter Punkt III.) Windows Server 2008 mit Indexdienst! VI.) Windows Server 2008 R2 mit Windows-Search Die Installation erfolgt über den Server-Manager Rollen hinzufügen Dateiserver Windows Search : 10

11 Nun sollte der in Windows 2008 R2 integrierte TIFF-Filter installiert werden. Dazu unter Server-Manager Features hinzufügen Windows-TIFF-Filter EXKURS Wie schon anfangs erwähnt, ist ein Doppelbetrieb mit beiden Diensten nicht möglich. 11

12 Windows 2008 und Windows 2008 R2 lassen das gleichzeitige Installieren der beiden Dienste auch gar nicht zu: VII.) Installation von ifilter für Indexdienst Nun müssen sogenannte ifilter installiert werden. Office Indexfilter sind in Office 2003 und Office 2007 enthalten, ältere Office-Versionen bieten keine Unterstützung für den Indexfilter. Office 2010 bietet keine Unterstützung mehr für Indexfilter, da das Microsoft Office Dokument Imaging (MODI) nicht mehr ausgeliefert wird. 12

13 Der Windows Indexdienst verfügt nach Installation von Office über Filter für: Dokumente aus Microsoft Office-Anwendungen HTML-Dokumente Textdokumente Internet-Mail- und -Nachrichtendokumente TIFF-Dokumente ACHTUNG!!! Outlook-Dateien (.msg) sind ein Sonderfall. Diese werden von Office erst ab Office 2007 unterstützt. Für die 64 bit Versionen von Windows 2003 und Windows 2008 funktionieren die OfficeiFilter nicht, da Office eine reine 32 bit Applikation ist und keine 64 bit ifilter-treiber zur Verfügung stellt. In Windows 2008 R2 gibt es den integrierten TIFF-Filter. Für ältere Office-Versionen (und auch für die 64 bit Versionen von Windows 2003 und Windows 2008) oder andere gewünschte Dateiformate müssen ifilter von Drittanbietern ( gekauft werden! Einen kostenlosen ifilter für pdf-dateien finden Sie unter: (Der 32 bit pdf-ifilter wird auch mit der Installation des Adobe Readers ab Version 7 mitinstalliert.) 13

14 bzw. für 64 bit Systeme unter: Alternativ gibt es auch kostenpflichtige Varianten unter: VIII.) Installation von ifilter für Windows Search Hierfür gibt es im Gegensatz zum Indexdienst eigene Office-Pakete, die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden, sowohl für 32 bit als auch für 64 bit Betriebssysteme. Sie basieren auf den Filtern von Office e-aba93459fbee (für pdf-dateien können die bereits erwähnten ifilter von Adobe, Foxit oder PDFlib verwendet werden) IX.) Anlage des Dienstes BMDNtcsSvc Sofern noch nicht verfügbar, muss der Dienst BMDNtcsSvc angelegt werden. Dies geschieht mit dem Parameter /install z. B:C:\Programme\BMDSoftware\BMDNTCSSvc.exe /install Anschließend muss der Dienst über Systemsteuerung Verwaltung Dienste noch gestartet werden: 14

15 Achtung!!! Bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden! Achtung!!! Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden! X.) Einstellungen NTCS bei Verwendung des Indexdienstes Dazu unter Tools Überblick über alle Tools-Parameter Einstellungen für Gesamtsystem Allgemeine Einstellungen BMD NTCS-Service Speicherverfahren: 1 Speicherung über Server Servername/IP Adresse: IP Adresse oder Servername auf dem der Dienst installiert ist Portnummer81 Volltextsuche über Index: 1 Ja Art der Indexsuche: 1 Indexservice User: Benutzer mit Vollzugriff auf das Archivverzeichnis 15

16 Passwort: Passwort des oben angegebenen Benutzers Achtung!!! Bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden! Achtung!!! Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden! XI.) Einstellungen NTCS bei Verwendung von Windows Search Dazu unter Tools Überblick über alle Tools-Parameter Einstellungen für Gesamtsystem Allgemeine Einstellungen BMD NTCS-Service Speicherverfahren: 1 Speicherung über Server Servername/IP Adresse: IP Adresse oder Servername auf dem der Dienst installiert ist Portnummer81 Volltextsuche über Index: 1 Ja Art der Indexsuche: 0 Windows-Suche 16

17 Achtung!!! Bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden! XII.) Anlage des Suchkatalogs Zuerst müssen die Archivpfade kontrolliert werden: Büroverwaltung DMS Pfade Bei Verwendung von Windows Search müssen sich diese zwingend auf demselben Server befinden wie die NTCS bzw. der BMDNtcsSvc! Bei Verwendung des Indexdienstes können die Pfade auch auf einem anderen Server liegen, dazu muss der Dienst BMDNtcsSvc unter einem Benutzeraccount laufen, welcher über das Netzwerk Zugriff auf die hinterlegten Verzeichnisse besitzt. Der Account LocalSystem hat wie der Name schon sagt nur Zugriff auf lokale Strukturen. Am besten ist es, denselben User zu verwenden, der in der NTCS hinterlegt wird: Katalog unter Funktionen Suchkataloge aktualisieren. 17

18 Es erscheint folgende Meldung, die mit Ja zu bestätigen ist: Wenn alles korrekt durchgeführt werden konnte, so wird dies bestätigt: XIII.) Kontrolle Suchkatalog Windows 2003 Indexdienst: Systemsteuerung Verwaltung Computerverwaltung Dienste und Anwendungen Indexdienst Verzeichnisse Windows 2003 Windows Search: Klick mit rechter Maustaste auf das Lupen-Taskleistensymbol Windows Search-Optionen 18

19 Windows 2008 und Windows 2008 R2 Indexdienst: Systemsteuerung Verwaltung Computerverwaltung Dienste und Anwendungen Indexdienst Verzeichnisse 19

20 Windows 2008 und Windows 2008 R2 Windows Search: Systemsteuerung Indizierungsoptionen 20