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1 2 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Bestell-Nr , Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung Planegg b. München Postanschrift: Postfach, Planegg Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg Fon (0 89) , Fax (0 89) online@haufe.de Internet: Redaktion: Jürgen Fischer Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten. Gesamtbetreuung und Lektorat: Sylvia Rein, München Umschlaggestaltung: Kienle gestaltet, Stuttgart Umschlagentwurf: Agentur Buttgereit & Heidenreich, Haltern am See Druck: freiburger graphische betriebe, Freiburg

2 Präsentieren mit PowerPoint Trainer Rainer Weiss Haufe

3 4 Inhalt Erste Schritte für die Präsentation 7 Eine Präsentation vorbereiten 9 Eine Präsentation konzipieren 12 Prinzipielle Möglichkeiten der Gestaltung kennen 29 Animationseffekte und ihre Anwendung 40 PowerPoint geschickt einsetzen 45 Texte gezielt für PowerPoint aufbereiten 47 Komplexe Informationen visualisieren 51 Abläufe und Strukturen visualisieren 58 Aussagen mit Fotos und Videos unterstützen 67

4 5 Zahlen, Projekte und Produkte präsentieren 75 Zahlen aufbereiten und in Tabellen darstellen 77 Zahlen in Diagrammen visualisieren 83 Projekte übersichtlich präsentieren 90 Produktpräsentationen nutzenorientiert gestalten 98 Ihr perfekter Auftritt 103 Virtuos am Bildschirm präsentieren 105 Timing und Art des Sprechens optimieren 107 Die Präsentation mit Körpersprache unterstützen 117 Stichwortverzeichnis 126

5 6 Das ist Ihr Nutzen Haben Sie auch schon Präsentationen erlebt, in der eine Folie nach der anderen präsentiert wurde, eine bunter und überladener als die vorige? Waren Sie mit Ihren Blicken ständig auf der Suche, unschlüssig, wohin Sie schauen sollen, ob Sie lesen oder doch nur zuhören sollen? Und haben Sie letztlich nicht viel verstanden oder behalten? Wenn Ihre eigenen Präsentationen erfolgreicher sein sollen, dann liegen Sie mit diesem TaschenGuide genau richtig. Die folgenden Übungen zeigen Ihnen, wie Sie mit Ihrer PowerPoint-Präsentation das Interesse des Publikums gezielt ansprechen und die Aufmerksamkeit auf das lenken, was Ihnen wichtig ist. Das beginnt bei der strukturierten Konzeption und geht über den treffsicheren Einsatz von Gestaltungselementen bis hin zu einem perfekten Auftritt. Sie lernen, wie Sie in PowerPoint Informationen visualisieren und die Möglichkeiten der Software so nutzen, dass Sie damit Ihre Aussagen unterstützen und verstärken, sei es bei der Präsentation von Zahlen, Projekten oder Produkten. Für viele Übungen genügen Stift und Papier, einige können Sie direkt am PC lösen, wenn Sie möchten. Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie die Vorlagen dafür. Nicht zuletzt gilt es, vors Publikum zu treten und die Software ist dabei nur das Hilfsmittel. Deshalb lernen Sie auch, wie Sie am Bildschirm präsentieren und Ihre Körpersprache perfekt auf Ihre PowerPoint-Präsentation abstimmen. Damit Sie rundherum den besten Eindruck hinterlassen und Ihr Auftritt zum vollen Erfolg wird!

6 7 Erste Schritte für die Präsentation In diesem Kapitel lernen Sie, die wichtigsten Vorbereitungen zu treffen, um mit Power- Point zu arbeiten, eine Präsentation zu konzipieren und gezielt vorzubereiten, prinzipielle Gestaltungsmöglichkeiten zu nutzen, die Ihnen PowerPoint bietet, Animationseffekte sinnvoll einzusetzen.

7 8 Erste Schritte für die Präsentation Darum geht es in der Praxis Sie möchten eine Präsentation erstellen. Also starten Sie PowerPoint und tippen gleich drauf los, schließlich haben Sie eine Menge unterzubringen. Aber Halt! Schalten Sie einen Gang zurück und denken Sie daran, wie viel Zeit Sie bei der Erstellung von Präsentationen nur darauf verwenden, ständig die gleichen Befehle auszuführen, Strukturen zu ändern, Grafiken, Effekte und Ähnliches zu suchen. Mit den richtigen Vorbereitungen lässt sich diese Zeit drastisch reduzieren. Deshalb sehen wir uns diese Maßnahmen als Erstes an, bevor wir uns mit der Erstellung der Präsentation beschäftigen. Und diese Arbeit lohnt sich nicht nur für Ihren unmittelbar anstehenden Vortrag, sondern weil Sie damit die Grundlagen für alle weiteren Präsentationen legen. Sie werden mit ein paar gedanklichen Vorüberlegungen vertraut gemacht, wesentlichen Schritten, die zu einer professionellen Präsentation führen, und Sie werden lernen, den Rahmen abzustecken, in dem Sie sich mit Ihrer Präsentation bewegen.

8 Eine Präsentation vorbereiten 9 Eine Präsentation vorbereiten Die Voraussetzungen schaffen Eine strukturierte Vorbereitung bewahrt Sie vor bösen Überraschungen, sei es, weil Ihre Zeit nicht ausreicht oder in letzter Minute Daten fehlen. Klären Sie im Vorfeld die Punkte der folgenden Checkliste (siehe auch CD-ROM). Haben Sie eine grobe Vorstellung Ihrer Präsentation? Skizzieren Sie in wenigen Worten deren Gegenstand und das Ziel, das Sie verfolgen (siehe dazu die Übungen 2 und 3). Wie viel Zeit steht Ihnen für die Vorbereitung, wie viel für die Präsentation zur Verfügung? Können Sie alle Termine einhalten? Müssen Sie ein Handout erstellen, wird die Präsentation gedruckt, auf CD weitergegeben oder im Internet veröffentlicht? Dann sind weitere Arbeiten notwendig, die Sie in Ihren Zeitplan mit einrechnen sollten. Stehen alle Materialien und Informationen zur Verfügung, die Sie brauchen? Verwenden Sie externe Daten, wie Fotos, Filme oder Sound? Liegen diese in ausreichender Qualität vor? Benötigen Sie Unterstützung, z. B. von einem Grafiker, oder erstellen Sie die komplette Präsentation selbst? Übung 1 15 min