FormatChecker für Word

Transkript

1 FormatChecker für Word Installation & Benutzung

2 Gültig ab Stand Dieses Dokument ist gültig ab FormatChecker Kontakt Hauptsitz der STAR Group: STAR AG Wiesholz Ramsen Schweiz Telefon Fax STAR Language Technology & Solutions GmbH Umberto-Nobile-Straße Sindelfingen Deutschland Die STAR Group ist weltweit mit 50 Niederlassungen in über 30 Ländern vertreten. Ihre lokale STAR-Niederlassung finden Sie auf unserer Website im Bereich Unternehmen STAR Group weltweit. Copyright, Haftung und Marken 2015 STAR AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle Texte und Abbildungen dieses Dokuments sind urheberrechtlich geschützt und dürfen auch auszugsweise nur mit schriftlicher Zustimmung der STAR AG vervielfältigt, weiterverarbeitet, an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Falls Sie Inhalte dieses Dokuments verwenden wollen, wenden Sie sich an Der Inhalt dieses Dokuments wurde sorgfältig geprüft. Für Folgen, die im Zusammenhang mit der Verwendung dieser Dokumentation entstehen, übernimmt die STAR AG keine Haftung. Die in diesem Dokument genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

3 Inhalt Inhalt 1 FormatChecker: Qualität unter der Lupe Was Sie hier wissen sollten... 5 Interaktiv mit Lerneffekt prüfen... 5 Qualität mit Komplettprüfung beurteilen... 5 Unterstützte Anwendungen... 6 Fehler ist nicht gleich Fehler FormatChecker installieren Dialogsprache ändern Dokumente prüfen und bewerten FormatChecker-Symbole in der Symbolleiste Dokument interaktiv prüfen und korrigieren Komplettes Dokument prüfen Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen Einstellungen Fehlertypen auswählen, die geprüft werden Fehlertyp- Auswahl wieder verwenden Qualitätsbewertung anzeigen/verbergen Anhang: Fehlerbehebung für Word Word zeigt die FormatChecker-Symbolleiste nicht an Symbolleiste in Word aktivieren FormatChecker- Vorlage in Word einbinden Word zeigt eine Makro-Meldung an Word zeigt beim Klick auf ein FormatChecker-Symbol eine Fehlermeldung an STAR AG 3

4 Inhalt 4 FormatChecker Installation & Benutzung

5 FormatChecker: Qualität unter der Lupe 1 FormatChecker: Qualität unter der Lupe Was Sie hier wissen sollten Interaktiv mit Lerneffekt prüfen Qualität mit Komplettprüfung beurteilen Die optimale Formatierung ist die Grundlage für eine effiziente Weiterverarbeitung und Wiederverwendung Ihrer Daten. Selbst kleine, unscheinbar wirkende Formatierungsfehler können in nachfolgenden Prozessschritten wie Übersetzung und DTP eine große Wirkung haben und unnötig Zeit und Geld kosten. Deshalb lohnt es sich, die Formatierungsqualität von Dokumenten von Anfang an genau unter die Lupe zu nehmen. Der FormatChecker ist Ihre Lupe, die Ihnen typische Formatierungsfehler zeigt. Sie können den FormatChecker einsetzen, um Ihre Dokumente interaktiv zu prüfen oder um die Qualität gelieferter Dokumente zu beurteilen. Ihre Vorteile im Überblick: G Einheitliche und optimale Formatierung G Nachhaltige Verbesserung durch Lerneffekt G Reduzierter Übersetzungs- und DTP-Aufwand G Kalkulierbarer Aufwand für nachfolgende Prozessschritte G Schnelle Qualitätsbeurteilung durch Batch-Prüfung Bei der interaktiven Prüfung können Sie nicht nur korrigieren, sondern lernen gleichzeitig, wie Sie Ihre Formatierungen optimieren können: Der FormatChecker markiert die Fehlerstelle, beschreibt den Fehler und gibt Ihnen auf Wunsch zusätzliche Erklärungen und Verbesserungsvorschläge ( Dokument interaktiv prüfen und korrigieren, Seite 12). Die Komplettprüfung analysiert Ihre Dokumente und liefert Ihnen eine Auswertung der Formatierungsqualität Ihrer Dokumente. Damit können Sie sofort erkennen, welches Optimierungspotenzial in der Qualität der Dokumentformatierungen steckt ( Komplettes Dokument prüfen, Seite 13 und Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen, Seite 15) STAR AG 5

6 1 FormatChecker: Qualität unter der Lupe Unterstützte Anwendungen Fehler ist nicht gleich Fehler Dieses Dokument beschreibt den FormatChecker, mit dem Sie Dokumente direkt in Word prüfen können. Es gibt auch einen FormatChecker für Adobe FrameMaker. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre lokale STAR-Niederlassung ( Kontakt, Seite 2). Bei der Dokumentformatierung gibt es keine allgemeingültigen Wahrheiten : Was in einem Fall Probleme verursacht, kann in einem anderen Fall ein bewusstes Stilmittel sein. Deshalb können Sie festlegen, nach welchen Kriterien geprüft wird, um genau die Fehler zu finden, die für Ihre Situation relevant sind ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). 6 FormatChecker Installation & Benutzung

7 FormatChecker installieren 2 FormatChecker installieren Ein Installationsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Installation: 1 Starten Sie die Datei fcword.exe durch Doppelklick. Der Installationsassistent zeigt folgendes Fenster an: 2 Klicken Sie auf Weiter STAR AG 7

8 2 FormatChecker installieren Der Installationsassistent zeigt folgendes Fenster an: Sie müssen die Lizenzvereinbarung akzeptieren, um den FormatChecker zu installieren 3 Markieren Sie Ich akzeptiere die Vereinbarung und bestätigen Sie mit Weiter. Der Installationsassistent zeigt folgendes Fenster an: 4 Sie können den vorgeschlagenen Installationsordner übernehmen oder den Ordner ändern, indem Sie auf Durchsuchen klicken. Bestätigen Sie den Installationsordner mit Weiter. 8 FormatChecker Installation & Benutzung

9 FormatChecker installieren Der Installationsassistent zeigt folgendes Fenster an: 5 Klicken Sie auf Installieren. Wenn der Installationsassistent die Installation beendet hat, zeigt er folgendes Fenster an: 6 Klicken Sie auf Fertigstellen. Jetzt steht der FormatChecker als zusätzliche Symbolleiste in Word zur Verfügung: Falls die Symbolleiste fehlt, lesen Sie Word zeigt die FormatChecker-Symbolleiste nicht an, Seite 20. Jetzt können Sie den FormatChecker anpassen und Dokumente prüfen ( Dokumente prüfen und bewerten, Seite 11) STAR AG 9

10 2 FormatChecker installieren Dialogsprache ändern Sie können festlegen, in welcher Sprache der FormatChecker Fehlerbeschreibungen, Zusammenfassungen und Einstellungen anzeigt: 1 Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen. Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: 2 Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und bestätigen mit OK. Der FormatChecker verwendet sofort die ausgewählte Dialogsprache. Word nach der Änderung der Sprache beenden Wenn Sie die Dialogsprache geändert haben und Word beenden, fragt Word in einer Meldung, ob Sie die Änderungen in der dot-datei speichern wollen. Wenn die aktuelle Dialogsprache speichern wollen, bestätigen Sie diese Meldung mit Ja. 10 FormatChecker Installation & Benutzung

11 Dokumente prüfen und bewerten 3 Dokumente prüfen und bewerten FormatChecker-Symbole in der Symbolleiste Nach der Installation steht der FormatChecker als zusätzliche Symbolleiste in Word zur Verfügung: Symbol Bedeutung Interaktiv Dokument interaktiv prüfen und korrigieren ( Seite 12) Komplettprüfung Komplettes Dokument prüfen ( Seite 13) Batch-Prüfung Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen ( Seite 15) Fehlertypen Fehlertypen auswählen, die geprüft werden ( Seite 17) Einstellungen G Dialogsprache ändern ( Seite 10) G Qualitätsbewertung anzeigen/verbergen ( Seite 19) FormatChecker-Symbole in der Symbolleiste 2015 STAR AG 11

12 3 Dokumente prüfen und bewerten Dokument interaktiv prüfen und korrigieren Mit der Interaktiven Prüfung können Sie ein Dokument prüfen und interaktiv korrigieren. Der FormatChecker prüft das geöffnete Dokument, zeigt für jeden Fehler eine Meldung an und hebt die Fehlerposition im Dokument hervor. 1 Öffnen Sie das Dokument, das Sie prüfen wollen. 2 Stellen Sie sicher, dass alle Fehlertypen ausgewählt sind, die Sie prüfen wollen ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). 3 Klicken Sie auf das Symbol Interaktiv. Der FormatChecker prüft das Dokument ab der aktuellen Position der Einfügemarke. Wenn der FormatChecker einen Fehler findet, zeigt er eine Meldung an und hebt den Fehler im Dokument hervor: Über Details können Sie eine zusätzliche Erklärung und/oder einen Verbesserungsvorschlag anzeigen: o 12 FormatChecker Installation & Benutzung

13 Komplettes Dokument prüfen 4 Entscheiden Sie, wie Sie mit dem Fehlern umgehen: Ignorieren: Ignoriert den gefundenen Fehler und setzt die Prüfung fort. Immer ignorieren: Ignoriert alle Fehler desselben Fehlertyps und setzt die Prüfung fort. In diesem Fall entfernt der FormatChecker diesen Fehlertyp aus der Fehlertyp-Auswahl ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). Bearbeiten/Stopp: Schließt die Meldung, sodass Sie den Fehler direkt im Dokument korrigieren können. 5 Wenn Sie einen Fehler korrigiert haben, können Sie die Suche einfach fortsetzen: Klicken Sie erneut auf das Symbol Interaktiv. Wenn Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, das korrigierte Dokument zu speichern. Komplettes Dokument prüfen Mit der Komplettprüfung können Sie ein komplettes Dokument in einem Schritt prüfen. Sobald der FormatChecker das Dokument analysiert hat, gibt Ihnen die Qualitätsbewertung einen ersten Eindruck über die Formatierungsqualität. Wenn Sie mehr Informationen benötigen, finden Sie Einzelheiten in der Zusammenfassung der Prüfung. 1 Öffnen Sie das Dokument, das Sie prüfen wollen. 2 Stellen Sie sicher, dass alle Fehlertypen ausgewählt sind, die Sie prüfen wollen ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). 3 Klicken Sie auf das Symbol Komplettprüfung. Der FormatChecker prüft das Dokument und zeigt folgendes Fenster an: 4 Für weitere Informationen klicken Sie auf Details, um die Zusammenfassung der Prüfung anzuzeigen STAR AG 13

14 3 Dokumente prüfen und bewerten Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: Sie können die Zusammenfassung der Prüfung als csv-datei speichern, in dem Sie auf Speichern klicken. 5 Schließen Sie die Zusammenfassung und die Qualitätsbewertung. 14 FormatChecker Installation & Benutzung

15 Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen Mit der Batch-Prüfung können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen. Sobald der FormatChecker das Dokument analysiert hat, gibt Ihnen die Qualitätsbewertung einen ersten Eindruck über die Formatierungsqualität. Wenn Sie mehr Informationen benötigen, finden Sie Einzelheiten in der Zusammenfassung der Prüfung. 1 Stellen Sie sicher, dass alle Fehlertypen ausgewählt sind, die Sie prüfen wollen ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). 2 Klicken Sie auf das Symbol Batch-Prüfung. Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: 3 Wählen Sie die Dokumente aus, die der FormatChecker prüfen soll. Wenn Sie alle Dateien in einem Ordner prüfen wollen, wählen Sie den Ordner aus. Wenn der Ordner weitere Ordner enthält und Sie auch die Dokumente in diesen Ordnern prüfen wollen, markieren Sie Unterordner einbeziehen. 4 Um die Prüfung zu starten, klicken Sie auf Öffnen. Der FormatChecker prüft die Dokumente und zeigt folgendes Fenster an: 5 Für weitere Informationen klicken Sie auf Details, um die Zusammenfassung der Prüfung anzuzeigen STAR AG 15

16 3 Dokumente prüfen und bewerten Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: Sie können die Zusammenfassung der Prüfung als csv-datei speichern, in dem Sie auf Speichern klicken. 6 Schließen Sie die Zusammenfassung und die Qualitätsbewertung. 16 FormatChecker Installation & Benutzung

17 Einstellungen Fehlertypen auswählen, die geprüft werden Einstellungen Bei der Dokumentformatierung gibt es keine allgemeingültigen Wahrheiten : Was in einem Fall Probleme verursacht, kann in einem anderen Fall ein bewusstes Stilmittel sein. Deshalb können Sie festlegen, nach welchen Kriterien geprüft wird, um genau die Fehler zu finden, die für Ihre Situation relevant sind. Sie können die Fehlertyp-Auswahl auch speichern und später einfach wieder herstellen und wieder verwenden: 1 Klicken Sie auf das Symbol Fehlertypen. Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: 2 Wählen Sie in der Spalte Prüfen die Fehlertypen aus, die geprüft werden sollen. Mit Alle auswählen / Auswahl aufheben können Sie alle Fehlertypen mit einem Klick auswählen/abwählen. 3 Sie können die Fehlertyp-Auswahl speichern und später wieder verwenden. Klicken Sie auf Speichern unter. Der FormatChecker zeigt ein Fenster an, mit dem Sie die Fehlertyp-Auswahl speichern können. Legen Sie fest, wo Sie die Auswahl speichern wollen. Ihre Auswahl wird in einer chk-datei gespeichert. 4 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK STAR AG 17

18 3 Dokumente prüfen und bewerten Fehlertyp- Auswahl wieder verwenden Der FormatChecker berücksichtigt nun nur die ausgewählten Fehlertypen. Wenn Sie die Auswahl gespeichert haben, können Sie sie jederzeit wieder verwenden ( Fehlertyp- Auswahl wieder verwenden, Seite 18). Interaktive Prüfung: Option Immer Ignorieren ändert Auswahl der Fehlertypen Bei der Interaktiven Prüfung können Sie die Option Immer ignorieren verwenden, um alle Fehler desselben Typs zu ignorieren ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17). In diesem Fall entfernt der FormatChecker diesen Fehlertyp aus der Fehlertyp-Auswahl. Wenn Sie eine Fehlertyp-Auswahl gespeichert haben ( Fehlertypen auswählen, die geprüft werden, Seite 17), können Sie sie jederzeit wieder verwenden: 1 Klicken Sie auf das Symbol Fehlertypen. Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: 2 Klicken Sie auf Laden. Der FormatChecker zeigt ein Fenster an, mit dem Sie die Fehlertyp-Auswahl laden können. 3 Wählen Sie die Fehlertyp-Auswahl aus (chk-datei) und bestätigen Sie mit Öffnen. Der FormatChecker verwendet nun die gewünschte Auswahl. 18 FormatChecker Installation & Benutzung

19 Einstellungen Qualitätsbewertung anzeigen/ verbergen Als Standard bewertet der FormatChecker die Qualität, wenn Sie eine Komplettprüfung oder eine Batch-Prüfung durchführen ( Batch-Prüfung für mehrere Dokumente in einem Schritt prüfen, Seite 15 und ( Komplettes Dokument prüfen, Seite 13): Mit Hilfe der Einstellungen können Sie die Qualitätsbewertung verbergen, sodass der FormatChecker direkt die Zusammenfassung der Prüfung anzeigt: 1 Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen. Der FormatChecker zeigt folgendes Fenster an: 2 Lesen Sie fest, ob der FormatChecker die Qualität bewerten soll und bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie die Bewertung aktiviert haben, zeigt der FormatChecker die Qualitätsbewertung bei jeder Komplettprüfung und Batch-Prüfung an STAR AG 19

20 4 Anhang: Fehlerbehebung für Word 4 Anhang: Fehlerbehebung für Word Die folgenden Situationen können auftreten, wenn Word-Einstellungen für den FormatChecker ungeeignet sind. Symbolleiste in Word aktivieren Word zeigt die FormatChecker-Symbolleiste nicht an Wenn Word die FormatChecker-Symbolleiste nach der Installation nicht anzeigt, kann das verschiedene Ursachen haben: G Die FormatChecker-Symbolleiste ist nicht zur Anzeige ausgewählt: Symbolleiste in Word aktivieren ( Seite 20) G Die FormatChecker-Vorlage wird nicht geladen: FormatChecker- Vorlage in Word einbinden ( Seite 21). G Sie haben den Installationsordner von Word nachträglich geändert: Wir empfehlen, den FormatChecker für erneut zu installieren ( FormatChecker installieren, Seite 7). Falls die FormatChecker-Symbolleiste nicht zur Anzeige ausgewählt ist, müssen Sie die Symbolleiste in Word aktivieren: 1 Starten Sie Word. 2 Wählen Sie Ansicht Symbolleisten FormatChecker. Sie können auch mit der rechten Maustaste in den Bereich der Symbolleisten klicken, um Symbolleisten-Kontextmenü von Word anzuzeigen. Word sollte die FormatChecker-Symbolleiste jetzt anzeigen. 20 FormatChecker Installation & Benutzung

21 Word zeigt eine Makro-Meldung an FormatChecker- Vorlage in Word einbinden Falls die FormatChecker-Vorlage (dot-datei) nicht geladen wird, müssen Sie sie in Word einbinden: 1 Starten Sie Word. 2 Wählen Sie Extras Vorlagen und Add-ins. Word zeigt das Fenster zum Auswählen der verfügbaren Vorlagen und Add-ins an. 3 Prüfen Sie, ob die Datei formatchecker.dot markiert ist und markieren Sie die Datei ggf., um sie einzubinden. Word sollte die FormatChecker-Symbolleiste jetzt anzeigen. Word zeigt eine Makro-Meldung an Mit der Sicherheitsstufe Mittel zeigt Word eine Meldung an, ob Sie das FormatChecker-Makro aktivieren wollen. Sie haben folgende Möglichkeiten: G Makro bei jedem Start von Word aktivieren: Klicken Sie in der Meldung auf die entsprechende Schaltfläche. G Sicherheitseinstellungen für Makros in Word anpassen: Passen Sie die Einstellung Allen installierten Add-lns und Vorlagen vertrauen an ( Online-Hilfe von Word). Word zeigt beim Klick auf ein FormatChecker-Symbol eine Fehlermeldung an Mit der Sicherheitsstufe Hoch zeigt Word eine Fehlermeldung an, wenn Sie auf ein FormatChecker-Symbol klicken. Sie haben folgende Möglichkeiten: G Sicherheitseinstellungen für Makros in Word anpassen: Passen Sie die Einstellung Allen installierten Add-lns und Vorlagen vertrauen an ( Online-Hilfe von Word). G Ändern Sie Sicherheitsstufe auf Mittel ( Online-Hilfe von Word) STAR AG 21

22 Hauptsitz der STAR Group STAR AG Wiesholz Ramsen Schweiz Tel.: Fax: