Möglichkeiten der anonymen Be- und Überlastungsanzeige

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1 PRÄWIN Prävention in Unternehmen der Wissensökonomie Möglichkeiten der anonymen Be- und Überlastungsanzeige Einerseits können Belastungsmeldungen zunächst an Vertrauenspersonen (evtl. aus dem Betriebsrat) gegeben werden, die dann Informationen und Empfehlungen zur weiteren Entscheidung an entsprechende Leitungsebenen weiterleiten. In diesem Fall weiß nur die Vertrauensperson, wer Absender der Meldung ist. Rückmeldungen der Leitungsebene können über die Vertrauensperson zurückgeleitet werden. Achtung: Evtl. lässt sich aufgrund der Aufgabenbeschreibung trotzdem gut nachvollziehen, um welchen Freelancer es sich hier genau handelt. Je mehr Freelancer mit dem jeweiligen Unternehmen kooperieren, um so besser lassen sich anonyme Formen der Be- und Überlastungsanzeige verwirklichen. Werden bestimmte Belastungen öfter angezeigt, können z.b. anonyme Befragungen zum Thema unter Freelancern eingeleitet werden. Die Ergebnisse können als Grundlage für eine Diskussion zum Thema Kooperation mit Freelancern dienen: Wenn deutlich wird, dass bestimmte Belastungen kein persönliches Problem darstellen, sondern auch viele andere Freelancer betreffen, können Sie evtl. leichter öffentlich darüber sprechen. Für die komplett anonyme Be- und Überlastungsanzeige müssen Sie sicher sein können, dass Sie als Sender oder die Senderin tatsächlich nicht ermittelt werden kann. Eine Möglichkeit wäre, im Unternehmens-Intranet entsprechende Formulare zu nutzen, die ausgefüllt werden können und die dann an den Betriebsrat oder Vertrauenspersonen geschickt werden. Natürlich können auch einfach Zettel ausgefüllt und bei den Vertrauenspersonen abgegeben werden. Weisen Sie darauf hin, dass das entsprechende Postfach so platziert sein muss, dass ein unauffälliges Einwerfen der Meldungen möglich ist. Für Sie als Freelancer gilt der gleiche Hinweis wie oben: Evtl. kann man Sie anhand Ihrer Aufgabenbeschreibung dennoch gut identifizieren. Gesetzlich verpflichtende Überlastungsanzeigen können nicht anonym getätigt werden. Anforderungen an Vertrauenspersonen Die Vertrauensperson sollte idealerweise......kontakte zu allen wichtigen Bereichen im Betrieb haben....das Vertrauen von Mitarbeitenden genießen und versuchen, einen Interessenausgleich zwischen Führung und Mitarbeitenden herbeizuführen....einfühlsam, verschwiegen und integer sein.

2 ...über eine gute Menschenkenntnis verfügen, um beurteilen zu können, wem welche Informationen in welcher Form zugemutet werden können (z.b. im Konfliktgespräch) und wer mit der verantwortungsvollen Bearbeitung von Problemen betraut werden kann....geschickt in der Gesprächsführung und dabei diplomatisch sein....über Grundkenntnisse der Kommunikation verfügen (s. Downloads und Tipps )....sich abgrenzen können: Vertrauenspersonen sollten Freunde oder nahestehende Personen genauso professionell behandeln wie andere und sich zudem durch Probleme und Konflikte anderer nicht zu schnell überlastet fühlen. Für Mitarbeitervertreter und Vertrauenspersonen: Konstruktiven Umgang mit zwischenmenschlichen Problemen einfordern Sprechen Sie die Person an, welche die Anzeige eingereicht hat. Machen Sie ihr zunächst deutlich, dass Sie einen konstruktiven und möglichst sachlichen Umgang mit zwischenmenschlichen Problemen wünschen. Dazu gehört z.b., dass die Person, die sich an die Vertrauensperson wendet, dies in mündlicher Form tut und dass sie zunächst versucht hat, den Konflikt selbst zu lösen. Stellen Sie klar: Zu einem Konflikt gehören immer zwei Personen ( It takes two to tango. ). Zunächst müssen einige Aspekte erfüllt sein, bevor Sie sich bereit erklären sollten, als Mittlerin oder Mittler aufzutreten. Hier einige zentrale Aspekte: Der Konfliktpartner oder die Konfliktpartnerin darf nicht als gesamte Person beschuldigt werden, sondern nur Aspekte seines oder ihres Verhaltens dürfen kritisiert werden. Die Person, die sich an die Vertrauensperson gewendet hat, sollte genau ausdrücken können, warum das Verhalten einer anderen Person für ihn oder sie nicht akzeptabel ist: Inwiefern wird dadurch ihre oder seine Arbeit erschwert? Eigenanteile, die für die Entstehung oder den Erhalt des Problems mitverantwortlich sind, sollten erkannt werden. Wenden Sie sich anschließend an die Zielperson und holen Sie deren Sichtweise ein. Verfallen Sie auf keinen Fall selbst in Beschuldigungen, sondern stellen Sie ihr das Problem in nun differenzierter Weise vor. Bereiten Sie danach beide Perspektiven auf, holen Sie beide Konfliktpartner zusammen und stellen Sie das Problem aus Ihrer Sicht dar. Lassen Sie beide Seiten kommentieren und suchen Sie gemeinsam nach möglichen Lösungen. Rechnen Sie damit, ggf. zuvor noch ein paar Rückkopplungsschleifen ziehen zu müssen, in denen Sie den einzelnen Partnern jeweils die Sichtweisen des oder der anderen beschreiben und die Reaktion darauf ermitteln. Erfolgreich verlaufene Aktionen können evtl. an die Betriebsöffentlichkeit weitergeleitet werden (sofern sie keine zu persönlichen Aspekte betreffen hierfür brauchen Sie natürlich das Einverständnis der beiden Konfliktparteien, auch wenn Sie den Fall anonymisieren), damit auch andere Mitarbeitende und Vorgesetzte erfahren, dass Konflikte lösbar sind.

3 Typische Probleme, die Be- und Überlastungen auslösen können Wir können Ihnen nicht für alle anfallenden Probleme pauschale Lösungen bieten für einige Schwierigkeiten, wie zu hohe Koordinationsanforderungen oder zu viele Überstunden, sollten Sie darauf dringen, dass Sie Gelegenheiten bekommen, Ansätze für spezifische Veränderungsmaßnahmen zu entwickeln, die für Ihren Betrieb passen (z.b. in Teambesprechungen im Handlungsfeld Eigeninitiative oder im Workshop Nachhaltige Arbeitsqualität im Handlungsfeld Arbeitsorganisation). Diese Lösungsansätze können dann mit Vorgesetzten oder ggf. der Geschäftsführung abgestimmt werden. Möglichkeiten sind z.b., Aufgaben anders zu verteilen (Kapazitätsplanung), oder/und Arbeitszeitkonten (jeweils im Handlungsfeld Arbeitsorganisation) im Unternehmen einzurichten. Evtl. sollte die Projektplanung optimiert werden. Versuchen Sie ihre Vorgesetzten und die Geschäftsführung davon zu überzeugen, dass es dem Unternehmen langfristig nicht helfen wird, wenn wichtige Freelancer sich verausgaben und ihre Leistungsfähigkeit erschöpfen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige Hinweise auf, die Ihnen dabei helfen sollen, mögliche Ursachen von Be- und Überlastungen leichter zu erkennen: Hier einige Hinweise für mögliche Ursachen von Belastungen: Widersprüchliche Arbeitsanforderungen Widersprüchliche Arbeitsanforderungen können mit Unsicherheiten einhergehen und zeit- wie energieraubend sein. Hier einige Beispiele, die Ihnen dabei helfen, auf widersprüchliche Arbeitsanforderungen aufmerksam zu werden: Widersprüchliche Arbeitsziele: Diese entstehen z.b., wenn Kunden während des Projekts nachträgliche Wünsche äußern, die früheren Zielvorgaben widersprechen oder deren Bearbeitung in der Terminplanung nicht berücksichtigt wird. Widersprüche zwischen Ausführungsbedingungen und Aufgaben: Z.B. können Mitarbeitende durch unangemessene Hard- oder Softwarekomponenten in der Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben behindert werden. Widersprüche zwischen Aufgaben und Aneignungsbedingungen: Mitarbeitenden fehlen in diesem Fall Möglichkeiten, an alle zur Bearbeitung ihrer Aufgaben notwendigen Informationen und Erfahrungswerte zu gelangen, etwa, weil sie zu wenig Einblick in die betrieblichen Bedingungen beim Kunden erhalten. Widersprüche zwischen persönlichen und arbeitsbezogenen Zielen: Die Qualitätsansprüche von Mitarbeitenden stehen im Konflikt mit den offen kommunizierten oder verdeckten Qualitätsvorgaben des Auftrags (z.b., wenn aus Kostengründen Qualitätssicherungsmaßnahmen eingespart wurden).

4 Widersprüche zwischen arbeits- und privaten Anforderungen: Hierunter fallen Vereinbarkeitsprobleme von Berufs- und Privatleben, z.b. wenn die Arbeit schlecht planbar ist (aufgrund von arbeitsintensiven Hochphasen, ungeplant auftretenden Problemen im Projekt oder häufigen Bereitschaftsdiensten). Näheres hierzu siehe Latniak, E./Gerlmaier, A. (2006): Zwischen Innovation und alltäglichem Kleinkrieg. Zur Belastungssituation von IT-Beschäftigten. IAT.Report unter: Kooperation mit Auftraggebern Die Qualität der Kooperation mit Auftraggeber hat einen Einfluss auf Ihre Gesundheit und Ihr Belastungsempfinden. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie selbst zu einer guten Kooperation beitragen, aber auch Ihre Auftraggeber dazu bewegen. Insgesamt bilden eine gegenseitige Wertschätzung und ein gutes Arbeitsklima die Basis für Ihre Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Kreativität. Gerade in Projekten sollten Sie als Freelancer in engem Kontakt mit Projektleitern und - teams bleiben, um alle wichtigen Informationen zu erhalten und größere auftretende Probleme frühzeitig bearbeiten zu können. Achten Sie ggf. darauf, genügend Kontakt zum Kunden des Auftraggebers zu erhalten, wenn Sie Aufgaben bearbeiten, die es erfordern, dass Sie Informationen vom Kunden bekommen. Lassen Sie sich nach abgeschlossenen Projekten positives Kunden-Feedback nicht entgehen erkundigen Sie sich bei Ihren Auftraggebern nach entsprechenden Reaktionen: Oft werden nur negative Reaktionen automatisch an Freelancer weitergegeben, nicht aber positive! Mögliche Folgen von längerfristigen Überlastungen Längerfristige Überlastungen (ab 8 Wochen) können psychische und körperliche Folgen haben. Hier einige Beispiele, an denen Sie Folgewirkungen von Überlastungen erkennen können: Häufige Kopfschmerzen Rückenschmerzen Nach Feierabend nur schwer oder gar nicht abschalten können Ein- und/oder Durchschlafstörungen

5 Leitfragen für die Formulierung von Be- und Überlastungsanzeigen und für die Vorbereitung von Analyse-Gesprächen An diesen Leitfragen können Sie sich sowohl für die Formulierung von Be- und Überlastungsanzeigen als auch zur Vorbereitung von Gesprächen mit Vertrauenspersonen/Mitarbeitervertretern orientieren. Ergänzen oder ersetzen Sie einzelne Fragen, wenn Ihnen dies sinnvoll erscheint. Fragen für die Problem-Analyse Raum für Ihre Notizen In welchen Hinsichten fühlen Sie sich belastet? Inwieweit werden Sie dabei in der Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben behindert? Welche Aspekte des Problems sind hierfür evtl. mehr von Bedeutung als andere? Was könnte zur Lösung des Problems beitragen? Was können Sie selbst dazu beitragen, das Problem zu lösen? Wäre darüber hinaus Hilfe nötig? Wer sind die Ansprechpartner für diese Schritte?