Zeitplan Arbeitsplan Tipps für Einsteiger und Profis

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1 besser sicherer präsentieren Zeitplan Arbeitsplan Tipps für Einsteiger und Profis Mit Präsi OPT zur TOP-Präsentation

2 Zeitplan 8. Februar 1. Woche 2. Woche 3. Woche 4. Woche BASICS STRUKTURIEREN RHETORIK OPTIMIEREN POWERPOINT DENKEN Ziele, Zweck Botschaft Zuhörer Leitsätze STRUKTUR Einführung Argumente Fazit RHETORIK Vortrag rhetorisch entwickeln und üben MEDIEN Folien weitere Medien Inszenierung Die ideale Bearbeitungszeit zum Erstellen und Optimieren von Präsentationen ist vier Wochen, für Einsteiger eher 6 Wochen. Es ist eine hoch kreative Arbeit und die Entwicklung von Ideen und ihre Optimierung braucht einfach Zeit zum Köcheln, Abkühlen und wieder Anheizen. Wie viel Zeit Sie tatsächlich an der Präsentation sitzen, kann ich nicht allgemein sagen, das ist zu sehr von Ihrer individuellen Voraussetzung abhängig. Profis können sich in dieser Zeit vor allem der kreativen Seite widmen, Einsteiger müssen leider erst ihre Hausaufgaben machen, die kreative Entwicklung wird sich nach den vier Wochen weiter fortsetzen. Eine Präsentation lässt sich auch an 1, 2 Tage erstellen - dann bleibt jedoch die kreative Seite auf der Strecke. Allgemein gilt immer, dass man die benötigte Zeit unterschätzt, deshalb genügend Puffer einbauen. 2

3 Tipps für Profis Lesen Sie auch die Tipps für Einsteiger durch 1. Woche für Profis Profi ist hier, wer bereits Woche 1 seine Zielgruppe(n) genau kennt, ihren Bedarf, ihre Probleme, Erwartungen, Fragen und Interessen über eine ausgereifte Nutzenargumentation verfügt Botschaften formuliert hat Lesen Sie in dieser ersten Woche die Kursteile I - IV und notieren Sie, was Sie bereits in Ihrer Präsentation umgesetzt haben, was Sie optimieren möchten, welche Folien Sie ersetzen wollen. Notieren Sie neue Ideen für Folien in PowerPoint, arbeiten Sie sie jedoch in keinem Fall jetzt schon aus. Definieren Sie die Leitsätze und gehen dann zur STRUKTUR. 2. Woche für Profis Profi ist, wer bereits Woche 2 eine gute Argumentesammlung hat, die auf den Zuhörerinteressen aufbaut zu jedem Themenpunkt frei reden kann die Präsentation schon x-mal gehalten hat Erstellen Sie die Struktur in Stichpunkten, zuerst Einführung, dann die Kernargumente (ideal 3 oder 2 oder für längere Vorträge höchstens 4), dann das Fazit. Stimmt die Gedankenführung, machen Sie sich an die Unterargumente. Überlegen Sie, was Sie dazu sagen werden und machen Sie aus den Stichpunkten in Einführung, Kernargumentation und Schlussteil Aussagen bzw. Sätze (ohne Nebensätze). Notieren Sie Ideen für die Folien in PowerPoint. Überlegen Sie sich ein Motiv für die Einführung, das sich eventuell durch den ganzen Vortrag ziehen kann. Weiter zu Rhetorik. 3

4 Tipps für Profis 3. Woche für Profis Profi ist, wer Woche 3 die Wirkung von Rhetorik, unabhängig vom Inhalt, kennt und Übung darin hat nur Stichpunkte braucht und frei redet Checken Sie mit Kursteil III, wo Sie rhetorisch noch optimieren können Gehen Sie voll auf Interaktion, beziehen Sie das Publikum ein. Stellen Sie Fragen, geben Sie Rätsel auf und lassen Sie sie lösen. Halten Sie sich jedoch immer sehr kurz, es sollen Einschübe sein, mit viel Leichtigkeit. Lesen Sie Kursteil IV und machen Sie ein Konzept für den Einsatz von PowerPoint oder anderer Medien wie Flipchart, Videos usw. 4. Woche für Profis Profi ist, wer Woche 4 sich bereits mit Visualisierung beschäftigt hat oder entsprechende Literatur (PresentationZen, Nancy Duarte usw.) gelesen hat offen für diese Art der Foliengestaltung ist, bisher nur nicht wusste wie sie umzusetzen ist Prüfen Sie Ihre vorhandenen Folien und wählen Sie die geeigneten aus, die Sie weiterverwenden bzw. anpassen können. Erstellen Sie alle weiteren Folien mit Hilfe von Kursteil IV und halten Sie sie so puristisch wie möglich. Ergänzen Sie eventuell ein Duplikat der Präsentation mit erklärenden Texten (auf den Folien, in der Notizenansicht oder als eingeschobene Folien) für das Handout. Überprüfen Sie in der Foliensortierungsansicht, ob Ihre Folien wie aus einem Guss wirken. Teilen Sie sich genau die Zeit anhand Ihrer Strukturpunkte oder Folien ein, die Sie für die einzelnen Themenblöcke aufwenden wollen. Planen Sie die Zeit so, dass Sie 5 min vor Ende fertig sind. (Zuhörer mögen das gerne und Sie haben Puffer). Inszenieren Sie Ihre Gesamtpräsentation. 4

5 Tipps für Einsteiger Lesen Sie auch die Tipps für Profis durch 1. Woche für Einsteiger: Woche 1 Einsteiger ist, wer eine typische Bullet-Point -Aufzählungspräsentation hat Marketing-, Kommunikationsregeln und Verkaufsargumente bisher nicht beachtet hat (Nutzenargumente, Zuhörerinteressen) bisher keine Nutzenargumente formuliert hat über keine Botschaft verfügt Beschäftigen Sie sich in dieser Woche nur mit Kurseinheit I und Ihrem Publikum. Gehen Sie dabei sehr gründlich vor. Wenn Sie nach einer Woche mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, verlängern Sie diese Woche, Sie brauchen die BASICS unbedingt perfekt! (Sie sparen die Zeit dann später wieder ein). Wenn Sie noch kein Layout haben, beauftragen Sie einen Grafiker. Wenn Sie es selbst erstellen wollen, machen Sie immer mal zwischendurch ein paar Entwürfe. Notieren Sie Ideen für Folien, halten Sie sich jetzt jedoch noch nicht mit der Gestaltung auf. Klären Sie, ob Sie einen Beamer brauchen. Schaffen Sie sich einen Pointer an, dann sind Sie in der Präsentation unabhängig von der Tastatur. 2. Woche für Einsteiger: Woche 2 Einsteiger ist, wer keine Argumentesammlung hat, die auf den Zuhörerinteressen aufbaut Gelegenheitspräsentierer und ungeübt im freien Reden ist Erstellen Sie die Struktur in Stichpunkten, zuerst Einführung, dann die Kernargumente (ideal 3 oder 2 oder für längere Vorträge höchstens 4) und formulieren Sie, was Sie dazu sagen werden. Schriftlich oder mündlich hängt davon ab, wie geläufig Ihnen Ihre Argumentation ist. Wenn Sie die Argumentation erst erfinden müssen, ist schriftlich besser, weil Sie sonst Ihre guten Ideen wieder vergessen. Formulieren Sie den Text nicht vortragsreif aus, das kostet unnötige Zeit: in dieser Phase gibt es noch zu viele Änderungen und Anpassungen. Konzentrieren Sie sich nur auf die inhaltliche Aussage. Wenn Sie mit der Gedankenführung von Einführung und Kernargumenten zufrieden sind, schreiben Sie dafür Sätze in die Strukturvorlage. 5

6 Tipps für Einsteiger Lesen Sie auch die Tipps für Profis durch Ergänzen Sie die Unterargumente in Stichpunkten und den Schlussteil. Überlegen Sie, was Sie dazu sagen werden, je nach Voraussetzung schriftlich oder mündlich. Woche 2 Überprüfen Sie die Logik der Gedankenführung der gesamten Struktur. Üben Sie bereits jetzt den Vortrag und erzählen Sie sich immer wieder die Struktur, ohne den Text auszuformulieren: Einführung, Kernargumente, Schluss, das sind ca. 5 Minuten. Später nehmen Sie die Unterargumente in Stichworten dazu. Die Struktur müssen Sie im Schlaf herbeten können, das gibt Ihnen später Sicherheit und spart den Spickzettel. Fallen Ihnen besonders gute Wendungen ein, notieren Sie sie. Notieren Sie Ideen für die Folien in PowerPoint, jedoch keine Folien ausarbeiten. Überlegen Sie sich ein Motiv für die Einführung, das sich eventuell durch den ganzen Vortrag ziehen kann. 3. Woche für Einsteiger Einsteiger ist, wer bisher Rhetorik nicht bewusst eingesetzt oder sie nur auf eine Bullet-Point- Präsentation nach dem Gießkannenprinzip aufgesetzt hat im freien Reden unsicher ist Woche 3 Formulieren Sie Ihren Vortragstext und halten ihn schriftlich - in Stichpunkten oder Kurzsätzen - fest. Prüfen Sie Punkt für Punkt, wo Sie rhetorisch optimieren können. Formulieren Sie Ihren Vortrag nicht schriftlich aus. Schreibsprache wirkt immer anders als gesprochene Sprache - sie lebt nicht. Besser als gefeilte Sätze ist normales Reden. Reden Sie einfach immer um Ihre Struktursätze oder Struktur- Stichpunkte herum. Nur die besten Formulierungen, die Sie unbedingt bringen wollen, halten Sie schriftlich fest. Einen Vortrag auswendig zu lernen, ist die beste Garantie für Lampenfieber und Blackout. Wenn Sie stecken bleiben, und das passiert in der Aufregung schnell, sind Sie hilflos. Vertrauen Sie darauf, dass Sie im richtigen Moment den passenden Text zur Verfügung haben, er ist fest in Ihnen verankert, Ihr Unbewusstes schickt ihnen alles was Sie brauchen! Planen Sie, wozu Sie Folien einsetzen möchten. 6

7 Tipps für Einsteiger Lesen Sie auch die Tipps für Profis durch Woche 3 Üben Sie zwischendurch bei jeder Gelegenheit Ihren Vortrag. Stellen Sie sich immer Ihren idealtypischen Zuhörer dabei vor. Besser ist natürlich laut reden: Dabei merken Sie am ehesten, wenn Sie zu langatmig, zu unkoordiniert usw. sind. Überprüfen Sie immer wieder, wie lange Sie zu den einzelnen Abschnitten brauchen, um ein Gefühl für Zeit zu bekommen. Lassen Sie mindestens 5 Minuten Puffer zur vorgegebenen Redezeit. 4. Woche für Einsteiger Woche 4 Einsteiger ist, wer bisher nur BulletPoint-Präsentationen gehalten hat und sich auch noch nicht mit dieser Art des Präsentierens auseinander gesetzt hat. Lesen Sie Kursteil 4 und planen Sie anhand der Struktur, welche Ihrer vorhandenen Folien Sie noch gebrauchen können und wo Sie neue einsetzen wollen. Erstellen Sie nach der Anleitung in Teil IV neue Folien. Wenn Sie unter Zeitdruck sind, gestalten Sie ohne Bedenken Ihre Folien bewusst einfach. Nur ein riesengroßes Wort auf der Folie? Keine Bedenken, im Vortrag wirkt das ganz anders als am Bildschirm. Der Erfolg Ihrer Präsentation wird dadurch nicht beeinträchtigt. Handout siehe Woche 4 bei den Profis. Prüfen Sie in der Foliensortierungsansicht, ob Ihre Folien wie aus einem Guss wirken. Auch wenn Sie befürchten stecken zu bleiben, schreiben Sie keinesfalls ganze Sätze oder längere Texte auf die Folien. Wenn Sie Ihren Vortrag immer wieder üben, verschmelzen Sie sozusagen mit ihm, es fällt Ihnen dann garantiert zu jedem Bild etwas ein - viel Text auf den Folien wirft sie dann eher aus dem Konzept. Wenn Sie sich immer noch unsicher fühlen, arbeiten Sie einfach mit Überschriften auf den Folien, die Sie durch die Präsentation führen. 7

8 Präsentationen effizient verwalten und anpassen Präsentationen verwalten Präsentation kurzfristig ändern, kürzen oder verlängern Das ist durch die übersichtliche Struktur kein Problem: Sie lassen einfach die erklärenden Unterargumente weg bzw. fassen Sie zusammen. Einführung und Schlussteil können bis auf die Leitsätze bzw. die Kernsätze aus dem Drehbuchformular gekürzt werden. Soll die Präsentation länger werden, fügen Sie bitte keine weiteren Kernargumente hinzu, sondern fügen den Unterargumenten zum Beispiel eigene Erfahrungen, Projekt- und Praxisbeispiele hinzu und vertiefen sie auf diese Weise. Präsentation für andere Zielgruppen anpassen So gehen Sie vor: 1. Sie erstellen einen neuen Steckbrief 2. Sie überprüfen die Leitsätze - oft ist nur eine etwas andere Formulierung erforderlich 3. Sie überprüfen die Struktur: - passen Einführung und Folien noch? - passen alle Argumente und Folien noch? - passt Fazit noch? Die Struktur gibt einen guten Einblick, ob die Gedankenführung zu den neu formulierten Leitsätzen noch passt. An den Folien müssen meist nur kleinere Änderungen vorgenommen bzw. einige neu erstellt werden. Folienbaukasten Mit jeder Anpassung kreieren Sie mehr Möglichkeiten für die Einführung, Argumente und Folien. So bauen Sie sich mit der Zeit einen Folien- und Argumentebaukasten für jede nur mögliche Zielgruppe auf. Am Anfang genügt es, die Präsentationen nach Zielgruppen zu ordnen. Werden es immer mehr oder halten mehrere Referenten ähnliche Vorträge, erstelle ich eine Navigation in Excel mit passenden Suchwörtern: Argumente bzw. Folien für Produkte, Leistungen, Image, Einführungen für bestimmte Gelegenheiten, Strategie- oder Imagepräsentationen usw. und versehe sie mit Links in die entsprechenden Präsentationen. Voraussetzung dafür ist die zentrale Ablage der Präsentationen. Auch für völlig neue Präsentationen können Sie die Vorlagen nutzen: Einführungen und Argumente können oft ähnlich formuliert, Folien nur leicht abgewandelt werden. 8

9 Präsentationen verwalten Bitte beachten: Urheberrecht Die Veröffentlichungen auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen meiner schriftlichen Zustimmung. Downloads und Kopien dieser Seite sind nur für Ihren privaten, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet. Zitate sind gestattet, sofern sie die gängigen Zitatlängen nicht überschreiten, die Autoren namentlich erwähnt werden und einen Link bzw. eine Nennung der Webseite-URL enthalten. Germeringer Straße Gauting Telefon Telefax