ANLEITUNG Inhaltsangabe

Transkript

1 ANLEITUNG Inhaltsangabe Inhaltsangabe... 1 Einstieg in BIZTAX... 3 Einstieg in BIZTAX... 3 Übersicht... 4 Einloggen... 4 Suchen Erklärungen (UI02)... 4 Andere Erklärung erstellen (UI01)... 5 Verwalten einer Online-Erklärung... 5 Erklärungen laden (UI03)... 6 Verwalten einer geladenen Erklärung... 7 Einloggen... 8 Suchen Erklärungen... 9 Neue Erklärung erstellen Erklärung verwalten Allgemein Menü Kontextinformationen des Unternehmens Eingabe Navigationsbalken für die Registerkarten Schaltflächen mit spezieller Funktion Eigentliche Eingabetabellen der Erklärung Fehlerprüfung Simulation Unterzeichnen PDF Unterschrift Senden Dokumente der Erklärung Laden der BIZTAX-Datei

2 Früher geladen Glossar

3 Einstieg in BIZTAX Einstieg in BIZTAX Diese Anleitung soll den Benutzer in die BIZTAX-Anwendung einweisen, mit der die Gesellschaftssteuererklärung, die Erklärung zur Steuer der Gebietsfremden und die Erklärung zur Steuer der juristischen Personen elektronisch eingereicht werden kann. Die Anleitung besteht aus mehreren Teilen, in denen die Funktionen der Anwendung behandelt werden; die innerhalb dieser Anleitung behandelten Kapitel sind: Einloggen Erklärungsuchen ErstelleneinerneuenErklärung Eingabe Fehlerliste Unterzeichnen Steuersimulation Dokumente der Erklärung Erklärungen laden Glossar In dieser Anleitung wird, sofern nichts anderes angegeben ist, "Erklärung" immer für das Erklärungsformular, die Formulare (Angaben, Aufstellung und Erklärung), deren Muster festgelegt wurde und die übrigen Bescheide (z.b. den Jahresabschluss) im PDF-Format verwendet. 3

4 Übersicht Der Benutzer kann sowohl das Erklärungsformular als auch alle Anlageformulare (Angaben, Aufstellung und Erklärung) online ausfüllen. Auch das Hinzufügen von PDFs für Anlagen, für die kein Muster festgelegt wurde, ist möglich. Die eingetragenen Daten werden zentral gespeichert, sodass der Benutzer diese später ändern und ergänzen kann. Die Berechnung der fälligen Steuer ist ebenfalls möglich. Erklärungen, die mit einer externen Software erstellt wurden, können problemlos in BIZTAX importiert werden, jeweils maximal 25 über eine "biztax"-datei. Nach dem Einreichen kann der Benutzer die Empfangsbestätigung und die PDF-Dateien der Erklärung (einschließlich aller Formulare) und jede Anlage einsehen. In dieser Kurzanleitung werden die verschiedenen Funktionen kurz beschrieben. In den folgenden Teilen wird hierauf detailliert eingegangen. Der Code ("UI" + 2 Ziffern), der an bestimmten Stellen in Klammern angegeben wird, ist die laufende Nummer des Bildschirms. Jeder Bildschirm der Anwendung besteht aus einem Menü, einer Kopfzeile und der eigentlichen Seite, auf der man sich befindet, mit der entsprechenden Funktion. Auf jedem Bildschirm hat der Benutzer folgende Möglichkeiten: Die Sprache der Anwendung ändern: über die Schaltflächen nl - fr - de Ausloggen: auf das Türsymbol klicken Benutzerinformationen einsehen: auf das Personensymbol klicken Zur Startseite zurückkehren: auf das Haussymbol klicken Die Anleitung aufrufen: auf das Fragezeichensymbol klicken Einloggen Eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich, ein elektronischer Personalausweis (eid) oder ein digitales Zertifikat der Klasse 3 reicht aus. Nach Vorlage kann der Benutzer mit dem Zertifikat oder seinem eid die Erklärungen zusammen mit der Empfangsbestätigung und den PDF-Dateien der Erklärung (einschließlich aller Formulare) und alle Anlagen einsehen. Suchen Erklärungen (UI02) Ausgangspunkt für jeden Benutzer, der online eine Erklärung ausführen möchte, ist die Auswahl von "Meine Erklärungen" im Menü. Der Benutzer erhält nach einem Suchauftrag eine Übersicht aller Erklärungen, die bereits (teilweise) ausgefüllt oder eingereicht wurden. Um eine Erklärung, die in den Suchergebnissen nicht erscheint oder eine Erklärung, die der Benutzer zunächst in BIZTAX ausfüllen möchte, zu öffnen, muss der Benutzer die Schaltfläche "Andere Erklärung erstellen" auswählen. Diese Schaltfläche wird erst nach dem ersten Suchauftrag in BIZTAX aktiv. Weitere Informationen nachfolgend in "Andere Erklärung erstellen (UI01)". Die verschiedenen Suchkriterien sind Unternehmensnummer, Unternehmensnummer des ohne Liquidation aufgelösten Unternehmens, Steuerjahr, zu besteuernder Zeitraum, Datum der Änderung, Art der Besteuerung und Status der Erklärung. Nach Anklicken der Schaltfläche "Suchen Erklärungen" werden die Erklärungen, die die angegebenen Suchkriterien erfüllen, gezeigt. 4

5 Weitere Informationen in "Suchen Erklärungen". Andere Erklärung erstellen (UI01) Wenn eine Erklärung nicht gefunden wird, kann der Benutzer diese erstellen, indem er im Suchbildschirm die Schaltfläche "Andere Erklärung erstellen" anklickt. Diese Schaltfläche erscheint immer nach einer Suchaktion. Dies gilt für jede neue Erklärung, die nicht geladen wurde oder mit deren Ausfüllen der Benutzer noch nicht begonnen hat. Nach dem Eintragen der Daten der juristischen Person muss der Benutzer die Schaltfläche "Erstellen" anklicken, worauf die Erklärung erstellt und geöffnet wird. Von diesem Bildschirm aus kann der Benutzer über die Schaltfläche "Zurück nach Meine Erklärungen" zum Bildschirm "Suchen Erklärungen" zurückkehren. Weitere Informationen hierüber finden Sie in "Andere Erklärung erstellen" in dieser Anleitung. Verwalten einer Online-Erklärung Alle Funktionen einer Erklärung, die online ausgefüllt und vorgelegt wird, werden nachfolgend kurz behandelt. Die verschiedenen Menüoptionen, mit denen eine Erklärung verwaltet werden kann, sind: 5

6 Eingabe (UI04) Fehlerliste (UI05) Unterzeichnen (UI06) Simulation (UI07) Dokumente der Erklärung (UI08) Wenn "Meine Erklärungen" oder "Erklärungen laden" angeklickt wird, sind die Menüoptionen für die Verwaltung einer Erklärung nicht mehr sichtbar. Wenn eine Erklärung geöffnet oder erstellt wird, öffnet sich automatisch die Seite "Eingabe", der Benutzer kann selbst zur gewünschten Registerkarte (Identifizierungsdaten, Erklärungsformular oder ein Anlageformular) navigieren. Die "Fehlerliste" enthält eine Übersicht aller Fehler in der Erklärung. Hier kann die Validierung einer Erklärung verlangt werden. Eine Erklärung ist erst eingereicht, wenn sie digital unterzeichnet ist, was über die Menüoption "Erklärung unterzeichnen" möglich ist. Mit der Menüoption "Simulation" ist bei Erklärungen, die keine Fehler enthalten oder bereits eingereicht wurden, eine Steuersimulation möglich. Eine eingereichte und unterzeichnete Erklärung (einschließlich der ausgefüllten Formulare) wird im PDF-Format in "Dokumente der Erklärung" gespeichert. Die anderen Bescheide werden als gesonderte PDF-Datei gespeichert. Hier kann der Benutzer auch die Empfangsbestätigung einsehen. Die XBRL-Datei der Erklärung kann ebenfalls aufgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie in "Erklärung verwalten" in dieser Anleitung. Erklärungen laden (UI03) Neben dem Erstellen und dem Online-Ausfüllen einer Erklärung kann der Benutzer seine Erklärung auch direkt über ein Paket, das eine oder mehrere Erklärungen enthalten kann (und mit einer oder mehreren verschiedenen juristischen Personen), laden. Diese "biztax"-datei 6

7 muss jedoch die technischen Voraussetzungen erfüllen und kann mit einem dafür vorgesehenen Buchhaltungsprogramm oder einer anderen externen Software generiert werden. Eine "biztax"-datei durchläuft technische und inhaltliche Kontrollen. So wird bei den technischen Kontrollen überprüft, ob die geladene Datei technisch korrekt ist und ob für jedes Unternehmen in der Datei eine Erklärung eingereicht werden kann. Falls eine Erklärung aus dieser Datei nach dieser technischen Kontrolle nicht für korrekt befunden wird, wird das komplette geladene Paket ungültig und alle Erklärungen darin werden verworfen. Erklärungen, die inhaltliche Fehler enthalten, werden zwar gespeichert aber nicht eingereicht. Nur eine Erklärung, die die inhaltliche Kontrolle korrekt durchläuft, wird automatisch unterzeichnet und eingereicht. Weitere Informationen finden Sie in "Erklärungen laden" in dieser Anleitung. Verwalten einer geladenen Erklärung Sobald eine Erklärung geladen wurde (unabhängig davon, ob die inhaltlichen Kontrollen erfolgreich durchlaufen wurden oder nicht), kann eine Erklärung auf dieselbe Art verwaltet werden wie eine Online-Erklärung. Weitere Informationen siehe "Verwalten einer Online- Erklärung". 7

8 Einloggen Bevor er Zugang zur BIZTAX-Anwendung erhält, muss jeder Benutzer sich authentifizieren. Diese Authentifizierung erfolgt über ein numerisches Zertifikat. Dieses ist im belgischen elektronischen Personalausweis (eid) enthalten oder durch die Zertifikat-Software einer der folgenden Zertifizierungsinstanzen zu beziehen: GlobalSign Isabel Um detaillierte Anweisungen für den Bezug eines Zertifikats zu finden, kann der Benutzer die Website dieser Zertifizierungsinstanzen aufrufen, indem er auf die Namen in der obigen Liste klickt. Achtung: nur Zertifikate der Klasse 3 werden akzeptiert. Bei Problemen beim Einloggen über Ihr Zertifikat sind weitere Informationen über "helpabouttheauthenticationbycertificate" (Hilfe bei der Anmeldemethode mit Zertifikat) im Anmeldebildschirm der Anwendung zu finden. Bei Benutzung des eid muss dafür gesorgt werden, dass die erforderlichen Module korrekt auf dem Computer installiert und konfiguriert sind (geeignetes Betriebssystem, Kartenleser, Software eid, korrekte Browser-Konfiguration). Die Anweisungen für Installation, Konfiguration und Benutzung des eid finden Sie auf folgende Website 8

9 Suchen Erklärungen Hier werden alle Funktionen bezüglich der Suche nach einer bestimmten Erklärung detailliert behandelt. Innerhalb des Suchbildschirms werden zwei Teile unterschieden: Oben der eigentliche Suchbildschirm Unten der Ergebnisbildschirm Im Suchbildschirm kann der Benutzer Suchkriterien eingeben, um eine bestimmte Erklärung zu suchen. Über dem betreffenden Feld erscheint nach dem Anklicken der Schaltfläche "Suchen Erklärungen" ein Fehlersymbol, wenn ein Feld falsch ausgefüllt wurde oder oben im Bildschirm, wenn sich der Fehler auf mehrere Felder bezieht. Die Felder müssen korrekt ausgefüllt sein, bevor die Suchaktion durchgeführt wird. Die Mindestsuchkriterien sind: "Steuerjahr" und "Art der Besteuerung" oder "Unternehmensnummer". Die verschiedenen Felder, die vom Benutzer ausgefüllt werden können, sind: Unternehmensnummer Dieses Feld enthält ein Drop-Down-Menü mit allen Unternehmen, für die der Benutzer bereits eine Erklärung erstellt, eingereicht oder gespeichert hat. Die Unternehmensnummer kann auch manuell eingegeben werden. Die Liste im Drop- Down-Menü zeigt dann nur die Einträge, die die eingegebene Kombination enthalten. Die hier eingegebene Unternehmensnummer ist die Unternehmensnummer des Unternehmens, auf das die Erklärung sich bezieht. Achtung: wenn eine Gesellschaft übernommen oder im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht geteilt wurde, ist die hier eingetragene Unternehmensnummer die der - je nach Fall - übernehmenden oder erhaltenden Gesellschaft. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Unternehmensnummer des ohne Liquidation aufgelösten Unternehmens Dieses Feld darf nur benutzt werden, wenn die Gesellschaft im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht übernommen oder geteilt wurde. Die hier eingetragene Unternehmensnummer bezieht sich auf die ohne Liquidation aufgelöste Gesellschaft, für die eine Erklärung eingereicht wird. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Steuerjahr Dieses Drop-Down-Menü enthält: 9

10 Das Steuerjahr "2011", "2012"und "2013". Achtung : das Steuerjahr 2011 ist abgeschlossen, der Benutzer kann für dieses Steuerjahr keine Erklärungen mehr erstellen, validieren und unterschreiben. Art der Besteuerung Dieses Drop-Down-Menü enthält: GSt: Gesellschaftssteuer StGF/G: Steuer der Gebietsfremden (Gesellschaften, Vereinigungen, usw.) StjP: Steuer der juristischen Personen Besteuerungszeitraum vom - bis zum In diese Felder, die für das Anfangs- bzw. Enddatum des Geschäftsjahrs vorgesehen sind, kann der Benutzer selbst ein Datum eintragen oder auf das Kalendersymbol klicken und ein Datum im erscheinenden Fenster mit Kalender als Anfangs- bzw. Enddatum des Besteuerungszeitraums angeben. Diese Daten müssen das Format TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJ haben. Die Differenz zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum des zu besteuernden Zeitraums darf nicht mehr als 24 Monate minus einen Tag betragen. Das Enddatum des Besteuerungszeitraums liegt mindestens einen Tag nach dem Anfangsdatum und vor dem heutigen Datum. Zwischen dem Enddatum des Besteuerungszeitraums und dem heutigen Datum dürfen maximal drei Jahre vergangen sein. Datum der Änderung In dieses Feld kann der Benutzer selbst ein Datum eintragen oder auf das Kalendersymbol klicken und ein Datum im erscheinenden Fenster mit Kalender angeben. Dies ist das Datum, an dem die Erklärung zuletzt geändert wurde (siehe "3. Erklärung verwalten"). Das Format des Datums muss TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJ sein. Das Datum der Änderung kann das aktuelle oder ein früheres Datum sein. Status der Erklärung Dieses Feld enthält eine Kombibox mit den verschiedenen Zuständen, die eine Erklärung haben kann: Status Neu Gespeichert Fehlerfrei Inhalt der Status einer gerade erst erstellten Erklärung wird kurzzeitig auf "neu" gesetzt, bevor die Erklärung geändert oder geöffnet wird eine Erklärung, die geändert oder erstellt und geöffnet wurde, aber noch keiner Fehlerprüfung unterzogen wurde eine Erklärung, die nach Validierung keine Fehler enthält Fehler Blockiert Unterzeichnet eine Erklärung, die nach Validierung Fehler enthält eine Erklärung, in der, beispielsweise aufgrund technischer Fehler, keine Änderungen mehr vorgenommen werden können eine Erklärung die definitiv unterzeichnet und an den FÖD Finanzen weitergeleitet wurde Bei der Suche nach einer bestimmten Erklärung muss mindestens eines der Felder "Unternehmensnummer" und "Art der Besteuerung" oder "Steuerjahr" ausgefüllt werden. Nachdem die gewünschten Felder korrekt ausgefüllt wurden, muss die Schaltfläche "Suchen Erklärungen" angeklickt werden, worauf unten der Ergebnisbildschirm als Tabelle der Erklärungen erscheint, die die eingegebenen Suchkriterien erfüllen. 10

11 Der Benutzer sieht hier die Liste der gefundenen Erklärungen. Wenn diese Liste zu groß ist, wird sie auf verschiedene Seiten verteilt. Durch Änderung der Einstellung "Linien pro Seite", unter der Tabelle kann der Benutzer selbst festlegen, wie viele Erklärungen pro Seite gezeigt werden. Anschließend kann der Benutzer mittels der Navigationsschaltflächen unter der Tabelle zwischen diesen Seiten navigieren. Die Liste kann spaltenweise durch Anklicken der Spaltentitel sortiert werden. Eine auf- oder absteigende Sortierreihenfolge wird gewählt, indem man erneut auf die Spaltentitel klickt. Normalerweise wird die Liste sortiert nach: Unternehmensnummer Steuerjahr - Enddatum des Geschäftsjahrs Datum der Änderung Wenn für eine bestimmte Suchaktion keine Erklärungen gefunden werden, erscheint im Ergebnisbildschirm die Meldung, dass die Suchaktion kein Resultat ergab. Unter der Tabelle stehen vier Schaltflächen zur Verfügung: Erklärung öffnen Wenn der Benutzer eine bestimmte Erklärung öffnen möchte, wählt er zunächst diese Erklärung in der Ergebnistabelle und klickt anschließend auf die Schaltfläche Erklärung öffnen. Download XLS Mit der Schaltfläche "Download XLS" kann der Benutzer die angezeigte Ergebnisliste in Form einer Excel-Datei herunterladen. Andere Erklärung erstellen Wenn der Benutzer die gewünschte Erklärung nicht gefunden hat, kann er eine andere Erklärung erstellen, indem er die Schaltfläche Andere Erklärung erstellen anklickt. Der Benutzer gelangt dann auf den Bildschirm "Andere Erklärung erstellen". Diese Schaltfläche ist erst nach einer Suchaktion für den Benutzer sichtbar. Löschen Wenn ein beim Erstellen der Erklärung ausgefüllter Wert nicht richtig ist, zum Beispiel das Anfangsdatum des Besteuerungszeitraums, kann die Erklärung gelöscht werden. Eine neue Erklärung mit den richtigen Daten kann dann erstellt werden. 11

12 Neue Erklärung erstellen Hier wird das Erstellen einer neuen Erklärung detailliert behandelt. Der Benutzer gelangt auf den Bildschirm "Neue Erklärung erstellen", indem er nach einer Suchaktion die Schaltfläche "Andere Erklärung erstellen" anklickt. Im Bildschirm "Neue Erklärung erstellen" kann der Benutzer alle Daten eintragen, die erforderlich sind, um eine neue Erklärung zu beginnen. Die möglichen einzutragenden Daten sind: Unternehmensnummer Die eingegebene Unternehmensnummer ist die Unternehmensnummer des Unternehmens, auf das die Erklärung sich bezieht. Achtung: wenn eine Gesellschaft übernommen oder im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht geteilt wurde, ist die hier eingetragene Unternehmensnummer die der - je nach Fall - übernehmenden oder erhaltenden Gesellschaft. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Unternehmensnummer des ohne Liquidation aufgelösten Unternehmens (optional) Dieses Feld darf nur benutzt werden, wenn die Gesellschaft im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht übernommen oder geteilt wurde. Die hier eingetragene Unternehmensnummer bezieht sich auf die ohne Liquidation aufgelöste Gesellschaft, für die eine Erklärung eingereicht wird. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Art der Besteuerung Dieses Drop-Down-Menü enthält: GSt: Gesellschaftssteuer StGF/G: Steuer der Gebietsfremden (Gesellschaften, Vereinigungen, usw.) StjP: Steuer der juristischen Personen Besteuerungszeitraum vom - bis zum In diese Felder kann der Benutzer selbst ein Datum eintragen oder auf das Kalendersymbol klicken und ein Datum im erscheinenden Fenster mit Kalender als Anfangs- bzw. Enddatum des Besteuerungszeitraums der gesuchten Erklärung angeben. Diese Daten müssen das Format TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJ haben. Die Differenz zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum des Besteuerungszeitraums darf nicht mehr als 24 Monate minus einen Tag betragen. 12

13 Das Enddatum des Besteuerungszeitraums liegt mindestens einen Tag nach dem Anfangsdatum und vor dem heutigen Datum. Zwischen dem Enddatum des Besteuerungszeitraums und dem heutigen Datum dürfen maximal drei Jahre vergangen sein. Alle Felder, mit Ausnahme des Feldes "Unternehmensnummer des ohne Liquidation aufgelösten Unternehmens" müssen unbedingt ausgefüllt werden. Falls es sich um eine Erklärung für eine ohne Liquidation aufgelöste Gesellschaft handelt, muss dieses Feld jedoch ausgefüllt werden. Wenn der Benutzer falsche Werte eingibt und anschließend die Schaltfläche "Erstellen" anklickt, erscheint ein Fehlersymbol über dem betreffenden Feld, wenn sich der Fehler auf ein Feld bezieht, oder oben im Bildschirm, wenn der Fehler sich auf mehrere Felder bezieht. Alle Felder müssen korrekt ausgefüllt werden, bevor die Erklärung erstellt wird. Mit der Schaltfläche "Zurück nach Meine Erklärungen" gelangt der Benutzer vom Erstellungsbildschirm zurück zum Bildschirm mit der Liste seiner Erklärungen. Nach dem korrekten Eintragen der erforderlichen Daten kann der Benutzer auf die Schaltfläche "Erstellen" klicken, um die neue Erklärung zu erstellen und wird automatisch zur Online-Eingabe geleitet, um die gerade erstellte Erklärung zu verwalten. 13

14 Erklärung verwalten Allgemein Hier wird erläutert, wie eine vorhandene Erklärung vom Benutzer ausgefüllt und an den FÖD Finanzen weitergeleitet werden kann. Bei der Behandlung der verschiedenen Bildschirme von "Erklärung verwalten" lassen wir die Teile, die für jeden Bildschirm gleich sind, außer Acht. Menü Wenn der Benutzer die Anwendung öffnet, erscheinen nur die Rubriken "Meine Erklärungen" und "Erklärungen laden". Wenn der Benutzer eine Erklärung über "Meine Erklärungen" öffnet oder eine neue Erklärung erstellt, wird das Menü erweitert, wodurch er Zugang zu folgenden Bildschirmen hat: Eingabe (UI04) Fehlerliste (UI05) Unterzeichnen (UI06) Simulation (UI07) Dokumente der Erklärung (UI08) Das erweiterte Menü wird in alle Bildschirme bezüglich der Verwaltung einer Erklärung aufgenommen. Wenn das Menü vollständig angezeigt wird und der Benutzer anschließend auf "Meine Erklärungen" oder "Erklärungen laden" klickt, wird das Menü wieder geschlossen und nur die Menüoptionen "Meine Erklärungen" und "Erklärungen laden" sind sichtbar. Anschließend werden verschiedene Möglichkeiten zum Verwalten einer Erklärung ausführlich behandelt. 14

15 Kontextinformationen des Unternehmens Oben über allen Bildschirmen zur Verwaltung einer Erklärung findet der Benutzer die Kontextinformationen des Unternehmens, für das die Erklärung geöffnet wurde. So weiß der Benutzer immer, in welcher Erklärung er sich befindet. Die Kontextinformationen umfassen: Die Unternehmensnummer und, sofern anwendbar, die Unternehmensnummer der ohne Liquidation aufgelösten Gesellschaft Die Art der Besteuerung Das Steuerjahr Das Enddatum des Besteuerungszeitraums Den Namen des Unternehmens - sofern anwendbar c/o - ohne Liquidation aufgelöste Gesellschaft 15

16 Eingabe Hier kann die Erklärung unter Verwendung der Registerkarten Schritt für Schritt ausgefüllt werden. Der Eingabebildschirm besteht, neben dem geöffneten Menü, aus vier verschiedenen Teilen: Den Kontextinformationen des Unternehmens (siehe "Verwaltung - Allgemein") Navigationsbalken der Registerkarten Schaltflächen mit spezieller Funktion: Speichern Fehlerliste Leer machen PDF öffnen Den eigentlichen Eingabefeldern des Erklärungsformulars und der Anlageformulare Navigationsbalken für die Registerkarten Oben im Bildschirm "Eingabe" befindet sich ein Menübalken für die Navigation zwischen den verschiedenen Registerkarten: Gesellschaftssteuer Steuer der juristischen Personen Steuer der Gebietsfremden (Gesellschaften, Vereinigungen, usw.) Jede Registerkarte hat eine bestimmte Funktion beim Ausfüllen der Steuererklärung einer juristischen Person. Allgemein werden drei Arten von Registerkarten unterschieden: Registerkarte mit den Identifizierungsdaten des Unternehmens "Id" Registerkarten mit dem Erklärungsformular Gesellschaftssteuer "275.1.A" "275.1.B" Steuer der juristischen Personen A B Steuer der Gebietsfremden (Gesellschaften, Vereinigungen, usw.) A A B B.2 16

17 Registerkarten mit den Formularen (Angaben, Aufstellung und Erklärung) für die Gesellschaftssteuererklärungen und die Erklärungen zur Steuer der Gebietsfremden/Gesellschaften: Name der Registerkarte Inhalt Wertminderungen für wahrscheinliche Verluste und Rückstellungen für Risiken und Kosten 275B 275K 276K 276N 276P 275C 275F 275P 275R 275U 275W 276T 276W1 276W2 276W3 276W4 328K 328L Befreiung der Mehrwerte auf Schiffe Gestaffelte Besteuerung von Mehrwerten auf gewisse Wertpapiere Gestaffelte Besteuerung der Mehrwerte auf Sachanlagen und immaterielle Anlagen Befreiung der Mehrwerte auf Betriebsfahrzeuge Befreiung der Mehrwerte auf Binnenschiffe für die kommerzielle Schifffahrt AbzugfürRisikokapital Erklärung der Zahlungen in Staaten, die den OECD-Standard zum Informationsaustausch im wesentlichen oder tatsächlich nicht umsetzen, oder in Staaten ohne oder mit niedriger Besteuerung Abzug für Einkünfte aus Patenten Investitionsrücklage Investitionsabzug Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung Befreiungfürzusätzliches Personal Steuerbefreiung für Zusatzpersonal, das im Bereich der wissenschaftlichen Forschung beschäftigt wird Befreiung für zusätzliches Personal, das zum Ausbau des technologischen Potentials des Unternehmens beschäftigt wird Befreiung für zusätzliches Personal, das als Dienstleiter der Ausfuhren beschäftigt wird Befreiung für zusätzliches Personal, das als Dienstleiter der Abteilung integrale Qualitätsverwaltung beschäftigt wird Auf degressive Weise abzuschreibende Anlagewerte Anlagewerte, die zum System der degressiven Abschreibung gehörten Schaltflächen mit spezieller Funktion Sowohl über als auch unter der Eingabetabelle der Erklärung befinden sich vier Schaltflächen, die jeweils eine spezielle Funktion haben: Mit der Schaltfläche "Speichern" kann eine (teilweise) ausgefüllte Erklärung zwischengespeichert werden. Wenn die Registerkarte oder das Menü gewechselt wird, wird die Erklärung automatisch zwischengespeichert. Die Schaltfläche "Fehlerliste" bringt den Benutzer direkt zur Fehlerliste der Erklärung, in der er sich befindet und wo die Fehlerprüfung einer Erklärung gestartet werden kann (siehe "Erklärung verwalten - Fehlerliste ). 17

18 Wenn die Schaltfläche "Leer machen" angeklickt wird, wird die Erklärung, nach Bestätigung, ob man sicher ist, vollständig geleert (außerid-tab). Mit der Schaltfläche "PDF öffnen" kann die (teilweise) ausgefüllte Erklärung als PDF geöffnet werden. Dieses PDF-Dokument wird in der Sprache generiert, die momentan in der Anwendung verwendet wird. Eigentliche Eingabetabellen der Erklärung Der folgende Bildschirm ist eine (partielle) Wiedergabe der Registerkarte "275.1.B" (für das Steuerjahr 2012). Diverse Möglichkeiten sind vorhanden: Hinzufügen einer Anlage (Muster nicht festgelegt) in Form eines PDF-Dokuments Nach Anklicken der Schaltfläche "Hinzufügen" erscheint ein Popup-Bildschirm, in dem der Benutzer die gewünschten Anlage auswählen kann Sobald eine Anlage hinzugefügt wurde, kann der Benutzer diese mit der Schaltfläche "Öffnen" öffnen Eine hinzugefügte Anlage kann mit der Schaltfläche "Entfernen" wieder aus der Erklärung entfernt werden Je Anlage kann nur eine PDF hinzugefügt werden. Wenn eine Anlage hinzugefügt wurde, ist die Schaltfläche "Hinzufügen nicht mehr verfügbar. Wenn keine Anlage hinzugefügt wurde, sind die Schaltflächen "Entfernen" und "Öffnen" nicht verfügbar. Hinzufügen von Beträgen in bestimmten Feldern In bestimmte Felder muss der Benutzer Beträge eintragen. Diese Beträge müssen immer bestimmte Regeln erfüllen, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung auf dem Bildschirm. Beträge sind zum Beispiel auf 14 Ziffern und zwei Dezimalstellen beschränkt. Die Summen dieser Felder (orange umrandet) werden automatisch berechnet und ausgefüllt. Anklicken der Schaltfläche "Eine Linie hinzufügen", um in einer bestimmten Tabelle eine neue Linie einzufügen In bestimmten Tabellen findet der Benutzer die Schaltfläche "Eine Linie hinzufügen". Hiermit kann eine neue Linie in der Tabelle hinzugefügt werden, in die der Benutzer die richtigen Daten eintragen muss. Eine Tabelle ist also nicht auf eine bestimmte Anzahl Linien beschränkt. Fehlerprüfung 18

19 Nach dem Ausfüllen der Erklärung kann eine Fehlerprüfung vorgenommen werden. Die Erklärung muss fehlerfrei sein, bevor sie in einem späteren Stadium unterzeichnet werden kann. Die Fehlerprüfung der Erklärung kann jederzeit wiederholt werden. Falls noch keine Fehlerprüfung durchgeführt oder die Erklärung seit der letzten Fehlerprüfung geändert wurde, ist nur die Schaltfläche "Fehlerprüfung starten" verfügbar. Wenn jedoch bereits eine Fehlerprüfung erfolgt ist, erscheint eine Übersicht der gefundenen Fehler. Der Bildschirm "Fehlerliste" enthält mehrere Teile: Die Angabe der zuletzt erfolgten Fehlerprüfung ("27/04/ :44:53"). Eine Tabelle mit allen gefundenen Fehlern mit Angabe des Formulars, in dem der Fehler sich befindet und der spezifischen Fehlermeldung. Die Schaltflächen "Zu Fehler" und "Die Fehlerprüfung starten" Über die Schaltfläche "Die Fehlerprüfung starten" kann der Benutzer die Erklärung auf Fehler überprüfen. Wenn bei einer Fehlerprüfung Fehler gefunden wurden, kann der Benutzer einen Fehler auswählen und die Schaltfläche "Zu Fehler" anklicken. Der Browser springt dann automatisch zu dem Feld in der Erklärung, das den Fehler enthält. Auf diese Weise kann der Benutzer seine Erklärung problemlos korrigieren. Bei einigen Fehlern wird das Formular, in dem der Fehler sich befindet, nicht angegeben. Dies ist der Fall, wenn der Fehler sich auf mehrere Felder bezieht und nicht direkt zum Fehler gesprungen werden kann. Wenn die Erklärung gerade erstellt oder nach einer vorherigen Fehlerprüfung geändert wurde, ist die Tabelle "Gefundene Fehler" nicht verfügbar. Bei der Validierung wird die Erklärung in den Status "blockiert" versetzt und kann nicht geändert werden. Der Benutzer muss nicht warten, bis die Validierung vollzogen ist, er kann zu einem späteren Zeitpunkt zu diesem Bildschirm der Anwendung zurückkehren. Die Fehlerprüfung kann zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wiederholt werden. Simulation 19

20 Bei einer Erklärung, die den Status "Fehlerfrei" oder "Unterzeichnet" hat, kann eine Steuersimulation durchgeführt werden. Diese Steuersimulation bietet dem Benutzer einen ungefähren Wert des geschätzten Betrags der Steuern. Durch Anklicken der Schaltfläche "Steuersimulation" wird die Berechnung durchgeführt. Der Benutzer muss bis zum Ende dieser Berechnung in diesem Bildschirm warten. Wenn die Simulation vollzogen ist, wird der geschätzte Betrag der Steuern angezeigt. Der Ergebnisbildschirm besteht aus: Dem geschätzten Betrag der Steuern der Erklärung (" ,65 EUR"). Einer Meldung, die den Benutzer darauf hinweist, dass der angegebene Betrag vom Endbetrag abweichen kann. ("Es ist möglich, dass dieser Betrag von dem endgültigen Ergebnis abweicht, weil bestimmte Elemente nicht berücksichtigt werden.) Einem PDF-Symbol, um eine detaillierte Berechnung dieser Simulation im PDF-Format betrachten zu können. Nach dem Anklicken dieses Links erscheint ein Popup-Bildschirm, in dem der Benutzer wählen kann, ob er die Detailberechnung öffnet oder speichert. 20

21 Unterzeichnen Wenn eine Erklärung den Status "Fehlerfrei" hat, kann sie über das Untermenü "Erklärung unterzeichnen" unterzeichnet werden. Nach dem Unterzeichnen der Erklärung ist diese eingereicht und es sind keine Änderungen mehr über BIZTAX möglich. PDF Unterschrift Stufe 1 : Suchen Sie das Unterschriftsfeld im Dokument und klicken Sie darauf. Stufe 2 : Wählen Sie Ihren eid oder Ihr Zertifikat in der Liste aus und gehen Sie weiter vor. 21

22 Stufe 3 : Es erscheint ein Schirm, in dem Sie gebeten werden, Ihren PIN-Code Ihres eid oder Ihres Zertifikates einzugeben. Klicken Sie danach auf OK. Stufe 4 : Das Unterschriftsfeld ist jetzt mit Ihrem eid oder Ihrem Zertifikat unterzeichnet. Senden Wenn die Schaltfläche "Sende," angeklickt wird, erhält der Benutzer die Meldung, dass die Erklärung erfolgreich unterzeichnet wurde. 22

23 Nach diesem Schritt ist die Erklärung eingereicht. Nach dem Unterzeichnen erhält die Erklärung den Status "Unterzeichnet" und kann nicht mehr über BIZTAX geändert werden. 23

24 Dokumente der Erklärung Nach dem Unterzeichnen einer Erklärung können über das Untermenü "Dokumente der Erklärung" einige Dokumente eingesehen werden. Dokumente einer Erklärung, die sich nicht im Status "Unterzeichnet" befindet, können nicht eingesehen werden. Verschiedene Dokumente können eingesehen werden: Alle Anlagen, die in "Eingabe" als PDF-Dokument hochgeladen wurden. Die PDF-Empfangsbestätigung mit der digitalen Unterschrift des FÖD Finanzen als Beweis, dass die Erklärung eingereicht wurde. Beim Öffnen kann folgende Warnmeldung erscheinen: "Gültigkeit der Unterschrift unbekannt". Um diese Unterschrift automatisch zu akzeptieren, muss der Benutzer folgende Schritte durchlaufen: 1. Gehen Sie mit dem Cursor auf das Fragezeichen und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2. Wählen Sie anschließend "Unterschriftseigenschaften" 3. Wählen Sie Zertifikat anzeigen 4. Klicken Sie im Balken "vertraut" an 5. Wählen Sie anschließend "Zu vertrauten Identitäten hinzufügen" 6. Schließen Sie die Empfangsbestätigung und öffnen Sie sie erneut. Ein PDF-Dokument mit der vollständigen Erklärung (Erklärungsformular und Anlagen) Das XBRL-Dokument der Erklärung. 24

25 Laden der BIZTAX-Datei Der Benutzer kann nicht nur eine Erklärung erstellen (siehe "Neue Erklärung erstellen") und diese online ausführen, sondern auch direkt ein Paket mit Erklärungen in die Anwendung laden. Diese lokal gespeicherte Datei hat die Dateierweiterung "biztax" und kann eine oder mehrere Erklärungen (und mit einer oder mehreren verschiedenen juristischen Personen) enthalten. In diesem Kapitel wird detailliert erläutert, wie eine solche Datei geladen werden muss. Eine solche Datei muss einige technische Anforderungen erfüllen. Daher verwendet man zum Generieren einer solchen Datei am besten ein spezielles Buchhaltungsprogramm oder eine andere externe Software. Um eine bestimmte Datei zu laden, muss der Benutzer die Schaltfläche "Bladeren..." anklicken (der Name dieser Schaltfläche ist abhängig von der Sprache des Computers, auf dem die Anwendung benutzt wird). Anschließen kann der Benutzer eine lokal gespeicherte Datei, die eine oder mehrere Erklärungen enthält, im erscheinenden Popup-Fenster auswählen. Nach Auswahl der richtigen Datei klickt der Benutzer auf die Schaltfläche "Öffnen". Wenn der Benutzer über das Popup-Fenster eine Datei ausgewählt hat, klickt er im Ladebildschirm auf "Laden". Nach dem Laden durchläuft eine "biztax"-datei eine erste Validierung, nämlich eine Reihe technischer und inhaltlicher Überprüfungen. So wird unter anderem geprüft, ob die geladene Datei technisch korrekt ist und ob für jedes Unternehmen darin eine Erklärung eingereicht 25

26 werden kann. Falls eine Erklärung aus dieser Datei nach dieser technischen Überprüfung nicht für korrekt befunden wird, wird das vollständige geladene Paket ungültig und alle Erklärungen darin werden verworfen. Eine Datei, die nach der ersten Validierung für korrekt befunden wurde, kann vom Benutzer unterzeichnet werden. Der Benutzer erhält ein PDF, in dem die Unternehmensnummern, die Steuerjahre und die Endtermine des Besteuerungszeitraums der geladenen Erklärungen erwähnt sind. Auf der zweiten Seite des PDF muss der Benutzer das Zertifikat auswählen, mit dem er unterzeichnen will. Die Art der Unterzeichnung einer Erklärung (oder mehrerer Erklärungen, falls die geladene Datei mehrere Erklärungen enthält) entspricht der Art der Unterzeichnung einer Erklärung, die über "Erklärung erstellen" (weitere Informationen siehe "Erklärung verwalten - Unterzeichnen" erstellt wurde. Bevor die Erklärungen aus der Datei endgültig unterzeichnet werden, wird für jede Erklärung zunächst eine inhaltliche Überprüfung vorgenommen, um festzustellen, ob die Daten korrekt sind (analog zur Fehlerprüfung aus "Verwaltung - Fehlerliste"). Falls keine Fehler festgestellt werden, wird die Erklärung unterzeichnet. Wenn in einer der Erklärungen in der geladenen Datei Fehler gefunden werden, wird dies in der Übersicht der geladenen Erklärungen angegeben. Der Benutzer kann diese nicht unterzeichnete Erklärung über "Suchen Erklärungen" suchen, diese Erklärung öffnen und über "Fehlerliste" zum betreffenden Fehler springen. Sobald die Erklärung unterzeichnet ist, kann der Benutzer auch hier die Dokumente der Erklärung einsehen und eine Steuersimulation beantragen. Auch die Online-Eingabe kann 26

27 jederzeit geöffnet werden, der Benutzer kann jedoch nichts mehr ändern (siehe "Verwaltung - Eingabe", "Verwaltung - Simulation" und "Verwaltung - Unterzeichnen"). 27

28 Früher geladen Für jedes früher geladene Paket, ob erfolgreich oder nicht, kann der Benutzer nachträglich einen Detailbildschirm aufrufen. Dieser Detailbildschirm ist der letzte Bildschirm, den der Benutzer beim Laden seiner Erklärung sah. Hierzu muss er im Ladebildschirm unten den gewünschten Ladevorgang auswählen und die Schaltfläche "Einzelheiten" anklicken. Nacheinander sieht der Benutzer unten eine Abbildung eines missglückten und eines (teilweise) geglückten Ladevorgangs. Der Status einer geladenen "biztax"-datei kann wie folgt sein : In Bearbeitung: Die Erklärungen werden auf inhaltliche Fehler überprüft. Annulliert: Die "biztax"-datei enthält einen Fehler, sodass die ganze Datei abgelehnt wird und keine einzige Erklärung eingereicht ist. Verarbeitet: Das Hochladen wurde akzeptiert, die Erklärungen ohne Fehler sind unterschrieben und die Erklärungen, die noch inhaltliche Fehler enthalten, sind nicht unterschrieben. Eine geladene Erklärung, die noch inhaltliche Fehler enthält und wieder geladen wird, kann nicht mehr in der Liste der geladenen Erklärungen der vorigen "biztax"-datei aufgeführt werden. Die Erklärungen erscheinen nur in der Datei, in die sie zum letzten Mal geladen wurden. Das Hochladen wird nicht durchgeführt, weil das Format der "BIZTAX"-Datei der geforderten Struktur nicht entspricht. Ein anderer möglicher Grund ist, zum Beispiel dass eine Erklärung in Bezug auf den aufgeführten Besteuerungszeitraum oder die aufgeführte Art der Steuer für eine der erwähnten Unternehmensnummern nicht eingereicht werden kann. In diesem Fall werden die Unternehmensnummer und der Besteuerungszeitraum des betreffenden Falls, der den Fehler auslöst, auch angegeben. Wichtig ist, dass in solchem Fall die ganze Datei abgelehnt wird und keine einzige Erklärung eingereicht wird! Der Benutzer muss zuerst die Fehler berichtigen, vor die biztax -Datei wieder hochgeladen werden kann. 28

29 Das Hochladen wurde akzeptiert. Eine Erklärung der Datei wurde unterzeichnet, eine andere wurde nicht unterzeichnet, weil sie noch Fehler enthält. Suchen Sie die Erklärungen über "Suchen Erklärungen", und berichtigen Sie die Fehler über die Schirme "Meine Erklärungen - Eingabe". Der Benutzer kann auch die Erklärung in seiner Applikation ändern und die neu erstellte Datei hochladen. ACHTUNG! Nur eine validierte und unterzeichnete Erklärung wird eingereicht. Die Empfangsbestätigung dient als Beweis der Vorlage. 29

30 Glossar Erklärung Status der Erklärung Datum der Änderung Art der Besteuerung Unternehmensnummer Unternehmensnummer des ohne Liquidation aufgelösten Unternehmens XBRL-Dokument Sammelbezeichnung für das Erklärungsformular und die Anlagen, sowohl solche, deren Muster festgelegt ist, als auch solche, die als PDF hinzugefügt werden können. Neu: der Status einer gerade erst erstellten Erklärung wird kurzzeitig auf "neu" gesetzt, bevor die Erklärung geändert oder geöffnet wird. Gespeichert: eine Erklärung, die geändert oder erstellt und geöffnet wurde, aber noch keiner Fehlerprüfung unterzogen wurde. Fehlerfrei: eine Erklärung, die nach Validierung keine Fehler enthält. Fehler: eine Erklärung, die nach Validierung Fehler enthält. Unterzeichnet: eine Erklärung, die definitiv unterzeichnet und an den FÖD Finanzen weitergeleitet wurde. Dies ist das Datum, an dem die Erklärung zuletzt geändert wurde. Das Datum der Änderung kann das aktuelle oder ein früheres Datum sein. Dieses Drop-Down-Menü enthält: GSt: Gesellschaftssteuer StGF/G: Steuer der Gebietsfremden (Gesellschaften, Vereinigungen, usw.) StjP: Steuer der juristischen Personen Dies ist die Unternehmensnummer des Unternehmens, auf das die Erklärung sich bezieht. Wenn eine andere Gesellschaft übernommen oder im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht geteilt wurde, ist die hier eingetragene Unternehmensnummer die der - je nach Fall - übernehmenden oder erhaltenden Gesellschaft. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Dieses Feld darf nur benutzt werden, wenn die Gesellschaft im Rahmen einer Fusion, einer der Fusion gleichgestellten Transaktion oder Teilung oder einer gleichartigen gesellschaftsrechtlichen Transaktion unter ausländischem Recht übernommen oder geteilt wurde. Die hier eingetragene Unternehmensnummer bezieht sich auf die ohne Liquidation aufgelöste Gesellschaft, für die eine Erklärung eingereicht wird. Die eingetragene Unternehmensnummer muss eine gültige belgische Unternehmensnummer sein (sie muss der "modulo-97 Kontrolle" standhalten, siehe ISO-7604). Dieses Dokument enthält alle Daten, die beim FÖD Finanzen eingereicht wurden, einschließlich der beigefügten PDF-Anlagen. Diese Datei kann in "Dokumente der Erklärung" heruntergeladen werden, nachdem die Erklärung eingereicht wurde. Diese Datei muss der XBRL-Taxonomie des FÖD entsprechen. 30