Leitfaden Elster Versendeliste

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1 Inhalt 1. Einrichtung Anlegen des Dokumentes Versendeeinstellungen Internetverbindungseinstellungen Adressangaben Signatur Rechtevergabe 6 2. Datenversendung Bereitstellung der Daten Bereitstellung in Umsatzsteuer-Voranmeldung / Dauerfristverlängerung Bereitstellung in Umsatzsteuererklärung / Gewerbesteuererklärung sowie der Einnahmenüberschussrechnung Elster Versendeliste Aufbau des Dokumentes Symbolleiste Filterzeile Auflistung der Steuerfälle Versendevorgänge Gegenüberstellung SBS steuer.net und Elster Versendeliste Besonderheiten bei 64bit-Betriebssystemen 15 Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 1 von 15

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 2 von 15

3 1. Einrichtung Die Elster Versendeliste bietet die Möglichkeit Umsatzsteuer-Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Gewerbesteuererklärung sowie die Einnahmenüberschussrechnung direkt aus SBS Rewe plus heraus über ELSTER zu versenden. Dies ist alternativ und völlig unabhängig vom separaten Elster-Versendeprogramm SBS steuer.net für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Dauerfristverlängerung, die Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigungen. Die Daten von SBS steuer.net (Archiv, Einstellungen u.s.w.) können nicht in die Elster Versendeliste übernommen werden oder umgekehrt. Wir empfehlen Ihnen deshalb den Umstiegszeitpunkt für alle Firmen einheitlich zu wählen und dies zu dokumentieren. Eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Dauerfristverlängerung sollte mit demselben Versendeprogramm verschickt werden, mit dem auch der Ursprungsversand erfolgte Anlegen des Dokumentes Das Dokument Elster Versendeliste kann in mehreren Akten jeweils über <Neu Dokument Steuern Elster Versendeliste> angelegt werden. Es gibt folgende Möglichkeiten: Dauerakte Mandant Es werden alle Steuerfälle des Mandanten für alle Jahre angezeigt. Jahresakte Mandant Es werden alle Steuerfälle des Mandanten für dieses Kalenderjahr angezeigt. Dauerakte Zentralakte Jahresakte Zentralakte Dauerakte Kanzleiakte Jahresakte Kanzleiakte Es werden alle Steuerfälle aller Mandanten und Kanzleien aller Kalenderjahre angezeigt. Es werden alle Steuerfälle aller Mandanten und Kanzleien für dieses Kalenderjahr angezeigt. Es werden alle Steuerfälle aller Mandanten, die dieser Kanzlei zugeordnet sind, für alle Kalenderjahre angezeigt. Es werden alle Steuerfälle aller Mandanten, die dieser Kanzlei zugeordnet sind, für dieses Kalenderjahr angezeigt. Das Dokument kann auch mehrfach angelegt werden. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 3 von 15

4 1.2. Versendeeinstellungen Die Einstellungen erfolgen in der Zentralakte über den Menüpunkt <Akte Optionen> Internetverbindungseinstellungen Die Verbindungsoptionen werden unter Internet festgelegt. Bei Benutzung eines Proxyservers mit Authentifizierung können die Anmeldedaten nicht gespeichert werden und sind somit beim Versand jeweils einzugeben. Abb. 1: Standardeinstellungen bei direkter Internetverbindung ohne Proxyserver Abb. 2: Beispiel für eine Konfiguration mit Proxyserver Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 4 von 15

5 Adressangaben Die Angaben zum Elster-Versender werden unter Elster festgelegt. Die Versenderadresse wird aus der Mandantenakte oder Kanzleiakte herangezogen. Es kann zwischen mehreren Adresstypen gewählt werden, voreingestellt ist bei Absenderadresse Mandantenadresse als Vorbelegung und als Adresstyp Hausanschrift. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung der Kanzleiadresse als Versandadressediese unbedingt angepasst werden muss! Es darf auf keinen Fall SBS Software GmbH o.ä. erscheinen. Die Adresse wird aus der Kanzleiakte Kanzleistammblatt übernommen und muss dort ggf. angepasst werden. Die Kanzleiakte öffnen Sie über Akte öffnen Kanzleiakten. Diese Angaben sind bei SBS steuer.net unter Einstellungen Adress-Angaben Datenlieferant hinterlegt. Unter Datenübertragung ist an das Finanzamt einzustellen (Vorbelegung), damit Echtdaten übertragen werden können. Alternativ kann hier auch der Versand von Testfällen aktiviert werden. Die dabei versendeten Daten werden von der Finanzverwaltung nicht verarbeitet. Abb. 3: Elster Adressangaben und Übertragungseinstellung Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 5 von 15

6 Signatur Die Angaben zur Signatur bzw. Authentifizierung werden unter Signatur festgelegt. Die Authentifizierungseinstellungen erfolgen bezüglich eines Softwarezertifikates benutzerbezogen in der Zentralakte unter <Akte Optionen Signatur>. Falls Sie das Zertifikat bisher in SBS steuer.net genutzt haben, können Sie den zu hinterlegenden Pfad dort unter Einstellungen Zertifikat-Verwaltung ersehen. Die Pfade für die.dll-dateien bei...elster PLUS USB-Stick bzw....signaturkarte sind ebenfalls anzupassen, falls diese genutzt werden. Unter Standard Signatur der Kanzlei kann die Vorbelegung gesteuert werden. Abb. 4: Pfade für Signatur Nach Änderungen der Einstellungen von Akte Optionen ist immer ein Neustart von SBS Rewe plus erforderlich! Rechtevergabe Für das Einsteuern der Versenderadresse steht ein neues Benutzerrecht Anschriftskenner bei Elster ändern zur Verfügung. Hierüber kann festgelegt werden, ob vor dem Versand der Adresstyp geändert werden kann. Des Weiteren können Rechte auf das Dokument Elster Versendeliste vergeben werden. Da bei der Benutzerrechte- Grundeinstellung Recht wird gewährt standardmässig jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Dokumente besitzt ist ohne entsprechende Anpassung auch der Versand über die Elster Versendeliste durch jeden Mitarbeiter möglich. Dies gilt ebenso für die Sachgebiete Steuern, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer sowie die Dokumente Betriebsstätten, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Druckprofilverwaltung, Kontenzuordnungsrahmen sowie Steuer-Buchungsempfehlung. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 6 von 15

7 2. Datenversendung 2.1. Bereitstellung der Daten Die Datenbereitstellung erfolgt direkt in den jeweiligen Dokumenten Umsatzsteuer-Voranmeldung (ab 2009), Dauerfristverlängerung (ab 2009), Umsatzsteuer-Jahreserklärung (ab 2007), Gewerbe- Steuererklärung (ab 2007) sowie Einnahmenüberschussrechnung (ab 2007) Bereitstellung in Umsatzsteuer-Voranmeldung / Dauerfristverlängerung In der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Dauerfristverlängerung erfolgt der Versand über den Menüpunkt <Extras Elster Elster Versendeliste> bzw. Direktversand oder über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Abb. 5: Elster-Menü der Umsatzsteuer-Voranmeldung / Dauerfristverlängerung Nach dem Betätigen des Menüpunktes erscheint folgendes Fenster in dem weitere Einstellungen getätigt werden können. Dies kann einige Sekunden in Anspruch nehmen: Bei Zertifizierung ist die gewünschte Methode auszuwählen. Bei Testfall darf kein Haken gesetzt sein, da die Daten dann nicht von der Finanzverwaltung verarbeitet werden und Sie somit Ihrer Abgabeverpflichtung nicht nachgekommen sind. Abb. 6: Elster-Versandoptionen Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 7 von 15

8 Bitte prüfen Sie die angezeigte Versendeadresse und ändern Sie ggf. Adressherkunft bzw. Adresstyp ab! Es wird die Absenderadresse entsprechend der unter Akte Optionen getätigten Einstellungen vorgeschlagen. Diese muss mit Ihrer bisher für Versandvorgänge verwendeten Adresse (i.d.r. Ihrer Firmenanschrift) übereinstimmen! Eine nicht zulässige Adresse ist z.b. der Eintrag von SBS Software GmbH o.ä. bei Verwendung der Muster-Kanzleiadresse. Sind die Einstellungen in Ordnung können Sie das Fenster mit Speichern und Schließen bzw. <ENTER> bestätigen und so die Daten in der Elster Versendeliste abstellen. Haben Sie Direktversand ausgewählt wird sofort nach dem Schließen des Fensters der eigentliche Versandvorgang gestartet (siehe Kapitel 2.2.2). Falls der Direktversand abgebrochen wird steht der Fall im Dokument Elster Versendeliste zum Versand bereit. Abb. 7: Direktversand Der Menüpunkt <Elster Export> stellt weiterhin die Daten für SBS steuer.net zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Hinwiese zum Wechsel der Versendeprogramme am Beginn dieses Dokumentes (Kapitel 1) sowie die Gegenüberstellung (Kapitel 3). Beim Druck erscheint nun folgende Hinweismeldung: Abb. 8: Hinweismeldung beim Druck Umsatzsteuer-Voranmeldung / Dauerfristverlängerung Wird diese mit Ja bzw. <Enter> bestätigt, wird eine Exportdatei für SBS steuer.net erzeugt. Wird mit der Elster Versendeliste gearbeitet muss hier Nein ausgewählt werden, da ansonsten die Daten ggf. doppelt versendet werden. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 8 von 15

9 Bereitstellung in Umsatzsteuererklärung / Gewerbesteuererklärung sowie der Einnahmenüberschussrechnung In diesen Dokumenten stehen zwei Möglichkeiten des Elster-Versandes zur Verfügung. Abb. 9: Bereitstellung in Umsatzsteuererklärung / Gewerbesteuererklärung Elster-Versendeliste: Direktversand: Die Daten werden in die Elster Versendeliste abgestellt Hierbei wird der Versand der Elster-Daten direkt durchgeführt, ohne dass die Elster Versendeliste geöffnet werden muss. Der Steuerfall ist dann in der Elster Versendeliste aufgeführt und kann dort betrachtet werden Elster Versendeliste Das Dokument zeigt Ihnen die bereits versendeten sowie die noch zu versendenden Steuerfälle komplett in einem Dokument an. Je nachdem, wo dieses Dokument sich befindet, sind die Daten bereits auf einen Mandanten /Kanzlei bzw. einen Veranlagungszeitraum eingegrenzt (siehe Kapitel 1.1). Abb. 10: Ansicht Elster Versendeliste (Zentralakte) Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 9 von 15

10 Aufbau des Dokumentes Symbolleiste Über die Symbolleiste können folgende Aktionen durchgeführt werden: Aktualisieren: Werden bei geöffneter Elster Versendeliste weitere Steuerfälle bereitgestellt ist hierüber eine Aktualisierung vorzunehmen. Entfernen: Über diesen können die selektierten Steuerfälle aus der Liste entfernt werden. Senden: Das Sendemenü öffnet sich (siehe Kapitel ). Einstellungen: Ist in der Liste ein unversendeter Eintrag markiert, können hierüber die Elster- Versandoptionen geändert werden (siehe Kapitel 2.1.1) Protokolle: Es stehen folgende Möglichkeiten für die Anzeige zur Verfügung: - Die Druckvorschau bei unversendeten Fällen, - die komprimierte Erklärung bei versendeten Fällen und - die Historie bei bereits mehrfach versendet bzw. berichtigten Fällen. - ERiC-Serverantwort bei versendeten Fällen mit Informationen ob der Versand korrekt durchgeführt wurde - EriC-Protokoll mit ausführlichen Informationen über die per ELSTER durchgeführten Prüfungen und Versandvorgängen Filterzeile Über die bereits aus anderen Browser-Dokumenten, wie z.b. Kundenstamm, Kontenstamm, bekannte Filterzeile kann der angezeigte Datenbestand flexibel eingegrenzt werden. Die Filterung wird beim Bestätigen der Eingabe mit <Enter> durchgeführt. Durch die Kombination mehrerer Filtereingaben können z.b. nur unversendete UST Voranmeldungen eines Zeitraumes selektiert werden Auflistung der Steuerfälle Die Steuerfälle werden unterhalb der Filterzeile aufgelistet. Standardmäßig sind die zuletzt bereitgestellten Fälle in der Liste ganz oben einsortiert. Versendete Fälle werden grün angezeigt, die aktuelle Auswahl wird blau hervorgehoben. Hierbei werden Windows-Systemfarben verwendet. Die Sortierung kann jederzeit durch anklicken der Spaltenüberschriften geändert werden. Es werden zahlreiche Spalten angezeigt, auf die Sie über den horizontalen Scrollbalken zugreifen können. Im Kontextmenü stehen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung wie über die Symbolleiste sowie das Bearbeiten-Menü Versendevorgänge Zum Versand markieren Sie den oder die Steuerfälle und wählen [Senden] über das Kontextmenü, die Symbolleiste oder das Menü <Bearbeiten>. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 10 von 15

11 Abb. 11: Elster Versandfenster Hier werden die Steuerfälle noch einmal aufgelistet. Die Spaltenbreite ist anpassbar. Mit <Enter> bzw. [Senden] wird der eigentliche Versandvorgang gestartet. Abb. 12: Proxy-Anmeldefenster Falls mit einem Proxyserver und Authentifizierung gearbeitet wird sind die entsprechenden Anmeldeinformationen hier einzugeben (Siehe Kapitel 1.2.1). Bei einer authentifizierten Versendung mit Softwarezertifikat öffnet sich das nachstehende Fenster, in dem die PIN einzugeben ist. Abb. 13: PIN-Eingabefenster Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 11 von 15

12 Hier wird auch die Art des verwendeten Zertifikates angezeigt. Wenn Sie die Steuerfälle zentral verschicken und mit mehreren Zertifikaten arbeiten ist darauf zu achten, dass jeweils die richtige PIN eingegeben wird. Danach wird der eigentliche Versand durchgeführt. Ein erfolgreicher Versand ist durch den Eintrag versendet in der Statusspalte gekennzeichnet. Abb. 14: Versandfenster bei erfolgreichem Versand Dieses Fenster muss mit Schließen bzw. <ESC> geschlossen werden. Die Elster Versendeliste wird dabei automatisch aktualisiert. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 12 von 15

13 3. Gegenüberstellung SBS steuer.net und Elster Versendeliste Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welches Versendeprogramm Sie verwenden, haben wir diese nachfolgend gegenübergestellt: Bereich SBS steuer.net Elster Versendeliste Installation Benutzer- und Rechteverwaltung Versendereinstellungen Verbindungsoptionen Authentifizierung Versendbare Daten Testfälle / Demomodus Darstellung PIN-Eingabe für authentifizierten Versand Separate Installation und Updates, auch auf mehreren Arbeitsplätzen und mit getrennten Datenbeständen möglich. Separate Benutzerverwaltung mit eigener Passwort und Rechtevergabe Pro Installation kann über Einstellungen Adress-Angaben Datenlieferant eine Versenderadresse hinterlegt werden. Die Verbindungsoptionen werden unter Einstellungen Verbindungsoptionen hinterlegt. Bei Benutzung eines Proxyservers mit Authentifizierung können die Anmeldedaten gespeichert werden. Die Authentifizierungseinstellungen erfolgen benutzerbezogen unter Einstellungen Benutzerverwaltung. Vorher muss das Zertifikat unter Einstellungen Zertifikatverwaltung eingerichtet werden. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Lohnsteueranmeldung,, Lohnsteuerbescheinigungen Demoversion sowie separater Testmodus über Einstellungen Test-Modus Zu versendende Fälle gesamt oder je Bundesland getrennt darstellbar und zu verschicken. Versendete Fälle im Archiv einsehbar. Über Einstellungen Zertifikat- Verwaltung kann die PIN-Abfrage Installation und Update mit SBS Rewe plus. Ein Elsterversand-Datenbestand pro SBS Rewe plus - Datenbank. Integration in die Benutzer- und Rechteverwaltung von SBS Rewe plus Die Versenderadresse wird aus der Mandanten- oder Kanzleiakte herangezogen. Es kann zwischen mehreren Adresstypen gewählt werden. Die Voreinstellungen, werden unter Akte Optionen festgelegt Die Verbindungsoptionen werden in der Zentralakte unter <Akte Optionen Internet> festgelegt. Bei Benutzung eines Proxyservers mit Authentifizierung können die Anmeldedaten nicht gespeichert werden und müssen somit beim Versand eingegeben werden. Die Authentifizierungseinstellungen erfolgen bezüglich eines Softwarezertifikates benutzerbezogen, ansonsten benutzerübergreifend in der Zentralakte unter <Akte Optionen Signatur>. Umsatzsteuer-Voranmeldung (ab 2009), Dauerfristverlängerung (ab 2009), Umsatzsteuer-Jahreserklärung (ab 2007), Gewerbesteuererklärung (ab 2007) Einnahmenüberschussrechnung (ab 2007) Testmodus als Vorbelegung benutzerbezogen in der Zentralakte unter <Akte Optionen Elster Datenübertragung Testfall> übertragen sowie bei jedem Steuerfall manuell einstellbar Alle Fälle, auch versendete, in einem Dokument einsehbar, flexible Filtermöglichkeiten stehen über die Filterzeile des Anzeigebrowsers zur Verfügung Die PIN muss beim Versand immer angegeben werden. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 13 von 15

14 konfiguriert werden. Standardmäßig ist die PIN-Abfrage deaktiviert und die PIN gespeichert. Berichtigungskennzeichen bei Umsatzsteuer- Voranmeldung, und Dauerfristverlängerung, Das Berichtigungskennzeichen wird selbst verwaltet und kann manuell gesetzt bzw. entfernt werden. Das Berichtigungskennzeichen wird aus dem entsprechenden Dokument übernommen. Eine nachträgliche Anpassung in der Elster Versendeliste ist nicht möglich. Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 14 von 15

15 4. Besonderheiten bei 64bit-Betriebssystemen Das Elsterversendemodul ist nicht kompatibel mit der hardwaregestützten Ausführungsverhinderung bei 64Bit Systemen. Hierzu zählen Windows Server 2003 x64, Windows Vista x64 und Windows XP x64 gleichermaßen wie Windows Server 2008 x64. Damit Sie dennoch in diesen Umgebungen mit den Steuern arbeiten und die Plausibilierung und das Versenden von Fällen durchführen können, muss die Datenausführungsverhinderung eingestellt werden. Rufen Sie hierzu die Eigenschaften des Arbeitsplatzes auf und rufen Sie die Registerkarte Erweitert der Systemeigenschaften auf. Unter dem Punkt <Leistung Einstellungen> öffnet sich der folgende Dialog: Abb. 15: Datenausführungsverhinderung Dokument: Leitfaden Elster Versendeliste.doc Seite: 15 von 15