Einführung in Getting Things Done

Transkript

1 Einführung in Getting Things Done Das Wichtigste von GTD zum Sofort-Umsetzen Ivan Blatter

2 Einleitung 1 Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der Erfinder von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann. In diesem E-Book werden die Grundsätze von Getting Things Done erläutert. Damit haben Sie schon einen sehr guten Einstieg. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Möchten Sie das Original-Buch lesen, dann gebe ich Ihnen hier gerne die Amazon-Links zur englischen und deutschen Ausgabe an: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag Ivan Blatter Basel, 18. August 2011

3 Getting Things Done (GTD) hat in den letzten Jahren besonders in Blogger-Kreisen Furore gemacht. Kein Wunder: Ist GTD doch eine der modernsten Methoden, Aufgaben zu verwalten und schlussendlich auch tatsächlich zu erledigen. GTD berücksichtigt dabei die Charakteristika der heutigen Arbeitswelt mit all den Unterbrechungen, vielfältigen Aufgabengebieten und vielem mehr. 2 GTD ist ein recht einfaches System, streckenweise sogar recht banal. Erst am Ende und bei der Umsetzung erfährt man, wie sehr alle Schritte ineinander greifen. Das Ganze ist bei GTD damit zweifellos mehr als die einzelnen Teile. Umgekehrt gilt: Man muss GTD bereits verstanden haben, um es zu verstehen. David Allen, auf den GTD zurück geht, umschifft dieses Problem, in dem er in seinem Buch zuerst einen kurzen Überblick über den ganzen Prozess gibt und dann die einzelnen Schritte genauer erklärt. Eigentlich ein gutes Vorgehen, aber als Leser ist man trotzdem zunächst verwirrt und sieht nicht genau, worauf das Ganze zielt abgesehen davon, dass die deutsche Übersetzung recht holperig ist. Das Ziel dieses E-Books besteht auch darin, dieses Problem zu entschärfen. Am Schluss der Serie sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte in GTD selbständig machen zu können und zu wissen, was Sie da tun. Wenn Sie auf Probleme stossen, dann scheuen Sie sich nicht, mir zu schreiben.

4 Was GTD besonders macht 3 1. GTD legt den Schwerpunkt auf das Erledigen von Dingen und nicht auf das Planen. 2. GTD eignet sich für alle, die Aufgaben erledigen müssen egal ob Top-Managerin oder Hausmann. 3. Die Umsetzung an sich ist einfach, wenn man die Prinzipien und den Prozess verstanden hat. 4. GTD entlastet. 5. GTD ist keine Methode des Zeitmanagements, sondern der Selbstorganisation. 6. Prioritäten erhalten im GTD viel weniger Gewicht als bei anderen Methoden. Das ist entlastend in einer Zeit, wo immer alles prioritär sein muss. 7. GTD ist eine Methode und keine Technologie. 8. GTD ist flexibel. 9. GTD lässt sich anpassen: Wenn Sie sich mit gewissen Formen der Umsetzung nicht wohl fühlen, dann lassen Sie sie einfach weg. 10. Viele Praktiken aus GTD kennen Sie und wenden Sie bereits an. 11. Für GTD braucht es keine speziellen Fähigkeiten oder Fertigkeiten. 12. GTD ist an keine Software oder Papiervorlage gebunden. Im Internet gibt es viele Umsetzungsvorschläge, aber Sie können GTD genau auf sich selber massschneidern.

5 Die Schattenseiten von GTD 1. GTD spricht eher die linke Hirnhälfte an. 2. Es dauert eine Weile, bis man drin ist. 3. Mit GTD kann man sich in den Formen der Umsetzung verlieren. Es gibt zahlreiche Software-Programme (online und offline) zur Umsetzung und unzählige Formen, wie man GTD auf Papier umsetzen kann. 4. GTD ist nur wirksam, wenn man sein System regelmässig pflegt. 4

6 Grundsätze und Merkmale von GTD 5 Der Name von GTD ist Programm: Getting Things Done. Es geht darum, Dinge zu erledigen, und nicht nur, sie zu planen und zu verwalten. Dazu geht GTD von wenigen, einleuchtenden Grundsätzen aus und entwickelt von dort aus ein ganzes System. Vieles bei GTD wird Ihnen bekannt vorkommen, sie werden vieles sogar schon umsetzen. GTD führt keine völlig neue Denkweise ein, sondern geht davon aus, was wir häufig bereits tun und fügt das zu einem System zusammen. Grundsätze GTD lässt sich in drei handliche Grundsätze zusammenfassen. Der ganze Rest ist nur noch die geschickte Umsetzung dieser Grundsätze. 1. Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf. 2. Bestimmen Sie jeweils sofort den nächsten, notwendigen Schritt und nehmen Sie das Ergebnis vorweg. 3. Nehmen Sie regelmässig eine Durchsicht der offenen Punkt in Ihrem Leben vor und halten Sie diese Übersicht aktuell. Das ist alles! Doch schön der Reihe nach: Erste und wichtigste Botschaft ist: Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf! Vebannen Sie alles aus ihrem Kopf Wir können uns unglaublich viele Dinge merken, auch viele der Aufgaben, die wir noch erledigen müssen. Nur: Ihr Kopf bietet kein übersichtliches System und funktioniert nicht immer zuverlässig. Sie kennen bestimmt auch die mentalen Unterbrechungen: Irgendwann im ungünstiges Moment beispielsweise im Kino fällt Ihnen ein, dass Sie nächste Woche unbedingt Frau X anrufen müssen. Wenn Sie diese Information

7 nicht sofort aus dem Kopf in ein zuverlässiges System verbannen können, wird sie immer wieder auftauchen, bis Sie sie bearbeitet oder erledigt haben. Das wäre nicht weiter schlimm, wenn nicht der Stresslevel bei jeder mentalen Unterbrechung kurz hoch schnellt; manchmal die Information zu spät oder gar nicht mehr auftaucht, so dass Sie die Aufgabe vergessen. GTD ist ein System, welches Sie vor diesen mentalen Unterbrechungen schützt. Mit GTD steigt der Überblick über die noch zu erledigenden Dinge und hilft Ihnen, diese Dinge zuverlässig zu erledigen. 6 Das System Damit GTD das überhaupt leisten kann, ist ein intelligentes System notwendig. Dieses System muss logisch; verlässlich; immer verfügbar; ausserhalb Ihres Kopfes und Ihres Bewusstseins sein. Nur so kann das System unabhängig von Ihrem Gedächtnis, unabhängig vom persönlichen Wohlbefinden, unabhängig von den Umständen zuverlässig funktionieren. Das ist das entscheidende Kriterium jedes Systems. Der nächste Schritt GTD hat den Anspruch, in nur einem System alle Arten von zu erledigenden Dinge zu verwalten ohne Trennung zwischen Beruf und Privatem. Das Flicken eines Fahrradreifens muss genauso zuverlässig abgebildet werden können, wie die angepeilte Neuausrichtung eines Unternehmens. Damit meine ich nicht, dass beide Projekte gleich wichtig sind, sondern dass die erforderlichen Handlungen beider Projekte sicher im System gefunden werden können. Das kann nur sichergestellt werden, wenn eine

8 einzige Einheit gefunden wird, mit der Handlungen abgebildet werden können. 7 GTD will Ihnen helfen, Dinge zu erledigen. Deshalb ist es naheliegend, als kleinste Einheit den jeweils notwendigen nächsten Schrittes zu nehmen. Die Rechnungseinheit von GTD ist der nächste Schritt. Das bedeutet, dass jeder Input, der Ihre Welt betritt, zuerst in diese Einheit konvertiert werden muss, damit er ins System passt. Egal ob ein Anruf, eine Idee, ein Auftrag, ein neues Projekt, eine Vision: Wenn Sie sie in Ihrem System verwalten wollen, müssen Sie sich zuerst überlegen, was der unmittelbar nächste Schritt ist. Aus Fahrradreifen flicken wird dann Neuen Schlauch einkaufen, Beim Nachbar Werkzeug ausleihen usw. Pflege und Durchsicht Das ganze System muss absolut zuverlässig funktionieren. Das bedarf regelmässiger Pflege und Durchsicht. Hier liegt einer der Knackpunkte von GTD: Wenn Sie die Pflege nicht genug ernst nehmen und vernachlässigen, wird das System innerhalb kurzer Zeit seine Zuverlässigkeit verlieren. Vier Merkmale von GTD Somit haben wir vier Merkmale von GTD: 1. Wichtigste Botschaft: Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf! 2. Als Ersatz bietet GTD ein zuverlässiges System, aus das Sie sich verlassen können. 3. Das System bleibt nur dann zuverlässig, wenn Sie es regelmässig pflegen und durchsehen. 4. Die kleinste Einheit im System ist der nächste Schritt. Von jedem Input muss zunächst der nächste Schritt bestimmt werden, bevor er im System aufgenommen werden kann.

9 Der GTD-Prozess Sie erfassen mit GTD alle diejenigen Gedanken, die in Ihrem Kopf umher schwirren und die noch keine Anschlusslösung gefunden haben, in ein externes System. Dieses System ist gekennzeichnet durch absolute Zuverlässigkeit, was aber nur dann garantiert ist, wenn Sie es regelmässig pflegen und durchsehen. Als kleinste Einheit benutzt dieses System den jeweils nächsten Schritt. 8 Bevor ich den Prozess beschreiben kann, müssen wir uns überlegen, was Sie aus Ihrem Kopf sinnvollerweise verbannen. Natürlich können und sollen Sie nicht jeden Gedanken auslagern, sondern nur zwei Kategorien: Einfälle: Ideen, Geistesblitze, Aufgaben: zu erledigende Dinge, zu besorgende Dinge, Zu den Einfällen gehören alle Ideen und Geistesblitze, die Sie weiter verfolgen möchten. Aufgaben sind zu erledigende Dinge, Aufträge, aber auch Dinge, die Sie besorgen müssen. All das sind lose Enden, da Sie damit noch irgendetwas tun möchten oder müssen. Der Prozess von GTD ist dreiteilig: Beteiligt sind Ihr Kopf, Ihr GTD-System und schliesslich nochmals Sie als handelnde Person. Der Prozess geht von Ihrem Kopf aus ( lose Enden ), erfasst die losen Enden in das System und bringt diese zu gegebener Zeit wiederum aus dem System zurück zu Ihnen, damit Sie handeln können. An den Schnittstellen befinden sich die Schritte, die GTD ausmachen. Wie der Prozess an den Schnittstellen genau aussieht, soll nun im Folgenden kurz erläutert werden.

10 Vom Kopf ins System Um Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf in das System zu transferieren, sind zwei Schritte notwendig: 9 1. Lückenloses Erfassen der losen Enden. 2. Durcharbeiten der losen Enden und Übersetzung in nächste Schritte, damit sie ins System eingebunden werden können. Das System Das System ist mehr als ein Sammeltopf. Hier werden alle zu erledigende Dinge erfasst und übersichtlich dargestellt. Durch die Art der Darstellung hilft Ihnen das System, schnell die Aufgabe auszuwählen, die Sie als nächste erledigen möchten. Dazu sind zwei Schritte notwendig: 1. Organisieren der nächsten Schritte. 2. Regelmässige Durchsicht und Pflege des Systems. Aus dem System zurück zu Ihnen als handelnde Person GTD hilft dabei, Dinge zu erledigen. Dazu bietet GTD verschiedene Modelle an, was Sie wann ausführen. Es hilft Ihnen auszuwählen, welche Aufgabe Sie gerade jetzt sinnvollerweise durchführen. Deshalb ist der letzte Schritt im Prozess: Durchführung Zusammenfassung In einem Prozess von fünf Schritten hilft Ihnen GTD, Ihre Dinge zu erledigen: 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsicht/Pflege 5. Durchführung

11 Der erste Schritt: Erfassen Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet: Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%. Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw. 10 Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden. Logische Konsequenz aus dieser Botschaft ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das Was ist egal, aber das Dass ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iphone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte: Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Sie gerne benutzen und Ihnen Spass macht. Das Hilfsmittel muss sofort einsatzbereit sein, wenn Ihnen etwas einfällt. Ein Laptop ist das in der Regel nicht, wenn Sie ihn zuerst noch hochfahren müssen. Ein PDA oder ein Notizblock hingegen schon.

12 11 Notieren Sie grosszügig. Eine Idee pro Notizzettel. So vermischen Sie nicht verschiedene Dinge mit einander. Benutzen Sie so wenige Arten von Hilfsmittel wie möglich, am besten nur eins. Sobald man den einen Einfall auf eine alte Quittung notiert, den nächsten im Handy und den übernächsten im Computer, verliert man schnell die Übersicht und damit mit der Zeit auch interessante Ideen und Einfälle. Von meinen Notizblöcken habe ich einen ganzen Vorrat gekauft und sie überall dort verteilt, wo ich sie am häufigsten brauche. Ich benutze ausschliesslich diese Notizblöcke. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer und in jeder Situation etwas festhalten können. Das bedeutet, dass Sie entweder Ihr Hilfsmittel immer auf sich tragen oder dass Sie beispielsweise wie ich an allen möglichen Orten Notizblöcke verteilen. Wichtig ist, dass Sie auch im Bett, auf dem Sofa, unterwegs, im Büro oder in der Küche sofort etwas festhalten können. Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist dabei nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten. Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des -Programms. s im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.

13 Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo- Liste. 12

14 Der zweite Schritt: Durcharbeiten Sie haben also Ihre losen Ende fleissig gesammelt und nun haben Sie einen mehr oder weniger vollen Eingangskorb. Dieser ist nun durch zu arbeiten. Dazu gibt es zwei Regeln: 13 Nehmen Sie jeden Zettel und jedes Dokument nacheinander einzeln in die Hand. Der Einfachheit halber beginnen Sie einfach oben. Die untersten Zettel können ja höchstens einen Tag alt sein, wenn Sie Ihren Eingangskorb tatsächlich täglich leeren. Legen Sie nie einen Zettel zurück in den Eingangskorb, sondern treffen Sie sofort eine Entscheidung nach dem folgenden Schema. Die erste Frage, die Sie sich zu dem Papier in Ihrer Hand stellen, lautet: Worum geht es überhaupt? Banal, nicht wahr? Aber Sie können sich kaum vorstellen, wie viele Leute sich diese Frage gar nicht stellen. Oftmals wird irgendetwas spontan gemacht, was vielleicht gar nicht nötig wäre. Fragen Sie sich deshalb lieber, um was es sich handelt. Ist es eine Idee? eine neue Aufgabe? etwas, was Sie nur Durchlesen müssen? eine Telefonnummer oder eine Adresse, die Sie in Ihre Kartei einarbeiten müssen? eine Rechnung, die Sie bezahlen müssen? oder etwas ganz anderes? Überspringen Sie diese Frage nicht, denn nur so können Sie schnell eine passende Entscheidung treffen. Natürlich müssen Sie nicht gerade ein Brainstorming durchführen, aber seien Sie sich bewusst, um was es sich handelt.

15 Danach kommt die zweite Frage: Ist etwas zu tun? Auch hier wiederum: Oft verfällt man direkt in Aktivismus, obwohl man eigentlich gar nichts tun müsste. Nehmen Sie sich die Zeit für diese kurze Frage, es lohnt sich! Antwort: Ja, es ist etwas zu tun. 14 Falls Sie damit wirklich etwas tun müssen, gibt es in GTD nur zwei Möglichkeiten: Entweder handelt es sich um ein neues Projekt oder es ergibt sich ein Handlungsschritt daraus.» Projekte GTD versteht Projekte umfassender als üblich. Ein Projekt ist jede Aufgabe, die aus mindestes zwei Handlungsschritten besteht. Somit ist auch Fahrradreifen flicken ein Projekt. Sie müssen nämlich zuerst einen neuen Schlauch kaufen, dann den Reifen reparieren und schlussendlich eine Probefahrt machen. Oder denken Sie an die Aufgabe Projektkonzept erstellen. Das beinhaltet zuerst die Recherche, dann vielleicht der Austausch mit Kollegen, dann das Schreiben des ersten Entwurfes, anschliessend holen Sie sich Feedback von Ihren Kollegen usw. Das klingt ein wenig nach Überplanung, aber spätestens im nächsten Teil werden Sie den Sinn darin erkennen. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, dann tragen Sie dieses auf einer speziellen Projektliste ein und überlegen sich den nächsten Schritt.» Handlungsschritt Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie in einem Schritt erledigen können, dann überlegen Sie sich Folgendes: Was ist konkret der nächste Schritt? Delegieren: Können Sie es delegieren? Vielleicht ist jemand anders besser für die Erledigung geeignet. Delegieren Sie es also

16 15 direkt: Rufen Sie jemanden kurz an oder schreiben Sie eine Mail. Erledigen: Dauert das Erledigen weniger als 2 Minuten? Falls ja, dann erledigen Sie es sofort. Es hat keinen Sinn, die Aufgabe zu verschieben oder auf die Aufgabenlisten aufzunehmen, das kostet mehr Zeit und Energie, als wenn Sie es direkt erledigen. Die 2 Minuten sind eine Hausnummer. Je nach Ihrer Arbeit und Gewohnheit können Sie sich auch die Limite von 5 oder 10 Minuten setzen. Mehr empfehle ich aber nicht. Verschieben: Wenn das Erledigen länger als 2 Minuten dauert, dann verschieben Sie es. Aufschoben ist aber nicht aufgehoben. Hier geht es darum, den nächsten konkreten Schritt auf Ihre Aufgabenlisten zu übertragen. Antwort: Nein, es ist nichts zu tun. Einfach wird es natürlich, wenn Sie die Eingangsfrage ( Ist etwas zu tun? ) mit Nein beantworten können. Dann gibt es nämlich nur drei Möglichkeiten: Werfen Sie es weg. Stellen Sie es zurück. Vielleicht möchten oder können Sie jetzt noch nichts damit tun, aber Sie wollen es aufheben für später oder müssen eine Entwicklung abwarten. Denken Sie an Ideen, die Sie gerne mal umsetzen würden ( ich würde gerne mal ), aber eben nicht jetzt. Oder an Dinge, die Sie jetzt noch gar nicht tun können (z.b. Karten für ein Konzert bestellen, wenn der Vorverkauf noch gar nicht begonnen hat). Legen Sie es ab. Das sind Dinge, auf die Sie irgendwann Zugriff haben möchten oder die wichtig werden könnten, wie beispielsweise die Karte vom Pizza-Bestellservice oder der Jahresbericht einer Firma, den Sie zwar nicht lesen müssen, aber irgendwann mal vielleicht brauchen.

17 Der dritte Schritt: Organisieren Im letzten Kapitel der GTD-Einführung ging es um das Durcharbeiten des Eingangskorbes. Entscheidend ist zunächst Worum geht es? und dann Ist etwas zu tun?. In diesem Kapitel geht es um das konkrete Organisieren, was der komplexeste Teil am ganzen GTD ist. Also, eigentlich hört es sich nur komplex an, sobald Sie besser in GTD drin sind, wird es Ihnen ganz normal und einfach vorkommen. Die Art der Organisation unterscheidet sich je nach dem, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. 16 Handlungsbedarf Wenn Handlungsbedarf besteht, gibt es drei Möglichkeiten, um was es sich da handelt.» Termine Die erste Möglichkeit sind Termine. Das sind Aktionen, die von einem Tag oder einem Zeitpunkt abhängig sind. Darunter fallen alle Verabredungen, Sitzungen, aber auch Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.b. am Freitag zwischen 15 und 16 Uhr). Solche Handlungen kommen ganz normal in den Kalender oder die Agenda. Das kennen Sie ja aus Ihrer bisherigen Praxis. Was bei GTD vielleicht anders ist: Der Kalender ist ausschliesslich für Handlungen reserviert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden oder nur dann erledigt werden können. Wenn Sie also jemanden anrufen möchten, um eine Information einzuholen, dann kommt diese Aufgabe nicht in den Kalender. Wenn Sie diese Person aber nur am Freitag Nachmittag erreichen können, dann tragen Sie das in den Kalender ein. Für alle normale Aufgaben ist im Kalender kein Platz, diese kommen auf die Aufgabenlisten. Das Kriterium lautet also: Ist diese Aktion von einem bestimmten Zeitpunkt abhängig? Wenn ja, kommt sie in den Kalender, wenn nein auf die Aufgabenlisten.

18 17» Aufgaben Die zweite Möglichkeit ist Ihr tägliches Hilfsmittel, die Dinge zu erledigen, nämlich die Aufgabenlisten. Erinnern Sie sich? Falls die Erledigung einer Aufgabe höchsten zwei Minuten benötigt, dann erledigen Sie sie sofort. Wenn nicht, kommt sie auf die Aufgabenlisten. Sie wird also sozusagen aufgeschoben nicht aufgehoben. Ist Ihnen aufgefallen, dass ich immer von Aufgabenlisten (Plural) schreibe? Das hat mit einem Kerngedanken von GTD zu tun: GTD ordnet nämlich Aufgaben nicht nach Priorität, sondern nach Kontexten. Kontexte beziehen sich auf die Ressourcen, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. GTD löst sich damit von täglichen To-Do- Listen oder von Listen geordnet nach Prioritäten. Das ist einer der wichtigsten Unterschiede von GTD zu anderen Systemen. Typische Beispiele für Kontexte sind Computer, Internet, Telefon oder Einkäufe. Nehmen wir ein Beispiel: Es ist Dienstag, Uhr, und Sie haben soeben eine Aufgabe beendet. Was sollen Sie jetzt tun? Zuerst überlegen Sie sich, in welchem Kontext Sie sich befinden, also was Ihnen im Moment an Ressourcen zur Verfügung steht. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie vielleicht den einen oder anderen Anruf erledigen. Deshalb nehmen Sie die Telefon -Liste hervor und rufen jemanden an. Vielleicht mögen Sie nicht, auf der Strasse zu telefonieren. Sie laufen aber gerade an einer Papeterie vorbei, ziehen deshalb die Einkäufe -Liste hervor und kaufen rasch neue Leuchtstifte. Falls Sie das noch nicht getan haben, dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, und notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die Ihnen einfallen. Leeren Sie Ihren Kopf. Versuchen Sie, die Aufgaben als konkrete Handlungsschritte zu formulieren und ordnen Sie diese dann dem entsprechenden Kontext zu. Wenn Sie auf Aufgaben kommen, dann lohnt sich eine Einteilung in Kontexte wahrscheinlich nicht. Das würde das System unnötig aufblähen. Wenn Sie aber mehr als 50 Aufgaben haben und vergessen Sie nicht: auch eine komplizierte Mail zu schreiben oder einen Begriff zu googlen sind bereits einzelne Aufgaben -, dann teilen Sie sie in entsprechende Kontexte ein. Erstellen Sie für jeden Kontext eine eigene Aufgabenliste.

19 Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung. Suchen Sie sich die Kontexte, die Ihnen helfen. Beispiele sind: Computer Papier (für Aufgaben, die ich lieber auf Papier erledige, z.b. Aufbau Seminar entwerfen ) Telefon Einkäufe/Besorgungen Lesen Agenda Irgendwann/Vielleicht Warten auf 18 Die meisten dieser Kontexte sind selbstsprechend. Drei fallen jedoch aus der Reihe: Agenda, Irgendwann/Vielleicht und Warten auf. Auf der Agenda -Liste sind diejenigen Dinge notiert, die mit einer bestimmten Person bei nächster Gelegenheit besprechen werden müssen. Wenn Sie also an einer Sitzung teilnehmen, dann werfen Sie vorher einen Blick auf die Agenda -Liste, um zu sehen, ob Sie gleich etwas mit einem der Teilnehmer klären kann. Wenn Sie viele Dinge mit anderen nebenbei zu besprechen haben oder sich regelmässig mit den selben Leuten treffen, können Sie auch pro Person eine Kontextliste anlegen. In meinem letzten Bürojob habe ich eine Liste Abteilungssitzung, Bereichssitzung und Chef, wo ich laufend die Dinge notieren, die ich an der entsprechenden Sitzung mitteilen oder besprechen möchte. Die Irgendwann/Vielleicht -Liste ist eine Art Parkplatz für Ideen oder Wünsche, also Dinge, die Sie im Moment nicht erledigen können oder wollen, aber trotzdem für einen späteren Zeitpunkt aufheben möchten. Diese Liste ist eine Ausnahme: Denn es besteht momentan kein Handlungsbedarf. Auf den anderen Aufgabenlisten stehen ausschliesslich konkrete Handlungsschritte, auf der Irgendwann/

20 Vielleicht -Liste nicht. 19 Auf der Warten auf -Liste notieren Sie diejenigen Dinge, bei denen Sie auf jemanden oder etwas warten müssen. Wenn Ihnen jemand eine verspricht, dann kommt das auf die Warten auf -Liste. Oder wenn Sie auf eine Lieferung warten. Hier stehen also die Dinge drauf, wo jemand anderes aktiv werden muss und Sie darauf warten. Dadurch sehen Sie regelmässig, wo noch etwas offen ist, erkennen, ob es klemmt, und können gegebenenfalls reagieren.» Projekte Die dritte Möglichkeit bei Handlungsbedarf sind Projekte. GTD hat ein breiteres Verständnis von Projekten. Sobald eine Aufgabe mehrere Handlungsschritte benötigt, ist sie keine Aufgabe mehr, sondern bereits ein Projekt. Um Projekte in den Griff zu bekommen, schlägt David Allen zwei Listen vor: Projektliste: Hier werden ganz einfach die Projekte unter einander notiert. Sie dient dazu, schnell einen Überblick über die Projekte zu gewinnen und ist damit nicht mehr als ein Inhaltsverzeichnis. Liste zum Projekt: Zusätzlich wird pro Projekt eine Liste erstellt, wo mindestens die nächsten Handlungsschritte für das Projekt drauf stehen. Zusätzlich können Sie hier auch in einem kurzen Satz das Ziel notieren oder Ressourcen festhalten, die Sie benötigen. Wichtig ist, dass Sie immer den nächsten Schritt kennen, wenn Sie einen Schritt erledigt haben, damit das Projekt am Laufen bleibt. Damit man nicht noch mehr Listen mit Aufgaben hat, wird der jeweils nächste Handlungsschritt pro Projekt auf die entsprechende Kontextliste übertragen. Das klingt komplizierter als es ist. Wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, geht das recht schnell und Sie haben zwei grosse Vorteile: 1. Sie haben einen Überblick über jedes Projekt und die notwendigen Schritte. 2. Die jeweils aktuellen Handlungsschritte sind in Ihre normalen Kon-

21 textlisten eingebunden und gehen nicht vergessen. Das sind die drei Möglichkeiten, die es gibt, wenn Handlungsbedarf besteht. Kein Handlungsbedarf Wenn zu einem Input kein Handlungsbedarf besteht, dann gibt es ebenfalls wieder drei Möglichkeiten 20» Müll Die einfachste und wie ich finde eleganteste Möglichkeit: Werfen Sie es weg. Schätzen Sie ein, ob der Input noch von Nutzen für Sie sein kann. Falls nicht, dann zögern Sie nicht und werfen Sie es weg.» Entwicklung abwarten Auf der Irgendwann/Vielleicht -Liste tragen Sie ja Dinge ein, die Sie später vielleicht einmal umsetzen möchten. Es kann aber auch sein, dass Sie jetzt zu etwas noch keine Entscheidung treffen möchten, aber später die Entscheidung treffen müssen. Für solche Fälle eignet sich eine Wiedervorlage. Die Wiedervorlage ist eine Art Terminkalender, wo Sie am entsprechenden Tag daran erinnert werden, die Entscheidung zu treffen. Sie können dazu eine eigene Wiedervolage, einen eigenen Kalender oder Ihren normalen Terminkalender benutzen. Wenn Sie eine eigene Wiedervorlage benutzen, können Sie dort auch Dokumente ablegen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen (Tickets, Eintrittskarten etc.). Der Unterschied zwischen der Irgendwann/Vielleicht -Liste und der Wiedervorlage lässt sich am besten an einem Beispiel aufzeigen: Nehmen wir an, dass Sie einen Prospekt eines neuen Fitness-Centers erhalten, das Sie sehr anspricht: Wenn Sie im Moment noch kein Training aufnehmen möchten, aber später vielleicht einmal, dann tragen Sie einfach einen Vermerk Training im Fitness-Center X auf die Irgendwann/Vielleicht -Liste ein und schon ist die Information gesichert. Den Prospekt können Sie dann wegwerfen oder ablegen.

22 Wenn in dem Prospekt eine Vergünstigung versprochen wird, wenn Sie bis Ende des nächsten Monats Mitglied werden, aber Sie sich noch nicht dazu entscheiden können, dann tragen Sie am 25. des nächsten Monats Beitritt Fitness-Center? in Ihren Kalender ein oder legen Sie den Prospekt unter dem 25. in die Wiedervorlage. 21» Referenzmaterial Daneben gibt es viele Informationen, auf die Sie Zugriff haben müssen. Sprich: Die Ablage. Wenn also kein Handlungsbedarf besteht, Sie keine Entwicklung abwarten möchten und wenn Sie es nicht wegwerfen möchten, dann legen Sie es sofort ab. Es gibt zwei Arten von Referenzmaterial: Spezifische Archive: Beispielsweise grössere Projekte, wichtige Kunden, Rechnungen usw. Allgemeines Archiv: Hier kommt alles andere hin. David Allen schlägt vor, das Referenzmaterial ganz einfach alphabetisch zu ordnen. Der Prospekt des Fitness-Centers kann also unter entweder unter Sport oder unter dem Namen des Centers eingeordnet werden. Wenn Sie den Prospekt einmal suchen, werden Sie höchstens an zwei oder drei Orten suchen müssen und ihn sehr schnell finden.

23 Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon fallen drei auf: Die Listen Agenda (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), Irgendwann/Vielleicht (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und Warten auf (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage. 22 Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen. GTD schafft ein Erinnerungssystem ausserhalb Ihres Kopfes. Um so wichtiger ist es, dass dieses System immer aktuell ist, damit es Ihren Kopf auch tatsächlich entlastet. Nur wenn Sie dem System zu 100% vertrauen können, dass Sie nichts vergessen, werden die mentalen Unterbrechungen abnehmen oder sogar ganz aufhören. Deshalb müssen Sie Ihr System regelmässig durchsehen. Bewährt hat sich folgender Rhythmus: Kalender: Den Kalender schauen Sie sich selbstverständlich mehrmals täglich an, damit Sie keine Termine vergessen. Aufgabenlisten: Primär schauen Sie auf die Listen, wenn Sie eine Aufgabe beendet haben und kein Termin ansteht. Je nach Kontext nehmen Sie die entsprechende Liste hervor und wählen eine Aufgabe aus, die Sie nun erledigen wollen. Zusätzlich und das ist eine weitere Eigenheit von GTD machen Sie einmal pro Woche reinen Tisch in einem Wochenrückblick (weekly review). Diesen Wochenrückblick können Sie sich wie das Aufräumen vor dem Urlaub vorstellen: Sie schauen, was Sie noch tun müssen, Sie legen Ihre Akten ab, Sie aktualisieren Ihre Aufgabenlisten usw. Der Wochenrückblick ist so zentral, dass David Allen, der Erfinder von GTD, sogar sagt:

24 Wenn Sie keinen Wochenrückblick machen, Sie gar kein GTD machen. 23 Der Wochenrückblick Schaffen Sie sich eine Routine, wann Sie den Wochenrückblick durchführen wollen. Sie können sich auch einen Termin fix reservieren und im Kalender eintragen. Bewährt hat sich der Wochenrückblick logischerweise am Freitag, wenn die Woche zu Ende ist. Doch natürlich eignet sich jeder andere Tag auch. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, und führen Sie dann konsequent jede Woche zu diesem Zeitpunkt den Wochenrückblick durch. Je nachdem, wie Sie während der Woche Ihr System pflegen, dauert der Rückblick zwischen 15 und 60 Minuten. Gehen Sie nach folgendem Schema vor: 1. Alle losen Dinge sammeln: Leeren Sie nochmals Ihren Kopf und notieren Sie sich alles, was Ihnen durch den Kopf schwirrt. 2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Idealerweise machen Sie das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. 3. Führen Sie die Ablage nach. 4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben von selbst erledigt? Fehlen Aufgaben? 5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? 6. Prüfen Sie die Warten auf -Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? 7. Schauen Sie auch mal auf die Irgendwann/Vielleicht -Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. 8. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

25 Vielleicht haben Sie noch andere Dinge, die sie wöchentlich durchsehen möchten, z.b. Ihre Ziele oder Ihr persönliches Leitbild. Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Vergessen Sie nicht: Das ist Ihr Rückblick. Führen Sie keinen Rückblick genau nach der Theorie durch, sondern passen Sie ihn auf Ihre Umstände an, denn dann gewinnen Sie am meisten. 24

26 Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben 25 Im letzten Schritt von GTD geht es um das Wichtigste, nämlich um das Erledigen der Aufgaben. Wir haben jetzt alle losen Enden gesammelt und auf verschiedene Kontextlisten verteilt. Einmal pro Tag leeren wir den Eingangskorb und einmal pro Woche halten wir einen Wochenreview. Doch erledigt haben wir damit ja noch nichts. Die Frage ist also: Was soll ich jetzt tun? Die vier Kriterien Sobald die Frage Was soll ich jetzt tun? auftaucht, nimmt man vier Kriterien zu Hilfe. Wichtig ist, die Reihenfolge einzuhalten, auch wenn sie zunächst ungewöhnlich erscheint. 1. Kontext 2. Verfügbare Zeit 3. Verfügbare Energie 4. Priorität» 1. Kontext Genau genommen machen erst jetzt die verschiedenen Kontextlisten Sinn. Die Frage Was soll ich jetzt tun? wird nun zu Was kann ich jetzt überhaupt tun? In welchem Kontext befinde ich mich?. Wenn Sie auf den Zug warten, können Sie vielleicht ein paar Anrufe erledigen und nehmen Ihre Telefon -Liste hervor. Oder Sie warten in einem Café auf den nächsten Termin und nehmen Ihre Papier -Liste hervor, wo die Dinge notiert sind, die Sie ohne zusätzliche Hilfsmittel wie den Computer oder andere Unterlagen erledigen können. Dank den Kontextlisten vermeiden Sie, immer wieder neu nachdenken zu müssen, ob Sie eine Aufgabe jetzt überhaupt erledigen können. Erscheint sie nicht auf der entsprechenden Kontextliste, ist sie sowieso nicht innerhalb Ihres Radars.

27 Das ist ein ganz entscheidender Vorteil. Auf den Kontextlisten stehen ja konkrete Handlungsschritte, die relativ klein sind. Damit haben Sie mindestens Aufgaben auf Ihren Listen, vermutlich sogar mehr. Es würde Sie sehr viel Zeit kosten, all die Aufgaben jedes Mal durchzugehen, um diejenigen heraus zu filtern, die Sie jetzt gerade in diesem Kontext erledigen können. Deshalb ist die Unterteilung in Kontextlisten so wertvoll.» 2. Verfügbare Zeit Dieser Punkt ist klar. Sie werden kaum einen Anruf von 30 Minuten beginnen, wenn Sie in 10 Minuten eine Sitzung haben. Aber bestimmt finden Sie auf Ihrer Kontextliste eine Aufgabe, die weniger als 10 Minuten dauert. 26» 3. Verfügbare Energie Unsere Energie während des Tages ist ähnlich wie unser Schlaf in etwa 90-minütige Zyklen unterteilt. Es gibt Zeiten, da haben Sie kaum Energie unabhängig davon, was Sie vorher gemacht haben. Daneben gibt es natürlich Aufgaben, die viel von Ihrer Energie beanspruchen. Das alles können Sie bei der Auswahl der nächsten Aufgabe berücksichtigen. Nach einer anstrengenden Sitzung ist es wenig sinnvoll, die Jahresplanung vorzunehmen. Aber vielleicht können Sie Ihre Ablage aktualisieren.» 4. Priorität Das letzte Kriterium ist die Priorität. Es kommt erst dann zum Zuge, wenn die Aufgaben bereits durch die ersten drei Kriterien vorsortiert sind. Welche der übrig gebliebenen Aufgaben ist die dringlichste oder besser die wichtigste? GTD räumt also der Priorität ein viel geringere Rolle ein als üblich. Das ist nachvollziehbar: Denken Sie nur an Ihre Listen mit den oder mehr Aufgaben. All diese gegeneinander aufzuwiegen und Prioritäten zu verteilen, würde schlicht und einfach zu viel Zeit kosten. Deshalb sind Prioritäten in GTD herunter gestuft. Abgesehen davon sind die einzelnen Handlungsschritte sowieso die falsche Ebene für Prioritäten. Prioritäten

28 machen Sinn auf der Ebene der Ziele oder Lebensbereiche. 27 Zwei weitere Modelle David Allen beschreibt noch zwei weitere Modelle: Drei Schritte zur Einschätzung der täglichen Arbeit und Sechs Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen. Beide Modelle beschreibt er nur kurz und meiner Meinung nach auch sehr vage. Deshalb gehe ich nicht auf sie ein. Die vier Kriterien sind sowieso der Massstab, den Sie täglich brauchen werde.

29 Zusammenfassung: GTD in aller Kürze So komplex GTD auch scheinen mag, kaum hat man damit begonnen, ist es eben doch einfach. Man muss lediglich das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Darin liegt die Schwierigkeit. Deshalb hier eine Kurzfassung von GTD. 28 Was wollen wir erreichen? Das ist das Programm von GTD: Wir wollen alles aus unserem Kopf verbannen, um die mentalen Unterbrechungen zu minimieren. Danach treffen wir eine bewusste Entscheidung, was damit geschehen soll und zwar dann, wann wir es wollen und nicht wenn es auftaucht. Uns unterstützt ein System, welchem wir absolut vertrauen können, da es aktuell und vollständig ist. Die 5 Schritte» Erfassen Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%. Das ist der Startpunkt. Achten Sie darauf, wirklich alles zu erfassen. Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Ihnen liegt und Ihnen Spass macht zu benutzen (Stift/Papier, PDA, Handy, Diktiergerät, ). Alles, was Sie so erfassen landet dann im Eingangskorb.» Durcharbeiten Leeren Sie alle Eingangskörbe regelmässig. Nehmen Sie jeden Input nach einander in die Hand und fragen Sie sich: Worum geht es überhaupt? Ist damit etwas zu tun? Wenn damit etwas zu tun ist, was weniger als 2 Minuten dauert, dann

30 tun Sie es sofort. Können Sie es delegieren, dann geben Sie es sofort weiter. Ansonsten kommt es in Ihr System: Entweder als Projekt auf die Projektliste oder als Handlungsschritt auf eine Kontextliste.» Organisieren Wenn bei einem Input Handlungsbedarf besteht, gibt es nur drei Möglichkeiten, um was es sich handelt: 29 Termine: Diese und nur diese gehören in den Kalender. Aufgaben: Aufgaben werden auf den Kontextlisten verwaltet. Projekte: Für Projekte wird eine Projektliste geführt. Besteht kein Handlungsbedarf gibt es ebenfalls drei Möglichkeiten: Müll: Werfen Sie den Input weg. Abwarten: Tragen Sie ihn in Ihre Wiedervorlage ein. Referenzmaterial: Leben Sie den Input ab. Je einfacher die Ablage, desto schneller finden Sie Ihre Dinge wieder.» Durchsicht und Pflege Ihr System muss unbedingt gepflegt werden. Dazu dient der Wochenrückblick. Ohne Wochenrückblick machen Sie kein GTD. Hier sammeln Sie alle losen Enden, leeren den Eingangskorb, führen die Ablage nach, prüfen alle Liste und den Kalender.» Erledigen Es ist Dienstag, 9.56 Uhr, und Sie überlegen sich, was Sie tun sollen. Dazu helfen Ihnen die vier Kriterien in dieser Reihenfolge: Kontext Verfügbare Zeit Verfügbare Energie Priorität Anhand dieser Kriterien können Sie genau die Aufgabe auswählen, die optimal zum jetzigen Zeitpunkt passt.

31 Das ist die Zusammenfassung vom ganzen GTD. Ein solches System lässt sich wohl nie ganz verstehen, bis man beginnt, damit zu arbeiten. Legen Sie also am besten heute noch los und experimentieren Sie. Vielen Fragen, die Sie jetzt noch haben, sind vermutlich nur theoretische Fragen. In der Praxis werden sie sich gar nicht oder nicht so stellen. Mein Fazit Ich halte GTD für eines der mächtigsten Systeme, seine Zeit einzuteilen und Aufgaben zu managen. GTD ist hervorragend für die heutigen Anforderungen geeignet, da Sie mit GTD intelligent Lücken füllen können und nicht auf eine Planung angewiesen sind, die bald nach dem Festhalten schon überholt ist. 30 GTD eignet sich hervorragend für Menschen mit vielen und komplexen Aufgaben. Für viele andere Menschen ist GTD aber schlicht und einfach eine Überdosis. In meiner Tätigkeit als Berater und Trainer versuche ich deshalb zuerst einmal herauszufinden, was überhaupt die Anforderungen sind, die ein Kunde an ein System stellt. Häufig, aber längst nicht in allen Fällen biete ich dann GTD als Lösung an.

32 Dieser E-Book unterliegt dem Urheberrecht. Inhalte dürfen nicht auch nicht auszugsweise ohne mein Einverständnis woanders verwendet werden. Fragen? Anmerkungen? Ich freue mich über Ihre Rückmeldung! blatternet.de Ivan Blatter Tellstrasse Basel Schweiz Skype ivan.blatter