Praxishandbuch Event Management

Transkript

1 Irmtraud Schmitt Praxishandbuch Event Management Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen 2. Auflage GABLER

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 Einleitung 19 1 Wertvolle Praxistipps Zehn goldene Regeln für Ihre optimale Veranstaltungsplanung Wählen Sie das Datum sehr sorgfältig aus! Kommunizieren Sie das Veranstaltungsziel! Legen Sie Wert auf liebevoll zubereitete und hochwertige Speisen und Getränke! Planen Sie jeden Event individuell zugeschnitten auf Ihre Gäste! Setzen Sie ein angemessenes Budget fest! Finden Sie den passenden Rahmen für Ihre Veranstaltung! Achten Sie auf die richtige Dauer! Schaffen Sie Stimmung mit dem Veranstaltungsort Klappern gehört zum Handwerk! Die Gestaltung der Einladung ist die Visitenkarte des Veranstalters! Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine perfekte Organisation Wer ist prädestiniert für diese Aufgabe? Überlegungen zur Zeitplanung und Arbeitsorganisation Kompetent mit Anbietern verhandeln Die Entscheidung: Internes oder externes Veranstaltungsmanagement? Damit nichts schiefgeht-das Briefing Wo können Sie externe Dienstleiter rekrutieren? Wie stellen Sie eine gute Zusammenarbeit sicher? Was können andere für Sie kostenlos erledigen? Das Organisationsteam Gute Kommunikation und Dokumentation im Organisationsteam sicherstellen Anforderungsprofil für die Teamleitung 36

3 1.2.8 Die Teamleitung und ihre Aufgaben Die Generalprobe Kostenfallen - sinnvoll sparen Während der Veranstaltung: alles im Griff Wenn Sie als Organisatorin selbst eine Rede halten 42 2 Veranstaltungstypen 45 3 Wichtige Entscheidungen zu Beginn der Veranstaltung sichern den Erfolg Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen Das Veranstaltungsziel Form der Veranstaltung Zeit für professionelle Planung Optimale Teilnehmerzahl Rechtzeitige Ankündigung und Einladung Gute Kontakte zu externen Dienstleistern Einladen mit Stil - aber wie? 49 4 Meilensteine für die optimale Vorbereitung Ideenfindung für Veranstaltungen Wie veranstalten Sie ein Brainstorming"? Mindmapping Was ist Mindmapping? Wie gehen Sie vor? Hotelauswahl Wichtige Punkte, die für die Auswahl des Hotels entscheidend sind Anzahl der Teilnehmer Ein hervorragender Service Gute Lage und Verkehrsanbindung Gute Verpflegung und entsprechender Hotelstandard Hohe Fachkompetenz des Hotelpersonals Ausgleichsprogramm Ungestörte Pausenzone Komfortable Hotelzimmer Annehmbare Zahlungsbedingungen und Stornofristen 55 10

4 4.3 Optimaler Tagungsraum Einwandfreie und moderne Tagungstechnik Tischformation Bestuhlung 58 Veranstaltungsbeispiele aus der Praxis Arbeitsessen auch Arbeitsfrühstück, Arbeitsdinner Anlässe und Ziele Mögliche Formen und Orte Planung und Dauer Menü oder à la carte? Einladen - aber wie? Betriebsausflug Ziele der Veranstaltung Termin bestimmen Budget Organisationsteam Bekanntgabe des Termins - wann und wie? Teilnehmerliste erstellen Ideen für die Gestaltung Motto Ein Motto-Beispiel: Wir bleiben in Bewegung!" Essen und Trinken Transport Generalprobe Betriebsbesichtung, auch: Informationsveranstaltung, Produktvorstellung Termin festlegen Einladung Der erste Eindruck entscheidet - die Begrüßung Small Talk als Einstieg Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) - publikumsorientiert aufbereitet Rundgang Was interessiert? Bewirtung Nacharbeit 71 11

5 Jubiläum Budget Legen Sie gleich zu Beginn fest, wer welche Arbeitspakete übernimmt: Einladungen - wann und an wen? Festschrift Allgemeine Praxistipps Nacharbeit Konferenz und Tagung Mögliche Ziele Termin und Dauer Budget Tagungsort Vorschläge für alternative Tagungsorte Einladungen Rahmenprogramm Ausstattung des Tagungsraums Tagungsunterlagen 83, Bewirtung Ein guter Sekretariatsservice Hotelbuchungen Referenten Übersicht und Transparenz: Der Organisationsplan in Excel Nachbereitung Kunden-Informationsveranstaltung auch Hausmesse Integrieren Sie das Verkaufsteam Professionell einladen Während der Veranstaltung Der Kunde ist König: Bieten Sie ein attraktives Programm Wichtige Tipps für den Ablauf Messeplanung Messeziele definieren Messeerfolgskontrolle Messemarkt analysieren Konzeption festlegen Was kostet der Messeauftritt? Projektteam Anmeldung 97

6 5.7.8 Standplanung Standort Standgröße Aufteilung des Messestandes Standausstattung Infothek Exponate Prospektmaterial Standpersonal Besucherwerbung Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften Werbegeschenke Messe-Einladungen Form der Einladung Pressearbeit zur Messe Standabend Nacharbeit - Ergebnissicherung Meetings in verkehrsgünstiger Lage: am Flughafen, in der Autobahn-Raststätte oder am Bahnhof Anlass und Ziel Neue Tagungsmöglichkeiten auf Rastanlagen der Autobahn: Tank & Rast heißt das Motto Der Flughafen als attraktiver Tagungsort - Zeit- und Kostenersparnis durch Fly and Meet" Bahnhöfe als Meeting Point Pressekonferenz Anlass und Ziel Ziele Termin Wochentag Uhrzeit Dauer Budget Veranstaltungsort Raumwahl Technik Bewirtung

7 Einladungen Wann wird eingeladen? Elemente der Einladung Form der Einladung Muster Einladung zur Pressekonferenz Fototermin und Pressemappe Gestaltung der Pressemitteilung Pressegeschenke Ablauf der Pressekonferenz Nachbereitung Informationsmaterial versenden Medienresonanz erfassen Medienresonanz bewerten Information der Mitarbeiter Seminar Die Basis für eine erfolgreiche Gestaltung Dauer Termin Auswahl des Seminarortes Externe Seminare Interne Seminare Budget Seminarraum Namensschilder Bewirtung Einladungen Rahmenprogramm Effektive Nachbereitung Stehempfang Tag der offenen Tür Einen Termin finden Wer sollte zum Organisationsteam gehören? Wen laden Sie wie ein? Was darf der Tag kosten? Rund ums leibliche Wohl Umzugsmanagement: Perfekte Planung ist die halbe Miete! Verabschiedung Ziele Form 149

8 Datum Budget und Ort Einladungen Lange Rede - kurzer Sinn: AblaufVorschläge Abschiedsgeschenk Weihnachtsfeier Wann ist der beste Zeitpunkt? Wo wird gefeiert? Gute Ideen für die etwas andere Weihnachtsfeier: Wer wird eingeladen? Wie wird eingeladen? Wie wird gefeiert? Geschenke Menü oder Büffet? Sitzordnung -ja oder nein? Moderne Umgangsformen Kleiner Knigge für Veranstaltungen Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen Eingangskontrolle Knigge der Rangordnung Small Talk - das kleine Gespräch als Türöffner Den Mantel abnehmen Titel in der Anrede Ein Wort zum Du" Wer bietet das Du" an? Offizielle mündliche Anreden Grüßen und begrüßen Wer grüßt wen zuerst? Begrüßen mit Händedruck Wer geht vor? Der kleine Unterschied: internationale Gäste begrüßen Willst du Erfolge vorbereiten, so achte auf die Kleinigkeiten Bekannt machen Distanzverhalten Zum Platz geleiten

9 Ihr Auftritt bitte: Dressed for success Die Macht des ersten Eindrucks Tipps für Ihren Auftritt als Gastgeberin Wie unterstreichen Sie Ihre Kompetenz? Dresscode Die richtigen Farben Dies und das: Was Sie als Gastgeber sonst noch wissen sollten: Pünktlich oder nicht? Sitzordnungen bei Veranstaltungen 171 Pleiten, Pech und Pannen: Was tun Sie, wenn Ihnen das Wetter einen Strich durch die Rechnung macht? keine Stimmung aufkommt? die Musik nicht so ist, wie Sie es sich vorgestellt haben die Bewirtung nicht funktioniert der Künstler/Entertainer sich verspätet die Technik versagt zwei sich streiten Teilnehmer verloren gehen 176 Nachbereitung und Erfolgskontrolle Feedback an die Helfer Beispiele für Dankesschreiben: Fotos einer gelungenen Veranstaltung: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte Alles wieder zurück an seinen Platz Versenden von Dokumentationen Rechnungen begleichen Ziel erreicht? Die Erfolgskontrolle Die Nachbesprechung mit dem Organisationsteam Die Budgetkontrolle Abgleich der Einladungsliste mit der Gästeliste Zufriedenheit der Teilnehmer Medienresonanz Feedback an den Vorgesetzten 184 Nützliche Internetlinks, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung unterstützen: 187

10 10 Checklisten für die Eventplanung 189 Checkliste Arbeitsessen 189 Checkliste Betriebsausflug 191 Checkliste Was ist mitzunehmen" 193 Checkliste Anmeldung einer Betriebsbesichtigung 194 Checkliste Betriebsbesichtigung 195 Checkliste Jubiläum 197 Checkliste Konferenz und Tagung 201 Checkliste Messeplanung 207 Checkliste Meeting mit vielen Teilnehmern" 213 Checkliste Pressekonferenz 215 Checkliste Referenten 220 Checkliste Seminar 223 Checkliste Stehempfang 229 Checkliste Tag der offenen Tür 231 Checkliste Umzugsmanagement 235 Checkliste Verabschiedung 239 Checkliste Während der Veranstaltung" 241 Checkliste Weihnachtsfeier 242 Checkliste Zielformulierung 244 Literaturverzeichnis 247 Vita