ProWis News. Aktuelles rund um das ProWis-Projekt

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1 ProWis News Aktuelles rund um das ProWis-Projekt Editorial Liebe Leserinnen und Leser, Ausgabe 10 März 2012 Inhalt Editorial, Ankündigungen Seite 1 ProWis-Anwender im Interview: Falk Zeuner, Terrawatt Seite 2 und 3 Kompetenzzentren geplant Seite 3 ProWis-Tools : Der Fitness-Check Seite 4 das Vorgehen von ProWis ist praxiserprobt und wurde erfolgreich von 15 mittelständischen Unternehmen angewandt. In dieser Ausgabe wirft Herr Zeuner (Terrawatt Planungsgesellschaft mbh) nochmal einen Blick zurück und berichtet von seinen Erfahrungen mit ProWis. Profitieren Sie von den Erfahrungen eines kleinen Unternehmens, das in einer starken Wachstumsphase den Nutzen von Wissensmanagement erkannt hat. In den nächsten Ausgaben werden wir unsere ProWis-Methoden präsentieren. Beginnen werden wir mit dem Fitness- Check. Erfahren Sie wie in 10 Minuten der die Verbesserung Ihrer Wissensarbeit beginnen kann. Lesen Sie mehr zu vielen weiteren Themen im Jahr Exzellente Wissensorganisation werden ausgezeichnet, die GfWM veröffentlicht eine neue Fachpublikation, das BMWi initiiert den Aufbau von Kompetenzzentren, außerdem entsteht eine DIN-Spezifikation zur Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement. Wir wünschen eine spannende Lektüre Ihr ProWis-Team Wettbewerb EWO stellt sich vor Seite 5 WM-Veranstaltungen kurz notiert GfWM-Themen erschienen Seite 5 DIN SPEC zum prozessorientierten Wissensmanagement Seite 6 Roadshow Wissensbilanz, , Hamburg // , Stuttgart // , Ansbach // , Köln Fraunhofer-WM-Seminar: Strategisches und operatives Wissensmanagement, und , Berlin // Informare!, , Berlin // EWO-Kongress, , Berlin // Ausbildung zum geprüften Wissensbilanz-Moderator (Stufe 1) , München // KnowTech, , Bad Homburg // Stuttgarter Wissensmanagement-Tage, //

2 ProWis Newsletter Seite 2 Wissensmanagement bei der Terrawatt Planungsgesllschaft mbh Die Terrawatt Planungsgesellschaft mbh wurde 1996 durch vier Gesellschafter gegründet. Heute ist das Unternehmen als Komplettanbieter im Bereich der Beratung sowie Planung und Errichtung von Anlagen zur Nutzung regenerativer Energien tätig. Terrawatt befand sich Anfang 2007 in der Situation, dass es ein steigendes Projektvolumen mit einer Vielzahl von Spezialisten unterschiedlicher Fachgebiete zu bewältigen galt. Einher ging eine stetig ansteigende Mitarbeiterzahl. Die neuen Mitarbeiter mussten nicht nur in die laufenden Projekte eingebunden werden, sondern sollten auch für innovative Entwicklungen sorgen. Zwangsläufig stellte sich hier die Frage nach der (Re)Organisation des wachsenden Unternehmens und dem damit verbundenen Umgang mit Wissen. Falk Zeuner ist von Anfang an als Geschäftsführer von Terrawatt tätig. Herr Zeuner, wie sind Sie zum Thema Wissensmanagement und zum Projekt ProWis gekommen? Eigentlich durch Zufall über einen persönlichen Kontakt zum Fraunhofer IFF. Anfangs war ich skeptisch, was das Thema Wissensmanagement angeht, ein neues Modewort. Auf einer ProWis-Veranstaltung habe ich mich dann persönlich informiert: Den Ansatz über die Betrachtung der Geschäftsprozesse an Herausforderungen des Unternehmens zu arbeiten fand ich sinnvoll und zielführend. Im ersten Schritt habe ich in unserer wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung alle informiert, was ich vor hatte und wie das Projekt ablaufen sollte. Da wir als kleines Unternehmen bis dato noch keine beschriebenen Prozesse hatten, haben wir zuerst begonnen die Prozesse aufzunehmen. Dabei haben uns die Fraunhofer-Kollegen unterstützt. Anschließend haben wir dann die Prozesse gemeinsam bewertet. Was waren die drängendsten Herausforderungen? Wo wollten Sie besser werden? Wir haben bemerkt, dass wir aufgrund des Wachstums unseres Unternehmens mehr organisieren müssen als in den ersten Jahren. Was mit fünf Mitarbeitern noch funktioniert, kann bei 15 bereits zu Reibungsverlusten führen. So liefen beispielsweise unsere wöchentlichen Meetings irgendwann aus dem Ruder, weil sie mit zu vielen Themen überfrachtet waren. Es war uns aber wichtig weiterhin alle Mitarbeiter konsequent zu informieren und einzubeziehen. Gleiches galt für unsere digitalen Ordnerstrukturen, auch hier war es an der Zeit neu zu organisieren. Außerdem haben wir bemerkt, dass wir neue Wege der Kommunikation und Informationsverteilung brauchen. Bei unserer Größe ist die direkte Kommunikation noch immer am wichtigsten, aber wir brauchten darüber hinaus Hilfsmittel, unsere unstrukturierten Informationen zu verwalten. Und was haben Sie konkret getan? Verschiedene kleine Dinge. Wir haben unsere digitalen Ordner im Windows Explorer überarbeitet, neue Regeln aufgestellt und umgesetzt. Außerdem haben wir unsere Wochenbesprechung neu organisiert. Inzwischen gibt es einen geordneten Ablauf, eine Dokumentation mit Aufgaben und wir halten meistens den Zeitplan ein. Dies hat zu einer höheren Zufriedenheit bei allen Teilnehmern geführt. Was waren aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren bei der Einführung? Nach meiner Einschätzung waren es die kleinen Schritte, die sich in das Tagesgeschäft integrieren ließen. Die Mitarbeiter wurden außerdem mit einbezogen, sowohl bei der Analyse Wie sind Sie das Thema angegangen? Was waren die ersten Schritte? Forsetzung auf Seite 3

3 ProWis Newsletter Seite 3 Wissensmanagement bei der Terrawatt Planungsgesllschaft mbh als auch bei der Ausarbeitung der Lösungen. Dies hat dazu geführt, dass wir keine Maßnahmen aus der Geschäftsführung aufzwingen mussten, sondern dass wir mit den Mitarbeitern an einem Strang gezogen haben. Gab es auch Dinge, die nicht funktioniert haben? Natürlich wird nicht immer alles umgesetzt, was man sich einmal vornimmt. Unser Wiki ist nach anfänglicher Euphorie leider etwas unter die Räder gekommen. Zu Beginn gab es einige fleißige Nutzer, aber mit der Zeit haben sich der Alltag und der Rückfall in alte Muster leider wieder eingeschlichen. Wir haben aber daraus gelernt, dass bei aller Mitarbeiterorientierung auch die Führungsebene mit einbezogen werden muss. Eine neue Arbeitsweise oder ein neues Werkzeug muss auch vorgelebt werden, es muss im Gespräch bleiben. Bei unserer Meetingkultur und Ordnerstruktur hat dies wunderbar funktioniert. Daher wollen wir beim Wiki noch nicht aufgeben und haben einen zweiten Anlauf gestartet. Aktuell sind zwei Mitarbeiter damit beschäftigt, dass Wiki neu zu strukturieren und mit Inhalten zu füllen. Wir gehen das Ganze jetzt mit mehr Systematik an. Eine letzte Frage. Herr Zeuner, wie fanden Sie das ProWis-Projekt? Würden Sie das Vorgehen anderen Unternehmen empfehlen? Wie gesagt, am Anfang war ich eher skeptisch, aber die Vorgehensweise hat mich überzeugt. Die Einbeziehung der Mitarbeiter ist sehr wichtig und dies wird von Beginn an über die ProWis-Analyseinstrumente erreicht. Wir haben im letzten Jahr eine Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit gemacht und weitere Verbesserungspotenziale identifiziert. Da kamen interessanterweise einige Anregungen heraus, die teilweise ähnlich zu den Ergebnissen aus ProWis waren. Dies bestätigt mich darin, den eingeschlagenen Weg weiter zu gehen. Ich habe daher auch persönlich das Interesse weiterhin das ProWis-Portal zu nutzen, denn einige Tools daraus können sicher weiterhelfen. Aufbau von Kompetenzzentren geplant Der systematische Umgang mit Wissen ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor und eine unabdingbare Grundlage für die Sicherung der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. In diesem Zusammenhang stellen moderne Informations- und Kommunikationstechnologien eine zentrale Schlüsseltechnologie einer zunehmend wissensbasierten Wirtschaft dar. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie plant daher im Rahmen der Initiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen ab Herbst 2012 bis zu 50 regionale Kompetenzzentren aufzubauen. Mit Hilfe des Angebotes der Kompetenzzentren sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden, die Wertschöpfungspotenziale der Informations- und Kommunikationstechnologien zu erkennen und zu nutzen. Ferner soll die Fördermaßnahme den Unternehmen Unterstützung anbieten, die diese beim Management ihrer Wissensressourcen benötigen.

4 ProWis Newsletter Seite 4 ProWis-Tools : Der Fitness-Check ProWis unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement. Hierzu werden zahlreiche Arbeitshilfen im Pro- Wis-Portal bereitgestellt. Neben praxisbewährten Verfahren zur Selbstdiagnose und einer umfangreichen Lösungssammlung mit Anwenderbeispielen finden Sie Checklisten und Vorlagen online unter Exemplarisches Beispiel aus dem WM-Fitness-Check (Report) Der Fitness-Check hilft Ihnen in nur 10 Minuten, den derzeitigen Umgang mit Wissen in Ihrem Unternehmen einzuschätzen. Er ist Ihre erste Bestandsaufnahme und macht Sie auf wichtige Aspekte und Fragestellungen aufmerksam, die Sie bei der Einführung von Wissensmanagement berücksichtigen sollten. Der Fitness-Check ist ein interaktives elektronisches Verfahren zur Bestimmung der Stärken und Schwächen im Umgang mit Wissen und wird in Form eines elektronischen Fragebogens durchgeführt. Am Ende erhalten Sie den Fitness-Report mit verschiedenen Diagrammen und entsprechenden Hinweisen dazu, wie in Ihrem Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt mit Wissen umgegangen wird. Ferner kann der Fragebogen auch für eine Mitarbeiterbefragung genutzt werden und stellt somit einen wertvollen Baustein für die erweiterte Analyse dar. Das WM-Audit geht an dieser Stelle noch einen Schritt weiter. Beim WM-Audit handelt es sich um einen umfangreichen Fragebogen, auf dessen Basis der Fitness-Check entwickelt wurde. Der Fragenkatalog wurde beständig weiterentwickelt und kann unternehmensspezifisch angepasst werden. In den 15 ProWis-Pilotunternehmen wurde das WM-Audit beispielsweise in Form einer Online-Befragung der Mitarbeiter durchgeführt. Die hier erzielbaren Analyseergebnisse geben einen detaillierteren Überblick über den Status quo des Wissensmanagements im Unternehmen der Aufwand für Durchführung und Interpretation ist demzufolge allerdings auch größer als beim Fitness-Check Der Fitnessreport schlüsselt die Ergebnisse nach Kategorien auf: (1) Wissensdomänen zeigen ihnen welche Wissensgebiete für die Arbeitsabläufe und den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, sowie wo konkreter Handlungsbedarf besteht. (2) WM-Kernaktivitäten: Anhand des Reports wird dargestellt, wie systematisch und methodisch in Ihrem Unternehmen Wissen erzeugt, gespeichert, verteilt und angewendet wird. (3) Gestaltungsfelder: Für die Perspektiven Mensch Organisation Technik liefert der WM-Fitness-Report einen differenzierten Überblick, an welcher Stelle Ihr Unternehmen derzeit steht. Einordung WM-Fitness-Check und WM-Audit Wie geht es nach dem Fitness- Check oder dem WM-Audit weiter? Sie haben die Stärken und Schwächen im Umgang mit Wissen bewertet. Der nächste Schritt sollte darin bestehen, das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen mit konkreten Lösungen voranzutreiben. Hierzu bietet Ihnen die Pro- Wis-Lösungsbox eine umfassende Auswahl geeigneter Hilfsmittel an. Weitere Informationen finden Sie in unserem Praxisleitfaden Wissensmanagement. Darüber hinaus können sich registrierte Nutzer des ProWis-Portals den WM-Fitness- Check kostenlos herunterladen:

5 ProWis Newsletter Seite 5 Wettbewerb: Exzellente Wissensorganisationen gesucht Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen, die im Umgang mit Wissen ganzheitlich denken und ihn intelligent organisieren, können sich ab sofort um die Auszeichnung Exzellente Wissensorganisation bewerben. Nach dem Erfolg des ersten Wettbewerbs im Jahr 2009 geht die Initiative 2012 in die zweite Runde. Gesucht sind in der Praxis erprobte Konzepte hervorragender Wissensorganisationen. Der Wettbewerb ist branchenübergreifend und bundesweit ausgeschrieben. Der erste Schritt für die Bewerbung ist eine Selbsteinschätzung. Jede Bewerbung wird von einem Expertengremium geprüft. Alle Finalisten haben die Gelegenheit, sich auf dem EWO-Kongress mit einem Vortrag und einem Info- Stand zu präsentieren. Die Bewerbungsunterlagen stehen im Internet zum Download bereit. Einsendeschluss ist der 31. März Das Finale findet am 10. Mai 2012 in Berlin auf dem EWO-Kongress im Rahmen der Konferenzmesse Informare! statt. Weitere Informationen finden Sie unter Hervorgegangen ist die Initiative aus einem Projekt des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie zur Förderung des Wissensmanagements in kleinen und mittleren Unternehmen wurde der erste Wettbewerb durchgeführt, an den sich der Transfer der Erfahrungen durch bundesweite Veranstaltungen bis zum Frühjahr 2011 anschloss. Mit Exzellente Wissensorganisation EWO 2012 wird der Wettbewerb weitergeführt. Neue Fachpubliaktion der GfWM erschienen 3 Wir freuen uns, Sie auf die erste Ausgabe der neuen Publikation der GfWM (Gesellschaft für Wissensmanagement e. V.) hinweisen zu können. In den GfWM THEMEN werden dreimal jährlich Praxisbeiträge, fundierte Aussagen, Erfahrungen und Meinungen von Experten und Praktikern im Bereich Wissensmanagement veröffentlicht. Die GfWM THEMEN stellen die ganzheitliche Sicht auf Wissensmanagement mit den Dimensionen Mensch, Organisation und Infrastruktur in den Vordergrund. Zielgruppe der Publikationsreihe sind Vertreter aus Wissenschaft und Praxis, Berufstätige aller Branchen, in denen der Umgang mit Information und Wissen eine Rolle spielt sowie interessierte Leser, Freunde und Förderer des Vereins und nicht zuletzt die Mitglieder der Gesellschaft für Wissensmanagement. Die erste Ausgabe der GfWM THEMEN und Informationen zum kostenlosen Abonnement finden Sie auf der Webseite der GfWM. Die zweite Ausgabe erscheint im April

6 ProWis Newsletter Seite 6 DIN Spec zum Prozessorientierten Wissensmanagement erscheint in Kürze Das im Rahmen der BMWi-Initiative»Fit für den Wissenswettbewerb«Projekt»WivU-Transfer«verfolgte einen ähnlich prozessorientierten Wissensmanagement-Ansatz wie ProWis. Im Zentrum stand dabei die softwaretechnische Abbildung und informationstechnische Unterstützung der wissensintensiven Geschäftsprozesse sowie die systematische Einführung und Projektierung eines prozessorientierten Wissensmanagements im Unternehmen. In insgesamt elf Betriebsprojekten wurde prozessorientiertes Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen unterschiedlichster Branchen durch das FIR an der RWTH Aachen und die Ebcot Business Solutions GmbH betreut, eingeführt und erprobt. Die Erfahrungen aus diesen Anwendungsprojekten wurden nun in einer DIN Spec zusammengestellt. Ganz im Sinne des Wissensmanagements sollten Erfahrungen geteilt werden, daher wurde das Gremium nicht nur aus WivU-Transfer-Partnern zusammengesetzt. Aus der Initiative»Fit für den Wissenswettbewerb«wurden daher die Ansätze der Projekte ProWis und WiPro ebenfalls einbezogen, da sie das eher technisch orientierte Vorgehen methodisch gut ergänzten. Inhaltlich beschreibt die DIN Spec ein fünfstufiges Vorgehen zur Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement, welches durch die beteiligten Unternehmensvertreter immer wieder auf die Praxistauglichkeit hin geprüft wurde. In dem 65 Seiten starken Dokument wurden 8 Unternehmensfallstudien je 4 aus den Projekten ProWis und WivU beschrieben. Die DIN Spec kann ab Ende März kostenfrei über den Beuth-Verlag bezogen werden. Impressum Stefan Voigt Logistik- und Fabriksysteme Fraunhofer IFF Sandtorstr Magdeburg Tel / stefan.voigt@iff.fraunhofer.de Ronald Orth Competence Center Wissensmanagement Unternehmensmanagement Fraunhofer IPK Pascalstraße Berlin Tel / ronald.orth@ipk.fraunhofer.de Mitglieder des Arbeitsgremiums DIN Spec Fotonachweis Seite 1: Andrzej Wilusz - Fotolia, Johanna Kopf - Fraunhofer IFF Seite 2/3: Terrawatt, Seite 3: onlinebewerbung.de - Fotolia, Seite 6: tom - Fotolia, Jan Henrik Dornberg