STADT SCHRAMBERG. Niederschrift über die öffentliche Beratung des Verwaltungsausschusses vom Anwesend: Von 9 Stadträten und Stadträtinnen 9

Transkript

1 Vorsitz: Anwesend: OB Dr. Zinell StR Roth StR Flaig StR Dr. Winter StRin Khazzoum StR Braun StR Klaussner StR Neudeck StR Rapp StR Richter Beginn der Beratung: Ende der Beratung Uhr Uhr Tagesordnung 1. Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems - Zwischenbericht 2. JUKS Jahresbericht Vorlage Nr. 25/ Zuschuss für Dorfhelferinnenstation - Aufhebung eines Sperrvermerks - Vorlage Nr. 26/ Bekanntgaben, Anfragen und Anregungen Diese Beratung umfasst die 5 8 Zur Beurkundung Vorsitzender Gemeinderat Schriftführer

2 Eröffnet die Sitzung und ruft den ersten Tagesordnungspunkt auf. Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems Zwischenbericht Übergibt das Wort zum Sachvortrag an Herrn Moser. Herr Moser Stellt dem Gremium das neue Dokumentenmanagement-System (DMS) von der Firma Optimal Systems anhand eines Powerpointvortrages vor. Dieser Vortrag ist dem Protokoll als Anhang beigefügt. Anschließend führt er anhand von einigen Beispielsfällen das System vor. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems war ja auch der Aufhänger für die Diplomarbeit von Herrn Birk. Die Diplomarbeit wurde dem Gremium schon im letzten Herbst präsentiert. StR KLAUSSNER Wie ist das Verfahren solange ein Dokument in Bearbeitung ist? Das Dokument kann während der verschiedenen Bearbeitungsstadien entsprechend gekennzeichnet werden. Wie ist denn die rechtliche Situation bei eingescannten Dokumenten? Haben diese zur Beweissicherung denselben Stellenwert wie ein Original? Die GPA sieht hier keinerlei Probleme und akzeptiert die eingescannten Dokumente. Das Finanzamt akzeptiert die Scans bisher noch nicht, obwohl wir farbecht einscannen. Trotzdem ergeben sich auf der Kasse Arbeitserleichterungen da die Belege nur noch chronologisch abgelegt werden. In den allermeisten Fällen wird das eingescannte Material anerkannt, nur das Finanzamt bildet hier eine Ausnahme. Stichwort Datenschutz wie wird dieser gehandhabt? 5

3 5, Seite 2 Grundsätzlich entscheidet derjenige der das Schriftstück erstellt, über die Zugriffsberechtigung. Eine Ausnahme hiervon bilden die Spezialschränke wie z.b. Gewerbesteuer. Dort ist per Voreinstellung die Zugriffsberechtigung für den kompletten Aktenschrank schon geregelt. Hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Scanner? Nein, Scanner sind nur an Arbeitsplätzen vorhanden, an denen Akten erfasst werden. Ganz vertrauliche Schriftstücke erhalten eine Sonderbehandlung. Wird die Datenflut durch das DMS nicht immens? Die Datenmenge an sich wird ja nicht mehr. Bisher wurden Info s für die Mitarbeiter kopiert oder kamen per Umlauf. Der Zeitdruck für die Bearbeitung der Umläufe fällt weg. Die Information ist ja nun permanent im Aktenschrank drin. Wie wird die Frage der Haltbarkeit der Daten hinsichtlich des technischen Fortschrittes behandelt? Derzeit ist ja bei elektronischen Speichermedien von ungefähr 50 Jahren die Rede. Gibt es zu diesem Punkt von der Firma OS eine Aussage? Zu dieser Frage gibt es Aussagen in der Diplomarbeit von Herrn Birk. Beim Thema Datenerhaltung hat sich in den letzten Jahren einiges getan und auch hinsichtlich der Datenabrufbarkeit wurde die Konzeption für das DMS in Zusammenarbeit mit dem Archiv erstellt. Die gesamte Problematik wurde auch mit den Historikern besprochen. Beispielsweise kann künftig ein warum eines Vorganges nicht mehr so lückenlos nachvollzogen werden wie bisher. In der Vergangenheit wurden über Telefonate, Besprechungen Aktennotizen gemacht. Derzeit läuft viel über s, die nach der Bearbeitung bzw. dem Ausscheiden des Mitarbeiters oftmals gelöscht werden.

4 5, Seite 3 Dieser Punkt ist auch Teil der Diplomarbeit von Herrn Birk. Verteiler: Fachbereich 1.1

5 JUKS Jahresbericht 2005 Beratungsgrundlage: Vorlage Nr. 25/ Ruft den Tagesordnungspunkt auf und übergibt das Wort an Frau Saurer. Frau Saurer Der Jahresbericht 2005 liegt den Mitgliedern des VA vor. Anhand einiger Beispielszahlen wird die Arbeit des JUKS im Jahr 2005 erläutert. Der Vortrag von Frau Saurer liegt dem Protokoll als Anlage bei. Spricht dem JUKS mit allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen den Dank aus. Der Jahresbericht in dieser Form ist toll. Schade nur, dass es für die vergangenen Jahre keine solchen Berichte gibt. Die Dokumentation über die Arbeit des JUKS ist wichtig und macht dem Gremium auch manche Entscheidung in finanzieller Hinsicht leichter. Frau SAURER Erläutert dem Gremium noch den Verwendungsnachweis der Finanzmittel für das Großspielprojekt Mini-Schramberg vom August Weiterhin zeigt sie die Kostengliederung für die zwei Großprojekte in 2006 auf. Es handelt sich um WALD.WASSER.WIESE und um Waldwichtel im Naturpark. Der Verwendungsnachweis sowie die Kostengliederungen liegen dem Protokoll als Anlage bei. Für den Kindergipfel im Mai 2006 lag vom Kinderhilfswerke eine Fast- Zusage über eine Förderung in Höhe von Euro vor. Inzwischen wissen wir aber, dass dieser Zuschuss nun doch nicht fließt. StR KLAUSSNER Kommt das Großprojekt Waldwichtel auch zustande wenn der Zuschuss des Naturparks Schwarzwald Mitte/Nord nicht fließt? Frau SAURER Dieses Projekt kommt auf jeden Fall zustande. Wir müssen halt dann nochmals betteln gehen und dann richtiggehend Klinken putzen. Verteiler: FB 3

6 Zuschuss für Dorfhelferinnenstation Aufhebung eines Sperrvermerkes Beratungsgrundlage: Vorlage Nr. 26/2006 Ruft den Tagesordnungspunkt auf und übergibt das Wort an Herrn Kammerer. Herr KAMMERER Erläutert den Sachverhalt anhand der Vorlage. Der Verwaltungsausschuss stimmt dem Beschlussvorschlag mit einer Gegenstimme und einer Enthaltung mehrheitlich zu. Verteiler: FB 3 FB 1.2 7

7 Bekanntgaben, Anfragen und Anregungen Narrenmuseum in Schramberg Aus den Fraktionen liegen Anfragen zu einem Narrenmuseum in Schramberg vor. Dieser Wunsch ist für die Museumskonzeption notiert. Eine Fortentwicklung der Museumskonzeption wurde in den letzten anderthalb Jahren seitens der Verwaltung nicht vorgenommen. Eine Unterbringung eines Narrenmuseums im Schloss kann nur erfolgen, wenn das Archiv ausgezogen ist. Neuer Fahrplan des Stadtverkehrs Schramberg Herr KAMMERER Der neue Fahrplan des Stadtverkehrs Schramberg liegt vor. Der Fahrplan wurde von der SBG mit Unterstützung der Stadt Schramberg herausgegeben. Eine Neuerung ist der Linienplan auf der letzten Seite - alle Fahrbeziehungen sind dort auf einen Blick erkennbar. Das Fahrplanheft soll künftig immer zum Fahrplanwechsel überarbeitet werden. Der Fahrradbus ist im Fahrplanheft integriert. Nicht integriert sind der Bäderbus und die von der CDU-Fraktion aufgeworfenen Fragen. Das Heft liegt in den Bürgerbüros, den umliegenden Rathäusern und dem Feriendorf Eckenhof aus. Das neue Fahrplanheft ist für die Bürger kostenlos. 8 Zuschussentscheidungen ELR-Programm Herr HUBER Insgesamt wurden 3 Zuschussanträge für das ELR-Programm gestellt. Es handelt sich um zwei privat-gewerbliche Maßnahmen aus dem Gebiet der Stadt Schramberg und eine privat-gewerbliche Maßnahme die über den Zweckverband Interkommunales Gewerbegebiet Seedorf-Waldmössingen abgewickelt wird. Förderung erhalten wir nun für eine privat-gewerbliche Maßnahme welche über die Stadt Schramberg läuft und eine privat-gewerbliche Maßnahme die über den Zweckverband läuft. Insgesamt wurden 5 Arbeitsplätze gesichert und 5 neue Arbeitsplätze geschaffen.

8 Winterdienst durch den Bauhof 8, Seite 2 StR Rapp Dem Personal des Bauhofes muss an dieser Stelle für den harten Einsatz während des Winterdienstes ein Lob ausgesprochen werden. Es war immens was die Mitarbeiter leisten mussten. Auch von meiner Seite wird das Lob an die Mitarbeiter des Winterdienstes unterstrichen. Am vergangenen Samstag haben die Mitarbeiter teilweise 19 Stunden gearbeitet. Mit dem abfahren des Schnees wurde am Montag begonnen. Schramberg muss sich hier nicht verstecken. Hinzu kommt, dass der Bauhof den für Aschermittwoch angekündigten Streik nicht begonnen hat. StR KLAUSSNER Kann die vorangegangenen Äußerungen nur ergänzen. Aus eigener Erfahrung kann er aus Villingen und Rottweil schlechtere Zustände melden. Nicht nur die Fahrer der Schneeräumfahrzeuge, auch die Fußtruppen kamen bei dem ganztägigen schaufeln an ihre Grenzen. Verteiler: FB 1.1 FB 1.2 FB 3 FB 4