VERHALTENSKODEX. Wien, 8. Juni 2011 VERHALTENSKODEX

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1 VERHALTENSKODEX Wien, 8. Juni 2011 VERHALTENSKODEX

2 Liebe Kolleginnen und Kollegen! Die Vielfältigkeit unseres Geschäftsfeldes, sein Einfluss auf die Umwelt und demzufolge die Erwartungshaltung der Öffentlichkeit nehmen zu. Als vorausschauendes Unternehmen ist uns daher der Dialog mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, unseren Eigentümern, Kunden, Regierungsund Interessensvertretern als auch der Öffentlichkeit außerordentlich wichtig. Verantwortungsvolles und rechtmäßiges Handeln ist eine Grundvoraussetzung für unseren Erfolg und hat entscheidenden Einfluss auf das Image unseres Unternehmens. Zur Sicherstellung der guten Reputation und des Geschäftserfolgs legen wir größten Wert auf Integrität und gesetzestreues Verhalten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Grundprinzipien unseres Handels, welche sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam betreffen, sind im vorliegenden Verhaltenskodex festgeschrieben. Dieser bildet einen elementaren Bestandteil unseres Compliance-Systems. Wir haben uns klare ökonomische Ziele gesetzt und bekennen uns dazu, diese Ziele in einer wertorientierten Kultur zu erbringen. Es ist uns besonders wichtig, unser Tun und Handeln unter den Gesichtspunkt der größtmöglichen Transparenz zu stellen. Im Sinne der hohen Verantwortung liegt es an uns allen, die Grundsätze und Leitlinien für integres und verantwortungsvolles Handeln in unseren vielfältigen täglichen Aufgaben umzusetzen. Der vorliegende Verhaltenskodex entstand unter Einbeziehung des Betriebsrates sowie Mitarbeitern aus den einzelnen Teilbereichen. Für die Weiterentwicklung des Verhaltenskodex ermutige ich Sie, Anregungen und Verbesserungsvorschläge einzubringen, damit wir gemeinsam unser Ziel besser erreichen können. Ich vertraue darauf, dass Sie sich Ihrer Verantwortung bewusst sind und den Verhaltenskodex zum verbindlichen Maßstab für Ihr Verhalten machen. Der Kodex soll ein dauerhaft gültiges Nachschlagewerk mit wertvollen Hinweisen zur Orientierung und Unterstützung für Ihre Arbeit sein. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der täglichen Anwendung, damit wir alle einen unverzichtbaren Beitrag für die Entwicklung unseres Unternehmens heute und in Zukunft leisten. Hans-Peter Hasenbichler Geschäftsführer via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 2 von 9

3 1 ALLGEMEIN Wir, die via donau, verpflichten uns zur Einhaltung des vorliegenden Verhaltenskodex. In diesem Verhaltenskodex sind die Leitlinien und Grundsätze für unser tägliches Verhalten im Arbeitsalltag festgeschrieben. Diese gelten unabhängig von Hierarchiestufen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Geschäftsführung. Unsere Unternehmenswerte finden sich in den Leitlinien und Verhaltensgrundsätzen des Kodex: Verantwortung für Mensch und Umwelt Effizienz in der Leistungserbringung Transparentes Planen, Entscheiden und verlässliches Handeln Respekt und Anerkennung im Umgang miteinander Eigeninitiative und unternehmerisches Denken und Handeln Innovation und Leadership im Donauraum Wir bemühen uns um Chancengleichheit und setzen eindeutige und klare Regelungen gegen Diskriminierung, Bestechlichkeit und Korruption. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 3 von 9

4 2 UNSERE LEITLINIEN Integrität und Verantwortungsbewusstsein Hierunter verstehen wir das aufrichtige Verhalten untereinander sowie gegenüber unserem Eigentümer, unseren Kunden und Auftragnehmern, Behörden und Medien. Wir schaffen ein Umfeld, das von aufrichtigem Verhalten geprägt ist. Wir erfüllen unsere Verpflichtungen und übernehmen persönliche Verantwortung für unser Handeln. Fairness und Anerkennung Wir bemühen uns um ein faires Arbeitsklima und begegnen unseren Kolleginnen und Kollegen, dem Eigentümer, unseren Kunden und Auftragnehmern sowie den Behörden und Medien höflich und professionell. Wir anerkennen den Beitrag des Einzelnen zu unserem gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg. Wir berücksichtigen den persönlichen Beitrag des Einzelnen zur Zielerreichung, zur Unternehmensführung sowie zur Teamleistung. Transparenz und Offenheit Wir pflegen einen konstruktiven, transparenten und offenen Dialog miteinander. Gegenseitiges Feedback sowie eine aktive und offene Kommunikation prägen unseren Umgang. Wir stehen für eine offene Gesprächskultur und setzen uns mit unterschiedlichen Meinungen konstruktiv auseinander. Wir ermutigen unsere Kolleginnen und Kollegen, ihre Ideen und Anliegen offen und direkt anzusprechen. Deshalb unterstützen wir eine Politik der offenen Tür" und Initiativen zum Wissens- und Meinungsaustausch. Unternehmerisches Denken und Handeln Wir erwarten und fördern unternehmerisches Denken und Handeln und streben so an, unsere Tätigkeiten möglichst effizient zu gestalten. Zudem erreichen wir mehr, wenn wir unsere individuellen und kollektiven Stärken und Fähigkeiten verbinden und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Professionalität Durch die fortlaufende Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und unseres Know-hows streben wir höchste Professionalität an und wollen uns in jenen Geschäftsbereichen, in denen wir tätig sind, nachhaltig und langfristig positionieren. Wir begegnen Risiken bewusst, diszipliniert und umsichtig. Fehler betrachten wir als Chance, um uns weiter zu verbessern. Wir tragen mit persönlichem Einsatz und Engagement unser Bestes zum Erfolg des Unternehmens bei. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 4 von 9

5 Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Standards (Compliance 1 ): Wir anerkennen die Bedeutung aller relevanten Gesetze sowie aller internen und externen Vorschriften, Richtlinien und Standards und halten diese ein. Unsere Führungskräfte verhalten sich beispielhaft und sind ein Vorbild für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 3 UNSERE VERHALTENSGRUNDSÄTZE Unseren Leitlinien entsprechend definieren wir folgende Verhaltensgrundsätze: 3.1 Standards für unsere Zusammenarbeit Individuelle Verantwortung und Einbindung Unsere Fähigkeiten und unser Engagement sind unser wertvollstes Gut. Wir erwarten unternehmerisches Handeln und respektieren Eigenverantwortlichkeit. Wir legen Wert auf die Einbindung von Kolleginnen und Kollegen in unsere Vorhaben und Entscheidungsprozesse, um unsere gemeinsamen Ziele zuverlässig und verbindlich zu erreichen. Gegenseitiger Respekt und Offenheit Die Beziehungen zwischen Geschäftsführer, Führungskräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf allen Ebenen und in allen Unternehmensbereichen werden von gegenseitigem Respekt, Offenheit, Ehrlichkeit und dem gemeinsamen Verständnis vertrauensvoller Zusammenarbeit geleitet. Wir tragen zu einer Atmosphäre respektvollen Miteinanders bei. Dazu zählen wir auch Termintreue und Pünktlichkeit. Chancengleichheit/Vielfalt Wir diskriminieren niemanden aufgrund von Geschlecht, Rasse, Religion, Alter, Krankheit, Behinderung, sexueller Neigung oder Herkunft. Chancengleichheit ist ein wichtiger Bestandteil unserer Beschäftigungspolitik. Deshalb fördern wir Vielfalt und Toleranz mit dem Ziel, ein Höchstmaß an Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Kreativität zu erreichen. Zudem fördern wir aktiv die Chancengleichheit, wie beispielsweise ein umfassendes Karenzmanagement zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. 1 Compliance: Die heutige Verwendung des Begriffes Compliance entstammt ursprünglich dem Englischen to comply with (einhalten) und bedeutet übersetzt das Verhalten in Übereinstimmung mit und das Einhalten von rechtlichen sowie regulativen Vorgaben. Heute umschreibt der Begriff Compliance die Erfüllung bzw. Konformität mit Gesetzen und Regeln sowie ethischen und moralischen Grundsätzen, oder aber auch von Standards bzw. Richtlinien. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 5 von 9

6 Gesundheitsmanagement Wir bemühen uns um ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld und legen deshalb größten Wert auf die Befolgung unserer Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien. Wir fördern das körperliche und psychische Wohlbefinden aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unsere Ziele sind niedrigere Krankheits- und Arbeitsunfallquoten. Wir bemühen uns, die Gesundheitsförderung als Schlüsselelement für eine nachhaltige Produktivität und Qualität unserer Dienstleistungen zu verfolgen. Unsere Gesundheits- und Arbeitsschutzpolitik beinhaltet das allgemeine Rauchverbot, das Verbot von Suchtmitteln am Arbeitsplatz sowie verbindliche Regelungen im Umgang mit Alkohol im Betrieb. Gewalt in jeglicher Form sowie Tätlichkeiten am Arbeitsplatz, einschließlich Bedrohungen und Einschüchterungen, werden nicht toleriert. 3.2 Integrität der Unternehmenstätigkeit Vertrauen der Eigentümer Ein zuverlässiges und transparentes Management sorgt für das Vertrauen unseres Eigentümers. Deshalb legen wir größten Wert auf ein unabhängiges Risikomanagement-, Compliance- und Revisionssystem mit klarer Management-Verantwortung. Standards für Rechnungslegung und Berichtswesen Wir stützen unsere Entscheidungsprozesse auf die Richtigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen des Rechnungswesens. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen in unseren Büchern nach Maßgabe festgelegter Verfahren und Prüfungsgrundsätze sowie allgemein anerkannter Grundsätze der Rechnungslegung ausgewiesen werden. Partner- und Mitarbeiterzufriedenheit Das Wissen über die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Geschäftspartner, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmt unser Handeln. Wir sind uns bewusst, dass wir sowohl an unserem ethischen, gesellschaftlichen und ökologischen Verhalten als auch an der Qualität unserer Dienstleistungen gemessen werden. Daher streben wir nach hervorragendem Leistungsverhalten, um das Vertrauen in unser Unternehmen zu erhalten. Motivierend für jede einzelne Mitarbeiterin bzw. jeden einzelnen Mitarbeiter ist die Anerkennung der eigenen Leistung. Hier ist jeder gefragt, egal ob Geschäftsführer, Führungskraft oder Mitarbeiter. Jeder kann den besonderen Beitrag des Einzelnen wertschätzen, indem er ihn für ein gutes Ergebnis oder die individuelle Anstrengung würdigt. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 6 von 9

7 Qualität im Fokus Die exzellente Qualität unserer Dienstleistungen ist der Schlüssel zu unserem Erfolg. Deshalb ist unsere Verpflichtung zu Qualität von zentraler Bedeutung für unser Geschäft. Um höchste Qualitätsstandards zu erreichen, arbeiten wir ständig an der Verbesserung unserer Strukturen und Abläufe. Dies gilt für unsere Dienstleistungen, unsere Managementsysteme und selbstverständlich auch für unser Verhalten. Ebenso sehen wir eine gezielte Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als besonders wichtig. Interessenkonflikte Im Umgang mit Interessenskonflikten handeln wir ethisch einwandfrei. Wir setzen unsere Vorgesetzten über Beziehungen zu Personen oder Firmen, mit denen via donau Geschäfte tätigt und die zu Interessenkonflikten führen könnten wie z. B. Verwandtschaftsverhältnisse, Partnerschaften, Geschäftspartnerschaften oder Unternehmensbeteiligungen in Kenntnis. Fairer Wettbewerb Wir sind den Prinzipien des fairen Wettbewerbs verpflichtet. Auftragnehmer beschäftigen wir nur nach sorgfältiger und gerechter Leistungsbeurteilung, entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen sowie internen Vergaberichtlinien. Wir verpflichten uns, geschäftliche Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens und unabhängig von Absprachen zu treffen. Wir werden von jeglichem Verhalten Abstand nehmen, das gegen den fairen Wettbewerb verstößt. Unternehmenseigentum & Geistiges Eigentum Die private Nutzung von Unternehmenseigentum, einschließlich Arbeitsleistungen, Hilfs- und Betriebsstoffen, Ausrüstungen, Gebäuden und sonstigen Wirtschaftsgütern ist soweit nicht durch gesonderte Vereinbarungen ausdrücklich gestattet untersagt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für den sachgerechten und sorgsamen Umgang mit dem Eigentum der via donau verantwortlich. Geistiges Eigentum ist ein wertvolles Gut, das vor unbefugter Verwendung zu schützen ist. Unter dem Begriff Geistiges Eigentum verstehen wir nicht nur Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen, sondern auch Logos, Auftragnehmerlisten und Geschäftschancen. Datenschutz und Insiderinformationen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Informationen, soweit sie der Öffentlichkeit nicht bereits bekannt sind, nicht zu ihrer persönlichen Bereicherung oder zum Nutzen Dritter preisgeben. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 7 von 9

8 Hierzu zählen beispielsweise Finanz- und Personaldaten, Betriebsdaten, Auftragnehmer-informationen, Aktennotizen und sonstige Informationen, die sich auf betriebliche Aktivitäten und Zukunftspläne beziehen und die nicht zur Veröffentlichung gedacht sind. Personenbezogene Daten natürlicher und (soweit gesetzlich gleichgestellt) juristischer Personen dürfen nur entsprechend den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Rechtliche Verfahren Alle Tätigkeiten, die via donau oder ihre Beschäftigten in ungesetzliche Praktiken verwickeln könnten, sind zu unterlassen. Das betrifft den Personaleinsatz ebenso wie den Einsatz von Betriebsvermögen. Bei Einleitung von Behördenverfahren und der Aufnahme von Ermittlungen reagieren wir zum Schutze und zur Verteidigung des Unternehmens zügig und angemessen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen in einer geschäftlichen/betrieblichen Angelegenheit eine Klage, ein sonstiges Gerichtsverfahren oder eine Ermittlung droht, haben sich unverzüglich mit der Rechtsabteilung in Verbindung zu setzen. Bestechung und Korruption Wir lehnen jegliche Form von Bestechung und Korruption ab. Dies gilt ebenso für Geschäfte, bei denen der Eindruck entstehen könnte, sie seien zur Gewährung von Zugeständnissen oder Vorteilen arrangiert. Geschenke und Vorteile Es ist unzulässig von Geschäftspartnern Dienstleistungen, Geschenke oder Vorteile zu fordern oder zu akzeptieren, die das persönliche Verhalten hinsichtlich der Tätigkeit für das Unternehmen beeinflussen oder beeinflussen könnten. Auch durch Dritte zur Verfügung gestellte Reisen, Dienstleistungen, Prämien, Rabatte etc. sind prinzipiell als Geschenke anzusehen. Für Einladungen und Bewirtungen durch und an Geschäftspartner gelten sinngemäß die gleichen Grundsätze wie bei Geschenken. Werbegeschenke müssen wertmäßig so gestaltet sein, dass ihre Annahme den Empfänger nicht in eine verpflichtende Abhängigkeit bringt. Sie müssen nach dem Prinzip ausgewählt werden, beim Geber und Nehmer jeglichen Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit zu vermeiden. Finanzielle Zuwendungen an Dritte via donau gestattet grundsätzlich keine finanziellen Zuwendungen an Dritte. Dies gilt auch für Regionen, in denen solche Zahlungen als örtliche Gepflogenheiten praktiziert werden. via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 8 von 9

9 3.3 Unsere gesellschaftliche Verantwortung Wir verpflichten uns zur gesellschaftlichen Verantwortung. Darunter verstehen wir nicht nur die nachhaltige Entwicklung unseres Unternehmens, sondern auch die Beachtung sozialer, menschlicher und ökologischer Aspekte. Dies bedeutet, dass wir einen ständigen und konstruktiven Dialog innerhalb des Unternehmens und auch mit unseren Partnern führen. Wir sind uns der ökologischen Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit bewusst und fühlen uns verpflichtet, unsere Umweltleistungen durch präventive Umweltmaßnahmen und den Einsatz umweltfreundlicher Technologien und Produkte zu verbessern. Hierzu hat via donau 2009 erstmals eine Umwelterklärung 2 abgegeben, die jährlich aktualisiert wird. Für unsere Verfahren und Dienstleistungen gelten höchste Qualitätsmaßstäbe. Nationale und internationale Umweltschutzvorschriften, aber auch freiwillige Zertifizierungen wie die bereits bestehende EMAS-Validierung (EU Eco- Management and Audit Scheme) sind dabei unser Maßstab. Als Unternehmen fördern und unterstützen wir die Verbreitung anspruchsvoller Umweltschutzstandards. 4 ENTSCHEIDUNGSHILFE via donau steht in ständiger Beziehung zu einer Vielzahl unterschiedlicher Menschen und Organisationen sowie zu Vertretern verschiedenster Interessen. Unser Image hängt von unserem Verhalten im Geschäftsalltag ab. Wenn wir mit einer schwierigen Situation konfrontiert sind, stellen wir uns folgende 5 Fragen: Ist meine Handlung oder Entscheidung legal? Entspricht sie unseren Unternehmenswerten und Leitlinien? Ist sie richtig und frei von persönlichen Interessen? Hält meine Handlung oder Entscheidung einer öffentlichen Prüfung stand? Schützt meine Handlung oder Entscheidung den Ruf der via donau als Unternehmen? Können alle Fragen mit Ja" beantwortet werden, dann ist die Handlung oder Entscheidung höchstwahrscheinlich korrekt und stimmt mit den Leitlinien und Grundsätzen des Verhaltenskodex überein. 5 KONTAKT Petra Held steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Fragen zum Verhaltenskodex sowie anderer compliancerelevanter Themenstellungen zur Verfügung petra.held@via-donau.org 2 Umwelterklärung via donau (Letztstand 2009, jährliche Aktualisierung) via donau Jede Vervielfältigung, Weitergabe oder sonstige Verwertung darf nur auf Grund schriftlicher Ermächtigung erfolgen. Version 1.0 Seite 9 von 9