Lorenz Hölscher. Richtig einsteigen: Access 2013 VBA-Programmierung Von den Grundlagen bis zur professionellen Entwicklung

Transkript

1 Lorenz Hölscher Richtig einsteigen: Access 2013 VBA-Programmierung Von den Grundlagen bis zur professionellen Entwicklung

2

3 Lorenz Hölscher Richtig einsteigen: Access 2013 VBA-Programmierung Von den Grundlagen bis zur professionellen Entwicklung

4 Lorenz Hölscher: Access 2013 VBA-Programmierung Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Der Verlag richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de Druck-ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Korrektorat: Karin Baeyens, Siegen Lektorat: René Majer, rene@oreilly.de Layout: Helmut Kraus, Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

5 Inhaltsverzeichnis Teil I: Erste Schritte 1 Einleitung Die Themenschwerpunkte dieses Buchs 11 Visual Basic for Applications 11 Die Beispieldatenbank Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 15 Aufbau des Buchs 15 Die Icons 16 Unterstützung für dieses Buch 16 Genug der Vorrede und hinein ins Vergnügen 17 Teil II: Grundlagen von VBA 2 Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Die Programm-Oberfläche 19 Wichtige Komponenten des VBA-Editors Das»klassische«erste Programm erstellen 21»Hello world!«unter der Lupe 23 Weitere Parameter nutzen 24 Eigene Prozeduren aufrufen 26 Funktion mit Parametern 32 Funktionen auch außerhalb von VBA aufrufen 39 Properties 40 Prozeduren verlassen 44 Kommentare Übungen zu diesem Kapitel 45 3 Datentypen und Variablen Datentypen im Überblick 47 Die Speicherung von Daten im Computer 47 Sonstige Datentypen Namen für Variablen 54 Groß- und Kleinschreibung von Namen 54 Ungarische Notation 55

6 6 Inhaltsverzeichnis 3.3 Deklaration von Variablen Gültigkeitsbereiche 64 Lokale Gültigkeit 65 Modul-öffentliche Gültigkeit 66 Datei-öffentliche Gültigkeit 69 Private Prozeduren und Module Übungen zu diesem Kapitel 78 4 Datentyp-Sammlungen Spezielle Variablen im Überblick Eigene Datentypen Typ-Definitionen für API-Aufrufe 83 Bessere Listenauswahl mit Enumerationen Arrays 89 Mehrdimensionale Arrays Variant als Pseudo-Array Collection Übungen zu diesem Kapitel 96 5 Operatoren, Entscheidungen und Schleifen Vergleichsoperatoren Logische Operatoren 98 Nutzung von VBA-Konstanten in SQL Verzweigungen 112 Bedingung überprüfen 112 Die Select-Anweisung Schleifen 123 For/Next-Schleifen 124 For Each/Next-Schleifen 129 Do/Loop 134 While/Wend-Schleife Übungen zu diesem Kapitel Fehler und Ausnahmen behandeln Fehlerfreie Programme 145 Fehler provozieren 146 Fehlerbehandlung ankündigen 147 Fehler beheben 150 Fehler ignorieren 151 Zentrale Fehlerbehandlung 153

7 Inhaltsverzeichnis Programmablauf verfolgen 156 Code zeilenweise ausführen 156 Code anhalten 156 Überwachungen hinzufügen Übungen zu diesem Kapitel Klassen Einführung in Klassenkonzepte Grundgerüst einer Klasse 159 Eine erste Mini-Klasse Initialisieren und Terminieren Entwurf der Stoppuhr-Klasse 163 Funktionalität ergänzen 164 Bessere Funktionalität Aufgaben unterschiedlich lösen Gleiche Schale anderer Kern Implements als»klassen-aufsicht« Klassen mit Unterobjekten 180 Objekte von Objektauflistungen Klassen mit Oberfläche Übungen zu diesem Kapitel 188 Teil III: Datenzugriff 8 Domänen-Funktionen Zugriff auf Daten per Methode 189 Einfacher Zugriff 191 Langsamer Zugriff 192 Weitere Einschränkungen Übungen zu diesem Kapitel Recordsets Zugriff auf Tabellen und Abfragen Datensatzwechsel 199 Prüfung auf vorhandene Datensätze 200 Zugriff auf viele Datensätze 201 Zugriff auf verschachtelte Datensätze Datensatz-Typen Datenquelle filtern Daten zusammenfassen Suchen und Finden 217

8 8 Inhaltsverzeichnis 9.7 Daten schreiben 224 Datensätze anfügen 225 Datensätze verändern SQL und VBA gemeinsam 231 SQL-Aktionen ohne Warnmeldung 231 Gespeicherte Aktionsabfragen ohne Warnmeldung Transaktionen Zugriff auf andere Programme 236 Excel schreibt in Access-Tabellen 236 Access schreibt in Word-Dokumente Übungen zu diesem Kapitel Formulare Programmierte Formulare 243 Ereignisse 244 Kontrollelemente per VBA ansprechen Andere Formulare steuern 254 Unterformulare 254 Weitere Formular-Steuerungen 260 Benutzeranmeldung Haupt- und Unterformulare Dynamische Formulare Übungen zu diesem Kapitel Berichte Programmierte Berichte 329 Berichte mit gemeinsamen Titeln 329 Berichte mit dynamischen Inhalten 332 Programmiertes Wasserzeichen Übungen zu diesem Kapitel 338 Teil IV: Anwendungen erstellen 12 Start-Einstellungen AutoStart-Methoden 339 Das Makro AutoExec 339 Start-Dialog Start-Makros umgehen 341 Notausstieg Start-Logo Übungen zu diesem Kapitel 344

9 Inhaltsverzeichnis 9 13 Menüband anpassen Eigene Register 345 Konzept eigener Register 346 Access-Optionen 346 Gruppen hinzufügen 351 Callback-Prozeduren 356 Kontrollelemente dynamisch aktivieren 361 Besser als Menüs: Listen 366 Menüband-Variable wiederherstellen Übungen zu diesem Kapitel Sonstige Optimierungen Weitere Verbesserungen 379 SQL-gerechtes Datum Listen programmieren 380 Listen mit Callback-Technik 380 Callback-Funktion schreiben 383 Fiktive Daten anzeigen 387 Listen mit Mehrfachauswahl Aktualisierungsmeldungen 390 Textmeldung in der Statuszeile 390 Fortschrittsbalken in der Statuszeile Formular-Status ermitteln 393 Parameterabfragen kapseln 394 Abfragen mit Funktionen Externe Berichte einbinden Übungen zu diesem Kapitel Lösungen zu allen Übungen Stichwortverzeichnis 433

10

11 Einleitung Die Themenschwerpunkte dieses Buchs Herzlich willkommen bei»access 2013 VBA-Programmierung«. Dieses Buch erläutert den Einsatz von VBA in Access 2013 und zeigt, wie Sie damit professionelle Datenbank- Programme erstellen. Mit dieser Zielformulierung sind die drei Themenschwerpunkte beschrieben, die in diesem Buch besprochen und in den nächsten Abschnitten kurz vorgestellt werden. 1.1 I Erste Schritte Visual Basic for Applications Access 2013 selbst ist ein relationales Datenbank-Management-System, mit dem Sie eine komplette Datenbank von der Speicherung der Daten in Tabellen bis zur Ausgabe in Berichten erstellen können. Zusätzlich enthält Access mit VBA (Visual Basic for Applications) noch eine sehr mächtige Programmiersprache, die allen Wünschen und Anforderungen an ein modernes Programm gewachsen ist. Damit können Sie Access 2013 um praktisch jede beliebige Funktionalität erweitern. Ein paar der Highlights finden Sie in der folgenden Aufstellung: zausgefeilter Code-Editor mit Code-Farbgebung, der beispielsweise Schlüsselwörter farbig hervorhebt und Syntaxfehler markiert zintellisense-auswahllisten, die sich öffnen, während Sie Code eintippen, und sinnvolle Vorschläge zur automatischen Vervollständigung des Programmcodes machen zintegrierter Debugger, der Sie beim Erkennen und Beheben von Fehlern in Ihren Programmen unterstützt zumfangreiche, kontextsensitive Hilfe, die gerade bei den ersten Schritten und den ersten Programmierprojekten sehr hilfreich ist Alle diese Bestandteile von VBA in Access 2013 werden Sie im Laufe dieses Buchs kennenlernen. Die Datenbank-Beispiele sind so gewählt, dass sie mit möglichst wenigen Dateien durchgeführt werden können. Das erspart Ihnen das Abtippen immer neuer Beispiele und zeigt sehr gut das sinnvolle Zusammenspiel verschiedener Prozeduren. Die Informationen sind dabei selbstverständlich immer so aufbereitet, dass sie in einem konkreten Bezug zu dem jeweiligen Projekt oder der aktuellen Aufgabe stehen, um die Praxisnähe der vermittelten Kenntnisse zu gewährleisten.

12 12 Kapitel 1: Einleitung Recht typisch ist es dabei für Access, dass zu einem Thema auch Techniken aus verschiedenen Bereichen eingesetzt werden müssen. Ich werde also immer wieder auf bereits besprochene Themen zurückgreifen, diese für eine neue Aufgabe noch einmal vertiefen und dabei so abwandeln, dass Sie wieder einen neuen Aspekt oder eine Verbesserung darin entdecken. Gelegentlich wird es sich auch nicht vermeiden lassen, Themen anzureißen, deren detaillierte Erläuterung erst in einem späteren Kapitel folgt. Dafür sehen Sie in einem solchen Zusammenhang dann schon vorausschauend viel besser, wofür die jeweilige Technik geeignet ist. Auch und gerade bei der VBA-Programmierung zeichnet sich eine gute Lösung gelegentlich sogar dadurch aus, dass bewusst auf den Einsatz von VBA verzichtet und stattdessen auf bereits eingebaute Access-Fähigkeiten zurückgegriffen wird. Schließlich möchte ich Ihnen nicht Programmierung um ihrer selbst willen zeigen, sondern als Werkzeug für effektive Lösungen. Gerade das zeigt aber die Leistungsfähigkeit von Access, indem es für alle Aufgabenstellungen immer auch eine Lösung gibt, meistens sogar eine leichtere als Sie denken. Dieses Buch wird Ihnen helfen, solche Lösungen zu finden. Dieses Buch geht davon aus, dass Sie sich mit der Datenmodellierung und der grundsätzlichen Bedienung von Access 2013 auskennen. Ausführliche Informationen zu diesen Themen finden Sie im Buch»Desktop- und Web- Datenbanken entwickeln mit Access 2013«, das ebenfalls bei Microsoft Press erschienen ist. Als kleine Leseprobe steht Ihnen das Kapitel»Grundlagen des Datenbankdesigns«kostenlos als Download zur Verfügung. Die Datei finden Sie unter oder msp.oreilly.de/support/2359/787 Die Beispieldatenbank Für fast alle Beispiele in diesem Buch werde ich auf zwei Datenbanken (Grundlagen.accdb und Umbuchung.accdb) zurückgreifen, die Sie selbstverständlich auch downloaden können. Sie sind so angelegt, dass möglichst wenig Schreibarbeit notwendig ist, auch wenn sich eine gewisse Komplexität natürlich nicht vermeiden lässt. Schließlich ist die VBA-Programmierung ja gerade dann nötig, wenn Sie über die normalen Möglichkeiten einer Access 2013-Datenbank hinausgehen wollen. Die Beispieldatenbank und alle anderen Beispielprojekte finden Sie unter und msp.oreilly.de/support/2359/787

13 1.1 Die Themenschwerpunkte dieses Buchs 13 Die hier eingesetzte Datenbank Umbuchung.accdb steht für einen fiktiven Online-Shop namens»umbuchung«, in dem gebrauchte und insbesondere antiquarische Bücher gehandelt werden können. Dabei tritt nicht nur der Shop-Betreiber als Verkäufer auf, sondern die Käufer können sich ebenso selbst als Verkäufer eintragen und eigene Bücher anbieten. Das Konzept hat durchaus Ähnlichkeiten mit Teilen von Amazon.de oder ebay, allerdings geht es hier gerade nicht um die Internet-Anbindung des Beispiels. Natürlich wäre das technisch möglich, aber ich möchte Ihnen ja die Access-Möglichkeiten zeigen. Nehmen wir also an, dass ein Verbund aus Buchhändlern und interessierten Fachleuten etwa aus dem Universitätsbereich direkten Zugriff auf diese Datenbank hat. I Erste Schritte Beschreibung der Datenbank Die Aufgaben des Systems lassen sich recht einfach beschreiben: zeinzelne Benutzer müssen sich eintragen können und ihre Stammdaten als Käufer und/ oder Verkäufer hinterlegen können zzu jedem Benutzer müssen mehrere Adressen gespeichert werden, weil sich Rechnungs- und Lieferadresse unterscheiden können. Auch die Angabe weiterer Adressen für Geschenklieferungen ist damit möglich. zauf einer Bestellung (im Internet meistens als Warenkorb bezeichnet) werden beliebig viele Artikel gesammelt, bestätigt und deren Lieferstatus verfolgt zbenutzer ohne vollständige Verkäufer-Daten dürfen keine Artikel zum Verkauf anbieten. Benutzer ohne Käufer-Daten dürfen zwar Artikel auf einer Bestellung sammeln, aber noch nicht bestätigen. Daher ist es wichtig, den Status zu unterscheiden. zda bei Remittenden (an den Verlag zurückgelieferte Bücher) für den Verkäufer die Möglichkeit besteht, weitere Exemplare nachzuordern, kann hier ein Mindestbestand angegeben werden, ab dem nachbestellt wird zfür jede Bestellung muss die Datenbank prüfen, ob die vorhandene Lagermenge ausreicht oder nötigenfalls weniger Exemplare geliefert werden zauch Bücher verkaufen sich besser mit Fotos. Damit diese die Datenbank nicht unnötig aufblähen, sollen sie in einem Verzeichnis abgelegt und bei Bedarf nachgeladen werden, sodass auch mehrere Angebote das gleiche Foto benutzen können. Falls kein Foto vorhanden ist, soll wenigstens ein Standardbild erscheinen. zalle Formulare sollen sinnvoll untereinander verknüpft sein, damit ein Benutzer beispielsweise vom Artikelformular direkt zu den Stammdaten genau dieses Verkäufers gelangt Natürlich ist manches davon mit den umfangreichen Fähigkeiten von Access 2013 bereits ohne Programmierung lösbar. Aber VBA wird die Leistungsfähigkeit und Bedienungsfreundlichkeit einer solchen Datenbank erheblich verbessern und an manchen Stellen überhaupt erst sicherstellen.

14 14 Kapitel 1: Einleitung Datenbank-Modell Das Datenbank-Modell des Beispiels sieht aus wie in Abbildung 1.1. Dabei enthalten alle Feldnamen in leichter Abwandlung der Ungarischen Notation (siehe Kapitel 3) ein dreibuchstabiges Präfix für ihren jeweiligen Tabellennamen. Dadurch sind sie datenbankweit eindeutig und unproblematisch zu benutzen. Wenn Sie wie hier die Master-Tabellen (die 1er-Seiten der 1:n-Beziehungen) höher als die Detail-Tabellen (die n-seiten) anordnen, werden die problematischen Tabellen schnell deutlich. Je tiefer eine Tabelle in diesem Modell ist, desto mehr Daten enthält sie. Daher müssen Sie sich dort viel intensiver mit Zugriffsgeschwindigkeiten und Platzverbrauch beschäftigen. Abbildung 1.1: Das Tabellen-Modell der Beispieldatenbank Umbuchung.accdb Das Modell ist sicherlich einfacher zu verstehen, wenn wir es einmal gemeinsam betrachten: zdie Tabelle tblkunden enthält die Liste aller Käufer und Verkäufer, allerdings nur mit minimalem Dateninhalt. Zu der eindeutigen ID gibt es ein paar Angaben über Konto und , die im wirk lichen Leben sicherlich ausführlicher gestaltet wären. Außerdem kann jeder Kunde verschiedene Funktionen annehmen: als (nicht komplett angemeldeter) Interessent, nur Käufer, nur Verkäufer oder beides. zdie Adresse ist ausdrücklich nicht Bestandteil eines Kunden-Datensatzes, weil dieser ja mehrere Adressen nennen darf. In tbltypen stehen verschiedene Arten von Adressen wie Lieferadresse oder Rechnungsadresse. zdie Tabelle tbladressen enthält alle Adressen mit jeweils dem Verweis auf die eindeutige Kennung kndid des Kunden und typid des Adressen-Typs znicht vom Kunden, sondern erst von einer (Liefer-)Adresse ausgehend kann eine Bestellung in tblbestellungen angelegt werden. Damit ist wegen der Beziehungen sowohl deren Zieladresse als eben auch deren Empfänger klar. Ebenfalls zur Bestellung gehört die Rechnungsadresse, die identisch sein kann, aber nicht muss. zum den Fortschritt der Bestellung und der späteren Lieferung verfolgen zu können, enthält die Tabelle tblbestellungen mehrere Datumsfelder für die verschiedenen Stadien,

15 1.2 Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 15 die eine Bestellung durchlaufen kann. Um das Datenmodell einfach zu halten, wird die Bestellung grundsätzlich nur als Ganzes abgewickelt, Teillieferungen oder die Rückgabe einzelner Artikel sollen hier nicht abgebildet werden. zjede Bestellung enthält in tblbestellungendetails eine beliebige Anzahl zu liefernder Artikel mit einer Bestellmenge und (wenn nicht ausreichend Exemplare lieferbar waren) einer davon eventuell abweichenden Liefermenge zdie Auswahl für diese Bestell-Details basiert auf tblartikel mit den Angaben zu den Büchern. Dort stehen sowohl konkrete Informationen zu den angebotenen Exemplaren als auch der Verweis auf den Verkäufer. Dieser wiederum kommt aus der Tabelle tblkunden. I Erste Schritte Diese Hinweise sollten für ein erstes Verständnis der Beispieldatenbank ausreichen. Konkretere Angaben werde ich nachreichen, wenn es für den jeweiligen Programmcode notwendig ist. Sollte Ihnen jetzt der Kopf rauchen, dann machen Sie sich keine Sorgen. Access 2013 bleibt trotz aller Komplexität auch für schwierigste Aufgaben ein einfach und übersichtlich zu bedienendes Programm. Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten Dieses Buch macht Sie mit der Entwicklung von VBA in einer Access 2013-Datenbank vertraut Das geht leichter, als Sie denken. In kurzer Zeit werden Sie über das nötige Know-how verfügen, um ansprechende Ergebnisse zu erzielen. Zugleich erwerben Sie das entsprechende Know-why, das heißt, Sie erfahren immer auch, warum etwas in einer bestimmten Weise funktioniert. 1.2 Aufbau des Buchs Ein VBA-Programm versucht, genau wie eine Datenbank, einen Ausschnitt der Wirklichkeit abzubilden. Dabei muss es natürlich vereinfachen und abstrahieren, aber genau das hilft oftmals, ein Problem klarer zu formulieren. Sobald Sie die Frage richtig stellen, liegt die Antwort meistens schon bereit, denn der schwierigste Teil besteht darin, die Frage, also das Problem, zu präzisieren. Im Laufe des Buchs zeige ich Ihnen Methoden und Techniken, mit denen Sie die richtigen Fragen zu stellen lernen und damit die meisten Klippen einer Code-Entwicklung schon umschifft haben. Das ist schließlich keine Geheimwissenschaft, sondern ein ganz solides Handwerk, welches sich mit ein wenig Unterstützung lernen lässt. Diesem Ansatz folgend ist das Buch in vier Teile untergliedert, die Sie am besten von vorne nach hinten lesen und durcharbeiten, da die Informationen der einzelnen Kapitel aufeinander aufbauen.