Lorenz Hölscher. Richtig einsteigen: Access 2013 VBA-Programmierung Von den Grundlagen bis zur professionellen Entwicklung

Transkript

1 Lorenz Hölscher Richtig einsteigen: Access 2013 VBA-Programmierung Von den Grundlagen bis zur professionellen Entwicklung

2 Inhaltsverzeichnis Teil I: Erste Schritte 1 Einleitung Die Themenschwerpunkte dieses Buchs 11 Visual Basic for Applications 11 Die Beispieldatenbank Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 15 Aufbau des Buchs 15 Die Icons 16 Unterstützung für dieses Buch 16 Genug der Vorrede und hinein ins Vergnügen 17 Teil II: Grundlagen von VBA 2 Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Die Programm-Oberfläche 19 Wichtige Komponenten des VBA-Editors Das»klassische«erste Programm erstellen 21»Hello world!«unter der Lupe 23 Weitere Parameter nutzen 24 Eigene Prozeduren aufrufen 26 Funktion mit Parametern 32 Funktionen auch außerhalb von VBA aufrufen 39 Properties 40 Prozeduren verlassen 44 Kommentare Übungen zu diesem Kapitel 45 3 Datentypen und Variablen Datentypen im Überblick 47 Die Speicherung von Daten im Computer 47 Sonstige Datentypen Namen für Variablen 54 Groß- und Kleinschreibung von Namen 54 Ungarische Notation 55

3 6 Inhaltsverzeichnis 3.3 Deklaration von Variablen Gültigkeitsbereiche 64 Lokale Gültigkeit 65 Modul-öffentliche Gültigkeit 66 Datei-öffentliche Gültigkeit 69 Private Prozeduren und Module Übungen zu diesem Kapitel 78 4 Datentyp-Sammlungen Spezielle Variablen im Überblick Eigene Datentypen Typ-Definitionen für API-Aufrufe 83 Bessere Listenauswahl mit Enumerationen Arrays 89 Mehrdimensionale Arrays Variant als Pseudo-Array Collection Übungen zu diesem Kapitel 96 5 Operatoren, Entscheidungen und Schleifen Vergleichsoperatoren Logische Operatoren 98 Nutzung von VBA-Konstanten in SQL Verzweigungen 112 Bedingung überprüfen 112 Die Select-Anweisung Schleifen 123 For/Next-Schleifen 124 For Each/Next-Schleifen 129 Do/Loop 134 While/Wend-Schleife Übungen zu diesem Kapitel Fehler und Ausnahmen behandeln Fehlerfreie Programme 145 Fehler provozieren 146 Fehlerbehandlung ankündigen 147 Fehler beheben 150 Fehler ignorieren 151 Zentrale Fehlerbehandlung 153

4 Inhaltsverzeichnis Programmablauf verfolgen 156 Code zeilenweise ausführen 156 Code anhalten 156 Überwachungen hinzufügen Übungen zu diesem Kapitel Klassen Einführung in Klassenkonzepte Grundgerüst einer Klasse 159 Eine erste Mini-Klasse Initialisieren und Terminieren Entwurf der Stoppuhr-Klasse 163 Funktionalität ergänzen 164 Bessere Funktionalität Aufgaben unterschiedlich lösen Gleiche Schale anderer Kern Implements als»klassen-aufsicht« Klassen mit Unterobjekten 180 Objekte von Objektauflistungen Klassen mit Oberfläche Übungen zu diesem Kapitel 188 Teil III: Datenzugriff 8 Domänen-Funktionen Zugriff auf Daten per Methode 189 Einfacher Zugriff 191 Langsamer Zugriff 192 Weitere Einschränkungen Übungen zu diesem Kapitel Recordsets Zugriff auf Tabellen und Abfragen Datensatzwechsel 199 Prüfung auf vorhandene Datensätze 200 Zugriff auf viele Datensätze 201 Zugriff auf verschachtelte Datensätze Datensatz-Typen Datenquelle filtern Daten zusammenfassen Suchen und Finden 217

5 8 Inhaltsverzeichnis 9.7 Daten schreiben 224 Datensätze anfügen 225 Datensätze verändern SQL und VBA gemeinsam 231 SQL-Aktionen ohne Warnmeldung 231 Gespeicherte Aktionsabfragen ohne Warnmeldung Transaktionen Zugriff auf andere Programme 236 Excel schreibt in Access-Tabellen 236 Access schreibt in Word-Dokumente Übungen zu diesem Kapitel Formulare Programmierte Formulare 243 Ereignisse 244 Kontrollelemente per VBA ansprechen Andere Formulare steuern 254 Unterformulare 254 Weitere Formular-Steuerungen 260 Benutzeranmeldung Haupt- und Unterformulare Dynamische Formulare Übungen zu diesem Kapitel Berichte Programmierte Berichte 329 Berichte mit gemeinsamen Titeln 329 Berichte mit dynamischen Inhalten 332 Programmiertes Wasserzeichen Übungen zu diesem Kapitel 338 Teil IV: Anwendungen erstellen 12 Start-Einstellungen AutoStart-Methoden 339 Das Makro AutoExec 339 Start-Dialog Start-Makros umgehen 341 Notausstieg Start-Logo Übungen zu diesem Kapitel 344

6 Inhaltsverzeichnis 9 13 Menüband anpassen Eigene Register 345 Konzept eigener Register 346 Access-Optionen 346 Gruppen hinzufügen 351 Callback-Prozeduren 356 Kontrollelemente dynamisch aktivieren 361 Besser als Menüs: Listen 366 Menüband-Variable wiederherstellen Übungen zu diesem Kapitel Sonstige Optimierungen Weitere Verbesserungen 379 SQL-gerechtes Datum Listen programmieren 380 Listen mit Callback-Technik 380 Callback-Funktion schreiben 383 Fiktive Daten anzeigen 387 Listen mit Mehrfachauswahl Aktualisierungsmeldungen 390 Textmeldung in der Statuszeile 390 Fortschrittsbalken in der Statuszeile Formular-Status ermitteln 393 Parameterabfragen kapseln 394 Abfragen mit Funktionen Externe Berichte einbinden Übungen zu diesem Kapitel Lösungen zu allen Übungen Stichwortverzeichnis 433

7 Formulare Programmierte Formulare Formulare bilden die Oberfläche, mit der sich eine Datenbank typischerweise einem Benutzer präsentiert. Wie Sie bei der Arbeit mit Access 2013 sicherlich schon bemerkt haben, leisten die Eigenschaften in Formularen und Kontrollelementen schon so viel, dass eigentlich erst einmal überhaupt keine VBA-Programmierung notwendig wäre. Mit VBA allerdings steigt die Bedienungsfreundlichkeit Ihrer Datenbank enorm, sowohl in der Benutzung als auch für die Programmierung Dabei lassen sich verschiedene Aspekte für den Einsatz von VBA in Formularen skizzieren: zverbesserte Benutzung: durch Kontrollelemente, die den Benutzer bei der Dateneingabe oder Datenanalyse unterstützen: zschaltflächen zur Anzeige synchronisierter Formulare, damit der Benutzer nicht den passenden Datensatz mühsam aus einem anderen Formular heraussuchen muss zautomatisch (de-)aktivierte Kontrollelemente, die nur in einem bestimmten Zusammenhang sinnvoll, hilfreich oder überhaupt zulässig sind zerweiterte Gültigkeitsprüfungen, die mit den tabellarischen Regeln nicht möglich wären zeingabe von Standardangaben wie etwa dem letzten Änderungszeitpunkt und Namen des Benutzers, wenn ein Datensatz verändert wird züberwachung von Maximal- oder Mindestwerten für bestimmte Datensatzinhalte und deren Anzeige beispielsweise als»ampel«auf der Bedienungsoberfläche III Datenzugriff zeinfachere Programmierung: durch effektiveren Einsatz mehrfach genutzter Objekte: zaufruf eines einzigen Formulars für ähnliche Inhalte, sodass der Code darin nicht parallel verwaltet werden muss zunterformulare mit wechselnden Inhalten, die ein einheitliches Corporate Design auch für die Datenbank sicherstellen zzugriff auf allgemeine Inhalte wie den aktuell angemeldeten Benutzer, Dateien aus einem Verzeichnis oder Optionen der Datenbank selbst

8 244 Kapitel 10: Formulare Diese Liste ließe sich noch beliebig erweitern, weil jede Datenbank weitere Anforderungen in ihren Themenbereichen mitbringt. Sie werden aber sehen, dass hierin schon ausreichend Potenzial für die VBA-Programmierung steckt und vor allem jede Lösung oft zwei neue Ideen für weitere Verbesserungen nach sich zieht. Ereignisse Anhand eines einfachen Beispielformulars lassen sich die Konzepte und Methoden am besten verfolgen. a Erstellen Sie in der Datenbank Umbuchung.accdb basierend auf der Tabelle tblkunden ein Standard formular. Das geht am schnellsten, indem Sie die Tabelle im Navigationsbereich mar kieren und dann in der Registerkarte ERSTELLEN in der Gruppe Formulare auf das Symbol Formular klicken. b Speichern Sie dieses Formular unter dem Namen frmkundeneinfach und passen Sie nach Belieben die Größen der Eingabefelder an. Es sollte anschließend aussehen wie in der folgenden Abbildung: Abbildung 10.1: Das neu erstellte Formular frmkundeneinfach c Schon hier ist eine einfache Verbesserung denkbar, denn für einen Interessenten (der als kndfunktion den Wert 0 hätte), sind die Angaben im rechten Teil des Fensters überflüssig. Erst als Käufer oder Verkäufer sind Konto-Informationen notwendig. d Wechseln Sie daher in die Entwurfsansicht des Formulars und fügen eine Schaltfläche ein, die für die entsprechende Anpassung sorgen soll. e Klicken Sie dazu in der Registerkarte ENTWURF in der Gruppe Steuerelemente auf das Symbol Schaltfläche und ziehen im Formularentwurf ein Rechteck dafür auf. f Die bereits erwähnte Ungarische Notation gilt auch und ganz besonders für Steuerelemente, daher benennen Sie die Schaltfläche von Befehl22 oder Ähnlichem direkt in btnfunktion um. Für die Eigenschaft Beschriftung können Sie den Text An Funktion anpassen wählen.

9 10.1 Programmierte Formulare 245 Kontrollelemente mit ihrem Code verbinden Bis auf die Programmierung ist nun so weit alles vorbereitet, aber die Verbindung zwischen dieser Schaltfläche und ihrem VBA-Code bedarf einer kurzen Erklärung. Während bisher alle Prozeduren von Ihnen wissentlich (und in Modulen meistens mit der F5-Taste ) ausgelöst wurden, wird das in Formularen und Berichten anders sein. Jedes Objekt, also sowohl das Formular selbst als auch jedes Kontrollelement, hat eine vorgegebene Liste von Ereignissen, auf die es reagiert. Wenn das Objekt markiert ist, können Sie im Eigenschaftenblatt auf dessen Registerkarte Ereignis alle Ereignisse sehen, die für dieses Objekt genutzt werden können. Jeder dieser (deutschsprachigen) Ereignisnamen führt im VBA-Code zu einem reservierten Prozedurnamen, der sich aus dem Objektnamen und der englischen Bezeichnung des Ereignisses zusammensetzt. Im Falle der eben erstellten Schaltfläche (btn... als Abkürzung von Command Button, engl.: Schalt fläche) und des Ereignisses Beim Klicken (engl.: click) ergibt sich daher im VBA-Code der Prozedurname btnfunktion_click. Dieser Name ist zwingend und wird exakt so aufgerufen, wenn später mal ein Benutzer diese Schaltfläche anklickt. Wenn Sie erst Ereignisse zu einem Kontrollelement erzeugen und dieses Objekt später umbenennen, werden die Prozedurnamen nicht dynamisch angepasst! Daher sollten Sie Kontrollelemente immer sofort korrekt (und im Sinne der Ungarischen Notation) benennen. Anders als das Beim Klicken-Ereignis bringen viele der automatisch erzeugten Prozeduren auch Parameter mit. Diese sind ebenso vorgegeben und können nicht verändert werden. a Um die Schaltfläche nun also mit dem zugehörigen Code zu verbinden, wählen Sie aus der Auswahlliste hinter Beim Klicken den Eintrag [Ereignisprozedur] aus. Alternativ können Sie auch per Doppelklick auf den Zeilentitel Beim Klicken zum jeweils nächsten Listeneintrag weiterschalten. Namen werden nicht dynamisch verwaltet I Da u Abbildung 10.2: Die Beim Klicken-Eigenschaft der Schaltfläche

10 246 Kapitel 10: Formulare b Wenn Sie nun die nebenstehende Schaltfläche mit den drei Pünktchen anklicken, steht der Cursor in der automatisch erzeugten Prozedur btnfunktion_click des zugehörigen Moduls. Abbildung 10.3: Die automatisch erzeugte Prozedur im Formularmodul c Wenn Sie links oben im Projekt-Explorer nachsehen, werden Sie feststellen, dass dieses Fenster zwar wie ein normales Modulfenster aussieht und auch so benutzt wird, dass es aber nicht unter Module, sondern unter Microsoft Access Klassenobjekte einsortiert ist. Es handelt sich nämlich bei Formularen (und Berichten) wie bereits erwähnt um Klassen, was aber derzeit ohne Bedeutung ist. d Die Prozedur wird ausdrücklich mit dem Zusatz Private versehen, ist also von anderen Modulen aus nicht sichtbar. Auch diese Besonderheit können Sie im Moment einfach ignorieren. e Schreiben Sie nun in der Prozedur btnfunktion_click eine MsgBox-Anweisung, damit Sie gleich testen können, ob alles korrekt funktioniert: Private Sub btnfunktion_click() MsgBox Schaltfl äche wurde angeklickt! End Sub f Wechseln Sie zur Access-Oberfläche und in die Laufzeitansicht des Formulars. Sobald Sie jetzt die Schaltfläche anklicken, erscheint erwartungsgemäß die Meldung: Abbildung 10.4: Die Schaltfläche zeigt korrekt die Meldung an Damit hat auch dieser Code sozusagen den»hello World!«-Test bestanden. Alles funktioniert wie geplant, jetzt muss nur noch eine sinnvolle Anwendung daraus werden. Eigentlich sollen

11 10.1 Programmierte Formulare 247 ja abhängig von der ausgewählten Funktion die Kontrollelemente auf der rechten Seite des Formulars eventuell deaktiviert oder ausgeblendet werden. Kontrollelemente per VBA ansprechen Damit Kontrollelemente zur Laufzeit auf einem Formular ein- oder ausgeblendet werden können, müssen Sie sie im Code eindeutig benennen können. Praktischerweise gilt auch hier die bereits erwähnte Auflistung von Objekten, wie sie in VBA vielerorts üblich ist. Sie müssen nur die oberste Instanz, das sogenannte Elternobjekt, finden. Die mühsame Methode wäre die schon erwähnte Auflistung aller (geöffneten!) Formulare unterhalb des Application-Objekts: Application.Forms( frmkundeneinfach ) Das würde funktionieren, wäre aber nicht nur ein furchtbar langer Text, sondern vor allem auch vom Namen des Formulars abhängig. Ändert sich dieser, müssen Sie überall im Code nachbessern. Daher können Sie für jeden Code innerhalb eines Formular- und Berichtsmoduls eine automatisch erzeugte Objektvariable Me nutzen. Im Formular frmkundeneinfach heißt die Kurzfassung des oben genannten Elternobjekts daher ganz einfach: Me Diese Objektvariable verweist immer auf das Formular (oder ebenso den Bericht, ohne das jetzt weiterhin explizit zu erwähnen), in dem sich der Code befindet. Das ist nicht nur bedeutend lesefreundlicher und kürzer zu schreiben als die erste Fassung, sondern auch flexibel und unabhängig vom tatsächlichen Namen des Formulars. Sie könnten an dieser Stelle einwenden, dass Access doch eine Objektnamen-Autokorrektur bietet (in den Access-Optionen in der Kategorie Aktuelle Datenbank und dort in der Gruppe Optionen für Objektnamen-Autokorrektur). Diese korrigiert bei Feldnamen- Änderungen in Tabellen beispielsweise in allen betroffenen Abfragen dieses Feld. Das tut sie leider nicht! Schon für Abfragen greifen die Änderungen nur in Auswahlabfragen, nicht aber in Aktionsabfragen. Und selbst in Auswahlabfragen funktioniert dieser Mechanismus nicht überall, denn auch Union-Abfragen werden missachtet. Formular- und Berichts-Felder werden zwar berücksichtigt, aber VBA-Code wird überhaupt nicht korrigiert. Objektnamen- Autokorrektur hilft nicht III Datenzugriff Von diesem Elternobjekt Me aus finden Sie eine Auflistung aller Kontrollelemente, die dieses konkrete Formular enthält: Me.Controls