Öffentlichkeitsarbeit in den Kommunen für den Freiwilligentag Best Practice Beispiele

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1 Öffentlichkeitsarbeit in den Kommunen für den Freiwilligentag Best Practice Beispiele Als kommunale/-r Ansprechpartner/-in können Sie den Freiwilligentag in die Öffentlichkeitsarbeit Ihrer Kommune einbinden. Damit unterstützen Sie die Projekte vor Ort und Ihre Kommune präsentiert sich als engagementstark. Das Freiwilligentag-Team der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH stellt Ihnen dafür kostenlose Flyer und Plakate zur Verfügung. Außerdem finden Sie unter Textbausteine für Pressemeldungen und Newsletterbeiträge. Natürlich können Sie sich auch jederzeit an die Freiwilligentag- Hotline wenden. In diesem Dokument finden Sie Beispiele und Tipps, wie andere kommunale Ansprechpartner/innen in der Vergangenheit bzw. derzeit den Freiwilligentag öffentlichkeitswirksam platzieren und für sich nutzen.

2 1. Vor dem Freiwilligentag Ein großer Teil der Öffentlichkeitsarbeit spielt sich in den Monaten und Wochen vor dem Freiwilligentag ab. Basics: Nehmen Sie den Freiwilligentag in Ihren kommunalen Veranstaltungskalender auf. Legen Sie Flyer bei Veranstaltungen und in Einrichtungen aus. Verteilen Sie die Plakate intern und hängen Sie sie im Ort aus (z.b. beim Bäcker, bei der Bank, im Rathaus). Sprechen Sie Vereine, Initiativen, Bildungseinrichtungen und Unternehmen direkt an. Anwerbung von Projektanbietern und Sponsoren: Gibt es in Ihrer Kommune ein Treffen von Vereinsvertreterversammlungen oder ein Forum für Vereine (z.b. Ehrenamtstag)? Nutzen Sie die Gelegenheit, in diesem Rahmen den Freiwilligentag vorzustellen. Gibt es außerdem Events für Unternehmen, wie ein Unternehmerfrühstück? Auch hier bietet sich eine Möglichkeit, den Freiwilligentag bekannt zu machen und Sponsoren für Projekte zu gewinnen. Informationen intern weitergeben: Es ist viel wert, wenn alle Mitarbeitenden Ihrer Kommunalverwaltung über den Freiwilligentag informiert werden. Sie als Ansprechpartner/-in können sich direkt mit der Pressestelle Ihrer Kommune in Verbindung setzen und dort darum bitten, den Freiwilligentag in die Öffentlichkeitsarbeit einzubinden. Geben Sie hier auch die Information zu den Textbausteinen weiter. Wenn bestimmte Stellen der Verwaltung informiert sind und die Zusammenarbeit funktioniert, kann beispielsweise Projektanbietenden, die städtische Gebäude verschönern oder an Grünflächen und Spielplätzen arbeiten wollen, schnell ein kompetenter Ansprechpartner vermittelt werden. Best Practice: Das Landratsamt Rhein-Neckar hat beispielsweise in einer Rundmail an alle Mitarbeitenden über den Freiwilligentag informiert und zusätzlich um Ideen für eigene Projekte gebeten:

3 Rundmail an alle Mitarbeitenden des Landratsamts Rhein-Neckar (2016): Sehr geehrte Damen und Herren, Jetzt schon vormerken: Freiwilligentag am 17. September am 17. September 2016 heißt es: Wir schaffen was! Dann geht der Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar in die fünfte Runde und erneut stehen die Herzensangelegenheiten von Vereinen, Firmen, Schulen, Kindergärten und weiteren Einrichtungen im Blickpunkt der Öffentlichkeit. Mit der tatkräftigen Unterstützung von freiwilligen Helfern werden an diesem Tag viele gemeinnützige Projekte umgesetzt angefangen bei Malerarbeiten im Jugendhaus über Spielenachmittage in Seniorenheimen bis hin zum Begegnungsprojekt mit Flüchtlingen. Für die teilnehmenden Einrichtungen bietet der Freiwilligentag eine gute Gelegenheit, ihre Arbeit zu präsentieren und langfristig neue Unterstützer zu gewinnen. Zuletzt packten in allen Teilen der Metropolregion über Menschen in 300 Projekten begeistert mit an. Ein toller Erfolg, an den wir in diesem Jahr anknüpfen! Das Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis, genauer das Büro des Landrates, beteiligt sich als Kommunaler Ansprechpartner am Freiwilligentag. Das heißt konkret: wir machen Vorschläge für Projekte, führen die Freischaltung und Betreuung der Anmeldeplattform durch (ab 1. März 2016 freigeschaltet), machen die lokale Pressearbeit und sind Ansprechpartner. Und natürlich wollen wir bei unseren Kollegen und Kolleginnen um die Teilnahme an diesem Freiwilligentag werben. Sollten Sie sich intensiver mit dem Thema auseinander setzen wollen, hier das Ergebnisprotokoll des Expertenaustausches, der Ende Januar stattgefunden hat. Gerne wären wir als Rhein-Neckar-Kreis aber auch Anbieter von Projekten gerade in unseren kreiseigenen Einrichtungen. Deswegen unsere konkrete Frage an Sie: Haben Sie eine Idee für ein Projekt? Wir werden in den nächsten Wochen gezielt auf Sie zukommen. Machen auch Sie mit und erfüllen Sie Ihre Wünsche! Setzen Sie mit Hilfe von Freiwilligen ein Projekt um und profitieren Sie von der großen öffentlichen Resonanz! erleben Sie Glück und Inspiration! Stellen Sie Ihre Einrichtung Interessierten vor, gewinnen Sie neue Impulse und finden Sie langfristige Helfer!... fördern Sie Zusammenhalt! Gestalten Sie Ihre Region mit und stärken Sie den Zusammenhalt in Ihrem Team durch den gemeinsamen Einsatz! Gut zu wissen: Die Metropolregion Rhein-Neckar als Ausrichter, verlost 200 Gutscheine der Hornbach Baumarkt AG im Wert von jeweils 100 an handwerkliche Projekte, die bis angemeldet sind. Wir freuen uns, wenn wir gemeinsam mit Ihnen den größten Freiwilligentag Deutschlands auf die Beine stellen! Ihr Freiwilligentag-Team Jeanine Becker und Christine Mager Pressekonferenzen:

4 Einige Gemeinden veranstalten Pressekonferenzen, um den Freiwilligentag vorzustellen und zur Anmeldung von Projekten aufzurufen. So ist die Aufmerksamkeit für den Freiwilligentag schon zu einem Zeitpunkt groß, an dem Vereine noch viel Zeit zur Planung eines Projekts haben. Es ist außerdem möglich, das Freiwilligentag-Team der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH zur Pressekonferenz einzuladen. Best Practice: Pressekonferenz zum Aufruf Projekte anzumelden, Viernheim und Lampertheim (2016): Artikel zur Pressekonferenz in Viernheim (2016):

5 Artikel zur Pressekonferenz in Lampertheim (2016): Eine gute Idee ist es auch, die T-Shirt Ausgabe mit einer Pressekonferenz zu verbinden. So sind alle Projektanbietenden vor Ort und können kurz vor dem Freiwilligentag noch einmal ihre Anliegen vorstellen und Freiwillige aktivieren. Die Presse hat so einen Anlass, noch einmal über die einzelnen Mitmach-Möglichkeiten zu berichten. Außerdem hat die T-Shirt Ausgabe bei der Pressekonferenz einen organisatorischen Vorteil für Sie, da Sie allen Projektanbietenden gleichzeitig die T-Shirts übergeben können. Wichtig: Aus organisatorischen Gründen können wir Ihnen die T-Shirts erst in der KW 36 zukommen lassen! Best Practice: Pressekonferenz um letzte Freiwillige zu mobilisieren mit T-Shirtvergabe, Viernheim (2014). Aufruf zur Teilnahme durch den Bürgermeister: Ein Aufruf zur Teilnahme am Freiwilligentag durch den Bürgermeister zeigt, dass Ihre Kommune den Freiwilligentag aktiv unterstützt, hat Vorbildcharakter und sorgt für Aufmerksamkeit. Beispielsweise kann der Freiwilligentag in einer öffentlichen Gemeinderatssitzung vorgestellt werden. Best Practice: Neckargemünd hat so 2016 auf den Freiwilligentag hingewiesen. Die Rhein- Neckar Zeitung zitiert im Artikel sogar mehrere Lokalpolitiker unterschiedlicher Parteien und zeigen Neckargemünd damit als im Engagement vereint:

6 Artikel: Neckargemünd unterstützt den Freiwilligentag: Öffentlichkeitsarbeit im Internet: Bewerben Sie den Freiwilligentag auch auf der Internetseite Ihrer Kommune oder in sozialen Netzwerken wie Facebook. Es bietet sich an, regelmäßig einen Aufruf zur Teilnahme auf der Internetseite zu platzieren. Viel Aufmerksamkeit kann auch durch interaktive Beiträge, wie Rätsel, geschaffen werden (z.b. wie viele Projekte gab es 2014 in Kommune XX). Geben Sie auch Institutionen oder Vereinen den Tipp, diese Möglichkeit zu nutzen. Auf finden Sie zudem Web-Banner zum Download und Einbinden in die Homepage. Best Practice: Initiative Soziale Verantwortung Sandhausen; Homepage (2014), Heidelberg, Facebook (2016); Rimbach, Startseite der Kommune (2016): Initiative Soziale Verantwortung Sandhausen (2014):

7 Heidelberg, Facebookwerbung (2016): Rimbach, Werbung auf der Startseite (2016):

8 Kleine Würfelwanderung: Im Juli und August wandern 60 blaue Würfel durch die Kommunen der Region und können in dieser Zeit für die Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, wie sie die Würfel einsetzen können: Vereinbaren Sie einen Fototermin mit der lokalen Presse oder nutzen Sie die Gelegenheit für eine Pressekonferenz, zu der Sie alle Projektanbietenden einladen. So kann die Presse mit wenig Zeitaufwand gute Bilder und O-Töne vieler Projektanbietenden auf einmal sammeln und diese dann in den letzten Wochen vor dem Freiwilligentag zur Aktivierung von Freiwilligen nutzen. Best Practice: Pressekonferenz mit kleinem Würfel, Lampertheim (2014): Die Würfel auf Wanderschaft:

9 Stellen Sie den Würfel in den eigenen Räumlichkeiten (z.b. im Foyer aus) und legen Sie Informationsmaterialien dazu. Die Würfel können auch für kreative und interaktive Werbeaktionen genutzt werden. Fotografieren Sie beispielsweise die Würfel an besonderen Plätzen in der Gemeinde und machen Sie daraus ein Bilderrätsel auf der Internetseite oder in sozialen Medien. Oder stellen Sie die Würfel für kurze Zeit in öffentlichen Gebäuden aus und informieren bei dieser Gelegenheit über die Mitmach-Möglichkeiten. Best Practice: Landratsamt Rhein-Neckar (2014). In vielen Gemeinden wandern die Würfel von Projekt zu Projekt. So können die Projektanbietenden den Würfel selbst in ihre Werbung einbauen und beispielsweise auf Elternabenden oder Versammlungen einsetzen. Best Practice: Wanderung der Würfel von Projekt zu Projekt, Bürstadt (2014):

10 2. Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit der einzelnen Projekte Als kommunale/-r Ansprechpartner/-in können Sie auch die Projekte selbst bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit unterstützen. Um die Projekte auf möglichst attraktiv zu machen, ist es wichtig, Bilder in die Projektbeschreibung hochzuladen. Weisen Sie die Projektanbietenden auf diese Möglichkeit hin. Möglich sind Bilder der zu verschönernden Bereiche oder auch Fotos oder das Logo der Institution. Wenn das Projekt beim letzten Freiwilligentag bereits stattgefunden hat, bieten sich Fotos der letzten Aktion an. Sie können die Projektanbietenden auch beim Hochladen unterstützen als kommunale/r Ansprechpartner/in haben Sie entsprechenden Zugriff auf Best Practice: In Lampertheim lädt unser Ansprechpartner in die Projektbeschreibung von 2016 Fotos von 2014, beispielsweise des Besuchs des Bürgermeisters, hoch: Bilder in Projektbeschreibung hochladen, Lampertheim (2016):

11 Die Plakate, die Sie von der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH bekommen, haben eine Freifläche, in die Projektanbietende Informationen zu Ihren Projekten eintragen können. Best Practice: Beispielsweise Lampertheim bietet an, diese Freiflächen auf Wunsch für die Projektanbietenden zu bedrucken (z.b. mit dem eigenen Logo und einer kurzen Beschreibung des Projekts und Kontaktdaten). Hierfür finden Sie ab Juni unter die Plakate mit beschreibbarer Freifläche zum Download. Zusätzlich schicken wir den Projektanbietenden Plakate zu, die sie selbst beschriften können. Hier ein erster Eindruck, wie die diesjährigen Plakate aussehen! 3. Am Freiwilligentag selbst und darüber hinaus

12 Auch am Freiwilligentag selbst und nach dem Freiwilligentag soll Öffentlichkeitsarbeit betrieben werden, um weiterhin über die Vielfalt der Mitmach-Möglichkeiten im Ehrenamt aufzuklären. Es können die gelungenen Projekte präsentiert werden und ein Dank an Projektanbietende und Teilnehmende ausgesprochen werden. Besuchen Sie am Freiwilligentag die Projekte. Ein Besuch des Bürgermeisters lässt sich gut mit Fotos dokumentieren oder sogar mit einem Besuch der Presse verbinden. Sie können auch ein Dankeschön mitbringen, wie etwas Typisches aus Ihrer Kommune oder eine Tasse mit dem Wappen der Gemeinde. Best Practice: Ludwigshafen/ Dudenhofen, Bericht über Unternehmensbeteiligung und Besuch der Bürgermeisterin bei einem Projekt Nach dem Freiwilligentag können Sie sich offiziell im Namen der Kommune bei Teilnehmenden und Projektanbietenden bedanken. Veröffentlichen Sie einen Artikel, in dem Sie den Freiwilligen für ihren Einsatz danken und senden Sie ein Dankesschreiben an alle Projektanbietenden. Eine Anleitung zum Export der Kontaktdaten der Projektanbietenden Ihrer Kommune finden Sie unter ng_asp_export_von_listen.pdf.

13 Alle Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter Wenden Sie sich bei Fragen gern immer an die Hotline des Freiwilligentag-Team: Gibt es in Ihrer Kommune noch weitere Best Practice Beispiele, die anderen Kommunen bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit helfen könnten? Dann teilen Sie uns diese mit! Telefonisch oder per