TimePunch Datafox 1.6

Transkript

1 TimePunch TimePunch Datafox 1.6 Benutzerhandbuch TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

2 Dokumenten Information: Dokumenten-Name Benutzerhandbuch, TimePunch Datafox 1.6 Revisions-Nummer 21 Gespeichert am Anzahl der Seiten 25 Herausgeber: TimePunch KG Wormser Str Bürstadt TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung...4 Voraussetzung...4 Installation...4 Datenbank-Konfiguration...5 Konfiguration...6 Administrieren der Datafox Zeiterfassungsgeräte...6 Einbinden des Datafox Zeiterfassungsgeräts ins Netzwerk...7 Hinzufügen eines neuen Datafox Zeiterfassungsgeräts...9 Initialisieren des Datafox Zeiterfassungsgeräts Administration Starten des TimePunch Datafox Modul Clients RFID Transponder den TimePunch Profilen zuordnen Informationstexte erstellen Upload der Transponderdaten und Info-texte Gerät sendet Daten und wird täglich aktualisiert: Gerät sendet Daten aber wird nur manuell aktualisiert: Server ruft Daten ab und aktualisiert das Gerät täglich: Das Geräteprotokoll überprüfen Das Anmeldeprotokoll überprüfen Konfiguration Konfigurationseinträge Revision 22 Seite 3 von 25

4 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Nutzung des TimePunch Datafox Moduls zur Anbindung von RFID Transponder Zeiterfassungsgeräten der Firma Datafox. Voraussetzung Die Voraussetzung ist eine lauffähige Installation des TimePunch Application Servers und mindestens ein Datafox Zeiterfassungsgerät (z.b. PZE-Master) mit installiertem TimePunch Setup. Das Datafox Zeiterfassungsgerät ist über die TimePunch KG zu beziehen und wird vorkonfiguriert geliefert. Installation Um das Datafox Modul zu installieren ist eine Anmeldung im TimePunch Application Server notwendig. Im Bereich Administration / Module, kann das Datafox Modul installiert werden. Revision 22 Seite 4 von 25

5 Datenbank-Konfiguration Nach der erfolgreichen Installation muss die Datenbank für die Verwendung des Datafox Moduls vorbereitet werden. Das Update wird über das Kommando Datenbank aktualisieren gestartet. Revision 22 Seite 5 von 25

6 Konfiguration Die nachfolgenden Seiten beschreiben die Konfiguration des Datafox Moduls. Administrieren der Datafox Zeiterfassungsgeräte Nach der Installation des Datafox Moduls sind die Zeiterfassungsgeräte über den Menüpunkt Datafox / Konfiguration anzulegen und zu bearbeiten. Revision 22 Seite 6 von 25

7 Einbinden des Datafox Zeiterfassungsgeräts ins Netzwerk Um ein neues Datafox Zeiterfassungsgerät in das Unternehmens-Netzwerk einzubinden, muss eine gültige IP-Adresse zugeordnet werden. Dies geschieht entweder über den DHCP im Netzwerk oder der Vergabe einer statischen IP-Adresse. Hierzu sind folgende Schritte notwendig. PZE Master IV PZE Evo Durch das gleichzeitige Drücken der Pfeile nach unten und nach oben gelangt man in das Geräte-Setup. Durch das gedrückt halten des Logos (5 Sekunden) gelangt man in das Geräte- Setup. Beim Öffnen des Systemmenu Bios wird das Bios-Passwort benötigt. Mit der Pfeil nach unten und der Pfeil nach oben Taste wird die Ziffer bestimmt. Das Vorrücken zur nächsten Ziffer geschieht über das Gehen Symbol. Das Zurückrücken mit dem Kommen Symbol des Zeiterfassungs-Geräts. Beim Öffnen des Systemmenu Bios wird das Bios Passwort benötigt. Das 4 stellige Passwort muss eingegeben und mit Return betätigt werden. Das Bios-Passwort wird bei der Auslieferung des Geräts mitgeschickt. Das Bios-Passwort wird bei der Auslieferung des Geräts mitgeschickt. Nachdem das Systemmenü Bios geöffnet ist, zur Kommunikation wechseln und die Kommunikation unterbrechen. Nachdem das Systemmenü Bios geöffnet ist, zur Kommunikation wechseln und die Kommunikation unterbrechen. Revision 22 Seite 7 von 25

8 Jetzt die Schnittstelle TCP/IP auswählen und dann auf den Menüpunkt TCP/IP wechseln. Jetzt zuerst das Interface LAN oder WLAN auswählen und dann auf lanparameters wechseln. An dieser Stelle wird nun die IP Adresse des DataFox Geräts gesetzt. Soll die Adresse dynamisch über einen DHCP Server gezogen werden, so muss als IP-Adresse gesetzt sein. Die konkret vom Server vergebene IP-Adresse ist dann am DHCP Server zu ermitteln. An dieser Stelle wird nun die IP Adresse des DataFox Geräts gesetzt. Soll die Adresse dynamisch über einen DHCP Server gezogen werden, so muss als IP-Adresse gesetzt sein. Die konkret vom Server vergebene IP-Adresse ist dann am DHCP Server zu ermitteln. Danach alle Dialoge mit ESC beenden und den PZE Master neu starten. Danach alle Dialoge mit ESC beenden und den PZE Master neu starten. Revision 22 Seite 8 von 25

9 Hinzufügen eines neuen Datafox Zeiterfassungsgeräts Über die Schaltfläche Hinzufügen sind neue Zeiterfassungsgeräte hinzuzufügen. Dabei sind folgende Einstellungen möglich. Name Seriennummer Beschreibung Dies ist die Seriennummer des Zeiterfassungsgeräts. Diese ist auf der Rückseite des Geräts zu finden und identifiziert das Gerät eindeutig. Channel ID Eindeutige ID des Geräts, beginnend mit 1. Beschreibung Eine frei zu wählende Beschreibung damit das Zeiterfassungsgerät besser zugeordnet werden kann. IP-Adresse Port Verbindungsart Die IP-Adresse des Geräts. Die IP-Adresse kann entweder per DHCP oder statisch dem Zeiterfassungsgerät zugeordnet werden. Der genutzte Port. Dieser ist Standardmäßig auf 8000 eingestellt und sollte nur in Ausnahmefällen geändert werden. Gerät sendet Daten und wird täglich aktualisiert: Das Gerät sendet die Daten automatisiert an den Server. Zusätzlich gibt diese Verbindungsart an, dass das Gerät über Nacht automatisch mit den Transponder und Zeitkonten aktualisiert wird. Revision 22 Seite 9 von 25

10 Gerät sendet Daten aber wird nur manuell aktualisiert: Diese Verbindungsart wird verwendet, wenn das Gerät nicht immer erreichbar ist, z.b. beim TimeBoy, der nur die Daten sendet, aber nicht automatisiert aktualisiert werden kann. Server ruft Daten ab und aktualisiert das Gerät täglich: Bei dieser Verbindungsart ruft der Server die Daten vom Gerät ab. Einige Gerätearten unterstützen kein Aktives senden der Daten. In diesem Fall muss der Server die Zeiten jede Minute abfragen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann Fragen Sie beim Support an, welche Verbindungsart für Ihr Gerät am besten geeignet ist. Initialisieren des Datafox Zeiterfassungsgeräts Um das Datafox Zeiterfassungsgerät mit den notwendigen Verbindungsparametern zu versorgen, muss das Gerät initialisiert werden. Dies geschieht über die Schaltfläche Geräteinitialisierung aus dem Administrationsmenü. Wichtig ist, dass das Zeiterfassungsgerät empfangsbereit ist. Dies erreicht man durch folgende Punkte. PZE Master IV PZE Evo Durch das gleichzeitige Drücken der Pfeile nach unten und nach oben gelangt man in das Geräte-Setup. Durch das gedrückt halten des Logos (5 Sekunden) gelangt man in das Geräte- Setup. Revision 22 Seite 10 von 25

11 Beim Öffnen des Systemmenu Bios wird das Bios-Passwort benötigt. Mit der Pfeil nach unten und der Pfeil nach oben Taste wird die Ziffer bestimmt. Das Vorrücken zur nächsten Ziffer geschieht über das Gehen Symbol. Das Zurückrücken mit dem Kommen Symbol des Zeiterfassungs-Geräts. Beim Öffnen des Systemmenu Bios wird das Bios Passwort benötigt. Das 4 stellige Passwort muss eingegeben und mit Return betätigt werden. Das Bios-Passwort wird bei der Auslieferung des Geräts mitgeschickt. Das Bios-Passwort wird bei der Auslieferung des Geräts mitgeschickt. Nachdem das Systemmenü Bios geöffnet ist, zur Kommunikation wechseln und die Kommunikation unterbrechen. Nachdem das Systemmenü Bios geöffnet ist, zur Kommunikation wechseln und die Kommunikation unterbrechen. Jetzt active und http auf NEIN stellen. Jetzt active und http auf NEIN stellen. Danach alle Dialoge mit ESC beenden und den PZE Master neu starten. Danach alle Dialoge mit ESC beenden und den PZE Master neu starten. Revision 22 Seite 11 von 25

12 1. Jetzt über die Schaltfläche Geräteinitialisierung das Datafox Zeiterfassungsgerät konfigurieren. 2. Nach der erfolgreichen Initialisierung muss das Datafox Zeiterfassungsgerät neu gestartet werden. Hinweis: Wird die Verbindungsart von geändert wird, dann muss das Zeiterfassungsgerät über die Schaltfläche Geräteinitialisierung erneut konfiguriert werden. Hierzu ist das Datafox Zeiterfassungsgerät über die Punkte 1 bis 3 in einen Modus zu setzen, in welchem die Konfiguration über die Schaltfläche Geräteinitialisierung vorgenommen werden kann. Wird das Datafox Zeiterfassungsgerät nicht in den Konfigurationsmodus versetzt, kann die Verbindung zum Gerät nicht aufgebaut werden. Revision 22 Seite 12 von 25

13 Administration Nachdem die Hardware Konfiguration erfolgreich abgeschlossen wurde, können die TimePunch Profile den entsprechenden Transpondern zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die TimePunch Profile bereits in TimePunch angelegt sind. Starten des TimePunch Datafox Modul Clients Die TimePunch Profile und Transponder werden mit dem TimePunch Datafox Modul Client administriert. Dieser kann über das Zeiterfassungsgerät Symbol rechts oben in der Menüzeile gestartet werden. Revision 22 Seite 13 von 25

14 Nach der erfolgreichen Installation öffnet sich das Datafox Modul mit folgendem Anmeldedialog. Hinweis: Bei Verwendung von Google Chrome ist die Server URL standardmäßig nicht gefüllt. In diesem Fall muss einmalig die URL des TimePunch Application Servers eingetragen werden. Der Benutzername und das Passwort müssen entsprechend den Profileinstellungen von TimePunch belegt werden. Wichtig: Aus Gründen der Sicherheit ist ein Passwort zwingend erforderlich. Sofern für das genutzte TimePunch Profil noch kein Passwort gesetzt wurde, kann dies in TimePunch über den Menüpunkt Datei / Passwort festlegen erfolgen. Revision 22 Seite 14 von 25

15 RFID Transponder den TimePunch Profilen zuordnen Nach dem Start des Datafox Client Moduls erhält man auf dem ersten Register Transponder eine Übersicht der bereits zugeordneten Transponder. Diese ist beim ersten Start leer. Durch die Schaltfläche Transponder Hinzufügen wird ein neuer Transponder Chip angelegt. Über die Schaltfläche Update werden die TimePunch Profile aktualisiert. Revision 22 Seite 15 von 25

16 Nach dem Klick auf die Schaltfläche Transponder Hinzufügen öffnet sich folgender Dialog. Nach der Auswahl des Mitarbeiters muss die Transponder ID eingegeben werden. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob der Transponder für alle oder nur für speziell dafür zugelassene Geräte genutzt werden kann. Hinweis: Dies ist vor allem bei einer integrierten Zugangsregelung interessant, da so gesteuert werden kann, welcher Mitarbeiter für welchen Eingang die Zugangsberechtigung besitzt. Auf der rechten Seite werden die aktiven Informationstexte des Mitarbeiters angezeigt. Das sind die Texte, die der Mitarbeiter morgens bei der Anmeldung am Gerät sieht. Schaltfläche OK Übernehmen Abbruch Info-Text erstellen Beschreibung Die Daten werden gespeichert und der Dialog verlassen. Die Daten werden gespeichert, aber der Dialog bleibt geöffnet. Es kann jetzt ein neues TimePunch-Profil ausgewählt und die Transponder ID angepasst werden. Durch diese Vorgehensweise lassen sich schnell alle Mitarbeiter erfassen, ohne dass der Dialog dazu verlassen werden muss. Der Dialog wird ohne zu speichern verlassen. Es öffnet sich ein neuer Dialog in dem ein Info-Text für den Benutzer angelegt werden kann. Revision 22 Seite 16 von 25

17 Nach dem Hinzufügen werden alle Benutzerprofile, denen ein Transponder zugewiesen wurde, im Dialog angezeigt. Hinweis: Mitarbeiter die durchgestrichen angezeigt werden, verfügen über keine gültige TimePunch Lizenz und können sich dadurch nicht am Zeiterfassungsgerät anmelden. In diesem Fall ist in der Profilverwaltung von TimePunch zu prüfen, ob jedem Mitarbeiter eine gültige TimePunch Lizenz zugewiesen wurde. Revision 22 Seite 17 von 25

18 Informationstexte erstellen Es ist möglich dem Mitarbeiter beim Anmelden am Zeiterfassungsgerät eine Willkommensmeldung anzuzeigen. Diese Anzeige kann für jeden Mitarbeiter identisch oder pro Mitarbeiter verschieden sein. Möglich wäre z.b. dem Mitarbeiter einen guten Start in den Tag zu wünschen, oder auf eine Feueralarm Übung hinzuweisen. Schaltfläche Beschreibung Info-Text hinzufügen Dieser Button öffnet einen neuen Dialog, in welchem ein neuer Info-Text angelegt werden kann. Update Nur aktive Informationstexte anzeigen Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige. Ist diese Auswahlbox aktiviert, dann werden nur die aktuellen Info-Texte angezeigt. Ist die Auswahlbox nicht ausgewählt, werden auch abgelaufene Info-Texte angezeigt. Revision 22 Seite 18 von 25

19 Nach dem Klick auf die Schaltfläche Info-Text hinzufügen öffnet sich folgender Dialog. Im Anzeigetext kann die Willkommensmeldung festgelegt werden. Zusätzlich kann die Gültigkeit festgelegt, sowie die Anzeige für verschiedene Benutzerprofile eingeschränkt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche Ok wird der Info-Text gespeichert. Revision 22 Seite 19 von 25

20 Upload der Transponderdaten und Info-texte Sobald alle Transponder eingerichtet sind und die Info-Texte angelegt wurden, müssen die Daten an das Datafox Zeiterfassungsgerät übertragen werden. Je nach gewähltem Verbindungstyp existieren dazu verschiedene Möglichkeiten. Gerät sendet Daten und wird täglich aktualisiert: Die Automatische Aktualisierung ist der Standardfall, wenn das Datafox Zeiterfassungsgerät stationär aufgestellt und mit dem Netzwerk verbunden ist. In diesem Fall werden alle Daten immer abends 22:00 Uhr am Gerät aktualisiert. Dennoch kann auch hier die Aktualisierung durch Klick auf die Upload Schaltfläche für jedes Gerät sofort gestartet werden. Alternativ können über das Menü auch alle angeschlossenen Geräte auf einmal aktualisiert werden. Der Aktualisierungswunsch wird dabei im Service Feld angezeigt. Datafox Zeiterfassungsgeräte, die mit der automatischen Aktualisierung angeschlossen sind, senden jede Minute ein sogenanntes Lebenszeichen. Damit wird sichergestellt, dass die Geräte noch im Netzwerk verfügbar sind. Hinweis: Nach dem Klick auf Datenupload kann es bei der automatischen Aktualisierung ein bis zwei Minuten dauern, bis die Daten übertragen werden. Das kommt daher, weil das Gerät nach dem Empfang des nächsten Lebenszeichens in den Übertragungsmodus (Aktiv Modus) versetzt wird. Danach dauert es nochmal eine Minute bis zum nächsten Lebenszeichen, um die Daten an das Zeiterfassungsgerät zu senden. Revision 22 Seite 20 von 25

21 Gerät sendet Daten aber wird nur manuell aktualisiert: Dieser Verbindungstyp ist identisch mit dem Ersten, jedoch mit dem Unterschied, dass das Gerät nicht automatisch jede Nacht aktualisiert wird. Dies ist z.b. beim TimeBoy notwendig, da das Gerät meistens per GPRS angebunden wird und dadurch keine automatische Aktualisierung erfolgen kann. Server ruft Daten ab und aktualisiert das Gerät täglich: Nicht jeder Gerätetyp unterstützt das aktive Senden der Zeiteinträge zum Server. Wird dies vom Gerät nicht unterstützt, dann muss der Server die Zeiten jede Minute vom Gerät abholen. Nach dem erfolgreichen Empfang der Daten wird das Lebenszeichen wie bei dem ersten Verbindungstyp gesetzt und die Verfügbarkeit des Geräts somit bestätigt. Das Geräteprotokoll überprüfen Der Datenupload wird im Geräteprotokoll vermerkt. Im Dialog wird das Protokoll der letzten 14 Tage angezeigt. Traten Fehler bei der Aktualisierung der Transponder oder Account Daten auf, so werden sie hier angezeigt. Über die Schaltfläche Update wird das Geräteprotokoll aktualisiert. Revision 22 Seite 21 von 25

22 Das Anmeldeprotokoll überprüfen Im Anmeldeprotokoll können die An und Abmeldungen aller Benutzer der letzten 14 Tage abgerufen werden. Dies kann z.b. wichtig sein, wenn ein Mitarbeiter sich am Abend nicht abmeldet, und am nächsten Tag einen neuen Zeiteintrag startet. Der nicht abgeschlossene Zeiteintrag wird nicht gespeichert und fehlt dem Mitarbeiter als Arbeitszeit. Über das Anmeldeprotokoll kann die morgendliche Anmeldung des Mitarbeiters geprüft werden, um den fehlenden Zeiteintrag rekonstruieren zu können. Revision 22 Seite 22 von 25

23 Konfiguration Auf der Konfigurationsseite des Moduls können grundlegende Einstellungen zur Erfassung durchgeführt werden. Das Arbeitszeit-Projekt definiert, auf welches Projekt die reguläre Kommen / Gehen Zeiterfassung gebucht werden soll. Dieses ist im Standard auf dem Projekt Arbeitszeit eingestellt. Das Dienstgang-Projekt definiert, auf welches Projekt die Dienstgänge gebucht werden. Zusätzlich ist es in TimePunch möglich verschiedene Tätigkeiten zum Projekt Dienstgang anzulegen. Diese werden bei der täglichen Aktualisierung der Geräte publiziert, so dass der Mitarbeiter verschiedene Dienstgänge buchen kann (z.b. Kundentermin, Behördengang usw.) Die Aufzeichnungsgenauigkeit definiert die Rundung bei der Zeiterfassung. Der Standard ist Minutengenau. Je nachdem welcher Transponder verwendet wird, kann die Schlüssellänge variieren. Die Standardlänge für UNIQUE Transponder sind 13 Zeichen. Bitte setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung, wenn Sie sich bei der Schlüssellänge nicht sicher sind. Nach dem Ändern der Einstellungen müssen diese durch einen Klick auf Übernehmen gespeichert werden. Revision 22 Seite 23 von 25

24 Konfigurationseinträge In der Datei TimePunch.ini die im Verzeichnis C:\ProgramData\TimePunch abgelegt ist, können noch weitere technische Einstellungen vorgenommen werden. Dies ist jedoch nur nach Absprache mit dem Support von TimePunch durchzuführen, da diese Einstellungen auch direkte Auswirkung auf die Lauffähigkeit des Datafox Moduls haben können. Alle Datafox relevanten Einstellungen befinden sich im Abschnitt [Datafox] Eintrag Vorgabe Beschreibung HOST_ADDRESS Wenn die Hostadresse nicht gesetzt ist, wird die Adresse dynamisch ermittelt. LISTENER_PORT 8001 Der Port der für die aktive Verbindung genutzt wird. ACTIVEMODE_TIMEOUT 5000 Timeout der aktiven Verbindung in Millisekunden. ALIVEPING 45 Anzahl der Sekunden nach der ein Lebenszeichen vom Zeiterfassungsgerät gesendet wird. MAX_CONNECTIONS 20 Anzahl der maximal gleichzeitig zugelassenen Verbindungen von Datafox Zeiterfassungsgeräten. UPDATE_INTERVAL 60 Anzahl der Sekunden nach der geprüft wird, ob eine Geräteaktualisierung vorliegt und ausgeführt werden muss. MAX_OFFSET_MINUTES 20 Anzahl der Minuten die max. auf ein Senden der Zeiteinträge durch das Datafox Zeiterfassungsgerät gewartet wird. Findet der Empfang des Zeiteintrags nach der vereinbarten Zeit statt, so wird ein autarker Eintrag geschrieben und keine aktive Protokollierung gestartet. REQUEST_TIMEOUT 5000 Timeout der für die Kommunikation mit dem Datafox Zeiterfassungsgerät. MAX_DURATION_HOURS 16 Max. länge eines protokollierten Zeiteintrags IP_TIMEOUT 5000 Timeout für die Netzwerk-Kommunikation DEVICE_UPDATETIME 22:00 Allgemeine Datafox Aktualisierungszeit. Dies ist die Uhrzeit bei der die tägliche Datenaktualisierung gestartet wird. MAX_SEARCH_RESULTS 500 Anzahl der maximalen Suchergebnisse im Anmeldeprotokoll. Bei Überschreitung der Ergebnisanzahl muss die Suche durch den Benutzer eingeschränkt werden. Revision 22 Seite 24 von 25

25 Ende des Dokuments Revision 22 Seite 25 von 25