Handbuch Drivve Image Appliance. Knowledge base article #2103

Transkript

1 Handbuch Drivve Image Appliance Knowledge base article #2103 Einführung Die Drivve Image Appliance umfasst ein kombiniertes System aus Computer-Hardware und speziell dafür konfigurierte Software, die Ihnen die alle Funktionen zum Scannen von Dokumenten mittels eines kompatiblen Multifunktionsgerätes (MFP) bietet. Typische Aufgaben wie intelligente Vergabe von Dateinamen, Konvertierung in durchsuchbare PDF Dateien oder Stapelscan lassen sich im Handumdrehen erledigen. Die Appliance lässt sich mittels eines Installations-Assistenten in wenigen Minuten konfigurieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Grafische Darstellung der Drivve Image Appliance Die Drivve Image Appliance wird mit einer Reihe vorkonfigurierter Scanprofile ausgeliefert. Diese Scanprofile können Sie sofort nutzen und damit die typischen Scan-Aufgaben schnell und einfach erledigen. Die gescannten Dateien werden in einem freigegebenen Ordner auf dem Appliance Computer abgelegt und Sie können auf diese von Ihrem PC über das Netzwerk zugreifen. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Drivve Image Appliance sowie eine Übersicht der verfügbaren Scanprofile und deren Funktionsweise. Wir empfehlen Ihnen, diese Informationen kurz durchzulesen, bevor Sie mit dem Scannen Ihrer Dokumente beginnen. Page 1 of 19

2 Dokumentablage Alle Dokumente, die Sie scannen, werden in einem Ordner auf dem Appliance Computer abgelegt. Der Basisordner ist über die Windows-Freigabe für jeden Benutzer freigegeben und Sie können sich die Scans dort direkt abholen, indem Sie mit dem Windows Explorer auf die Freigabe zugreifen. Der Zugriff erfolgt einfach über das Format \\<IP-Adresse>\Scans. Wenn beispielsweise der Appliance Computer die IP-Adresse hat, können Sie einfach in die Windows Explorer-Adressleiste folgendes eingeben: \\ \Scans Apple-Computer Wenn Sie einen Apple-Computer verwenden, öffnen Sie den Finder und wählen den Menüpunkt Gehe zu Mit Server verbinden. Page 2 of 19

3 Geben Sie dann folgendes ein: smb:// /scans Klicken Sie OK und wählen Sie die Option Gast und klicken Sie den Button Verbinden. Der Appliance Computer wird mit einer Festplatte mit ca. 290 GB freiem Speicherplatz ausgeliefert - das reicht für eine große Menge an Scans. Da jedoch alle gescannten Dokumente auf der Appliance gespeichert werden, empfehlen wir Ihnen, die Dateien von Zeit zu Zeit aufzuräumen und nicht mehr benötigte Dateien zu löschen. Falls der Speicherplatz der Appliance unter 1 GB geht, werden Sie per automatisch benachrichtigt. Installation Die Installation der Drivve Image Appliance gliedert sich in drei Schritte: 1. Anschließen der Hardware 2. Installation des Assistenten auf einem Benutzer-PC mit USB-Stick 3. Konfiguration der Appliance mittels Installations-Assistent Anschließen der Hardware Packen Sie den Appliance Computer aus und schließen Sie ihn an das Stromnetz an. Schließen Sie ihn nun mittels Netzwerkkabel (nicht im Lieferumfang) an das Netzwerk an, in dem sich auch die Multifunktionsgeräte befinden, die Sie verwenden möchten. Achten Sie darauf, dass der Netzwerkanschluss funktionstüchtig ist. Schalten Sie den Appliance Computer ein Page 3 of 19

4 Sie benötigen keine Tastatur und keinen Bildschirm, können diese jedoch optional anschließen. Installation des Assistenten auf einem Benutzer-PC mit USB-Stick Entnehmen Sie den im Lieferumfang enthaltenen USB-Stick und schließen Sie diesen an einem PC mit Internetzugang an. Schließen Sie ihn nicht am Appliance Computer an! Starten Sie das Installationsprogramm, dass sich auf dem USB-Laufwerk befindet. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm und installieren Sie den Assistenten. Nach Abschluss der Installation wird der Assistent automatisch gestartet. Konfiguration der Appliance mittels Installations-Assistent Appliance Installationsassistent Der Appliance Installationsassistent ermöglicht Ihnen die schnelle und einfache Konfiguration Ihrer Drivve Image Appliance. Der Assistent muss mindestens ein mal ausgeführt und der Appliance Computer erfolgreich konfiguriert werden. Sie können diesen Assistenten erneut aufrufen um die Konfiguraton zu ändern, neue Lizenzen einzuspielen oder einen weiteren Appliance Computer einzurichten. Starten Sie den Assistenten als Administrator, stellen Sie sicher, dass eine Verbindung zum Internet besteht und der Appliance Computer eingeschaltet und über das Netzwerk erreichbar ist. Installationsschritte Der Assistent leitet Sie durch eine Reihe von Installationsschritten. Page 4 of 19

5 Schritt Appliance Computer suchen Beschreibung In diesem Schritt wird versucht, den Appliance Computer im Netzwerk zu finden. Dies geschieht mit Hilfe des SNMP Protokolls (Simple Network Management Protocol). Alle im Netzwerk gefundenen Computer werden in der Liste angezeigt. Wenn Sie auf einen Eintrag in der Liste klicken, wird versucht, die Seriennummer des Computers zu ermitteln, die dann später bei der Lizenzierung eine Rolle spielt. Wählen Sie den Appliance Computer aus der Liste und klicken Sie auf Weiter. Falls Sie den Appliance Computer nicht im Netzwerk finden, prüfen Sie bitte folgendes: Stellen Sie sicher, dass der Appliance Computer eingeschaltet und mit dem Netzwerk verbunden ist. Kontrollieren Sie die Felder Subnetzmaske und IP-Adresse in den Sucheinstellungen. Diese müssen so konfiguriert sein, dass der Appliance Computer im entsprechenden Netzwerk gefunden werden kann. Im Zweifel geben Sie hier die Subnetzmaske Ihres PCs und dessen IP-Adresse ein. Das SNMP-Protokoll ist ein UDP-Protokoll auf Port 161/162 - stellen Sie sicher, dass eine eventuell vorhandene Firewall die Verbindung erlaubt. Nachdem Sie die Einstellungen geändert haben, klicken Sie erneut auf Suchen. USB-Konfiguration Falls der Appliance Computer nach wie vor nicht gefunden wird, klicken Sie auf die Schaltfläche USB-Konfiguration. Mit der USB-Konfiguration können Sie eine Netzwerkkonfiguration auf einem USB-Stick speichern und diesen dann an den USB-Anschluss des Appliance Computers anschließen und ihn damit konfigurieren. Lizenzinformationen - Kundendaten In diesem Schritt wird die Lizenz Ihres Appliance Computers ermittelt. Dazu ist eine Internetverbindung nötig. Nachdem die Lizenz gefunden wurde, ergänzen Sie bitte alle erforderlichen Adressfelder (mit * gekennzeichnet) und klicken Sie dann auf Weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige Adresse eingeben. Falls zu der Seriennummer des Appliance Computers keine Lizenz gefunden wird, wenden Sie sich bitte an den telefonischen Kundensupport. Die Rufnummer finden Sie in Ihren Unterlagen und sie ist zusätzliche auf dem Gehäuse des Appliance Computers aufgebracht. Softwarelizenzen In diesem Schritt werden Ihnen die von Ihnen erworbenen Softwarelizenzen und deren Wartungszeitraum angezeigt. Page 5 of 19

6 Netzwerkeinstellungen Dieser Schritt konfiguriert die Netzwerkeinstellungen des Appliance Computers. Der Appliance Computer wird mit einer statischen IP-Adresse konfiguriert, sodass die Verbindung vom Scangerät problemlos funktioniert. Der Installationsassistent hat bereits eine Konfiguration ermittelt und schlägt diese vor. Falls Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie die vorgeschlagenen Werte. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Falls die Netzwerkeinstellung fehlerhaft konfiguriert werden - beispielsweise durch die Konfiguration einer bereits vorhandenen IP-Adresse, kann es dazu kommen, dass der Appliance Computer nicht mehr mit dem Netzwerk verbunden ist und von diesem Installationsassistenten nicht mehr gefunden wird. Vergewissern Sie sich also, dass die Einstellungen gültig sind. Falls es zu einer ungültigen Konfiguration kommt, verfahren Sie bitte wie im Abschnitt USB-Konfiguration (oben) beschrieben. Konfiguration Multifunktionsgeräte Der Assistent versucht in diesem Schritt alle im Netzwerk vorhandenen Multifunktionsgeräte zu lokalisieren. Dies geschieht ebenfalls auf Basis des SNMP-Protokolls. Falls Sie ein Gerät in der Liste vermissen, stellen Sie sicher, dass es eingeschaltet ist und sich nicht im Schlaf-Modus befindet. In der oberen Liste sehen Sie alle gefundenen Geräte, in der unteren die bereits mit diesem Appliance Computer konfigurierten. Sie können nun über Hinzufügen Geräte in die untere Liste einfügen und diese damit für diesen Appliance Computer verwendbar machen. Klicken Sie auf Entfernen, um ein Gerät wieder aus der Liste der verwendbaren Geräte zu entfernen. Es ist abhängig von der Anzahl der Softwarelizenzen, wie viele Geräte Sie maximal mit dem Appliance Computer verwenden können. Die maximale Anzahl wird Ihnen in der Kopfzeile angezeigt. Scanprofile Der Appliance Computer wird mit einer gewissen Anzahl vorkonfigurierter Scanprofile ausgeliefert. Manche dieser Scanprofile benötigen zusätzliche Softwarelizenzen. Falls Ihnen diese fehlen, wird das im Feld Bemerkung entsprechend angezeigt. Wählen Sie nun die Scanprofile aus der oberen Liste, die Sie verwenden möchen, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie ein Scanprofil aus der unteren Liste und klicken Sie Entfernen, um dieses nicht mehr zu verwenden. Sie können diesen Assistenten später jederzeit erneut starten, um die Scanprofile neu zu konfigurieren. Server Der Appliance Computer benötigt eine gültige Konfiguration. Bitte geben Sie hier die Informationen über Ihren Server an, sowie eine gültige Adresse, die zur Benachrichtigung bei Fehlern verwendet werden soll. Zum Testen der Einstellungen klicken Sie auf Testen. Konfiguration speichern In diesem Schritt wird nun die gesamte Konfiguration gespeichert und der Appliance Computer konfiguriert. Nach erfolgreichem Abschluss ist der Appliance Computer vollständig konfiguriert. Verfügbare Scan-Profile Scan-Profil Quickscan Page 6 of 19

7 Mit dem Scan-Profil Quickscan können Sie Dokumente scannen ohne weitere Indexdaten einzugeben. Sie werden direkt zur Scan-Seite geleitet und können sofort scannen. Die gescannten Dokumente werden im Ordner Quickscan abgelegt und erhalten einen vordefinierten Namen. Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-weiß Simplex Scan-Profil Ordner-Ablage Page 7 of 19

8 Das Scan-Profil Ordner-Ablage erlaubt Ihnen, Dokumente zu scannen und dabei einen Zielordner auszuwählen. Die Liste der Zielordner ergibt sich aus den Unterordnern unter dem Ordner Scans\Ablage auf dem Appliance Computer. Sie können dort nach Belieben mit dem Windows Explorer Unterordner anlegen, die Sie dann zur Auswahl eim Scannen bekommen. Einstellung Ablageordner Dateiname (optional) Kopie an (optional) Ordner erstellen (optional) Konvertieren zu Erläuterung Auswahl eines Ordners auf dem Appliance-Computer. Sie können durch die Ordnerstruktur navigieren und einen Zielordner auswählen. Das gescannte Dokument wird im entsprechenden Ordner unterhalb von Scans\Ablage abgelegt. Eingabe eines optionalen Dateinames. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird ein Standard-Name erstellt. Optionale Eingabe einer Adresse, an die der Scan zusätzlich geschickt werden soll. Eingabe eines Ordnernamens. Der Ordner wird automatisch erstellt und das gescannte Dokument in ihm abgelegt. Auswahl einer Liste von Formaten, in der das Dokument gespeichert werden soll. Standard-Format ist PDF (durchsuchbar). Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-weiß Simplex Page 8 of 19

9 Scan-Profil Scan to Mit dem Scan-Profil Scan to können Sie ein gescanntes Dokument per versenden. Dazu können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Einstellung Adresse Betreff (optional) Dateiname (optional) Nachrichtentext (optional) Konvertieren zu Erklärung Eingabe der -Adresse Eingabe eines -Betreffs. Wenn Sie keinen Betreff eingeben, wird ein Standard-Betreff verwendet. Eingabe eines optionalen Dateinamens. Wenn Sie keinen Dateinamen eingeben, wird ein Standard-Name verwendet. Optionale Eingabe eines Textes. Auswahl einer Liste von Formaten, in der das Dokument gespeichert werden soll. Das Standard- Format ist PDF (durchsuchbar). Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-weiß Simplex Page 9 of 19

10 Scan-Profil Belege Mit dem Scan-Profil Belege können Sie Belege wie z.b. Rechnungen, Lieferscheine usw. scannen. Im Scan-Profil können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Einstellung Dokumenttyp Erklärung Eine Auswahl von Dokumenttypen. Das gescannte Dokument wird im entsprechenden Ordner unterhalb von Scans\Belegeabgelegt. Es wird automatisch eine Ordnerstruktur erstellt: Scans\Belege\<Dokumenttyp>\<Jahr>\<Monat> Belegnummer (optional) Jahr Monat Kopie an (optional) Zusatzinfo (optional) Optionale Eingabe einer Belegnummer. Die Belegnummer wird als Teil des Dateinamens verwendet. Auswahl des Jahres des Rechnungsdatums. Diese Angabe wird als Unterordnername verwendet. Auswahl des Monats des Rechnungsdatums. Diese Angabe wird als Unterordnername verwendet. Optionale Eingabe einer Adresse, an die das Dokument zusätzlich geschickt werden soll. Optionale Eingabe einer Info die als Dateinamen-Zusatz verwendet wird. Standard Scannereinstellungen Auflösung 300dpi Page 10 of 19

11 Farbmodus Plex Schwarz-weiß Simplex Beispiel: Scannen einer Eingangsrechnung Scan-Profil Belege mit Barcode Das Scan-Profil Belege mit Barcode verwendet Barcodes zum Erzeugen von Dateinamen (erfordert Barcode Lizenz) und zum Trennen von Dokumentenstapeln. Es erlaubt Ihnen, ein- oder mehrseitige Belege, die einen Barcode auf der ersten Seite haben, im Stapelmodus zu scannen. Der Barcode zeigt an, dass ein neues Dokument im Stapel beginnt. Drivve Image erkennt automatisch den Barcode auf der ersten Seite, erzeugt den Dateinamen aus dem Barcodewert (erfordert Barcode Lizenz) und trennt die Seiten entsprechend, so dass jedes Dokument in einer einzelnen Datei gespeichert wird. Auf diese Weise können Sie z.b. einen Stapel von Lieferscheinen scannen - Drivve Image erstellt Ihnen automatisch die richtigen Dateien. Page 11 of 19

12 Im Scan-Profil können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Einstellung Verwendung Dokumenttyp Eine Auswahl von Dokumenttypen. Das gescannte Dokument wird im entsprechenden Ordner unterhalb von Scans\Belegeabgelegt. Es wird automatisch eine Ordnerstruktur erstellt: Scans\Belege\<Dokumenttyp>\<Jahr>\<Monat> Sofern eine Barcode Lizenz vorhanden ist, wird der Dateiname wie folgt erzeugt: <Dokumenttyp> <Barcode> <Zusatzinfo> <Datum und Uhrzeit>. Wenn keine Barcode Lizenz existiert, dann wird der Dateiname: <Dokumenttyp> <Zusatzinfo> <Datum und Uhrzeit>. Jahr Monat Kopie an (optional) Zusatzinfo (optional) Auswahl des Jahres des Rechnungsdatums. Diese Angabe wird als Unterordnername verwendet. Auswahl des Monats des Rechnungsdatums. Diese Angabe wird als Unterordnername verwendet. Optionale Eingabe einer Adresse, an die der Scan zusätzlich geschickt werden soll. Optionale Eingabe einer Info, die als Dateinamen-Zusatz verwendet wird. Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-weiß Simplex Scan-Profil Leerseiten-Trennblatt Page 12 of 19

13 Das Scan-Profil Leerseiten-Trennblatt können Sie zum Stapel-Scan mit Leerseiten-Trennblättern verwenden. Dazu legen Sie einfach ein leeres Blatt zwischen jedes Dokument. Die Software erkennt dann automatisch die Trennblätter und erstellt entsprechend je eine Datei. Die Trennblätter werden dabei automatisch aus den Scans entfernt. Im Scan-Profil können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Einstellung Ablageordner Dateiname (optional) Kopie an (optional) Ordner erstellen (optional) Konvertieren zu Verwendung Auswahl eines Ordners auf dem Appliance-Computer. Sie können durch die Ordnerstruktur navigieren und einen Zielordner auswählen. Das gescannte Dokument wird im entsprechenden Ordner unterhalb von Scans\Ablage abgelegt. Optionale Eingabe eines Dateinamens. Wenn Sie keinen Dateinamen angeben, wird ein Standard- Dateiname verwendet. Optionale Eingabe einer Adresse, an die der Scan zusätzlich geschickt werden soll. Optionale Eingabe eines Ordnernamens, der dann automatisch erstellt wird und in den der Scan dann abgelegt wird. Auswahl eines Formats, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Das Standard-Format ist PDF (durchsuchbar). Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus 300dpi Schwarz-weiß Page 13 of 19

14 Plex Simplex Scan-Profil Barcode-Deckblatt Das Barcode-Deckblatt Profil ist ein vorkonfiguriertes Scan-Profil, das Sie zuammen mit dem mitgelieferten Drivve Barcode- Deckblatt (Microsoft Excel Datei) verwenden. Sie können das Deckblatt an Ihrem PC mit Werten (maximal drei) befüllen und dann ausdrucken. Verwenden Sie es dann als Deckblatt beziehungsweise als Trennblatt mit diesem Scanprofil. Die im Deckblatt eingegebenen Werte werden als Ordnername, Dateiname und Zusatzinfo verwendet. Das Erstellen von Scan- Deckblättern ist besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise immer wiederkehrende Ablagen haben - zum Beispiel bei Architekten, die für jedes der aktuellen Projekte je ein Deckblatt erstellen oder für Rechtsanwälte mit einem Deckblatt je Mandant. Installation des Deckblatts Falls Sie den Installationsassistenten auf Ihrem PC installiert haben, wurde bereits eine Verknüpfung zum Deckblatt auf dem Desktop erstellt. Falls nicht, befindet sich das Installationsprogramm für das Barcode-Deckblatt im Ordner Barcode-Deckblatt auf dem Appliance Computer unter \\<IP Adresse>\Setup. Erste Verwendung des Deckblatts Bei dem Deckblatt handelt es sich um eine Microsoft Excel Datei, die zusammen mit einer Barcode-Schriftart verwendet wird. Der Benutzer kann drei Werte in das Excel-Deckblatt eingeben und diese werden dann beim Drucken als Barcode (Code 128) Page 14 of 19

15 codiert und damit maschinenlesbar gemacht. Diese Funktionalität wird durch Makros erreicht, die im Deckblatt enthalten sind. Wenn Sie das Excel-Deckblatt zum ersten mal öffnen, werden die enthaltenen Makros automatisch deaktiviert. Dadurch funktioniert das Deckblatt eventuell nicht ordnungsgemäß. Gehen Sie wie folgt vor: Die folgende Beschreibung bezieht sich auf Microsoft Excel Falls Sie eine andere Version von Excel verwenden, können sich die unten beschriebenen Meldungen unterscheiden. Öffnen Sie das Deckblatt mit Microsoft Excel. Es erscheint folgende Meldung: Klicken Sie auf Nein, um das Deckblatt im Bearbeitungsmodus zu öffnen. Das Deckblatt öffnet sich nun und es erscheint eine Sicherheitswarnung im oberen Bereich des Anwendungsfensters: Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie dann "Allen Dokumenten von diesem Hersteller vertrauen". Page 15 of 19

16 Klicken Sie dann auf OK. Schließen Sie nun Excel wieder. Beim nächsten Öffnen des Deckblatts können Sie dieses dann schreibgeschützt öffnen. Die Sicherheitswarnung wird nicht wieder angezeigt und die Makros werden aktiviert. Im Scan-Profil können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Einstellung Ablageordner Verwendung Auswahl eines Ordners auf dem Appliance Computer. Sie können durch die Ordnerstruktur navigieren und einen Zielordner auswählen. Das gescannte Dokument wird dann im Unterordner abgelegt, den Sie im Deckblatt eingegeben haben.. Es wird automatisch eine Ordnerstruktur erstellt: Scans\Ablage\<Ordnername> Kopie an (optional) Konvertieren zu Optionale Eingabe einer Adresse, an das Dokument zusätzlich geschickt werden soll. Auswahl eines Formats, in der das Dokument gespeichert werden soll. Das Standard-Format ist PDF (durchsuchbar). Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-weiß Simplex Page 16 of 19

17 Beispiel: Excel Deckblatt mit Eingabe eines Mandanten, eines Aktenzeichens und einer Zusatzinfo. Dadurch wird die Ordnerstruktur Scans\Ablage\Mandant 1 angelegt und die Datei mit dem Namen Aktenzeichen 01/13 Beschluss <Datum und Uhrzeit>.pdf gespeichert. Scan-Profil RA-Micro E-Postfach Das Scan-Profil RA-Micro E-Postfach ist ein spezielles Profil zum Scannen in das RA-Micro E-Postfach.. Im Scan-Profil können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Page 17 of 19

18 Einstellung Aktennummer Dokumentdatum Bemerkung Kopie an Konvertieren zu Verwendung RA-Micro Aktennummer Optionale Eingabe eines Dokumentdatums Optionale Eingabe einer Bemerkung Optionale Eingabe einer Adresse Auswahl der Formate. Standard Scannereinstellungen Auflösung Farbmodus Plex 300dpi Schwarz-Weiß. Simplex Zugriff auf die Appliance mit Remote Desktop Der Appliance Computer ist ein PC mit dem Betriebssystem Windows 7 und ermöglicht es Ihnen, sich mit Remote Desktop zu verbinden. Dies kann beispielsweise nötig sein, wenn Sie Einstellungen des Betriebssystems ändern möchten oder zusätzliche Software installieren möchten, z.b. einen Virenscanner. Sie können mit dem Benutzername Admin und dem Passwort admin per Remote Desktop auf den Computer zugreifen. Falls Sie die IP-Adresse des Appliance Computers nicht kennen, starten Sie den Installations-Assistent. Dieser zeigt die IP-Adresse an. Page 18 of 19

19 Wir empfehlen Ihnen, das Passwort des Benutzers Admin zu ändern, so dass keine unbefugten Personen Zugriff auf den Appliance Computer bekommen. Der Appliance Computer wurde mit einer speziellen Konfiguration ausgeliefert, die für den einwandfreien Betrieb der Appliance nötig ist. Wenn Sie Einstellung, wie beispielsweise Netzwerkeinstellungen Firewall-Konfiguration ändern, kann dies den Betrieb beeinträchtigen. Führen Sie nur Änderungen aus, wenn Sie sicher sind, dass diese den Betrieb nicht beeinträchtigen. Page 19 of 19