Muster-Bearbeitungsreglement (öffentlich) für die Krankenversicherer des RVK

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1 Muster-Bearbeitungsreglement (öffentlich) für die Krankenversicherer des RVK 1. BESCHREIBUNG DES UNTERNEHMENS Die sodalis gesundheitsgruppe ist eine Krankenversicherung gemäss KVG. Ausserdem werden diverse Zusatzversicherungen gemäss VVG angeboten. Unser Tätigkeitsgebiet beschränkt sich auf die Kantone Wallis und Bern. 2. ORGANISATION 2.1 DAS SYSTEM Die nachfolgende, grafische Übersicht zeigt die von der Datenbearbeitung betroffenen Umsysteme auf: OCOM BBT IT-Surplus Bambus RVK Leistungs -erbringer Versichert e sodalis gesundheitsgruppe Bar Informatik Fux campagna Vertrauensarzt Vertrauens Zahnarzt 1

2 Oder auch im EFQM zu finden als: 2.2 ORGANIGRAMM Das aktuelle Organigramm befindet sich im Ordner S: Allgemein / EFQM sodalis / 1 Führung / 2 Organisation Insgesamt arbeiten 36 Mitarbeitende mit diesem System. Verantwortliche Stelle zur Aktualisierung des Organigramms: Personalverantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 2.3 VERANTWORTLICHKEITEN Die Gesamtverantwortung für den Datenschutz trägt die Geschäftsleitung. Diese Verantwortung ist nicht übertragbar. Alle weiteren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten betreffend Datenschutz und Sicherheit sind in den entsprechenden Stellenbeschreibungen festgehalten. Die Leiterin / der Leiter der Organisationeinheit (Personal) verfügt über aktuelle Version aller Stellenbeschreibungen. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen in der Umsetzung und Einhaltung des Datenschutzes und nimmt die entsprechenden Kontrollen vor. Er trägt 2

3 jedoch nicht die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzes, diese liegt in jedem Fall beim Inhaber der Datensammlung. Verantwortliche Stelle zur Führung und Aktualisierung der Stellenbeschreibungen: Personalverantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 2.4 PROZESSABLÄUFE Die Prozessabläufe sind im SCODi unter Kapitel 5 dokumentiert. Die aktuellen Prozessabläufe können beim Q-Verantwortlichen eingesehen werden. Insbesondere folgende Prozesse sind in Bezug auf den Datenschutz wesentlich: Vertrauensarzt / besonders schützenswerte Daten Vertrauensarzt, Zahnarzt / besonders schützenswerte Daten KG stationär / besonders schützenswerte Daten Neuantrag / besonders schützenswerte Daten Datensammlung Prozess Auskunftsbegehren Verantwortliche Stelle: Q-Verantwortlicher 2.5 ANMELDUNG DER DATENSAMMLUNGEN BEIM EDÖB Da die sodalis gesundheitsgruppe über einen dem EDÖB gemeldeten, betrieblichen Datenschutzverantwortlichen nach Art. 12a und 12b VDSG verfügt, ist sie gemäss Art 11a Abs. 5 lit. e DSG vom Führen eines öffentlich zugänglichen Registers der Datensammlungen und von der Pflicht zur Anmeldung der Datensammlung befreit. Die Konformität der einzelnen Datensammlung, die Personendaten erhält, wird vor Implementierung sowie kontinuierlich für alle bestehenden Datensammlungen geprüft und im Konformitätsnachweis dokumentiert. Verantwortliche Stelle Führung und Aktualisierung Konformitätsnachweises: Datenschutzverantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 2.6 AUSKUNFTSBEGEHREN Die gesetzlichen Grundlagen betreffend Auskunftsbegehren sind im EFQM sodalis / 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / Datenschutz im Detail festgehalten. Der dazugehörige Prozessablauf ist in Scodi4P Viewer auch als Prozess hinterlegt. 3

4 Daten über die Gesundheit des Gesuchsstellers werden an einen vom Gesuchsteller bestimmten Arzt übermittelt, nicht an den Gesuchssteller persönlich. Verantwortliche Stelle Prozessablauf Auskunftsbegehren: Datenschutzverantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 2.7 KONTROLLVERFAHREN Folgende technische und organisatorische Massnahmen werden getroffen, um die Einhaltung des Datenschutzes sicher zu stellen: Was? Zuständige Stelle? Ort der Aufbewahrung? Zugriffs- und Berechtigungskonzept 1 Security Konzept bbti fehlt noch EDV: ThBl, MaWa 4

5 Good Auditierung (Auditberichte) Audits der internen Revision (Auditberichte) Security Konzept Monitoring (Aufzeichnung der Zugriffe, Logfiles) Schutz vor Datenklau und Datenmissbrauch 2 Aufbewahrungs- und Archivierungskonzept Datenschutzverantwortlicher EFQM / 99 / Unterlagen / Audit Datenschutzverantwortlicher EFQM sodalis / 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / Datenschutz Ergebnisse: S:\Allgemein\EFQM sodalis\9 Schlüsselergebnisse\Audit DSM und QM Geschäftsleitung Alle Mitarbeiter, alle IT- Alle Mitarbeiter, alle IT- Beteiligten Beteiligten Datenschutzverantwortlicher EFQM sodalis / 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / Datenschutz Verantwortliche Stelle: Datenschutzverantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 3. IT-SYSTEM 3.1 INFORMATIKMITTEL Die nachfolgende Grafik zeigt die IT Struktur auf, in welche das automatisierte Datenbearbeitungssystem eingegliedert ist Patienten Client Drucker Aussenstelle (z.b. IT- Dienstleister) Ärzte / Spitäler Vertrauensarzt Client Server Client IT-Abteilung Backup 5

6 Die Mitarbeitenden können via ihren Computer (Client) auf die Daten auf dem Server zugreifen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben brauchen. Alle Daten werden auf einem Backup-Server sicherheitsgespeichert (dupliziert). Lediglich die IT-Abteilung kann auf die Backups zugreifen. Der Vertrauensarzt kann auf die Daten zugreifen, die er für die Erfüllung seiner Aufgabe braucht. Die Mitarbeitenden der Krankenkasse können nicht auf die Daten des Vertrauensarztes zugreifen stimmt bei uns so nicht. Weder die Patienten noch die Ärzte resp. Spitäler können auf diese Daten zugreifen. Verantwortliche Stelle: IT-Verantwortlicher sodalis gesundheitsgruppe 3.2 APPLIKATION BBTI Krankenkassensoftware der Firma BBT Unterlagen über die Applikation Unterlagen bezüglich der Planung der Applikation sind im Ordner S: / Allgemein / EFQM sodalis / Partnerschaften - Ressourcen abgelegt 3. Unterlagen bezüglich der Realisierung der Applikation sind im Ordner S: / Allgemein / EFQM sodalis / Partnerschaften - Ressourcen abgelegt 4. Unterlagen bezüglich des Betriebs der Applikation sind im Ordner S: / Allgemein / EFQM sodalis / Partnerschaften - Ressourcen abgelegt 5. Verantwortliche Stelle Gesamtverantwortung Applikation: Verantwortlicher der Geschäftsleitung für den Bereich Informatik 3.3 INTEGRIERTE SYSTEME RVK: Verband der kleineren und mittleren Krankenversicherungen Bar-Informatik: Softwarefirma sodalis Swiss Interbancing: Übermittlung der LSV-Aufträge Surplus Reader, Mike Kurth Fux Campagna BBT Software Verantwortliche Stelle für das System inkl. Der integrierten Systeme: Verantwortlicher der Geschäftsleitung für den Bereich Informatik 6

7 SCHNITTSTELLENBESCHREIBUNG Die Schnittstellenbeschreibungen sind im Konformitätsnachweis in folgenden Spalten ersichtlich: Herkunft der Daten: Spalte f Empfänger der Daten: Spalte g Periodizität der Datenweitergabe: Spalte h Zweck der Datenweitergabe: Spalte i Medium der Datenweitergabe: Spalte j Zweck der Datenbearbeitung: Spalte k/l Die verantwortliche Stelle Datenschutzverantwortlicher sodalis ist in Besitz des aktuellen Konformitätsnachweises. 7