Gebührenkalkulation in einer kirchlichen Friedhofsverwaltung

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1 Gebührenkalkulation in einer kirchlichen Friedhofsverwaltung Vortrag zur Fachtagung des VFD Niedersachsen e.v. am 21. Juni 2006 in Daverden Claudia Albrecht Diplom-Kauffrau & Controllerin (IHK)

2 Gebührenkalkulation in einer kirchlichen Friedhofsverwaltung Themenüberblick 1. Gebührenermittlung in der Praxis 2. Kosten- und Leistungsrechnung 3. Beispiel einer Gebührenermittlung 4. Zusatznutzen der Kosten- und Leistungsrechnung 5. Ergebnis 2

3 Bedeutung des Themas Änderung der Nachfrage Überhangflächen Überproportional steigende Gebühren Rechtliche Vorschriften Druck der Öffentlichkeit 3

4 Bedeutung des Themas Änderung der Nachfrage 150 Anzahl Bestattungszahlen Gesamt Sarg Urne

5 1. Gebührenermittlung in der Praxis 1.1 Lineare Gebührenerhöhung ohne Kalkulation Lineare Gebührenerhöhung ohne Kalkulation Keine verursachungsgerechte Kalkulation Rechtlich nicht zulässig (z.b. 5 Abs. 2 NKAG) Rechtsfolge: führt im Streitfall zur Nichtigkeit der Gebühr 6

6 1. Gebührenermittlung in der Praxis 1.2 Kalkulation nach ROSENBAUM Kalkulation nach ROSENBAUM Verursachungsgerechte Gebührenkalkulation empfohlen von der LK Hannover Anwendungszweck: dient der Kalkulation von Friedhofsgebühren 7

7 1. Gebührenermittlung in der Praxis 1.3 Kosten- und Leistungsrechnung Kosten- und Leistungsrechnung Verursachungsrechte Kalkulation Rechtlich zulässig (z.b. 5 Abs. 2 NKAG) Grundvoraussetzung für Controllingmaßnahmen Anwendungszweck: Kalkulation von Friedhofsgebühren Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Aufstellung und Steuerung von Budgets 8

8 2. Kosten- und Leistungsrechnung 2.1 Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenarten: Verwaltungskosten Materialkosten Fremdleistungen Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen Vorgehensweise: alle Geschäftsvorfälle erhalten zusätzlich zu dem üblichen kameralen Buchungsschlüssel einen Kostenartenschlüssel 9

9 2. Kosten- und Leistungsrechnung 2.1 Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenstellen: Friedhofsanlage Grabpflege Kapelle/Leichenhalle Graberstellung Umbettungen Genehmigungen Vorgehensweise: alle Geschäftsvorfälle erhalten zusätzlich einen Kostenstellenschlüssel 10

10 2. Kosten- und Leistungsrechnung 2.1 Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenträger: Erdwahlgrab Erdreihengrab Urnenwahlgrab Urnenreihengrab Leichenhalle... Zuordnungsschlüssel: Äquivalenzziffernkalkulation Divisionskalkulation 11

11 2. Kosten- und Leistungsrechnung 2.2 Vorgehensweise 1. Ermittlung der gebührenfähigen Kosten 2. Gliederung der Kosten nach Kostenarten und Kostenstellen 3. Verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten (Kostenartenrechnung) 12

12 2.2.1 Ermittlung der gebührenfähigen Kosten Ermittlung der gebührenfähigen Kosten Keine periodenfremde, betriebsfremde und außerordentliche Kosten Betriebskosten Personal-/Sach-/Fremdkosten Interne Verrechnungen Erstattungen an Hauptämter Kalkulatorische Kosten Zinsen, Abschreibungen Die Höhe der ermittelten Kosten beeinflusst die Höhe der Gebühreneinnahmen der zukünftigen Perioden Sorgfältige Ermittlung der gebührenfähigen Kosten 13

13 Häufige Probleme aus der Praxis bei der Ermittlung der kalkulatorischen Kosten Eigentumsverhältnisse nicht bekannt Unentgeltliche Überlassung des Grundstückes, Zuschüsse Identifikation von Anschaffungs- und Herstellungskosten Abgrenzung von Instandhaltung Herstellungskosten Außenanlagen Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht bekannt Schätzung des Verkehrswertes Möglichst genaue (gutachterl.) Ermittlung des Verkehrswertes Gebäudebewertung Hochbauamt (Baupreistabellen), Katasteramt oder vorhandener Gutachterausschuss (Amtshilfe) Grundstücksbewertung Bodenrichtwert für öffentliche Grünflächen Bodenrichtwert landwirtschaftlich genutzte Flächen 14

14 2.2.2 Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Kostenstellen Hauptkosten Hilfskosten Kostenarten Friedhof Grabpfl. Kapelle... Verwalt. Gebäude Personal Material Fremdleistungen Abschreibungen Kalk. Zinsen Zwischensumme Verwaltung Gebäude Summe Endkostenträger 15

15 3 Beispiel einer Gebührenermittlung 3.1 Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Kostenstellen Hauptkostenstellen Hilfskostenstelle Ansatzfähige Gesamtkosten Kostenarten Kapelle und Leichenhalle Friedhofsanlage Grabpflege Graberstellung Umbettung Genehmigungen Verwaltung Summe Personalkosten 0,0 T 0,0 T 0,1 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 33,9 T 34,0 T Materialkosten 0,2 T 0,5 T 0,1 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,8 T Fremdleistungen 30,0 T 3,6 T 3,2 T 29,7 T 0,0 T 1,1 T 3,4 T 71,0 T Abschreibungen 6,9 T 0,0 T 2,3 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 1,5 T 10,7 T Kalk. Zinsen 3,0 T 0,0 T 0,4 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,2 T 3,6 T Zwischensumme 40,1 T 4,1 T 6,0 T 29,7 T 0,0 T 1,1 T 39,0 T 120,0 T HiKs Personalkosten Summe Endkostenträger 8,5 T 4,8 T 8,7 T 12,7 T 0,6 T 3,6 T 48,7 T 8,9 T 14,7 T 42,4 T 0,6 T 4,7 T Einnahmen 47,9 T 32,5 T 12,2 T 23,8 T 0,0 T 3,5 T 119,9 T 16

16 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 1. Schritt: Aufteilung Gesamtkosten HKS Friedhof lt. BAB Kosten lt. KLR Fläche Kosten Grabfläche m² Grünfläche m² Wegefläche m² Summe Hauptkosten m² Summe Hilfskosten Summe m² Hauptkosten - Materialkosten - Fremdleistungen - Abschreibungen - Zinsen Hilfskosten - Verwaltungskosten aus BAB Aufteilung nach m² 18

17 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 2. Schritt: Festlegung der Kalkulationsmethoden Kalkulationsmethode Äquivalenzziffern/Formel Grabfläche Äquivalenzziffernkalkulation Größe, Dauer, Gestaltung Grünfläche Divisionskalkulation Kosten/Fallzahlen Wegefläche Divisionskalkulation Kosten/Fallzahlen Verwaltung Divisionskalkulation Kosten/Fallzahlen 19

18 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 3. Schritt: Bildung von Äquivalenzziffern Grabfläche Friedhofsanlage Fallzahlen Grabfläche Jahre Gestaltung Einzelgrab Grabart Aquivalenzzahlen Flächenzeitwert Spalte x m² J G FzWE FG Formel = m² * J * G = FzWE * x Reihengrab, Rasen Einzel 1 3, Reihengrab, Rasen ohne Pflege Einzel 2 4, Reihengrab, Rasen ohne Pflege Doppel 42 3, Reihengrab, Kindergrab (1) 1, Wahlgrab 7 4, , Wahlgrab, Verl. 443 J. 4,20 1 1, Wahlgrab, Rasen o. Pfl. 14 4, Wahlgrab, Rasen o. Pfl., Verl. 54 J. 4, Urnenreihengrab 4 1, Urnenreihengrab, o. Pfl. 15 0, Urnenwahlgrab neuer Teil 20 1, , Urnenwahlgrab, Verl. Alter Teil 22 J. 1, Urnenwahlgrab + Wahlgrab, zus. Urne 8 0, Summe für Schritt 4 20

19 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 4. Schritt: Ermittlung der Kostensätze Kosten Divisor Kostensatz Grabfläche (EhW) Flächenzeitwert ,26 Wege und Grünfläche (WGKs) Fallzahlen ,94 Verwaltungskosten (VwKS) Fallzahlen , Kostenaufteilung lt. Schritt 1 für Schritt 5 Flächenzeitwert Grabart, Fallzahlen lt. Schritt 3 21

20 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 5. Schritt: Ermittlung der Gesamtkosten je Grab Kostenträger Kostensatz Zeit Grabfläche Fallzahlen Flächenzeitwert Kosten je Grab Wege- und Grünfläche Verwaltung KS: 1,26 KS: 187,94 KS: 63,30 Summe Kosten je Grab je Grabart x J FzW FzW * KS J/25 * KS J/25 * KS k K = x * k Reihengrab, Rasen Einzel ,50 187,94 63,30 345, Reihengrab, Rasen o. Pf. Einzel ,30 187,94 63,30 383, Reihengrab, Rasen o. Pf. Doppel ,85 187,94 63,30 374, Reihengrab, Kindergrab (1) ,32 150,35 50,64 241, Wahlgrab ,45 187,94 63,30 449, Wahlgrab, Verl. 443 J ,94 7,52 2,53 17, Wahlgrab, Rasen o. Pfl ,30 187,94 63,30 383, Wahlgrab, Rasen o. Pfl., Verl. 54 J ,29 7,52 2,53 15, Urnenreihengrab ,40 187,94 63,30 301, Urnenreihengrab, o. Pfl ,34 187,94 63,30 262, Urnenwahlgrab neuer Teil ,68 187,94 63,30 339, Urnenwahlgrab alter Teil ,24 187,94 63,30 304,48 0 Urnenwahlgrab, Verl. Alter Teil 22 J ,13 7,52 2,53 12, Urnenwahlgrab, zus. Urne ,00 187,94 63,30 251, Summe Kostensätze(KS) lt. Schritt 4 Flächenzeitwerte lt. Schritt 3 22

21 3.2 Kostenträgerrechnung Friedhof 6. Schritt: Gegenüberstellung Kosten und bisherige Gebühren Kostenträger Friedhofsanlage Fallzahlen Grab Grabart Grab Grabart Grab Grabart Kosten Gebühren 2004 Differenz Reihengrab, Rasen Einzel Reihengrab, Rasen o. Pf. Einzel Reihengrab, Rasen o. Pf. Doppel Reihengrab, Kindergrab (1) (88 ) Wahlgrab Wahlgrab, Verl. 443 J Wahlgrab, Rasen o. Pfl Wahlgrab, Rasen o. Pfl., Verl. 54 J Summe Erdgäber Urnenreihengrab Urnenreihengrab, o. Pfl Urnenwahlgrab neuer Teil 20, Urnenwahlgrab alter Teil Urnenwahlgrab, Verl. Alter Teil 22 J Urnenwahlgrab, zus. Urne Wahlgrab, zus. Urne (1) (210 ) Summe Urnengräber Gesamtsumme Urnengräber Erdgräber 23

22 3.3 Kostenanalyse Kostenstelle Friedhof Gegenüberstellung Kosten und Gebühren 2004 Kostenstelle Friedhof sortiert nach Grabarten T Kosten Gebühren Differenz 60,0 50,0 40,0 34,4 36,9 48,7 47,9 30,0 20,0 10,0 0,0 + 7,3 % 2,5 14,2 11, ,5 % -- 1,4 % -10,0-3,2-0,7-20,0 Sarggräber Urnengräber Summe Grabart 24

23 3.3 Kostenanalyse Kostenstelle Friedhof Kostenstellenrechnung Aufteilung Kostenstelle Friedhofsanlage Konto-Nr. Geschäftsvorfall Gesamtergebnis Grünfläche Wege Summe Anteil 5110 Abfallwirtschaft 0,1 T 0,1 T 0,1 T 0,3% Streusalz 0,2 T 0,2 T 0,2 T 0,5% Roden von Hecken und Büschen - bis 200 cm Höhe 0,2 T 0,2 T 0,2 T 0,5% Roden von Hecken und Bücschen bis 350 cm Höhe 0,3 T 0,3 T 0,3 T 0,7% Lohnunternehmer F.-Anlage 26,5 T 16,9 T 9,7 T 26,5 T 66,1% Lohnunternehmer Jahrespflage Denkmal 0,3 T 0,3 T 0,3 T 0,6% 5200 AB AHA 0,8 T 0,6 T 0,2 T 0,8 T 2,1% ZAS AHA 0,2 T 0,2 T 0,2 T 0,5% 5240 Gemeinde Grundsteuer 1,6 T 1,2 T 0,4 T 1,6 T 4,0% 9998 Afa Betriebsausstattung (Friedhof) 0,5 T 0,5 T 0,5 T 1,4% 9999 Afa Wege, Außenanl., Toil., Garage 6,4 T 3,1 T 3,2 T 6,4 T 15,8% kalk. Zinsen Betriebsausstattung (Friedhof) 0,2 T 0,2 T 0,2 T 0,4% Kalk. Z. Wege, Außenanl., Toil., Garage 2,8 T 1,4 T 1,4 T 2,8 T 7,1% Gesamtergebnis 40,1 T 24,3 T 15,8 T 40,1 T 100,0% 25

24 3.3.2 Kostenstelle Grabpflege Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Kostenstellen Hauptkostenstellen Hilfskostenstelle Ansatzfähige Gesamtkosten Kostenarten Kapelle und Leichenhalle Friedhofsanlage Grabpflege Graberstellung Umbettung Genehmigungen Verwaltung Summe Personalkosten 0,0 T 0,0 T 0,1 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 33,9 T 34,0 T Materialkosten 0,2 T 0,5 T 0,1 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,8 T Fremdleistungen 30,0 T 3,6 T 3,2 T 29,7 T 0,0 T 1,1 T 3,4 T 71,0 T Abschreibungen 6,9 T 0,0 T 2,3 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 1,5 T 10,7 T Kalk. Zinsen 3,0 T 0,0 T 0,4 T 0,0 T 0,0 T 0,0 T 0,2 T 3,6 T Zwischensumme 40,1 T 4,1 T 6,0 T 29,7 T 0,0 T 1,1 T 39,0 T 120,0 T HiKs Personalkosten Summe Endkostenträger 8,5 T 4,8 T 8,7 T 12,7 T 0,6 T 3,6 T 48,7 T 8,9 T 14,7 T 42,4 T 0,6 T 4,7 T Einnahmen 47,9 T 32,5 T 12,2 T 23,8 T 0,0 T 3,5 T 119,9 T 26

25 3.3.2 Kostenstelle Grabpflege Analyse Kostenstelle Grabpflege Kostenstelle Grabpflege Kostenart Konto-Nr. Geschäftsvorfall Fremdleistungen Materialkosten Gesamtergebnis 5110 Auslagen Müller Lohnunternehmer, Grabpflege Rasengräber Rasenmähen + Kanten schneiden AB AHA Wasser Gesamtergebnis

26 4. Zusatznutzen der Kosten- und Leistungsrechnung Ziel: Steigerung der Wirtschaftlichkeit Gleiche Leistungen zu geringeren Kosten Analyse der Positionen mit hohen Kosten Analyse der Positionen mit hohen Gesamtkostenabweichungen 28

27 4. Zusatznutzen der Kosten- und Leistungsrechnung Ziel: Steuerung der Nachfrage Analyse der Bereiche Sarg- und Urnenbestattungen Steuerung Kostenunterschiede zwischen den Grabarten - Kalkulationszinssatz - Umlage Wege- und Grünflächenpflege 29

28 5. Ergebnis Lineare Gebührenerhöhungen Keine verursachungsgerechte Kalkulation rechtlich nicht zulässig Kalkulation auf Basis KLR Verursachungsrechte Gebührenermittlung Steuerung des Friedhofes Steigerung der Wirtschaftlichkeit Fazit: Kalkulation auf Basis einer KLR ist eine wirtschaftliche und rechtliche Notwendigkeit 30

29 Gebührenkalkulation in einer Friedhofsverwaltung Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Claudia Albrecht Diplom-Kauffrau & Controllerin (IHK)