Organisationsreglement. der SVA Aargau

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1 Organisationsreglement der SVA Aargau Stand 1. März 2015

2 Inhalt I Die Verwaltungskommission Wahl und Konstituierung Aufgaben und Befugnisse Sitzungen Einberufung Beschlussfassung Protokoll Sorgfalts- und Treuepflicht Auskunfts- und Einsichtsrechte Die Präsidentin oder der Präsident Ausschüsse Aufgaben der Ausschüsse Direktion Die Direktorin oder der Direktor Die Geschäftsleitung Sitzungen der Geschäftsleitung Bereiche Gliederung Aufgaben und Befugnisse der Bereichsleitungen Ausführungsbestimmungen Inkrafttreten II III IV SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 2

3 Die Verwaltungskommission der SVA, gestützt auf 6 des Einführungsgesetzes zu den Bundesgesetzen über die Altersund Hinterlassenenversicherung und die Invalidenversicherung (EG AHVG/IVG) vom 15. März 1994), unter Berücksichtigung der Richtlinien zur Public Corporate Governance (PCG- Richtlinien) des Kantons Aargau vom 18. September 2013, beschliesst: I. 1. Die Verwaltungskommission 1 Wahl und Konstituierung 1 Die Verwaltungskommission besteht aus fünf Mitgliedern. Der Regierungsrat wählt die Präsidentin oder den Präsidenten und die übrigen 4 Mitglieder für eine Amtsdauer von vier Jahren ( 5 und 7 EG AHVG/IVG). 2 Sie konstituiert sich selber. 2 Aufgaben und Befugnisse 1 Der Verwaltungskommission obliegen namentlich folgende Aufgaben (Art. 6 EG AHVG/IVG): a) die Wahl der Vizepräsidentin oder des Vizepräsidenten und der Protokollführerin oder des Protokollführers, b) die grundsätzliche Leitung und Überwachung der Geschäftsführung der SVA Aargau und der Gemeindezweigstellen, c) der Erlass des Organisationsreglements, d) der Erlass personalrechtlicher Vorschriften im Rahmen der Personalgesetzgebung, e) die Wahl der Revisionsstelle für die SVA Aargau und die Arbeitgeberkontrolle; die Revisionsstelle ist periodisch auszuschreiben, f) die Festsetzung der Verwaltungskostenbeiträge, g) die Festsetzung der Vergütungen an die Gemeinden, SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 3

4 h) die Verabschiedung der Jahresrechnung und des Jahresberichts. h bis ) der Ausweis der Vergütungen der Verwaltungskommission und der Geschäftsleitung im Jahresbericht gemäss PCG-Richtlinien. 2 Im Weiteren nimmt sie folgende Aufgaben wahr: Sie a) legt das Leitbild, die Unternehmensstrategie und die Jahresziele fest, b) stimmt die Interessen zwischen Kanton und SVA Aargau im Sinne der Public Corporate Governance Richtlinien des Kantons Aargau ab, c) beschliesst das Budget der SVA Aargau mit Einschluss des Budgetantrags an das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV), d) sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und Internes Kontrollsystem, d bis ) ermöglicht internen Hinweisgebern von Unregelmässigkeiten, Korruption oder Gesetzesverletzungen den direkten Zugang zur Präsidentin bzw. zum Präsidenten des Ausschusses Finanzen & Risiko, e) verantwortet die Anlagestrategie und erlässt dazu ein Anlagereglement, f) nimmt die jährliche Zielvereinbarung der IV-Stelle mit dem BSV zur Kenntnis, g) legt die Bereiche fest, h) bereitet die Wahl der Direktorin oder des Direktors zuhanden des Regierungsrats vor, i) verabschiedet die Zielvereinbarung sowie die jährliche Beurteilung der Direktorin oder des Direktors, i bis ) genehmigt die Ernennung und Abberufung der Mitglieder der Geschäftsleitung auf Antrag der Direktorin oder des Direktors, j) genehmigt die Zielvereinbarungen und die jährliche Beurteilung der Geschäftsleitung durch die Direktorin oder den Direktor auf der Basis der Unternehmensziele, j bis ) erlässt ein vom Regierungsrat zu genehmigendes Vergütungsreglement für die Verwaltungskommission und die Geschäftsleitung, k) legt die Entschädigung der Direktorin oder des Direktors und der Mitglieder der Geschäftsleitung fest, l) verabschiedet das Mandat an die Revisionsstelle, SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 4

5 m) verabschiedet Stellungnahmen zu kantonalen Gesetzgebungsverfahren im Zusammenhang mit der Tätigkeit der SVA Aargau, n) beschliesst über die Übernahme weiterer Aufgaben durch die SVA Aargau vorbehältlich der Zustimmung der Bundesbehörden, o) verabschiedet die Leistungsvereinbarungen mit dem Kanton, p) stimmt ihr Vorgehen beim Eingehen von Kooperationen und Beteiligungen mit dem Kanton ab und erteilt die Zustimmung zu Gründungen, Kauf oder Verkauf von Beteiligungen sowie für die Auslagerung von Aufgaben, q) nennt die zur Vertretung der SVA Aargau berechtigten Personen und erlässt ein Unterschriftenreglement, r) entscheidet über die Führung von Rechtsstreitigkeiten mit grundlegender Bedeutung für die SVA Aargau und behandelt Aufsichtsbeschwerden gegen die SVA Aargau und deren Geschäftsleitung, s) stellt die Jahresrechnung und den Jahresbericht zusammen mit den Berichten der Revisionsstellen an das zuständige Departement zu, t) reflektiert ihre Arbeit jährlich und erstattet dem Regierungsrat zusammen mit dem Jahresbericht über die Ergebnisse Bericht, u) plant ihre Erneuerung zuhanden des Regierungsrats unter Berücksichtigung der Public Corporate Governance Richtlinien des Kantons Aargau. 2 bis Die Verwaltungskommission kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben Dritte beiziehen. 3 Im Bereich des Vollzugs des Bundesrechts steht der Verwaltungskommission kein materielles Weisungsrecht zu. 3 Sitzungen 1 Die Präsidentin oder der Präsident führt den Vorsitz. 2 Die oder der Vorsitzende kann in begründeten Fällen die telefonische Teilnahme an einer Sitzung (Konferenzgespräch) oder mittels eines ähnlichen Kommunikationsmittels erlauben. Eine solche Teilnahme ist der physischen Anwesenheit des betreffenden Mitglieds an der Sitzung gleichgestellt. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 5

6 3 Die Direktorin oder der Direktor nimmt mit beratender Stimme und dem Recht auf Antrags-stellung an den Sitzungen teil ( 8 EG AHVG/IVG). Sie oder er kann sich im Verhinderungsfall durch ein Mitglied der Geschäftsleitung vertreten lassen. 4 Die weiteren Mitglieder der Geschäftsleitung nehmen mit beratender Stimme bei der Behandlung von Budget und Jahresrechnung teil, ausserdem bei anderen Geschäften, wenn die oder der Vorsitzende die Teilnahme festlegt. 5 Die oder der Vorsitzende kann Fachpersonen zu den Sitzungen einladen. Diese können fachliche Stellungnahmen abgeben und Fragen der Verwaltungskommission beantworten. 4 Einberufung 1 Die Verwaltungskommission tagt sooft es die Geschäfte erfordern, mindestens aber vier Mal jährlich. 2 Die Einberufung erfolgt durch die Präsidentin oder den Präsidenten oder im Verhinderungsfall durch die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten oder ein anderes Mitglied der Verwaltungskommission mindestens sieben Tage vor dem Sitzungstag unter Bekanntgabe der Traktanden und durch Zustellung aller für die Beschlussfassung relevanten schriftlichen Unterlagen. 3 Jedes Mitglied der Verwaltungskommission kann unter Angabe der Gründe die unverzügliche Einberufung einer Sitzung verlangen. 4 Werden Verhandlungsthemen später bekannt gegeben oder Unterlagen später zugestellt, können Beschlüsse nur im Einverständnis aller Mitglieder gefasst werden. 5 Beschlussfassung 1 Die Verwaltungskommission ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit ihrer Mitglieder anwesend ist. Sie beschliesst mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 2 Bei Stimmengleichheit hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid. 3 Zirkularbeschlüsse sind zulässig, wenn nicht die Art des Geschäfts eine Sitzung erfordert. Ein Zirkularbeschluss kommt zustande, wenn nicht ein Mitglied eine Sitzung verlangt. 4 Die Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 6

7 6 Protokoll 1 Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Verwaltungskommission wird ein Protokoll geführt. 2 Bei Abwesenheit der Protokollführerin oder des Protokollführers bestimmt die oder der Vorsitzende eine Stellvertretung. 3 Die Protokolle sind zu nummerieren und enthalten in der Regel für jedes Traktandum eine Darstellung der Grundlagen, der Anträge (Gegenanträge) sowie der Beschlüsse mit Angabe der Stimmverhältnisse, namentlich der Anzahl Gegenstimmen und Enthaltungen. Stellung-nahmen einzelner Mitglieder sind auf deren Wunsch in das Protokoll aufzunehmen. 4 Das Protokoll ist von der oder dem Vorsitzenden und von der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterzeichnen und an der nächsten Sitzung zu genehmigen. 7 Sorgfalts- und Treuepflicht 1 Die Mitglieder der Verwaltungskommission erfüllen ihre Aufgaben im Rahmen des geltenden Rechts mit aller Sorgfalt und wahren die Interessen der SVA Aargau und des Kantons als Träger in guten Treuen. 2 Bei Interessenkonflikten besteht eine Ausstandspflicht. Die Mitglieder haben allfällige Interessenskonflikte umgehend der Präsidentin oder dem Präsidenten mitzuteilen. Die Verwaltungskommission entscheidet, ob ein Ausstandsgrund vorliegt. Im Falle eines Ausstandsgrundes darf die oder der Betroffene weder bei der Diskussion noch bei der Beschlussfassung anwesend sein. Interessenkonflikte sind dem Kanton mitzuteilen. 3 Die Mitglieder und die Protokollführerin oder der Protokollführer sind über alle Angelegenheiten zur Verschwiegenheit verpflichtet. 4 Verträge zwischen der SVA Aargau und einem Mitglied der Verwaltungskommission müssen schriftlich abgeschlossen werden und sind von der Verwaltungskommission zu genehmigen. 5 Die Mitglieder der Verwaltungskommission haben bei Amtsende sämtliche im Zusammenhang mit der SVA Aargau stehenden Akten zurückzugeben oder deren Vernichtung zu bestätigen. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 7

8 8 Auskunfts- und Einsichtsrechte 1 Jedes Mitglied kann Auskunft über alle Angelegenheiten der SVA Aargau verlangen. 2 In den Sitzungen sind alle Mitglieder der Verwaltungskommission und der Geschäftsleitung zur Auskunft verpflichtet. 3 Ersuchen um Auskunft ausserhalb der Sitzungen oder um Einsicht in Geschäftsdokumente sind von der Präsidentin oder dem Präsidenten zu bewilligen, sofern die Auskunft oder die Einsicht zur Erfüllung der Aufgabe als Mitglied der Verwaltungskommission oder einer besonderen Aufgabe erforderlich ist. Abgelehnte Gesuche können der Verwaltungskommission zum Entscheid vorgelegt werden. 9 Die Präsidentin oder der Präsident 1 Der Präsidentin oder dem Präsidenten der Verwaltungskommission stehen folgende Aufgaben und Kompetenzen zu: a) bereitet alle Geschäfte der Verwaltungskommission vor, b) leitet die Sitzung der Verwaltungskommission, c) nimmt die Entscheidungs- und Überwachungsaufgaben wahr, die ihr oder ihm von der Verwaltungskommission zugewiesen sind, d) bereitet die Wahlgeschäfte Erneuerung der Verwaltungskommission sowie Wahl der Direktion zusammen mit dem Ausschuss Nomination und Entschädigung vor, e) vertritt die SVA Aargau gegenüber dem Kanton insbesondere in Bezug auf die Trägerstrategie, den Abschluss von Leistungsverträgen und die Revisionen des Einführungsgesetzes AHVG/IVG sowie, bei Bedarf, in weiteren Geschäften, die die Verwaltungskommission zu verantworten hat, f) mitunterzeichnet die Mandate an die Revisionsstellen. 2 Die Präsidentin oder der Präsident wird im Verhinderungsfall durch die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten oder durch ein anderes Mitglied der Verwaltungskommission vertreten. 10 Ausschüsse 1 Die Verwaltungskommission führt zur Vorbereitung ihrer Geschäfte drei Ausschüsse mit je mindestens zwei Mitgliedern. Den Ausschüssen stehen keine Entscheidkompetenzen zu. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 8

9 2 Alle Mitglieder der Verwaltungskommission wirken in mindestens einem Ausschuss mit. Die Präsidentin oder der Präsident kann in einem oder mehreren Ausschüssen Einsitz nehmen, nicht aber einen Vorsitz übernehmen. 3 Das zuständige Mitglied der Geschäftsleitung nimmt an den Sitzungen der Ausschüsse teil. 4 Die Ausschüsse können nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung interne und externe Fachpersonen zu Sitzungen einladen. 11 Aufgaben der Ausschüsse 1 Der Ausschuss Nomination und Entschädigung a) bereitet Geschäfte in den Bereichen Ernennung und Entschädigung der Direktion und der Geschäftsleitung vor und berichtet über die Vorkehrungen der Geschäftsleitung im Bereich der Kaderausbildung und des Personalwesens, b) beantragt im Rahmen der Budgetvorgaben die Verwendung der Anpassung der Lohnsumme, c) bereitet die Leistungsbeurteilung der Direktorin oder des Direktors vor und überwacht die Leistungsbeurteilung der Geschäftsleitung, d) plant die Erneuerung der Verwaltungskommission und bereitet die Selbstevaluation der Verwaltungskommission vor. 2 Der Ausschuss Finanzen und Risiko bereitet Geschäfte insbesondere in den Bereichen Jahres-rechnung, Jahresbericht, Finanzplanung und -kontrolle, Finanzanlagen, Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien sowie bezüglich des Risikomanagements und internem Kontrollsystems vor. 3 Der Ausschuss Corporate Governance und Strategie bereitet Geschäfte vor in den Bereichen Leitbild, Strategie, Führungsstrukturen, Marktauftritt und -bearbeitung sowie Gesetzgebungsfragen, Trägerstrategie und Leistungsvereinbarungen mit dem Kanton. 4 Die Bestimmungen der Verwaltungskommission hinsichtlich Sitzungen, Einberufung, Beschluss-fassung und Protokoll gelten sinngemäss auch für die Ausschüsse. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 9

10 2. Direktion 12 Die Direktorin oder der Direktor 1 Die Direktorin oder der Direktor leitet die SVA Aargau gemäss den gesetzlichen Bestimmungen und dem vorliegenden Geschäftsreglement. 2 Sie oder er a) vertritt die SVA Aargau gegen aussen unter Vorbehalt der Kompetenzen der Präsidentin oder des Präsidenten der Verwaltungskommission, b) nimmt gegenüber den Bundesbehörden die Rechte und Pflichten der Leiterin oder des Leiters der Ausgleichskasse und der IV-Stelle wahr und trifft alle für den Vollzug der bundesrechtlichen Aufgaben erforderlichen Massnahmen, c) bezeichnet eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter unter Vorbehalt der Genehmigung durch die Verwaltungskommission, d) ernennt die Mitglieder der Geschäftsleitung und beruft sie ab unter Vorbehalt der Genehmigung durch die Verwaltungskommission, e) beaufsichtigt die Aufgabenerfüllung der Mitglieder der Geschäftsleitung und verantwortet die Zielvereinbarungen und die jährliche Beurteilung auf Basis der Unternehmensziele, f) kann eine erweiterte Geschäftsleitung bilden, g) entscheidet über die Einreichung von Strafanzeigen. 3 Sie oder er kann Aufgaben im Rahmen des vorliegenden Reglements an die Mitglieder der Geschäftsleitung delegieren. Vorbehalten bleiben unübertragbare Aufgaben gemäss Bundesgesetzgebung. 13 Die Geschäftsleitung 1 Die Direktorin oder der Direktor bildet zusammen mit den Bereichsleitenden die Geschäftsleitung. Sie oder er hat den Vorsitz und trifft, falls sich die Geschäftsleitung nicht einig ist, den Endentscheid. 2 Die Geschäftsleitung a) unterstützt die Direktorin oder den Direktor bei der Erfüllung ihrer oder seiner gesetzlichen Aufgaben, b) bereitet die Geschäfte zuhanden der Verwaltungskommission vor, SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 10

11 c) erarbeitet Leitbild, Strategie und Jahresziele zuhanden der Verwaltungskommission, d) erstellt Budget, Jahresrechnung und Jahresbericht zuhanden der Verwaltungskommission, e) stellt ein wirksames Prozess- und Qualitätsmanagement sicher, f) legt auf der Grundlage des Organisationsreglements die Detailorganisation SVA Aargau fest, g) legt den Stellenplan im Rahmen des Budgets fest, i) sorgt für die Revision und Kontrolle der Gemeindezweigstellen, j) vollzieht die Beschlüsse der Verwaltungskommission und erfüllt die von ihr übertragenen Aufgaben, k) erlässt die für eine geordnete Geschäftsführung notwendigen Weisungen, l) regelt die Stellvertretung innerhalb der Geschäftsleitung, m) erfüllt alle weiteren Aufgaben, die keinem Organ zugeordnet sind. Im Zweifelsfall stimmt sich die Geschäftsleitung mit der Präsidentin beziehungsweise dem Präsidenten der Verwaltungskommission ab. n) erstattet der Verwaltungskommission in jeder Sitzung systematisch und schriftlich Bericht über den Geschäftsgang, getroffene Massnahmen sowie den Vollzug der von der Verwaltungskommission gefassten Beschlüsse. Besondere Vorkommnisse meldet das zuständige Mitglied der Geschäftsleitung umgehend schriftlich der Präsidentin oder dem Präsidenten der Verwaltungskommission. 3 Jedes Mitglied der Geschäftsleitung verfügt über ein Einsichtsrecht in Akten der SVA Aargau, soweit sie für die Aufgabenerfüllung der Geschäftsleitung von Bedeutung sind. 14 Sitzungen der Geschäftsleitung 1 Die Geschäftsleitung wird durch die Direktorin oder den Direktor oder durch die Mehrheit der Geschäftsleitungsmitglieder einberufen. Sie findet in der Regel wöchentlich statt. 2 Die Mitglieder der Geschäftsleitung haben das Recht, Geschäfte traktandieren zu lassen. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 11

12 3 Über die Beschlüsse der Geschäftsleitung wird ein Protokoll geführt. Stellungnahmen einzelner Mitglieder sind auf deren Wunsch hin in das Protokoll aufzunehmen. Dieses wird den Mitgliedern zugestellt und an der folgenden Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. 3. Bereiche 15 Gliederung 1 Die SVA Aargau ist gegliedert in die Bereiche a) Ausgleichskasse inklusive kantonale Familienausgleichskasse, b) IV-Stelle, c) Finanzen und Ressourcen. 16 Aufgaben und Befugnisse der Bereichsleitungen 1 Die Bereichsleitungen a) planen und veranlassen Massnahmen, die für die Erfüllung ihres Aufgabenbereichs und für die korrekte Prozessanwendung nötig sind, b) bestimmen geeignete Leistungsmessgrössen und stellen sicher, dass die Bereichs- und Abteilungsziele erreicht werden, c) planen den Personaleinsatz, c bis ) sind für das Eingehen und Beenden von Arbeitsverhältnissen sowie personalrechtliche Sanktionen in ihrem Bereich zuständig sowie für Anträge für Nebenbeschäftigungen, d) setzen die Ressourcen wirtschaftlich ein, e) erstatten der Direktorin oder dem Direktor regelmässig Bericht über den Geschäftsgang in ihrem Aufgabenbereich und geben ihr oder ihm insbesondere umgehend Kenntnis von besonderen Vorkommnissen, f) sprechen sich mit der Direktorin oder dem Direktor über die Vorgehensweise in ausserordentlichen Situationen ab, g) bereiten Geschäfte zuhanden der Geschäftsleitung vor. 2 Zu den Aufgaben beziehungsweise Befugnissen der Bereichsleitungen Ausgleichskasse und IV-Stelle gehören insbesondere die selbständige Abwicklung des Versicherungsgeschäfts im Einzelfall wie SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 12

13 a) den Erlass der erforderlichen Verfügungen, b) die Behandlung von Beschwerden, b bis ) das Führen von Beschwerden unter Vorbehalt der Rechtsmittelverfahren im Sinne von 2 Abs. 2 lit. r, c) die Antragstellung zur Einleitung von Rechtsmittelverfahren im Sinne von 2 Abs. 2 lit. r, d) die Festsetzung von Ordnungsbussen, e) die Anordnung von Arbeitgeberkontrollen, f) den Verkehr mit Behörden und Gerichten, g) den Verkehr mit den angeschlossenen Arbeitgebenden und den Versicherten. 4. Ausführungsbestimmungen 17 Die Verwaltungskommission, die Direktorin oder der Direktor sowie die Geschäftsleitung können zur Erfüllung der ihnen obliegenden Angelegenheiten die erforderlichen Ausführungsbestimmungen und Weisungen zum Vollzug des Organisationsreglements erlassen. 5. Inkrafttreten 18 1 Dieses Reglement wurde von der Verwaltungskommission mit Zirkularbeschluss vom 4. Juni 2013 verabschiedet. Es tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. 2 Die Änderungen vom 2. April 2014 treten per 1. Juni 2014 in Kraft. 3 Die Änderungen vom 9. Februar 2015 treten per 1. März 2015 in Kraft. II. Keine Fremdänderungen. III. Keine Fremdaufhebungen. SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 13

14 IV. Vom Regierungsrat zur Kenntnis genommen am 3. Dezember 2014 SVA Aargau, Organisationsreglement, März 2015 Seite 14