Reglement über die Organisation der BVK Personalvorsorge des Kantons Zürich (Organisationsreglement BVK)

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1 1 Anhang Reglement über die Organisation der BVK Personalvorsorge des Kantons Zürich (Organisationsreglement BVK) (vom 7. März 01) Der Regierungsrat, gestützt auf 79 lit. i der Statuten der Versicherungskasse für das Staatspersonal vom. Mai 1996 (BVK-Statuten), beschliesst: A. Allgemeines 1. Das vorliegende Organisationsreglement regelt die Grundsätze der Organisation, der Geschäftsordnung und der Zuständigkeiten der BVK. Einzelheiten der internen Organisation werden in der internen Weisung gemäss 15 Abs. geregelt. Ziel und Zweck. Das Organisationsreglement gilt für alle aufgeführten Organe sowie für alle Mitarbeitende der BVK. Geltungsbereich B. Regierungsrat und Finanzdirektion. Der Regierungsrat ist zuständig für: a. den Erlass und die Änderungen der Statuten vorbehältlich der Genehmigung durch den Kantonsrat, b. die in 79 Abs. 1 der BVK-Statuten aufgezählten Aufgaben, c. die Festlegung der Anlagestrategie, d. die Genehmigung der Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER 6, e. die Festlegung des Stellenplans der BVK, f. die Sicherstellung der Existenz eines Internen Kontrollsystems (IKS). Regierungsrat

2 Finanzdirektion. Die Finanzdirektion ist zuständig für: a. die in Art. 51 a BVG aufgezählten Aufgaben vorbehältlich der Zuständigkeiten des Regierungsrates, b. die in 79 Abs. der BVK-Statuten aufgezählten Aufgaben, c. die Kontrolle betreffend die Einhaltung der Loyalitätsbestimmungen, d. die Bestimmung der Depotbank(-en), e. die Wahl der Schätzungsexpertinnen oder der Schätzungsexperten für die BVK-Liegenschaften, f. die Wahl des externen Investment Controllers, g. die Wahl der Mitglieder des Investment Committee sowie der Finanz- und Risikoexpertin oder des Finanz- und Risikoexperten. C. Verwaltungskommission Zuständigkeit 5. 1 Die Verwaltungskommission berät den Regierungsrat und die Finanzdirektion in wichtigen Versicherungsfragen. Sie gibt als Konsultativorgan Empfehlungen zur Abnahme der Jahresrechnung und des Jahresberichtes ab und nimmt zu Anträgen auf Änderung der BVK-Statuten Stellung. Sie berät die Finanzdirektion zuhanden des Regierungsrates bezüglich der Festlegung der Anlagestrategie. Wahl, Zusammensetzung und Amtsdauer 6. 1 Die Verwaltungskommission besteht aus 16 Mitgliedern (acht Arbeitnehmervertreterinnen oder Arbeitnehmervertreter und acht Arbeitgebervertreterinnen oder Arbeitgebervertreter). Die Mitglieder sowie die Vorsitzende oder der Vorsitzende werden jeweils für die Dauer von vier Jahren gewählt. Wiederwahl ist zulässig. Die Hälfte der Arbeitnehmervertreterinnen und Arbeitnehmervertreter wird auf Antrag der Personalverbände gewählt, wobei die Angestellten von angeschlossenen Arbeitgebern angemessen zu berücksichtigen sind. Bei der Wahl der Arbeitgebervertreterinnen oder Arbeitgebervertreter sind das Obergericht und die angeschlossenen Arbeitgeber zu berücksichtigen. 5 Die Zusammensetzung der Verwaltungskommission wird auf der Website der BVK publiziert.

3 7. 1 Die Verwaltungskommission ist beschlussfähig, wenn mindestens neun Mitglieder anwesend sind. Ein Beschluss kommt zustande, wenn die absolute Mehrheit der anwesenden Mitglieder zustimmt. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der oder des Vorsitzenden. Beschlüsse können auch auf dem Zirkularweg gefasst werden, sofern kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Ein Zirkularbeschluss kommt nur zustande, wenn ihm alle Mitglieder zustimmen. Die Beschlüsse sind zu protokollieren. 8. Die Verwaltungskommission tagt in der Regel mindestens halbjährlich auf Einladung der Finanzdirektion. 9. Die Entschädigung der Mitglieder der Verwaltungskommission richtet sich nach den entsprechenden Bestimmungen, die von der Finanzdirektion verfügt werden. Beschlussfassung Sitzungsrhythmus Entschädigung D. Investment Committee Das Investment Committee ist auf Antrag der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters Asset Management für die wesentlichen Anlageentscheide im Rahmen der Anlagestrategie und des Anlagereglements der BVK zuständig. Darunter fallen namentlich: a. der Prozess zur Steuerung der taktischen Asset Allocation, b. die Festlegung von Massnahmen zur Sicherstellung der Compliance, c. die Bezeichnung und Abberufung von externen Vermögensverwaltern, d. den Entscheid betreffend die Ausübung der Aktionärsrechte, e. die Antragstellung in Bezug auf die personelle Besetzung von Gremien im Anlagebereich (Finanzexperte, Risikoexperte) sowie die Bezeichnung oder den Wechsel der Depotbanken, f. die Antragstellung an die Finanzdirektion in Bezug auf die Änderung des Anlagereglements, die Einführung neuer Anlagekategorien oder Auflösung bestehender Anlagekategorien, g. andere Anträge, soweit nicht ein anderes Organ zuständig ist. Das Investment Committee kann von der BVK alle für die Beschlussfassung erforderlichen Auskünfte und Abklärungen verlangen. Zuständigkeit

4 Wahl, Zusammensetzung und Amtsdauer Beschlussfassung Das Investment Committee ist wie folgt zusammengesetzt: a. Chefin oder Chef BVK (Vorsitz), b. zwei von der Finanzdirektion gewählte Arbeitgebervertreterinnen oder Arbeitgebervertreter, c. zwei von der Finanzdirektion gewählte Arbeitnehmervertreterinnen oder Arbeitnehmervertreter. Das Investment Committee wird durch eine Finanzexpertin oder einen Finanzexperten sowie eine Risikoexpertin oder einen Risikoexperten beratend unterstützt. Die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter Asset Management nimmt an den Sitzungen des Investment Committee teil und ist für die Protokollführung verantwortlich. Die Chefin oder der Chef BVK hat das Recht, bei Bedarf BVK-interne Stellen beratend beizuziehen. Die Mitglieder des Investment Committee sind bis zur Verselbstständigung der BVK gewählt Das Investment Committee ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder, darunter zwingend jeweils eine Arbeitnehmervertreterin oder ein Arbeitnehmervertreter und eine Arbeitgebervertreterin oder Arbeitgebervertreter, anwesend sind. Ein Beschluss kommt zustande, wenn die absolute Mehrheit aller Mitglieder zustimmt. Bei Abwesenheit ist die schriftliche Stimmabgabe bis spätestens zwei Arbeitstage vor der Beschlussfassung möglich. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Chefin oder des Chefs BVK. Beschlüsse können auch auf dem Zirkularweg gefasst werden, sofern kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Ein Zirkularbeschluss kommt nur zustande, wenn ihm alle Mitglieder zustimmen. Die Beschlüsse sind zu protokollieren. Sitzungsrhythmus 1. Das Investment Committee tagt periodisch, in der Regel alle zwei Monate, auf Einladung der Chefin oder des Chefs BVK. Entschädigung 1. Die Entschädigung der Mitglieder des Investment Committee sowie der von der Finanzdirektion gewählten externen Expertinnen oder Experten richtet sich nach den entsprechenden Bestimmungen, die von der Finanzdirektion verfügt werden.

5 5 E. Operative Führung der BVK Die Chefin oder der Chef BVK führt die Geschäfte der BVK. Sie oder er trägt die operative Gesamtverantwortung, koordiniert die verschiedenen Geschäftsbereiche und sorgt dafür, dass die vorhandenen Mittel optimal zur Erfüllung der Aufgaben eingesetzt werden. Die Chefin oder der Chef BVK ist zuständig für: a. die Planung der Aufgaben und Steuerung der Aufgabenerfüllung der BVK, b. die Personalführung, c. die Kommunikations- und Repräsentationsaufgaben, d. den Erlass und die Änderung von internen Weisungen über die Gliederung und Organisation der BVK (einschliesslich Unterstellungsverhältnisse und Stellvertretungen, Aufgaben der Abteilungen bzw. der Direktunterstellten), e. den Erlass und die Änderung von internen Weisungen über die Kompetenzregelungen der ihm unterstellten Mitarbeitenden (Entscheidbefugnisse, Ausgabenkompetenzen, Zeichnungsbefugnisse usw.), f. den Abschluss oder die Auflösung von Verträgen, soweit nicht andere Gremien ausdrücklich zuständig sind, g. die Führung von Prozessen und Verfahren vor Gerichten und Behörden, h. die Antragstellung zuhanden der Finanzdirektion. Die Chefin oder der Chef BVK kann in Absprache mit der Finanzdirektion Aufgaben im Rahmen der Kompetenzregelungen an die Geschäftsleitung, Abteilungsleitende und Mitarbeitende der BVK ganz oder teilweise delegieren. Die Delegation erfolgt schriftlich durch interne Weisungen der Chefin oder des Chefs BVK. 16. Die Ausgabenkompetenz der BVK richtet sich nach 0 der Organisationsverordnung der Finanzdirektion vom. Dezember 011. Die Chefin oder der Chef BVK beschliesst, sofern nicht die Geschäftsleitung dafür zuständig ist, über: a. neue oder gebundene einmalige Ausgaben bis Fr , b. neue oder gebundene wiederkehrende Ausgaben bis jährlich Fr , c. gebundene wiederkehrende Ausgaben, sofern diese zulasten eines der im Anhang 1 der Finanzcontrollingverordnung (FCV) aufgeführten Konten des kantonalen Kontenplans zu verbuchen sind, Geschäftsführung (Chefin/Chef BVK) Ausgabenkompetenz

6 Geschäftsleitung Vermögensbewirtschaftung 6 d. gebundene wiederkehrende Ausgaben, sofern diese im Rahmen der in Anhang der FCV aufgeführten Bestimmungen zu verbuchen sind Die Chefin oder der Chef BVK und die Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter bilden zusammen die Geschäftsleitung der BVK. Die Chefin oder der Chef BVK steht der Geschäftsleitung vor. Die Mitglieder der Geschäftsleitung vertreten die BVK nach aussen. Sie zeichnen kollektiv zu zweien und sind im Handelsregister des Kantons Zürich einzutragen. Die Geschäftsleitung ist, soweit nicht übergeordnete Gremien (Finanzdirektion oder Regierungsrat) dafür zuständig sind, zuständig für: a. das Qualitätsmanagement, b. den Kauf- oder Veräusserungsantrag von Liegenschaften, c. Projekt- und Beschaffungsanträge mit abteilungsübergreifenden Auswirkungen, d. die Einrichtung und die Umsetzung des Internen Kontrollsystems (IKS), e. die Risikobeurteilung und die Abnahme wichtiger Arbeitsprozesse, f. Information der versicherten Personen sowie den Auftritt und das Erscheinungsbild der BVK (einschliesslich Website). Die Geschäftsleitung tagt in der Regel alle zwei Wochen auf Einladung der Chefin oder des Chefs BVK. Die Geschäftsleitung ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder (oder bei Abwesenheit deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter) an der Sitzung anwesend ist. Ein Beschluss kommt zustande, wenn die absolute Mehrheit der anwesenden Mitglieder (oder die Stellvertreterin bzw. der Stellvertreter) zustimmt. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Sitzungsleiterin oder des Sitzungsleiters (der Chefin oder des Chefs BVK oder bei Abwesenheit deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter). Beschlüsse können auch auf dem Zirkularweg gefasst werden, sofern kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Ein Zirkularbeschluss kommt nur zustande, wenn ihm alle Mitglieder zustimmen. Die Beschlüsse sind zu protokollieren. 18. Die Aufgaben und Kompetenzen betreffend die Vermögensbewirtschaftung und das Investment Controlling werden im Anlagereglement der BVK sowie durch interne Weisungen geregelt.

7 7 F. Internes Kontrollsystem 19. Die BVK erstellt und unterhält ein der Grösse und Komplexität angemessenes internes Kontrollsystem (IKS). Im Rahmen einer jährlichen IKS-Berichterstattung informiert die BVK die Finanzdirektion, den Regierungsrat sowie die Revisionsstelle über den Stand und die Resultate des IKS. Die Aufgaben, Zuständigkeiten und Kontrollmassnahmen im Rahmen des IKS werden durch eine interne Weisung geregelt. Internes Kontrollsystem G. Loyalitätspflichten 0. Es gelten die Loyalitätsbestimmungen der BVK. Loyalitätsbestimmungen Im Namen des Regierungsrates Der Präsident: Der Staatsschreiber: Kägi Husi