Club Leadership Plan CLP

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1 Club Leadership Plan CLP Distriktversammlung 29. Mai 2010 Überlegungen und Schritte bis zu seiner Einführung 1. Was ist der Club Leadership Plan? 1.1. Der CLP ist eine von RI empfohlene Organisations- und Planungsstruktur für die Clubs. Sie wurde vom Distrikt Leadership Plan bzw. Distrikt-Organisationsplan (DOP) abgeleitet Er basiert auf bewährten einheitlichen Strukturen und Verfahren erfolgreicher Clubs, die sich über mehrere Jahrzehnte herauskristallisiert haben Er ist eine Hilfe-zur-Selbsthilfe für die Organisation und Leitung der Clubs. 2. Warum braucht ein Rotary Club den Club Leadership Plan? Rotary International ist der Meinung, dass der CLP für Stabilität, Wachstum und den Erfolg von Rotary im 2. Jahrhundert des Dienens unabdingbar ist, weil 2.1. ein jährlicher Wechsel in den Clubleitungspositionen Informationsverluste mit sich bringt 2.2. keine Kontinuität gewährleistet ist. Das Rad wird immer neu erfunden! 2.3. nicht genügend Clubmitglieder bereit sind, Vorstands- oder Projektarbeit zu leisten der Verwaltungsaufwand auf mehrere Schultern verteilt wird Rotary-Amtsträger meist Freiwillige und viel beschäftigte Menschen sind durch die Verteilung der Arbeit höhere Konzentration auf Service-Projekte möglich ist ein starker Club sich mehr um das Wohl seines Gemeinwesens, aber auch darüber hinaus, auch weltweit, kümmern kann eine vergleichbare Organisationsstruktur im Club und im Distrikt sicher stellt, dass die Vorstandsmitglieder der verschiedenen Bereiche entsprechende Ansprechpartner im Distrikt-Beirat wiederfinden 3. Was kann mit dem CLP erreicht werden? Was ist das Ziel des CLP? Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 1

2 3.1. Erarbeitung eines club-spezifischen Organisationsplans, der der jeweiligen Größe des Clubs angepasst werden kann Er stellt das Fundament dar, auf dem jeder Club seine eigene Identität aufbaut Er bringt Kontinuität bei der Besetzung der Clubvorstandsmitglieder Er bringt Kontinuität bei der Abwicklung von Projekten und durch Einbindung möglichst vieler Clubmitglieder Er betont die Konsensfindung auf allen Entscheidungsebenen Offene Kommunikation und umfassende Information unter den Mitgliedern durch regelmäßige Clubversammlungen 3.7. Stabile und wachsende Mitgliederzahlen 3.8. Gezielte Suche nach förderungswürdigen Projekten für das örtliche Gemeinwesen, aber auch in anderen Ländern und deren Abwicklung Kontinuierliche Unterstützung der Rotary Foundation durch Teilnahme an den verschiedenen Programmen sowie durch regelmäßige finanzielle Beiträge (z.b. EREY = 100 US$) Rechtzeitige Ausbildung von rotarischen Führungskräften für Club- und Distriktämter. 4. Was muss ein Rotary Club für die Erarbeitung / Implementierung des CLP tun? 4.1. Clubversammlung einberufen - Mitglieder müssen Implementierung des CLP wollen und hierüber Beschluss fassen Planungs- (Strategie-) Ausschuss sollte gebildet werden, der den CLP erarbeitet und regelmäßig Zwischenberichte an die Clubmitglieder gibt. Er besteht aus ca. 5 erfahrenen Rotariern, dem mind. angehören sollten: Präsident, Vizepräsident, Past-Präsident, Vorstandsmitglied Bereich A (Clubdienst) Strategische Überlegungen müssen angestellt werden Wo steht der Club heute? Was hat sich bewährt? Wo sind unsere Stärken? Wie kann man das Bewährte weiterentwickeln? Was läuft nicht so gut? In welchem Bereich sind wir schwach? Was können wir vom RI-CLP übernehmen (Broschüre 245-DE)? Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 2

3 Wohin will der Club? - Was will er erreichen? Langfristige Ziele festlegen (mind. 3 Jahre), für Vorstandsämter, Mitgliedschaft, Dienst-Projekte und Unterstützung der Foundation Jahresziele des Clubs setzen ( Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs Anhang I-Handbuch des Clubpräsidenten verwenden) Soll die RI-Struktur hierfür übernommen werden? Evtl. teilweise Wie will man die Vorstandsämter in Zukunft besetzen? In welchen Dienstzweigen wollen wir besser werden? Haben wir hierfür genügend Mitglieder im Club? Bis wann wollen wir die Ziele erreichen? Termine setzen Regelmäßig Stand überprüfen, ggf. Ziele anpassen Wie gelangt der Club dort hin? Wie kann man das erreichen? 5. Sechs Schritte zur Umsetzung 5.1. Clubsatzung überprüfen, bei Bedarf der von RI empfohlenen Satzung des Rotary Clubs anpassen und weiterverfolgen 5.2. Ämterbesetzung Personalentwicklung Clubämterbesetzung langfristig planen (mind. für 3 Jahre) Voraussetzungen hierfür festlegen (z.b. Präsident muss Sekretär gewesen sein) Mindestdauer für die 5 Dienstzweige bzw. 5 ständigen Ausschüsse festlegen - normal: 3 Jahre, Schatzmeister und Jugenddienst: besser 5 Jahre Ausschussvorsitzende werden vom Präsidenten elect für 1 Jahr berufen und sollten an der Distrikt-Versammlung teilgenommen haben Mitgliedern Schulungsveranstaltungen (Seminare) des Distrikts anbieten Mitgliedschaftsentwicklung Wer kümmert sich darum? Wer ist im Aufnahmeausschuss? Aufnahmeverfahren überprüfen Wie kann man neue Mitglieder gewinnen? Mitgliederzuwachs planen Welche Berufsgruppen fehlen? Welche Berufsgruppen sind interessant und bevorzugt zu suchen? Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 3

4 Frauen sind hier selbstverständlich einzubeziehen! Altersstruktur beachten Neuen Clubfreunden einen Paten beistellen (mind. für 1 Jahr!) Ältere Freunde nicht aus den Augen verlieren Gemeinsame Projekte (Hands-on-Aktionen) Familien mit einbeziehen (Family of Rotary) Freundschaft untereinander fördern durch gesellige Veranstaltungen: Meetings mit Partnern Clubreisen (auch mit Partnern) Kaminabende 5.4. Clubausschüsse bilden Clubausschüsse arbeiten auf die Erfüllung der Jahres- und langfristigen Ziele von RI und des Clubs hin. Sie orientieren sich an den 4 Dienstzweigen Ausschussvorsitzender wird durch Präsident elect ernannt und sollte schon vorher in diesem Bereich mitgearbeitet haben Ausschussmitglieder sollten mind. 3 Jahre tätig sein Vor Amtsantritt Vorstandssitzung zur Planung der Ausschussarbeit ansetzen Folgende 5 Clubausschüsse sollten permanent eingerichtet werden: Mitgliederentwicklung (siehe auch Pkt. 5.3) entwickelt Plan zur Gewinnung und Bindung neuer Mitglieder Öffentlichkeitsarbeit (PR) PR-Beauftragten einsetzen geeignete Maßnahmen für PR-Arbeit erarbeiten Kontakt zur Presse aufbauen und Außendarstellung verbessern regelmäßig Informationen über besondere Aktivitäten des Clubs bzw. Rotary-allgemein an Presse geben Clubverwaltung (Clubdienst - A) kümmert sich um reibungslosen Clubbetrieb Clubsekretär und Schatzmeister sollten Ausschuss angehören. Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 4

5 gleicht eigene Clubsatzung regelmäßig mit der von RI empfohlenen Satzung des Rotary Clubs ab Dienstprojekte - entwickelt und realisiert Projekte in den Bereichen Bildung (Berufsdienst - B), Humanitäre Hilfe (Gemeindienst - C), Berufsausbildung, um Bedürfnisse lokal, national oder international (Int. Dienst D) zu befriedigen TRF-Stiftung (The Rotary Foundation) Unterstützung der TRF durch Spenden Teilnahme an Programmen (z. B. GSE, Stipendiaten, Matching Grants) Weitere Ausschüsse können nach Bedarf gebildet werden 5.5. Informationsfluss verbessern Regelmäßige Clubversammlungen Berichte aus Vorstandssitzungen und Ausschüssen an Mitglieder Mitglieder in den Planungsprozess einbeziehen und über Projektstände informieren Klare Kommunikation zwischen Clubleitung, Ausschüssen, Mitgliedern, Distriktleitung und Distriktausschüssen schaffen Kommunikation mit anderen Clubs - Vernetzung untereinander Erster Ansprechpartner im Distriktbeirat ist der zuständige Assistant Governor Infos aus Distrikt, z.b. Governor-Brief, an alle Mitglieder Infos von RI z.b. Newsletter EndPolioNow 5.6. Erstellung Organisationsplan Vorgesehene Organisationsstruktur festlegen (evtl. in Anlehnung an DOP) Festschreibung der künftigen Ziele des Clubs und von RI Vorstellung des CLP in der Clubversammlung und Herbeiführung eines Beschlusses zur Implementierung Gesetzte Ziele mind. jährlich überprüfen, ggf. neuen Gegebenheiten anpassen Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 5

6 Jeder neue Präsident leitet seine Schwerpunkte und Ziele aus den langfristigen Zielen des Clubs ab. 6. Möglicher zeitlicher Ablauf bis zur Implementierung 6.1. Überlegung zur Implementierung (ab Juli 2010) 6.2. Vorbereitung der Implementierung (Okt. 2010) 6.3. Erarbeitung der Grundlagen (Jan. 2011) 6.4. Anpassung der Satzung (April 2011) 6.5. Einführung der ersten Maßnahmen (1. Juli 2011) 7. Literaturnachweis 7.1. Club Leadership Plan - Organisationsplan für Rotary Clubs (245-DE) 7.2. Mappe für Clubamtsträger (225-DE) 7.3. Verfahrenshandbuch (035-DE) 7.4. Planungshilfe für erfolgreiche Clubs = Anhang I im Handbuch des Clubpräsidenten (222-DE) 7.5. RI Webseite ( Mitarbeiter der Club- und Distrikt-Unterstützung (CDS) im RI-Büro Zürich 7.7. Liste der Distrikt-Beiratsmitglieder Vorlagepapier Distrikt-Versammlung 2010, 29. Mai 2010 Braunschweig-Riddagshausen Redaktionell bearbeitet durch Gisbert Kuhtz, DICO 1800 Februar 2012 Macintosh HD:Users:kuhtz:Desktop:Rotary:DICO:Dateien fu r Homepage:clp:CLP_29Mai10_bearbeitet.docx 6