Verhaltenskodex Deutsche Fassung

Transkript

1 Verhaltenskodex Deutsche Fassung

2 INHALT 2 I. EINLEITUNG Seite 3 II. KME-Grundsätze der Verhaltensregeln Seite 4 1. Fairer Wettbewerb und Kartellgesetze Seite 4 2. Bekämpfung der Korruption Seite 4 3. Umwelt, Gesundheit und Sicherheit Seite 5 4. Verbot von Kinderarbeit Seite 5 5. Einhaltung der Menschenrechte von Mitarbeitern Seite 5 6. Keine Verletzung eigener oder fremder Eigentumsrechte Seite 5 7. Keine Interessenkonflikte Seite 7 8. Umgang mit Informationen Seite 8 III. Welche Auswirkungen hat dieses Grundsatzprogramm auf die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter? Seite 8 IV. Wie wird die Einhaltung des Verhaltenskodexes bei KME sichergestellt? Seite 9

3 3 I. Einleitung KME ist ein führender europäischer Konzern, der seit über hundert Jahren in der Kupfer verarbeitenden Industrie weltweit eine führende Rolle spielt. Der Ruf von KME wird ganz erheblich durch unsere Handlungen und die Art und Weise geprägt, in der jeder und jede Einzelne von uns auftritt und handelt. Deshalb ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter sich bei ihrer Tätigkeit an diesen Verhaltenskodex halten, der die Grundlage für unsere Arbeit darstellt. Er ist die Grundlage für unsere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Kunden, Kollegen, Wettbewerbern und mit der Öffentlichkeit. Alle Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, bei ihrer Arbeit für KME alle geltenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Der Verhaltenskodex deckt nicht alle denkbaren Situationen und Umstände ab. Das bedeutet jedoch nicht, dass unethisches Verhalten jeglicher Art, das hier nicht ausdrücklich erwähnt wird, statthaft ist. Rechtsverletzungen müssen unter allen Umständen vermieden werden. Einzelne Mitarbeiter, die gegen die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes verstoßen, müssen mit schwerwiegenden Sanktionen bis hin zur Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses rechnen. Mitarbeiter, die gegen diese Regeln verstoßen, dürfen sich nicht darauf berufen, dass sie im Interesse von KME gehandelt haben, weil jegliche Rechtsverletzung letztlich dem Unternehmen schadet. Folglich ist dieser Verhaltenskodex zur Unterstützung der Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit gedacht. Er soll das Bewusstsein der KME-Mitarbeiter für geltende Rechtsvorschriften schärfen und sie dazu verpflichten, die im Sinne dieses Grundsatzprogrammes festgelegten ethischen Regeln und Vorschriften einzuhalten. Er soll die Mitarbeiter aber auch dazu ermutigen, sich im Zweifelsfall Rat zu holen. Unwissenheit schützt bei Regelverstößen nicht vor möglichen Folgen. Im Zweifelsfall können sich die Mitarbeiter an ihren für die Einhaltung zuständigen Kontrollbeauftragten wenden.

4 II. KME-GRUNDSÄTZE DER VERHALTENSREGELN 4 1. Fairer Wettbewerb und Kartellgesetze KME hat ein sauberes und anerkanntes Geschäftsgebaren und glaubt an fairen Wettbewerb. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vorschriften der einzelnen Länder und Regionen, in denen KME geschäftlich tätig ist, einzuhalten, insbesondere die Kartellgesetze in den USA und in Europa. Auf interner Ebene wird KME gegenüber Mitarbeitern, die gegen Kartellgesetze verstoßen, keine Nachsicht üben. Es ist den Mitarbeitern untersagt, mit Wettbewerbern über Preise, Kosten, Kostenstrukturen, Nachlässe, Lieferbedingungen, Werbe- und Marketingaktivitäten, Ausstoß, Kapazitäten, Angebote, Kunden und Lieferanten, Wettbewerber, Gewinne, Gewinnspannen, Produktionsinformationen, Absatzstrategien, Vertriebsmethoden oder andere sensible Informationen zu sprechen, eine Vereinbarung mit einem Wettbewerber darüber zu treffen, dass beide keinen Wettbewerb führen, Lieferantenbeziehungen einschränken, Scheinangebote abgeben oder Kunden, Märkte, Gebiete oder Produktionsprogramme aufteilen, irgendeinen Einfluss auf die von unseren Käufern verlangten Wiederverkaufspreise zu nehmen oder zu versuchen, ihren Import oder Export der von KME gelieferten Waren zu begrenzen, Preislisten mit Wettbewerbern auszutauschen, selbst wenn diese Preislisten öffentlich zugänglich sind. Sollte ein Wettbewerber eines dieser Themen ansprechen, so sind KME-Mitarbeiter dazu verpflichtet, das Gespräch zu beenden und die Rechtsabteilung zu Rate zu ziehen. Wir erwarten von unseren Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern die strikte Einhaltung dieser Grundsätze. 2. Bekämpfung der Korruption KME lehnt Korruption und Bestechung gemäß dem seit 2005 geltenden Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption von 2003 ab. Daher unterhält KME keinerlei Geschäftsbeziehungen, die mit der Verletzung von Gesetzen oder Unternehmensrichtlinien zur Gewährung oder Annahme von Gefälligkeiten einhergehen, in dem Bewusstsein, dass infolgedessen manche Geschäftsabschlüsse möglicherweise nicht getätigt werden können. Ein möglicher zusätzlicher Umsatz gleich welcher Höhe kann illegales Geschäftsgebaren nicht rechtfertigen. Dies gilt ohne Ausnahme für den gesamten KME-Konzern. Wir erwarten von unseren Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern die strikte Einhaltung dieser Grundsätze.

5 3. Umwelt, Gesundheit und Sicherheit 5 KME hat sich zur Schaffung nachhaltiger Wettbewerbsvorteile durch Führerschaft und Spitzenleistungen in den Bereichen Umwelt, Gesundheit und Sicherheit verpflichtet, worin sich auch unsere Aufgabe und unsere Werte widerspiegeln. KME baut vorbeugende SGU-Strategien auf, die Umweltverschmutzung und Unfälle verhindern und so zur Sicherung der langfristigen Nachhaltigkeit von KME beitragen sollen. KME verfolgt das Ziel NULL Arbeitsunfälle und bietet Mitarbeitern, Besuchern und Vertragspartnern daher gesunde und sichere Arbeitsplätze. 4. Verbot von Kinderarbeit KME gewährleistet die Einhaltung des Verbots von Kinderarbeit, d. h. die Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen unter 15 Jahren. In den Ländern, die der Ausnahmeregelung des IAO-Übereinkommens 138 unterliegen, bedeutet dies unter 14 Jahren. 5. Einhaltung der Menschenrechte von Mitarbeitern KME tritt für Chancengleichheit und Gleichbehandlung ihrer Mitarbeiter ein. Gemäß den allgemeinen KME-Richtlinien müssen sich alle Mitarbeiter an diese Regel halten. Niemand darf wegen seiner Rasse, seiner Herkunft, seiner Hautfarbe, seiner Staatsangehörigkeit, seines Glaubens, seiner Weltanschauung, seines Geschlechts, seines Alters, seiner körperlichen Merkmale, seines Aussehens, seiner sexuellen Neigungen oder der Zugehörigkeit zu anderen geschützten Kategorien im jeweiligen Land ungerecht behandelt, benachteiligt, bevorzugt, verfolgt oder geächtet werden. Diese Grundsätze gelten sowohl bei der internen Zusammenarbeit als auch im Umgang mit externen Partnern. KME gewährleistet den Respekt der persönlichen Würde, der Privatsphäre und der Rechte eines jeden Individuums und zwingt niemanden gegen seinen Willen zur Arbeit. KME gewährleistet die Einhaltung der in den geltenden Gesetzen vorgeschriebenen maximalen Arbeitszeit und erkennt im Rahmen des gesetzlich Möglichen das Recht ihrer Mitarbeiter auf Vereinigungsfreiheit an. Mitarbeiter, die Mitglied einer Arbeitnehmerorganisation oder Gewerkschaft sind, werden weder bevorzugt noch benachteiligt. Ein Verstoß gegen diese Standards wird nicht geduldet. Sämtliche Konflikte sollten dem Vorgesetzten der Mitarbeiter, der Personalabteilung oder dem für die Einhaltung des Verhaltenskodexes zuständigen Kontrollbeauftragten vorgetragen werden. Diese werden gegebenenfalls geeignete Schritte einleiten, um auf das Fehlverhalten angemessen zu reagieren und einer Wiederholung des Verstoßes vorzubeugen. 6. Keine Verletzung eigener oder fremder Eigentumsrechte Die Ergebnisse unserer Arbeit im Bereich der wissenschaftlichen Forschung und technischen Entwicklung sind äußerst wertvolles Unternehmenskapital. Erfindungen, Patente und anderes geistiges Eigentum sind außerordentlich wichtig für die Zukunft

6 6 unseres Unternehmens. Deshalb müssen wir allergrößte Sorgfalt walten lassen, um den vollen Schutz der von uns geschaffenen Eigentumsrechte durch das Gesetz sicherzustellen. Darüber hinaus gewährleistet KME die Einhaltung gesetzlich anerkannte Rechte Dritter. Geschäftsgeheimnisse und neue Erkenntnisse sollten Dritten nicht ohne angemessenen rechtlichen Schutz weitergegeben, geschweige denn öffentlich bekannt gemacht werden. Es sollte dafür Sorge getragen werden, dass keine unbeabsichtigte Übertragung geistigen Eigentums durch fahrlässigen Umgang mit Informationen über das Unternehmen in der Öffentlichkeit stattfindet, beispielsweise durch Arbeit an Laptops, wenn Dritte freien Blick darauf haben, oder durch beiläufige Bemerkungen in der Öffentlichkeit oder bei Präsentationen. Unternehmensdaten müssen vor dem unberechtigten Zugriff durch Dritte geschützt werden.

7 7. Keine Interessenkonflikte 7 Alle Mitarbeiter müssen ihre persönlichen Interessen und die von KME voneinander trennen. Gemäß den allgemeinen KME-Richtlinien müssen sich alle Mitarbeiter an diese Regel halten. Insbesondere während der Arbeitszeit haben die Mitarbeiter die vorrangige Pflicht, die unternehmerischen Interessen von KME zu vertreten. Mitarbeiter müssen ihren Vorgesetzten über alle persönlichen Interessen informieren, die möglicherweise im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer beruflichen Pflichten stehen könnten. Sollten Mitarbeiter ihren persönlichen Bedarf bei einer natürlichen oder juristischen Person decken wollen, die bereits eine bestehende Geschäftsverbindung mit KME hat, oder mit dieser andere geschäftliche Verträge abschließen wollen, und sollten diese Mitarbeiter eine Position innehaben, die ihre Einflussnahme auf die Geschäftsbeziehung von KME mit dem betreffenden Lieferanten oder Geschäftspartner ermöglichen, so müssen diese Mitarbeiter vor Abschluss des Vertrages hierzu die Genehmigung ihres Vorgesetzten einholen. Eine Geschäftsverbindung mit einem Wettbewerber oder Kunden von KME oder die Ausübung von Nebentätigkeiten können zu Konflikten führen, die die Mitarbeiter davon abhalten, ihre Verantwortung bei KME in vollem Umfang wahrzunehmen. Geschäftsverbindungen mit Dritten müssen auf der Grundlage objektiver Kriterien gestaltet werden. 8. Umgang mit Informationen Die wichtigste Anforderung zum Schutz vor Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex ist die vollständige Dokumentation aller Prozesse und Verfahren. Unterlagen, insbesondere solche, die für die Buchhaltung von Bedeutung sind, müssen vollständig, richtig, geordnet und leicht verständlich sein. Sämtliche Aufzeichnungen und Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit an einen Kollegen delegiert werden können. Mitarbeiter müssen Unterlagen so lange aufbewahren, wie es gesetzliche oder interne Bestimmungen vorschreiben, und sie dürfen keine Dokumente vernichten, die für ein drohendes oder schwebendes behördliches oder gerichtliches Verfahren von Bedeutung sind. Die Geschäftsbücher und die dazu gehörigen Unterlagen müssen sämtliche Geschäftsvorgänge vollständig und genau wiedergeben und einen wahrheitsgetreuen und ordentlichen Überblick über das Unternehmenskapital geben. III. Welche Auswirkungen hat dieses Grundsatzprogramm auf die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter? Alle KME-Mitarbeiter sind dazu aufgerufen, ihr Verhalten im Licht der in diesem Verhaltenskodex festgelegten Standards zu überprüfen und ihre Einhaltung sicherzustellen. Einzelne Mitarbeiter, die gegen die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes verstoßen, müssen mit schwerwiegenden Sanktionen bis hin zur Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses rechnen. Mitarbeiter, die gegen diese Regeln verstoßen, dürfen sich nicht darauf berufen, dass sie im Interesse von KME gehandelt haben, weil jegliche Rechtsverletzung letztlich dem Unternehmen schadet. KME-Mitarbeiter sind aufgefordert, jeglichen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex unverzüglich zu melden. KME wird sicherstellen, dass kein Mitarbeiter in irgendeiner

8 8 Weise benachteiligt wird, weil er oder sie mögliche Verstöße durch Dritte gemeldet hat. Bis zur Bestätigung des Verdachts wird der Grundsatz der Unschuldsvermutung eingehalten.

9 IV. Wie wird die Einhaltung des Verhaltenskodexes bei KME sichergestellt? 9 1. Ebene Kontrollbeauftragter Der für die Einhaltung zuständige Kontrollbeauftragte ist der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter bei dem Verdacht eines Verstoßes gegen die in diesem Kodex festgelegten Grundsätze. Darüber hinaus können die Mitarbeiter die Angelegenheit in besonderen Fällen der Geschäftsführung (KME AG) vortragen. Der Kontrollbeauftragte übernimmt innerhalb der KME die Rolle einer unparteiischen Schiedsperson. Der Kontrollbeauftragte erteilt Rat, bewertet Risiken und versucht Lösungen zu finden, die die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen. Der Kontrollbeauftragte ist intern zu Stillschweigen verpflichtet. Von KME ernannte Kontrollbeauftragte für die verschiedenen Länder: Frankreich: Deutschland: Großbritannien: Italien und andere Länder: Spanien: Pascale Perrin-Bouvier Anja Pietrzykowski Christoph Janssen John Dodd Alessandra Pizzuti Andres Barallobre Der Kontrollbeauftragte ist dazu verpflichtet, den geschäftsführenden Direktoren des Unternehmens sämtliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex zu melden und der Geschäftsführung einen gemeinsamen Vorschlag für weitere Schritte zu unterbreiten. Im Falle einer dringenden, ernsthaften Rechtsverletzung muss zusätzlich die Geschäftsführung ummittelbar und ohne unzulässige Verzögerung informiert werden. Sollte ein geschäftsführender Direktor einer Tochtergesellschaft der KME AG betroffen sein, so ist der Kontrollbeauftragte verpflichtet, die Geschäftsführung (KME AG) unverzüglich zu unterrichten, ohne den geschäftsführenden Direktor der Tochtergesellschaft hierüber zu informieren. 2. Ebene Geschäftsführende Direktoren der Tochtergesellschaften der KME AG In Zusammenarbeit mit dem für die Einhaltung zuständigen Kontrollbeauftragten führt der geschäftsführende Direktor Untersuchungen zu mutmaßlichen Verstößen gegen den Kodex durch und unterbreitet der Geschäftsführung einen gemeinsamen

10 10 Vorschlag. Darüber hinaus veranlassen die geschäftsführenden Direktoren des Unternehmens Überprüfungen von möglichen Verstößen oder von bei der Risikobewertung ermittelten Angelegenheiten auf nationaler oder unternehmerischer Ebene. 3. Ebene Geschäftsführung (KME AG) Die Geschäftsführung entscheidet über die Regeln zur Behandlung derartiger Fälle und über mögliche Sanktionen gegen die betreffenden Mitarbeiter. Im Falle eines möglichen Verstoßes gegen die in diesem Kodex festgelegten Grundsätze durch Mitglieder der Geschäftsführung muss der Aufsichtsratsvorsitzende des Unternehmens hierüber informiert werden. KME stellt die fortwährende Durchführbarkeit dieses Verhaltenskodexes durch das erforderliche Rahmenwerk für dessen Verfahrensabläufe und durch Bereitstellung der nötigen Mittel sicher. Durchführbarkeit und Wirksamkeit des Verhaltenskodexes werden regelmäßig überprüft.