Genealogie im Archiv: Personalakten als genealogische Quelle. Dr. Annette Hennigs

Transkript

1 Genealogie im Archiv: Personalakten als genealogische Quelle Dr. Annette Hennigs 2010

2 Gliederung Warum werden Personalakten geführt? Seit wann werden Personalakten geführt? Welche Informationen erhalte ich aus den Personalakten? Welche Informationen erhalte ich nicht? Welche Personalakten werden überliefert? Wie sind Personalakten im Archiv zugänglich? 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 1

3 Warum werden Personalakten geführt? Unter der obigen Personalnummer werden hier die Hinterbliebenen eines am und am verstorbenen Oberstudienrates a.d. Johannes Müller geführt. Kontrollinstrument des Arbeitgebers, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber seinen Arbeitnehmern nachkommen zu können Das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW betreut aktuell ca Beamtinnen und Beamte und ca Entgeltempfängerinnen und Entgeltempfänger (= ca Personen) Nur das Beamtenrecht kennt gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 2

4 Seit wann werden Personalakten geführt? die erste Personalakte ist nicht zu ermitteln indirekter Vorläufer: Conduitenlisten seit Mitte des 19. Jahrhunderts verstärkt Personalakten parallel dazu Aufgabe der Conduitenlisten 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 3

5 Welche Informationen erhalte ich aus den Personalakten? moderne Personalakten bestehen aus mehreren Teilen: Grundakte / Hauptakte Verschiedene Teilakten / Beihefte Nebenakten 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 4

6 Grundakten / Hauptakten Personalbogen Bewerbungsunterlagen mit Zeugnissen und Lebenslauf Unterlagen über alle wesentlichen Ereignisse im Berufsleben: Beurteilungen, Beförderungen, Atteste, etc Ariernachweise nach 1945: Entnazifizierungsunterlagen Belohnungen, Auszeichnungen, etc. Dienstzeitberechnungen Nebentätigkeiten aber: keine privaten Unterlagen! 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 5

7 Personalbögen um /07/10 Dr. Annette Hennigs 6

8 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 7

9 Personalbögen NS-Zeit 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 8

10 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 9

11 Moderner Personalbogen xxxxxxxxx xxxxx 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 10

12 Zukunft: elektronische Personalaktenführung 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 11

13 Lebensläufe Regierungsdirektor: Ein Herzleiden habe ich seit 1909, was mich aber nicht gehindert hat, von mit Erfolg am Weltkrieg 1 teilzunehmen. [ ] Da mich die ruhige Kampftätigkeit an der Lothringer Front nicht befriedigte, ließ ich mich August 1916 zu den Maschinengewehrtruppen versetzen. 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 12

14 Zeugnisse 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 13

15 Beurteilungen Polizist: In krimineller Hinsicht bedarf er noch einer längeren Anleitung. Amtsgerichtsrat: Wenngleich anerkannt werden soll, daß er sich den Fehler, Arbeiten liegen zu lassen, mehr und mehr abgewöhnt hat. Technischer Mitarbeiter: Auf Grund seiner guten Material- Kenntnisse wurde er in unsere Schrott-Abteilung übernommen. Schulamtsbewerber: Außerdem ist er eine gefestigte, sittliche Persönlichkeit, worauf wir auch gerade bei der Behandlungsmethode unserer Kranken sie liegen zumeist nackend in der Sonne Gewicht legen müssen. 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 14

16 Fragebögen (z.b. zur politischen Gesinnung) 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 15

17 Entnazifizierung Die Entnazifizierungsakten für NRW liegen im Landesarchiv NRW Abteilung Rheinland, in den Personalakten liegen nur Auszüge aus den Verfahren 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 16

18 : Ariernachweise 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 17

19 Jüdische Beschäftigte in der NS-Zeit 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 18

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21 Teilakten / Beihefte Prüfungsakten (v.a. in den Bereichen Justiz und Bergbau) Vorgänge über wiederkehrende Angelegenheiten Vorgänge über Aus- und Fortbildung während des Dienstverhältnisse Vorgänge über Dienstpflichtverletzungen 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 20

22 Personalnebenakten doppelte Personalakte : wird geführt, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für einen Mitarbeiter zuständig sind Enthält Kopien von Schriftstücke, die in der Hauptakte bzw. deren Teilakten enthalten sind Die vollständige und relevante Personalakte ist immer die Hauptakte! 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 21

23 Welche Informationen erhalte ich nicht? Häufig an Personalakten gestellte Fragen: Welche Lebensdaten haben Ehepartner / Kinder / andere Anverwandte eines Arbeitnehmers? Wann ist der Arbeitnehmer verstorben? Mit welchen Personen hat der Arbeitnehmer in Briefkontakt gestanden? Die Personalakte ist kein Sammelalbum! Personalakten wandern im öffentlichen Dienst mit dem Arbeitnehmer mit! 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 22

24 Welche Personalakten werden überliefert? Alle Entscheidungsträger Alle Geburtsjahrgänge bis 1910 einschließlich, in Ausnahmen bis 1920 Alle Geburtstage oder Prominente und Sonderfälle Beihefte werden nicht komplett übernommen 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 23

25 Schutz- und Sperrfristen Land Bund Sperrfristen nach dem ArchivG dienen dem Persönlichkeits- und Datenschutz Benutzung von gesperrtem Archivgut: Sachakten Personenbezogenes Archivgut 30 Jahre nach Entstehung 10 Jahre nach Tod 100 Jahre nach Geburt Geburts- oder Todesdatum unbekannt: 60 Jahre nach Entstehung 30 Jahre nach Entstehung 30 Jahre nach Tod 110 Jahre nach Geburt Für Betroffene und abgebende Behörden jederzeit Sperrfristverkürzung für wissenschaftliche Benutzer (nicht für Steuerakten) i.d.r. Auflagen bei Sperrfristverkürzung: bspw. anonymisierte Nennung von Betroffenen in Publikationen Landesrechtliche Vorschriften über Geheimhaltung Bundesvorschriften über Geheimhaltung (z.b. 30 AO) 60 Jahre nach Entstehung 60 Jahre nach Entstehung, Frist ist nicht verkürzbar Frist gilt nicht für Unterlagen aus der Zeit vor dem Jahre nach Entstehung, Frist ist nicht verkürzbar Frist gilt nicht für Unterlagen aus der Zeit vor dem /07/10 Dr. Annette Hennigs 24

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 07/07/10 Dr. Annette Hennigs 25