Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr (BAPersBw)

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Magdalena Morgenstern
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1 Die Personalakte - Von der Erstellung bis zur Archivierung Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr () Als Bundesoberbehörde verantwortlich für das prozessorientierte Personalmanagement für das militärische und zivile Personal der Bundeswehr aus einer Hand 1

Bundesoberbehörde verantwortlich für das prozessorientierte

2 Die Personalakte - Von der Erstellung bis zur Archivierung Die Abteilung V - Personalführung Zivilpersonal Aufgaben für den Bereich der zivilen Personalführung der Bundeswehr 1. Zentrale Aufgabensteuerung des Personalmanagements 2. Grundsatz und Rechtsangelegenheiten betreffend die Personalführung des 3. Prozessführung, Disziplinarangelegenheiten 4. Steuerung der Aus- und Fortbildung 5. Personalhaushalt, Beurteilungswesen, Aufstiegsangelegenheiten 6. Fachaufsicht über die personalbearbeitende Ortsebene 7. Zentrale Personalführung von Beamten bis BesGr A16 / Tarifpersonal ab EntGr 9 2

Grundsatz und Rechtsangelegenheiten betreffend die Personalführung des 3. Prozessführung, Disziplinarangelegenheiten 4.

3 Die Personalakte - Von der Erstellung bis zur Archivierung Das Referat V Zentralregistratur Zuständig für Anlage, Führung, Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Personalakten Bereitstellung von Personalakten an die zivile Personalführung im Zuständigkeitsbereich Verwaltung von ca Akten Gesetzliche Grundlage : Personalaktenrichtlinien für das zivile Personal im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (VMBl 1994, Seite 63 ff.) 3

Bereitstellung von Personalakten an die zivile Personalführung im Zuständigkeitsbereich Verwaltung von ca.

4 Die Personalakte - Von der Erstellung bis zur Archivierung Die Personalakte Personalgrundakte (PGA) Personalteilakten (PTA) Innere Ordnung bildet eine Einheit mit 1. Teilaktenverzeichnis 2. Inhaltsverzeichnis 3. Personalnebenakten Fortlaufende zeitliche Aktualisierungen Nach Inhalten - Personalunterlagen - Bewerbungsschreiben, Lebenslauf - Personenstandsurkunden - Staatsangehörigkeitsnachweis - Nachweise Vor-/Aus-/Fortbildungen - Gesundheitszeugnisse - Dienstpostenübertragungen - Personalverfügungen - Entscheidungen/Gesuche - Persönliche Angelegenheiten - Schwerbehinderung/Wehrdienst Keine Berücksichtigung - Beschwerden/Behauptungen - Prozessakten - Kindergeldangelegenheiten Werden aktuell in einer Sachakte innerhalb Der Personalführung geführt Nach Sachgesichtspunkten - Vorakte (z.b. andere Behörden) - Gebührniswesen - Aus- und Fortbildung - Bewerbungen - Abwesenheiten - Fürsorgeangelegenheiten - Dienstunfallfürsorge - Trennungsgeld/Reisekosten Umzugskosten - Disziplinarangelegenheiten 4

Personalnebenakten Fortlaufende zeitliche Aktualisierungen Nach Inhalten - Personalunterlagen - Bewerbungsschreiben, Lebenslauf - Personenstandsurkunden - Staatsangehörigkeitsnachweis - Nachweise

5 Die Personalakte - Von der Erstellung bis zur Archivierung Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Personalakten Aufbewahrungsfristen innerhalb der personalbearbeitenden Behörde: Gesetzliche Grundlage : 113 Bundesbeamtengesetz (BBG) Anwendung für Bundesbeamte, sowie eine sinngemäße analoge Behandlung für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Personalakten vor ihrer Vernichtung nach 2 (1)+(5) des Bundesarchivgesetzes dem Bundesarchiv anzubieten! 5

Anwendung für Bundesbeamte, sowie eine sinngemäße analoge Behandlung für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes.

6 Der Weg zur militärischen Personalakte Mögliche Szenarien / Einberufung Ungediente Freiwillige (SaZ, Eignungsübende) Freiwillig Wehrdienstleistende (FWDL) Wiedereinsteller (ehem. SaZ, GWDL, FWDL) Bewerbungsunterlagen werden zum ersten Teil der Bewerberakte (Klarsichthülle) Personalakten der Soldaten: - Nebenakten - Grundakten - Sachakten 6

7 Der Weg zur militärischen Personalakte Klarsichthülle mit Bewerbungsunterlagen Vorbereitung eines Aktenordners für jeden neuen Soldaten Anwärterpersonalführung für Unteroffiziere und Mannschaften IV 2 Anwärterpersonalführung für Offiziere III 7

jeden neuen Soldaten Anwärterpersonalführung für

8 Der Weg zur militärischen Personalakte Anwärterpersonalführung IV 2 und III Erwin, Xaver X Fordern ggfs. fehlende Unterlagen beim zuständigen KarrC oder beim Einstellungsverband (Truppe) an Vervollständigen die Bewerberakte Übergeben die geprüfte Bewerberakte an IV 1.6, Aktenführung, (Unteroffiziere und Mannschaften) bzw. III Z 5 (Offiziere) 8

fehlende Unterlagen beim zuständigen KarrC oder beim Einstellungsverband (Truppe) an

9 Der Weg zur militärischen Personalakte IV 1.6 (Unteroffiziere, Mannschaften) III Z 5 (Offiziere) Erstellen aus der Bewerberakte und ggfs. den Unterlagen im Blindordner eine Grundakte für jeden Soldaten Die Grundakten verbleiben bis zum Dienstzeitende der Soldaten (aktuell bis zu 25 Jahre bei SaZ, BS darüber hinaus) in den jeweiligen laufbahnabhängigen Aktenkammern 9

ggfs. den Unterlagen im Blindordner eine Grundakte für jeden Soldaten Die Grundakten

10 Der Weg zur militärischen Personalakte Dienstzeitende (SaZ) Grundakten ausscheidender SaZ werden durch die Aktenkammern an die zuständigen Karrierecenter zur Dienstleistungsüberwachung übergeben, sofern der Reservist der Dienstleistungsüberwachung/Wehrüberwachung unterliegt Erwin, Xaver X Dienstleistungsüberwachung ( 77, 59 SG): Pensionierte BS: bis 65 J Sonst ausgeschiedene BS u. SaZ: bis 60 J (Msch bis 45 J) freiwillig bis 65 J Andere, wenn dauerhaft höh. DGrad aufgrund Wehrdienstleistg. bis 60 J im übrigen freiwillig bis 65 J Wehrüberwachung ( 24 WPflG, nur im Spannungs/Verteidigungsfall): Msch: bis 32 J Uffz: bis 45 J Offz: bis 60 J 10

Dienstleistungsüberwachung ( 77, 59 SG): Pensionierte BS: bis 65 J Sonst ausgeschiedene BS u.

11 Der Weg zur militärischen Personalakte Versetzung in den Ruhestand (BS) Grundakten von BS, werden 4 Monate vor Zurruhesetzung zur Erstellung des Versorgungsblattes an IV 1.3 (Verwaltungsrechtliche Querschnittsaufgaben) und von dort an I (Dienstzeitversorgung) zur Dienstleistungsüberwachung übergeben 11

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