Verpflichtungserklärung nach 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) für (ehrenamtliche) Mitarbeiter des Nordrhein-Westfälischer Ruder-Verband e.v.

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1 Sehr geehrte(r) Herr/Frau, aufgrund Ihrer ehrenamtlichen/beruflichen Aufgabenstellung/Tätigkeit bei dem Nordrhein- Westfälischer Ruder-Verband e.v. werden Sie hiermit auf das Datengeheimnis nach 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verpflichtet. Nach dieser Vorschrift ist es Ihnen untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Gemäß 5 BDSG sind Sie verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Diese Verpflichtung besteht auch über das Ende Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit in unserem Verein hinaus. Wir weisen Sie darauf hin, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis nach 43 und 44 BDSG zu einer strafrechtlichen Ahndung führen können. Abschriften der genannten Vorschriften sind beigefügt. Geben Sie bitte die beigefügte Zweitschrift dieses Schreibens, nachdem Sie diese unterschrieben haben, an den Vorstand zurück. Ort, Datum, Unterschrift des Vorstandsbeauftragten Über die Verpflichtung auf das Datengeheimnis und die sich daraus ergebenden Verhaltensweisen wurde ich in Kenntnis gesetzt. Das Merkblatt zur Verpflichtungserklärung sowie die Abschriften der 5, 43 und 44 BDSG habe ich erhalten. Ort, Datum, Unterschrift des Verpflichteten 1 Kopie: Verpflichtete/r 1 Kopie: Vorstand

2 Anhang: Merkblatt Datenschutz Im Rahmen Ihrer Tätigkeit verarbeiten Sie personenbezogene Daten z. B. unserer Vereine und deren Mitglieder, Aktiven, Mitarbeiter, etc. oder haben die Möglichkeit des Zugriffs auf solche Daten. Deshalb müssen Sie sich mit den wichtigsten Grundsätzen des Datenschutzes vertraut machen. Grundlage für den Datenschutz bei uns ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das BDSG schützt personenbezogene Daten. Dabei handelt es sich um Einzelangaben überpersönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person" ( 3 Abs. 1 BDSG), also alle direkten oder indirekten Angaben zu dieser Person, die eine Identifizierung ermöglichen. Zweck des Gesetzes ist der Schutz des informationellen Selbstbestimmungsrechts jedes Einzelnen: Jeder soll grundsätzlich selbst darüber bestimmen, wer welche Daten über ihn kennt und verarbeitet. Deshalb dürfen Daten nur dann erhoben und verarbeitet werden, wenn dies durch eine Rechts-vorschrift erlaubt ist oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Zum Selbstbestimmungsrecht gehört z. B. auch, dass man der Verwendung seiner Daten für Werbezwecke sowie Markt- und Meinungsforschung jederzeit widersprechen kann. Besonders schützenswerte sensible" Daten (Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesund-heit oder Sexualleben) dürfen regelmäßig nur mit einer Einwilligung, die sich ausdrücklich auf diese Daten bezieht, verarbeitet oder genutzt werden. Ohne eine Einwilligung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten gem. 28 Abs. 1 BDSG für die Zwecke des Verbands/Vereins zulässig: Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig 1. wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist, 2. soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder 3. wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt. Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.

3 Darüber hinaus ist die Verwendung von Daten ausnahmsweise auch zulässig, wenn diese listenmäßig" oder sonst zusammengefasst wurden oder es sich um Eigenwerbung o. ä. handelt. Zu Zwecken der Werbung dürfen Daten gemäß unserer Satzung nicht verwendet werden. Die Information über die Datenverarbeitung ist eine wichtige Voraussetzung für die Wahrnehmung des Selbstbestimmungsrechts des Einzelnen. Deshalb muss der Betroffene bei Erhebung seiner Daten umfassend über die Zwecke der beabsichtigten Verarbeitung und potentielle Empfänger seiner Daten informiert werden und hat auch nachträglich Auskunftsrechte, welche durch Benachrichtigungspflichten auf unserer Seite ergänzt werden. Außerdem sind wir als Sportverband gesetzlich verpflichtet, die Datensicherheit zu gewährleisten. Datenschutz und Datensicherheit müssen sowohl von Ihnen persönlich als auch technisch beachtet werden: Persönlich müssen Sie als Mitarbeiter/in das Datengeheimnis und Ihre Verschwiegenheitspflicht beachten. Außerdem müssen Sie unsere Weisungen im Umgang mit den Daten befolgen und Unregelmäßigkeiten melden. Bei der technischen und organisatorischen Umsetzung der Datensicherheit müssen wir gewährleisten und sicherstellen, dass unberechtigte Personen keinen Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen oder -systemen erhalten; dass unberechtigte Zugriffe auf Daten unseres Vereins verhindert und die Daten nur an dafür vorgesehene Empfänger weitergegeben werden; dass die Daten gegen Zerstörung, Verlust oder Diebstahl gesichert sind. Helfen Sie daher, die personenbezogenen Daten unseres Verbandes und seiner Vereine zu schützen, indem Sie selbst weisungsgemäß und sorgfältig damit umgehen.

4 Anhang: Text der 4, 43 und 44 BDSG / Satzung NWRV 5 Datengeheimnis Den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind, soweit sie bei nicht öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. 43 Bußgeldvorschriften (1) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig 1. entgegen 4d Abs. 1, auch in Verbindung mit 4 e Satz 2. eine Meldung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig macht, 2. entgegen 4f Abs. 1 Salz 1 oder 2, jeweils auch in Verbindung mit Satz 3 und 6, einen Beauftragten für den Datenschutz nicht, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig bestellt, 3. entgegen 28 Abs. 4 Satz 2 den Betroffenen nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig unterrichtet oder nicht sicherstellt, dass der Betroffene Kenntnis erhalten kann, 4. entgegen 28 Abs. 5 Satz 2 personenbezogene Daten übermittelt oder nutzt, 5. entgegen 29 Abs. 2 Satz 3 oder 4 die dort bezeichneten Gründe oder die Art und Weise ihrer glaubhaften Darlegung nicht aufzeichnet, 6. entgegen 29 Abs. 3 Satz 1 personenbezogene Daten in elektronische oder gedruckte Adress-, Ruf-nummern. Branchen- oder vergleichbare Verzeichnisse aufnimmt, 7. entgegen 29 Abs. 3 Satz 2 die Übernahme von Kennzeichnungen nicht sicherstellt, 8. entgegen 33 Abs. 1 den Betroffenen nicht, nicht richtig oder nicht vollständig benachrichtigt, 9. entgegen 35 Abs. 6 Satz 3 Daten ohne Gegendarstellung übermittelt, 10. entgegen 38 Abs. 3 Satz 1 oder Abs. 4 Satz 1 eine Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilt oder eine Maßnahme nicht duldet oder 11. einer vollziehbaren Anordnung nach 38 Abs. 5 Satz 1 zuwiderhandelt. (2) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig 1. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, erhebt oder verarbeitet, 2. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, zum Abruf mittels automatisierten Verfahrens bereithält, 3. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, abruft oder sich oder einem anderen aus automatisierten Verarbeitungen oder nicht automatisierten Dateien verschafft, 4.. die Übermittlung von personenbezogenen Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, durch unrichtige Angaben erschleicht,

5 5. entgegen 16 Abs. 4 Satz 1, 28 Abs. 5 Satz 1, auch in Verbindung mit 29 Abs. 4, 39 Abs. 1 Satz 1 oder 40 Abs. 1, die übermittelten Daten für andere Zwecke nutzt, indem er sie an Dritte weitergibt, oder 6. entgegen 30 Abs. 1 Satz 2 die in 30 Abs. 1 Satz 1 bezeichneten Merkmale oder entgegen 40 Abs. 2 Satz 3 die in 40 Abs. 2 Satz 2 bezeichneten Merkmale mit den Einzelangaben zusammenführt. (3) Die Ordnungswidrigkeit kann im Falle des Absatzes 1 mit einer Geldbuße bis zu Euro, in den Fällen des Absatzes 2 mit einer Geldbuße bis zu Euro geahndet werden. 44 Strafvorschriften (1) Wer eine in 43 Abs. 2 bezeichnete vorsätzliche Handlung gegen Entgelt oder in der Absicht, sich oder einen anderen zu bereichern oder einen anderen zu schädigen, begeht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. (2) Die Tat wird nur auf Antrag verfolgt. Antragsberechtigt sind der Betroffene, die verantwortliche Stelle, der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Aufsichtsbehörde. Satzung NWRV 35 Datenschutz und Internet 1) Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Verbandes werden unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder und ihrer Einzelmitglieder gespeichert, übermittelt und verändert. 2) Bei der Wahrnehmung zentraler Aufgaben wie Teilnahme an und Veranstaltungen von Ruderregatten und anderen sportlichen Wettbewerben, Kaderfindung, entwicklung, -training, Ausbildung und Lehre, einschließlich der Erteilung der Abschlusslizenzen, Kommunikation mit den ordentlichen Mitgliedern des Verbandes und deren Mitgliedern, Ehrungen u.a. ist der Verband gestützt auf 28 Abs. 1. Satz 1, Nr. 2 BDSG berechtigt, Daten seiner Mitglieder und deren Mitglieder zu erheben, zu speichern und zu verarbeiten. 3) Zu Erfüllung und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Beitragserhebung kann der NW RV gemäß 28 Abs. 2. Nr. 2a BDSG in Abwägung der berechtigten Interessen der betroffenen Personengruppe personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten bzw. einsehen. 4) Der Verband macht besondere Ereignisse des Verbandslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Wettkämpfen sowie Feierlichkeiten über Medien und Publikationen bekannt. Dabei können personenbezogene Daten von Einzelmitgliedern veröffentlicht werden. Diese können jederzeit dem Vorstand gegenüber Einwände gegen eine solche Veröffentlichung ihrer Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses Einzelmitglied eine weitere Veröffentlichung mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wettkämpfen. 5) Den Organen des Verbandes und allen Mitarbeitern oder sonst für den Verband Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verband hinaus. Eine Weitergabe von Daten zu Vermarktungszwecken ist untersagt.