ENTERPRISE MOBILITY IN DEUTSCHLAND 2015

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1 Fallstudie: Accellion IDC Multi-Client-Projekt ENTERPRISE MOBILITY IN DEUTSCHLAND 2015 Von consumerization zu Mobile First - Mobility-Strategien in deutschen Unternehmen

2 Accellion Fallstudie: AVL Informationen zum Kunden AVL (Anstalt für Verbrennungskraftmaschinen List) ist ein weltweit agierendes Unternehmen in Privatbesitz für die Entwicklung, die Simulation und das Prüfen von Antriebssystemen für PKWs, LKWs und große Motoren. Das 1948 gegründete Unternehmen ist seit über 60 Jahren auf die Entwicklung von ökonomischen Antriebssystemen spezialisiert und beschäftigt heute mehr als Mitarbeiter in 45 Ländern. Anforderungen des Kunden AVL setzte bisher SFTP für die gemeinsame Verwendung großer Dateien und verschlüsselter Verbindungen mit seinen Entwicklungspartnern ein. Doch AVL befürchtete eine Zunahme an Datenverlusten, insbesondere durch das wachsende Angebot an kostenfreien, für den Privatgebrauch gedachten Online-Speichern. Um eine integrierte und sichere Methode für die externe Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten zu schaffen, hatte AVL zuvor ein auf SharePoint basiertes Extranet erstellt. Dies hatte jedoch ein Dateigrößenlimit von 2 GB. Zum Vergleich: Dateien mit Daten, Modellen und Videos von Antriebssystemen können eine Göße von über 60 GB erreichen. Zudem hielt die zugrunde liegende Komplexität das AVL IT-Team davon ab, den Benutzern Self-Service Optionen anzubieten. Das Unternehmen benötigte also eine Lösung, die den administrativen Overhead beseitigen würde. Da bei AVL die weltweit verteilten Entwicklungsteams je nach Niederlassung unterschiedliche Speicher- und Content Management-Systeme nutzen, wollte AVL diese vereinheitlichen und unternehmensweit nur eine Lösung einsetzen. Zudem sollte die existierende Microsoft-Umgebung unterstützt werden, so dass die Kollaboration verbessert und gleichzeitig der dafür notwendig Zeit- und Kostenaufwand reduziert würde. Entsprechend musste eine Lösung gefunden werden, die sich nahtlos mit unterschiedlichen Versionen von SharePoint, verteilten Datei-Systemen und Outlook integrieren lässt. Darüber hinaus war die Unterstützung mobiler Plattformen, von Windows 7 und 8 sowie großer Dateien eine weiter Anforderung an die neue Lösung, um ein neues Modell für den weltweiten Zugriff und die Synchronisation von Dateien zu ermöglichen.

3 Darstellung der Lösung Nach dem Rollout der Lösung an alle AVL-Mitarbeiter wurde Accellion nach zwei bis drei Wochen zu einem integrierten Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe. Mit der Accellion App ist es zudem möglich, über Smartphones und ohne VPNs auf Inhalte zuzugreifen. Die Benutzer können so mit internen und externen Partnern unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten. Aus Sicherheitsgründen hatte die IT gefordert, dass die Lösung den Einsatz von LDAP-Zugriff und Microsoft Active Directory authentifizieren sollte, so dass für sehr sensitive Projekte eine optionale 2-Faktor-Auhentifierzierung gegeben ist. AVL entschied sich außerdem für die In-house Private Cloud-Implementierung, die ihnen eine bessere Kontrolle über die Geschäftsdaten ermöglicht. Mehr als interne Anwender bei AVL sowie bis zu externe Projektmitarbeiter werden Accellion zum sicheren File Sharing und für ihre Zusammenarbeit nutzen. Es ist außerdem geplant, dass die Lösung von zusätzlichen Kunden und Geschäftspartnern genutzt wird, um Software-Updates und Dokumente innerhalb von sicheren, gemeinsam genutzten view only -Folder zu verteilen. Zudem beabsichtigt AVL die Accellion-Lösung mit ihrer Open-Text-Infrastruktur zu integrieren, um die Vorteile weiterer Collaboration-Features nutzen zu können. Projekt Highlights Sichere, gemeinsame Datennutzung für interne Anwender und externen Geschäftspartner Integration mit bestehenden Unternehmenslösungen wie z.b. Sharepoint Datensicherheit durch Authentifizierungsmerkmale und Private Cloud-Optionen Zitate des Kunden zum Projekt Accellion hakte unsere komplette Wunschliste ab und der Pre-Sales-Support war auf einem derart hohen Niveau, dass er ein wichtiger Faktor bei unserer Entscheidung für Accellion war. Accellion macht alles, was wir brauchen und trägt unser Geschäftsmodell und unsere Workflow-Prozesse perfekt. Acccellion stellt unseren Mitarbeitern kontinuierlich neue Features und Innovationen zur Verfügung; seine neue Mobile First-Strategie wird AVL auf Jahre hinaus unterstützen Wir hatten während des gesamten Roll-Outs nicht einen Grund zur Klage. Die Mitarbeiter waren begeistert, dass sie nicht nur über mobile Endgeräte auf Inhalte zugreifen, sondern aus der Accellion App heraus auf jedem Endgerät auch Office-Dokumente bearbeiten konnten. Tatsächlich haben uns viele gesagt, dass sie nicht mehr wissen, wie sie bisher ohne diese Lösung zurecht gekommen sind. Von: Thomas Fischer, Infrastruktur- und Analyse Spezialist bei AVL

4 INTERVIEW mit Claire Galbois-Alcaix, accellion Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Enterprise Mobility in Deutschland 2015 sprach IDC mit Claire Galbois-Alcaix, Director of Cloud Solutions bei Accellion. IDC: Durch den Mobile First -Ansatz nimmt Enterprise Mobility eine zentrale Rolle in der IT-Strategie eines Unternehmens ein. Was sind aus Ihrer Sicht die wesentlichen Aspekte, die die hohe Bedeutung von mobiler Technologie rechtfertigen? Claire Galbois-Alcaix: Angestellte in Unternehmen nutzen mobile Technologien, egal ob ihre Organisation formelle Richtlinien dazu aufgestellt hat oder nicht. Deshalb müssen Unternehmen solche Richtlinien in der IT einführen und damit Einfluss auf die Inhalte auf mobilen Geräten nehmen. Das hat zwei große Vorteile für Unternehmen verbesserte IT-Sicherheit und erhöhte Produktivität. Die Verbesserungen bei der Sicherheit resultieren aus mobilen Anwendungen für den Unternehmenseinsatz, die von der IT eingerichtet werden und gewährleisten, dass der Zugriff auf und die Freigabe von jedwedem Inhalt sicher und compliant geschehen. Auf der Seite der Produktivität können Sie Ihre Mitarbeiter von überall sicher arbeiten lassen das geschieht durch die Einrichtung einer Policy für Mobilgeräte und dem Einsatz sicherer Anwendungen. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, um die Fachbereiche optimal durch mobile Lösungen zu unterstützen? Galbois-Alcaix: Zunächst müssen Unternehmen Claire eine Bestandsaufnahme in Galbois-Alcaix allen Geschäftsbereichen machen, um Pain-points und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, die von strategischen mobilen Lösungen profitieren könnten. Nach der Identifikation dieser Bereiche sollte die IT diejenigen Lösungen ermitteln, einkaufen und einsetzen, die eine möglichst große Anzahl von Angestellten im Unternehmen erfassen bzw. dem Unternehmen den höchstmöglichen ROI bescheren. Im Anschluss ist die Konzentration auf Nischen- und Spezialprodukte zu empfehlen. IDC: Welche sind typische Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Umsetzung von Mobility-Projekten gegenüberstehen? Galbois-Alcaix: Ein häufig auftretendes Problem bei neuen Projekten mit mobilen Lösungen ist die Integration zwischen den mobilen Lösungen und der bestehenden Infrastruktur im Unternehmen. Dabei treten Sicherheitslücken auf, wenn Daten zwischen beiden Systemen übertragen werden. Für einen optimalen Prozess müssen alle mobilen Technologielösungen und Strategien eng mit den bestehenden IT-Strategien und -Richtlinien integriert sein.

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